imagem de dois homens planejando um evento de sucesso e descobrindo como organizar um evento
Organização de eventos | 17 minutos de leitura

Como planejar um grande evento com sucesso?

Saiba os principais tópicos que você deve investir na organização e planejamento do seu evento


Organizar um evento é sempre um grande desafio: são muitas as variáveis envolvidas no processo. É preciso coordenar diversos fornecedores, definir uma logística eficiente e, claro, agradar aos convidados. E sabe qual a parte que mais assusta os organizadores? Responder a pergunta: como organizar um evento de sucesso?

Justamente por isso, o planejamento de eventos é essencial para qualquer organizador. Afinal, essa é uma maneira de minimizar os possíveis problemas, otimizar os processos e garantir os melhores resultados.

Mas quando falamos de eventos de grande porte — para muitos participantes, com muitos dias de duração, muitos temas ou ambientes —, o desafio é ainda maior.

É necessário ter muita organização e comprometimento para garantir que tudo corra conforme o planejado. Nesse sentido, contar com uma equipe e com parceiros de confiança pode fazer toda a diferença.

Neste artigo vamos avaliar o passo a passo para a organização de um grande evento, analisando tudo aquilo que merece atenção especial e que deve ser observado, decidido e acompanhado pelo responsável.

Confira os tópicos a seguir:

  • Saiba como planejar um grande evento com sucesso;
  • Entenda a importância de definir uma estratégia na organização de eventos;
  • Como organizar um evento: 17 passos imperdíveis para realizar um grande evento com sucesso.

Espero que aproveite as contidas neste artigo. Elas são preciosas e fundamentais para a gestão de eventos. Acompanhe a leitura, anote as indicações e prepare-se para organizar grandes e bem-sucedidos eventos. Boa leitura e mãos à obra!

Saiba como planejar um grande evento com sucesso

gif com um calendario representando o planejamento em eventos

Fonte: Giphy

O segredo de como organizar um evento de sucesso é, sem dúvidas, a organização.

Como eu disse, vou mostrar o passo a passo para ajudar no seu planejamento, mas é essencial que a pessoa responsável por essa tarefa tenha boa habilidade para lidar com um grande volume de informações, para se comunicar com pessoas das mais diversas áreas de atuação e, ainda, jogo de cintura para lidar com os imprevistos.

Afinal, nós já sabemos: eles acontecem!

Por isso, quanto mais organizado for o processo, melhor. É importante anotar as informações relativas ao evento, salvar os contatos dos fornecedores e parceiros essenciais para a ocasião e ter tudo isso bem organizado, pois esses dados serão fundamentais ao longo da preparação do evento.

Entenda a importância de definir uma estratégia na organização de eventos

É impossível organizar um evento de sucesso sem uma estratégia bem definida.

Deve ser responsabilidade do produtor traçar um planejamento detalhado de todas as etapas da organização do evento, delegando responsabilidades, elegendo prioridades e reservando um tempo para um acompanhamento próximo de tudo o que está acontecendo.

Antes de pensar em detalhes práticos, a organização deve ter uma visão bem clara dos objetivos e da persona do evento. Por isso, é importante perguntar-se:

  • Onde que a minha empresa quer chegar com esse evento?
  • O que o meu evento gera de valor aos participantes?
  • Qual o principal diferencial do meu evento?
  • Quem serão os participantes e quais são as principais demandas deles?
  • O que cada um dos diversos públicos espera desse evento?
  • Como posso surpreender e, ao mesmo tempo, entregar tudo aquilo que os participantes esperam?
  • Quem são os fornecedores ideais para atuar nesse evento?

Enfim, são dezenas de perguntas que ajudarão na definição de um plano estratégico para o evento, assegurando-se de que ele cumpra com os seus objetivos e traga os resultados esperados. Não se esqueça: é muito importante ter os objetivos bem definidos.

Afinal, eles determinarão quais são as melhores estratégias.

Na definição da sua estratégia, não se esqueça de dois pontos fundamentais: a tecnologia e os fornecedores! Entenda a importância destes nos tópicos a seguir.

Como organizar um evento: 17 passos imperdíveis para realizar um grande evento com sucesso!

1. Aposte na tecnologia

Não tenha dúvidas: a tecnologia é uma das maiores aliadas na organização de um evento.

Atualmente é possível contar com diversas ferramentas que ajudam você a organizar as informações, a otimizar a experiência dos seus participantes e a divulgar o evento — entre tantas outras funções.

Por isso, vale a pena fazer uma pesquisa para descobrir quais são aqueles recursos tecnológicos que tem tudo a ver com o seu evento.

Esse recurso pode, por exemplo, ser um aplicativo exclusivo no seu evento, com diversas funcionalidades que encantarão os participantes e facilitarão a gestão dos produtores. Pode ser também um site (sim, isto é tecnologia!), uma plataforma de venda de ingressos online ou aqueles leitores de crachás para expositores. Na verdade, pode ser um infinito de coisas! Use a criatividade!

imagem da relação entre tecnologia e os organizadores de eventos

Fonte: Giphy

Ele também pode ser uma rede social para chegar diretamente ao seu público-alvo ou um dispositivo de realidade aumentada.

O principal aqui é conhecer as opções disponíveis no mercado, entender como cada uma pode ser utilizada e apostar naquelas que tem tudo a ver com você e com o seu evento.

Lembre-se de que a tecnologia é também uma grande aliada no momento de organizar os dados, os contatos e os contratos.

É possível compilar tudo em um só lugar, que pode ser acessado por vários dispositivos, otimizando a comunicação da sua equipe e protegendo aqueles dados essenciais para o êxito de todas as partes.

2. Estabeleça objetivos e metas

Além de tudo isso, como citei no começo do texto, é fundamental compreender que o planejamento começa com muita antecedência:

  • Antecipar-se para definir datas;
  • Traçar metas;
  • Alinhar prazos com os mais diversos fornecedores.

Tudo isso é determinante para que, no grande dia, as coisas aconteçam como você idealizou e como os participantes esperam (ou ainda melhores!)

Vamos, então, avaliar quais são os passos fundamentais do planejamento de eventos, passando pela estratégia, pela organização, pela importância de priorizar questões decisivas como data e local, dicas para um melhor aproveitamento do tempo e muito mais.

3. Cuide dos seus fornecedores

Outro ponto fundamental para a estratégia de um evento de sucesso é o relacionamento com os fornecedores do seu evento.

Afinal, o evento só vai acontecer como o planejado se cada um dos fornecedores contratados cumprir a sua parte e entregar o seu produto ou serviço dentro das condições acordadas, com qualidade e dentro do prazo.

Por isso, invista um tempo na busca pelos melhores fornecedores e construa com eles uma relação de parceria.

Não tenha dúvidas de que é muito mais interessante ter uma lista restrita com fornecedores de confiança, que já conhecem as suas demandas, do que uma longa lista de empresas com quem você nunca se sente totalmente tranquilo em trabalhar.

  • Apresente os objetivos do evento aos seus fornecedores;
  • Seja transparente em relação ao que você espera;
  • Negocie prazos e condições adequadas às suas possibilidades.

Nunca deixe que o fornecedor trabalhe sem supervisão ou com dúvidas em relação ao evento — o diálogo é uma das principais ferramentas de um produtor.

4. Saiba planejar e organizar

gif representando o marketing digital nos eventos

Fonte: Giphy

As chances de sucesso de um evento preparado em caráter de urgência são muito menores do que quando se tem um prazo confortável para cuidar de cada detalhe.

É claro que essa não é uma lei: quem lida com eventos precisa estar a postos para organizar um evento sempre que necessário — o que, muitas vezes, pode significar poucas horas.

Leia também: 16 livros que todo organizador de eventos não pode deixar de ler

No entanto, pensando na situação ideal, nada melhor do que o planejamento e o calendário para ajudar você. Portanto, que tal fazer uma previsão anual daqueles eventos que sempre se repetem, organizando a sua rotina de trabalho para que eles possam ser preparados com o prazo que merecem?

Para os eventos pontuais, que são decididos de acordo com situações ou demandas específicas, tente sempre reservar um bom prazo de segurança. Estabeleça um número de dias que seja suficiente para:

  • Contatar e negociar com fornecedores;
  • Divulgar o seu evento;
  • Certificar-se de que está tudo funcionando.

Não existe um prazo ideal para planejar e organizar um evento, tudo está relacionado com o porte, o número de convidados e com a ocasião.

O mais importante é conhecer os seus objetivos e trabalhar com base nisso, pensando sempre que a divulgação é uma das etapas mais importantes — ela precisa de tempo para que funcione bem!

5. Monte um cronograma

Uma estratégia que ajuda qualquer produtor a ter um evento de sucesso é o desenvolvimento de um cronograma completo — não pense que ele acaba no instante em que o evento começa, ok?

Para garantir que tudo continue funcionando ao final, que o espaço seja entregue em perfeitas condições, que o mobiliário e a aparelhagem contratados sejam retirados pelas equipes treinadas, o cronograma deve prever, ainda, o processo de desmontagem.

Então, lembre-se: se o cronograma ideal começa muito antes do dia do evento, ele também deve ir até um ou mais dias depois.

Aqui vale incluir a busca por feedbacks dos participantes e até um relatório de análise dos resultados, como métricas e relatórios.

O fundamental, então, é planejar e organizar tudo para que todas as variáveis estejam cobertas no seu cronograma:

  • Quando os fornecedores devem ser contratados?
  • Quando serão realizados os pagamentos?
  • Os convites serão enviados com que antecedência?
  • Haverá um lembrete mais próximo da data do evento?

Um bom cronograma deve responder a todas essas perguntas e ajudar o produtor a ter um controle completo de tudo o que está acontecendo — antes, durante e depois do evento.

6. Defina as questões decisivas

Não importa o tipo do seu evento, o número e o perfil dos participantes, o tema a ser abordado ou os objetivos em questão.

Alguns fatores são fundamentais para o sucesso de todo e qualquer evento e, por isso, é muito importante dar atenção especial a eles e tratá-los com prioridade máxima em sua lista de tarefas e decisões.

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Estamos falando do orçamento, da data, do local e da divulgação. Nessa parte do artigo vamos entender porque cada um desses tópicos pode influenciar completamente nos resultados do evento e como eles devem ser considerados ao longo do processo. Acompanhe!

7. Calcule (e respeite) o orçamento

Definir qual é o orçamento disponível para a organização do evento é um passo fundamental e vai orientar você em todas as decisões.

Assim, antes de começar o seu planejamento estratégico e montar um cronograma de ações, defina com os responsáveis quanto deverá ser o valor investido no evento.

Lembre-se: é importante sempre voltar ao seu custo ideal, fazer estimativas de gastos e acompanhar o processo para assegurar-se de que os valores investidos estão dentro do orçamento estabelecido.

  • Negocie as melhores condições com os seus fornecedores de confiança;
  • Busque obter descontos para um pagamento à vista ou em menores parcelas;
  • Tenha sempre em mente que manter o evento dentro do orçamento original é um dos seus melhores indicadores de performance.

Afinal, de nada adianta ser um sucesso de público se o evento significar um prejuízo para a empresa, não é mesmo? Portanto, defina e respeite o seu orçamento!

8. Escolha a data com sabedoria

A escolha adequada da data para o seu evento também é um fator muito importante, que pode ter grande impacto no sucesso.

É claro que, nesse quesito, tudo depende das especificidades do evento e, por isso, a escolha deve ser feita de acordo com cada perfil específico.

Entretanto, algumas regras básicas podem e devem ser observadas durante a organização de todo tipo de evento. Não é recomendável, por exemplo, organizar um grande evento muito próximo a datas comemorativas tradicionais — como carnaval, Black Friday, Cyber Monday Natal ou Ano Novo.

Confira nosso artigo: use a Big Data de forma estratégica.

Afinal, nesses períodos, as pessoas costumam ter dezenas de compromissos e têm a sua disponibilidade comprometida. Você não vai querer que o seu evento fique vazio, não é mesmo?

Caso seja um evento que demanda alto investimento dos participantes, também é interessante coordenar as datas para que a compra dos ingressos aconteça no começo do mês, quando todos recebem os salários e estão em uma situação financeira mais confortável.

Por fim, vale evitar o agendamento de um evento muito próximo a outros eventos semelhantes — já que, nesses casos, a tendência é que as pessoas escolham apenas um. Sendo assim, pense com cuidado na data adequada para o seu evento e monte todo o cronograma de trabalho a partir dessa definição.

9. Aposte no melhor local

Um bom local também é determinante para o sucesso do seu evento. A seleção da localização adequada deve levar em conta uma série de fatores importantes:

  • Fácil acesso do público;
  • Facilidades de estacionamento ou transporte coletivo;
  • Espaço adequado para todas as funcionalidades;
  • Segurança;
  • Entre outros.

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No momento de definir o local ideal, leve tudo isso em conta.

É importante pensar que um local muito afastado, que seja extremamente difícil de estacionar ou que seja reconhecido pela falta de segurança pode afastar os participantes.

É fundamental que as pessoas se sintam à vontade no espaço. Uma boa escolha nesse sentido pode até mesmo ser um importante argumento na divulgação do evento. Por todos esses motivos, essa decisão não pode ser tomada às pressas.

Reserve em seu cronograma um tempo confortável para visitar possíveis espaços, pesquisar outras possibilidades na cidade e tomar a decisão com segurança e planejamento. Não tenha dúvidas de que isso vai valer a pena.

Quero calcular o tamanho de sala ideal para o meu evento

10. Divulgue muito bem o seu evento

Ao longo desse artigo já falamos algumas vezes da importância da divulgação de um evento.

A lógica é simples: as pessoas só se interessarão por alguma coisa se souberem da existência do evento.

Portanto, esse é um tema que não pode ser desmerecido ou deixado de lado. É essencial trabalhar com profissionais de comunicação e marketing, pois eles conhecem as melhores estratégias e ferramentas para divulgar o seu evento. Eles farão com que a sua existência, bem como as suas vantagens e diferenciais, fiquem conhecidos pelo público-alvo.

Aqui vale uma consideração importante: o termo público-alvo não existe por acaso.

A comunicação deve ser direcionada àquelas pessoas que têm o perfil desejado para o seu evento.

Essa deve ser uma comunicação dirigida, que faça com que os investimentos em marketing sejam muito melhor aproveitados.

Divulgar o meu evento online

Afinal, de nada adianta divulgar o seu evento para um público que nada tem a ver com a sua marca, não é mesmo? Não se esqueça de trabalhar com prazos, pois é fundamental que a divulgação seja feita com antecedência — ou os participantes não conseguirão se organizar para comparecer.

No entanto, antes de mais nada, vale mencionar que a empresa responsável pela divulgação também precisa de tempo para determinar qual é a melhor estratégia e quais são as mídias mais adequadas. Lembre-se de prever esse tempo de trabalho no seu cronograma!

11. Valorize o seu tempo

gif representando o roi ou seja o retorno sob investimento dos organizadores de eventos

Fonte: Giphy

Quando o assunto é organização de eventos, o bom aproveitamento do tempo é uma necessidade. Afinal, como mencionamos, são inúmeras decisões e providências que precisam ser tomadas e, nesse sentido, cada dia e cada hora são muito preciosos.

Um bom produtor de eventos sabe da importância de ter o tempo a seu favor — o que já começa no planejamento e na elaboração de um cronograma.

Além disso, dois outros aspectos são essenciais nesse tema: a importância de não deixar nada para a última hora e a necessidade de montar um time eficiente e competente, que vai fazer com que todos os processos fluam muito melhor. Entenda agora os motivos!

12. Não deixe nada para a última hora

  • Tomar decisões de última hora;
  • Negociar condições com fornecedores em caráter de urgência;
  • Convidar os participantes faltando poucos dias para o evento.

Todas essas são atitudes que devem ser evitadas a todo custo.

Um evento de sucesso está intimamente relacionado à capacidade de planejamento e à antecedência das decisões. Assim, fica muito mais fácil ter certeza de que todos os fatores estão conforme o esperado.

Com prazo também é possível negociar melhores condições com os fornecedores e investir tempo na criação de uma estratégia de divulgação eficiente e bem trabalhada. Em resumo, o tempo é um dos maiores aliados na organização de um evento.

13. Trabalhe com uma equipe eficiente

Uma certeza: é impossível organizar um evento de sucesso sozinho! É essencial que o produtor monte uma equipe de profissionais competentes, com objetivos e expectativas semelhantes e habilidades complementares — ele precisa estar cercado de pessoas em quem possa confiar tarefas importantes.

Uma equipe completa é fundamental para que o tempo seja melhor aproveitado e para que, assim, seja possível organizar e executar o grande evento conforme o idealizado.

Trabalhando em conjunto com outros profissionais é possível:

  • Dividir tarefas;
  • Visitar mais de um fornecedor simultaneamente;
  • Realizar pesquisar complementares;
  • E muito mais.

O produtor deve ter um olhar sobre o contexto global, gerenciando as diversas frentes de trabalho, acompanhando os processos e mantendo uma visão de tudo o que está pendente, do que está resolvido e daquilo que precisa de decisões ou ações.

Entretanto, o simples fato de contar com outras pessoas — mesmo que seja para realizar telefonemas, confirmar presenças, revisar contratos, entre outros detalhes — pode ser determinante para que tudo seja feito no tempo certo.

14. Gere valor aos seus patrocinadores e expositores

Você não deve esquecer que seus patrocinadores e expositores são quem fazem o seu evento acontecer de fato.

É claro, depende muito do tipo de evento. Mas hoje em dia, muitos eventos dependem desse recurso.

Por isso, lembre-se de provar que o valor investido no seu evento terá retorno. Mas como?

Bem, você pode contar com fornecedores e parceiros para isso.

Para os patrocinadores, por exemplo, você pode vender uma cota exclusiva de publicidade, seja ela nos telões de palestras como também no aplicativo do evento.

Para os expositores, vocês pode oferecer um leitor de contatos, evitando aquela troca tradicional de cartões que são perdidos no final do evento. O resultado? Eles perdem inúmeras vendas, ao invés de nutrir e conquistar clientes. Com o coletor de crachás, esse processo é automatizado e eles – além de capturarem muito mais contatos – recebem dados e todos os leads direto no software CRM que utilizam, podendo criar automações de e-mail marketing e exportar planilhas.

Outro ponto importante é poder avaliar o desempenho dos expositores que ficaram no estande. Isso é extremamente importante para saber se a equipe foi ou não efetiva em fazer novos negócios.

Confira: o que o RD Summit fez no evento e conquistou resultados incríveis!

15. Busque ouvir e aprender com os feedbacks

Não pense que um evento de sucesso acaba quando as portas são fechadas!

É preciso trabalhar pela continuidade do processo para manter os participantes engajados e para garantir que os próximos eventos sejam ainda melhores.

Isso só é possível ao ouvir os próprios participantes, que são as pessoas mais indicadas para oferecer um feedback — tanto dos pontos positivos e daquilo que merece destaque quanto também daquelas questões que podem melhorar e que merecem uma atenção especial do gestor nos próximos eventos.

Assim, esse deve ser um dos seus objetivos no estabelecimento do cronograma: a definição de uma forma eficiente e simples de ouvir os participantes, conseguindo feedbacks únicos que orientarão os próximos eventos. Aqui, mais uma vez, a tecnologia pode ser de grande ajuda.

16. Aplique questionários

Trabalhar com um aplicativo exclusivo, por exemplo, permite que você entre em contato com todos os participantes, durante e após o evento, para colher as suas impressões.

É preciso ter em mente que as pessoas que estão no seu evento terão uma experiência diferente da sua, que está envolvido com a organização e todos os processos.

Muitas vezes, um olhar de fora é tudo o que precisamos para perceber como melhorar alguns detalhes.

Tente não cansar os participantes com longos questionários.

As perguntas devem ser diretas e objetivas para que cada pessoa responda rapidamente, sem que isso prejudique a sua experiência ou a imagem positiva da marca.

17. Acompanhe métricas e resultados

O acompanhamento de métricas e resultados é fundamental. E se você ainda não faz isso, deveria fazer urgentemente!

Como você consegue ver o ROI do seu evento? Existem inúmeras formas, mas você precisa entender o que gerou retorno ou não no seu evento.

Afinal, todos queremos uma segunda edição, não é mesmo?

Quer se aprofundar no assunto?

Leia o nosso artigo: principais métricas para avaliar o desempenho do seu evento.

Conclusão

O planejamento de eventos é um grande desafio e demanda profissionais com habilidade, paciência e capacidade de adaptação.

A rotina pode ser um pouco estressante, mas os resultados sempre compensam.

É muito bom ver um evento que cumpre os seus objetivos, agrada os participantes e idealizadores e é um grande sucesso.

Com essas dicas, vai ser muito mais fácil alcançar os melhores resultados. Não esqueça de colocar os novos conhecimentos em prática e perceba a diferença!

Mas sempre é bom revisar o que aprendemos hoje, confira os tópicos que abordamos:

  1. Aposte na tecnologia
  2. Estabeleça objetivos e metas
  3. Cuide dos seus fornecedores
  4. Saiba planejar e organizar
  5. Monte um cronograma
  6. Defina as questões decisivas
  7. Calcule (e respeite) o orçamento
  8. Escolha a data com sabedoria
  9. Aposte no melhor local
  10. Divulgue muito bem o seu evento
  11. Valorize o seu tempo
  12. Não deixe nada para a última hora
  13. Trabalhe com uma equipe eficiente
  14. Gere valor aos seus patrocinadores e expositores
  15. Busque ouvir e aprender com os feedbacks
  16. Aplique questionários
  17. Acompanhe métricas e resultados

Lembre-se que, quando o assunto é planejamento de eventos, o caminho é o aprendizado constante. Para ficar por dentro das nossas novidades, notícias e tendências do setor, assine a nossa newsletter!

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