Organizador de tarefas
Gestão de eventos, Organização de eventos | 6 minutos de leitura

Organizador de tarefas: 7 ferramentas para planejar seus eventos

Precisa manter o controle sobre todas as ações do seu evento? Então você precisa usar um organizador de tarefas! Confira a nossa lista com as 7 melhores opções.


Durante a preparação para um evento, é essencial ter um alto nível de organização para cumprir com todos os pontos planejados. Mas em meio a tantas atividades, fica difícil lembrar e cumprir com tudo na ordem correta. E é por conta disso que usar um organizador de tarefas é fundamental.

Então confira agora a relação de 7 ferramentas diferentes que atuam como organizador de tarefas e vão fazer toda a diferença no seu trabalho de preparação para o evento.

1. Google Agenda

Uma das ferramentas de organização de tarefas que não pode faltar na sua lista é o Google Agenda. Hoje é importante ter uma forma de marcar tudo que precisa fazer, sejam reuniões ou atividades, e ter uma agenda virtual que ajude a lembrar de todo o planejamento.

Você pode usar a ferramenta online para evitar fazer atividades fora do previsto, o que causa atrasos no seu roteiro de trabalho. Isso vai ajudar a manter um controle sobre as atividades e o tempo que possui, assim como ajuda a ver o limite que existe para alocar ações na sua agenda.

O Google Agenda, disponível gratuitamente para todos os usuários com conta Gmail, funciona então como um “despertador”, alertando sobre todas as atividades que estão próximas de serem feitas. Confira o vídeo para entender melhor como esse organizador de tarefas pode te ajudar.

2. Trello

Uma das ferramentas que funciona muito bem para os organizadores de eventos é o Trello. Essa já é uma solução bastante utilizada pela facilidade que ela traz no agrupamento de tarefas e no compartilhamento entre times.

O Trello funciona para qualquer tipo de projeto ou de atividade, não impondo limites aos usuários, que podem optar por fazer vários quadros diferentes para diversas atividades distintas. Em cada um desses quadros, é possível criar colunas que possuem cartões específicos com cada ação a ser realizada.

A ideia é ter uma programação de fluxo de trabalho, onde as tarefas possam ir seguindo por etapas pré-definidas, fazendo a sequência funcionar de acordo com o nível de prioridade ou outra definição que for feita.

3. Evernote

Durante o nosso dia a dia, várias ideias passam pela nossa cabeça, mas nem sempre lembramos de todas quando realmente precisamos. E para a organização de eventos, cada uma dessas ideias pode ser a diferença para o sucesso.

É por isso que o Evernote é um organizador de tarefas essencial para você. Com ele, é possível criar cadernos com o nome dos projetos que precisa desenvolver e cards com cada ação a ser realizada.

O grande diferencial são os lembretes, que podem ser feitos a qualquer hora e de várias formas diferentes. Viu um texto no seu smartphone que vai te ajudar ao longo do evento mas tem medo de perder ele em meio a tantas coisas? Você pode salvá-lo automaticamente no Evernote!

Também é possível criar lembretes e cards com gravação de áudio ou vídeo, tornando essa a ferramenta mais completa da lista.

4. Wunderlist

Quem atua com planejamento e organização de eventos sempre prepara um checklist de atividades que precisa cumprir. E para muitos, existe a necessidade de ter aquela lista manual para marcar quais atividades foram feitas e quais ainda estão pendentes.

É essa ideia que o Wunderlist traz para os usuários. Com essa ferramenta, que pode ser usada como aplicativo ou de forma online em qualquer navegador, você cria listas de tarefas com definições de datas de entrega, horários e até mesmo a pessoa responsável que fica a cargo de finalizar e fazer essa indicação na lista.

O Wunderlist ajuda a enviar notificações, lembrando de atividades que precisam ser finalizadas, e também traz a possibilidade de adicionar comentários sobre cada um dos pontos definidos na plataforma.

A diferença para as outras ferramentas é ter a marcação que mostra que as atividades foram concluídas e a possibilidade de criar na mesma ferramenta várias pastas diferentes para seus diferentes projetos.

Para um evento, isso pode ser importante com a separação entre ações para divulgação, captação de patrocínio, entre outros.

5. Slack

A comunicação é um dos itens cruciais para que o planejamento do seu evento seja bem executado. E muitas vezes, nem todos os responsáveis conseguem encontrar o meio de contato correto para compartilhar informações e dados sobre o andamento do projeto.

Para ajudar nessa tarefa, você pode usar o Slack, ferramenta que cria grupos de trabalho para otimizar a comunicação e ajudar a ter segurança na troca de informações relevantes para o bom andamento dos times de trabalho.

Com a ferramenta, você pode criar canais diferentes para cada grupo e definir que todas as informações serão trabalhadas por lá, evitando que algo seja perdido na fase pré-evento. Existe a opção de integrar a ferramenta com o Google Drive por exemplo, o que vai tornar esse um importante organizador de tarefas.

6. Google Docs

Mais uma ferramenta do Google que ajuda e muito os organizadores de eventos é o Google Docs. Afinal de contas, existe uma dificuldade enorme em fazer o compartilhamento de arquivo necessários para o planejamento e definições relacionadas a um evento.

O Google Docs permite que tudo seja criado e editado no ambiente totalmente online, trazendo segurança no momento de compartilhar arquivos de texto ou planilhas de controle.

Para qualquer evento, as planilhas são indispensáveis. E ter um meio de manter todas elas totalmente online vai ajuda e muito a todos os profissionais envolvidos no trabalho de organização do evento a trabalharem em conjunto no preenchimento de informações e na análise de dados.

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7. HabitBull

Uma das ferramentas menos conhecidas mas que funciona como um importante organizador de tarefas é o HabitBull. A ideia é identificar os bons e maus hábitos, o que ajuda a saber se sua rotina está sendo cumprida conforme o previsto ou se estão aparecendo muitos imprevistos que acabam bagunçando seu planejamento.

No aplicativo, você pode adicionar todas as metas ou todas as tarefas que precisa cumprir e acompanhar o seu nível de progresso diário. Seu grande diferencial são os gráficos, que fornecem uma completa ferramenta de análise de dados.

Qual organizador de tarefas devo escolher?

Cada organizador de tarefas vai te ajudar a ser muito mais produtivo no trabalho com eventos, e isso pode trazer resultados diferenciados para você e todos os times envolvidos no evento!

Mas na prática, é preciso testar cada um para identificar qual vai te ajudar de fato a ser mais organizado no planejamento dos seus evento. A verdade é que você pode utilizar todas elas em conjunto ou unir a função de umas com a de outras. Cabe entender quais facilitam mais a sua vida tão corrida.

E se você está planejando ter um evento de sucesso, confira agora o Manual do 1º Evento, um ebook completo com todas as etapas que você precisa seguir para ter tudo pronto no grande dia.


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