Depois de toda a preparação no pré-evento, e todas as ações no grande dia, o evento acabou. E uma das últimas ações realizadas foi coletar a pesquisa pós-evento. Esse é o momento de respirar fundo e comemorar seu trabalho com seus colegas. Mas mantenha o foco, porque logo depois é preciso analisar os feedbacks do evento!
Esse momento diferencia os eventos de sucesso daqueles que acontecem só porque tinham que acontecer. Os organizadores que buscam atingir seus objetivos com o evento mergulham nos resultados ao analisar os feedbacks da pesquisa, aproveitando a oportunidade para encontrar maneiras de melhorar sua próxima edição.
Mas na prática, os dados coletados podem parecer impossíveis de serem analisados. Por isso surge a dúvida: qual é a melhor maneira de analisar essa montanha de informações? E para responder ela que preparamos um conteúdo com 5 etapas para transformar esse volume de feedbacks em um caminho claro para o evento seguinte!
5 passos para conseguir analisar os feedbacks dos participantes
Passo 0: Usar tecnologia para colher os feedbacks
Dessa vez, além de conhecer os 5 passos que preparamos, vamos apresentar um passo 0! Esse é um ponto essencial que deve ser feito antes de começar a analisar os feedbacks: utilizar a tecnologia para facilitar o trabalho de coletar a pesquisa pós-evento.
Já não dá mais para confiar em modelos tradicionais para colher feedbacks em eventos, sejam os velhos formulários usados em papel ou até mesmo os questionários enviados só por email. Com a evolução no uso de tecnologias para eventos, hoje já é possível inovar para conseguir mais feedbacks.
O melhor exemplo é o uso do aplicativo próprio do evento. Com ele, é possível disponibilizar a pesquisa antes mesmo do fim do evento, na palma da mão dos participantes. Um dos eventos que fez essa ação foi o SUESC, que também incluiu o formulário para avaliação para os palestrantes.
Exemplo de formulário de avaliação dentro do app do SUESC 2019
Leia também: SUESC 2019: sucesso em todas as etapas do evento usando a plataforma mobLee
Passo 1: Organize e estruture todas as respostas
Antes de começar de fato a analisar os feedbacks, é importante organizar e compilar todas as informações. Afinal, quais são as perguntas mais importantes para observar? Em quais áreas ou pontos você precisa se concentrar? Ter em mente suas próprias metas, definidas antes do evento, ajudará a organizar seu tempo e esforço.
Agrupe as respostas da pesquisa por grupos de cargos, como empreendedores, marketing, operações ou vendas. Também pode criar classificações distintas: para perguntas quantitativas, como avaliações com nota de 1 a 5, calcule a média dos números para obter um senso geral.
Dessa forma, você já desenvolve uma estrutura preparada para dar os próximos passos. E se ainda os participantes colocarem mais de uma coisa no campo de comentário, você poderá dividir cada um em partes e classificá-los separadamente.
Passo 2: Faça uma reunião para avaliar todos os resultados
Depois de fazer essa rápida organização, é fundamental iniciar seu processo de avaliação de eventos enquanto as coisas estão frescas na mente de sua equipe.
Defina uma data nas duas primeiras semanas após o evento e reserve uma tarde, ou melhor ainda, um dia para fazer a reunião de análise conjunta dos feedbacks.
Convide pelo menos uma parte interessada ou um representante de cada departamento e defina as expectativas com antecedência. Se você quiser começar a encontrar resultados precisos, peça a todos que leiam as respostas e tirem algumas de suas próprias conclusões para discutir nessa reunião.
Passo 3: Escolha o feedback mais valioso
Uma maneira simples de priorizar o que fazer com o resultados dos feedbacks é priorizar aquele mais valioso trazido pelo público. Alguns participantes merecem mais atenção do que outros porque trazem pontos que você certamente deseja garantir para o próximo evento. Então preste muita atenção ao que eles têm a dizer.
Ao ler as pesquisas, fique de olho também nos padrões. Se houver um padrão de feedback negativo em uma pergunta, já é um ponto para manter atenção. Por outro lado, os padrões de feedback positivo reafirmam um trabalho bem feito para a última edição.
Então lembre-se: destaque ou observe quais comentários são positivos e quais são negativos.
Além disso, existem áreas que você sabe que deseja melhorar, mas não sabe como fazer na prática, correto? O melhor caminho é procurar dicas nas respostas da sua pesquisa e encontrar as ideias diretamente do seu público.
Lembre-se de que, se um participante tiver tempo para escrever uma resposta ponderada da pesquisa (especialmente em um campo de comentários opcional), vale a pena dedicar um tempo para considerar todos os seus pensamentos.
Passo 4: Busque respostas para perguntas estratégicas
Quais foram seus objetivos para atendimento, engajamento, receita e ROI no evento? Compare as estatísticas da sua pesquisa com esses objetivos. Em seguida, considere as metas e a estratégia gerais da sua empresa para criar perguntas estratégicas que precisam ser respondidas, como por exemplo:
- Como seu evento ajudou a empresa a atingir os objetivos maiores?
- Como o seu evento caminha para a estratégia geral da empresa?
- De que forma o evento pode trazer retorno no futuro próximo da empresa?
Colocar o feedback do participante nesse contexto ajudará você a moldar sua história de sucesso para todas as próximas edições.
Passo 5: Olhe para o futuro usando a análise SWOT
Para finalizar a série de passos, também recomendamos o uso da tática de análise SWOT ao vasculhar seus resultados de feedback. Ao ver os padrões SWOT (pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças) nos seus comentários, certifique-se de mapear cada um deles.
Ter esses dados será útil já que você pode integrar cada um deles na imagem da empresa e criar futuras estratégias de marca e planos de marketing.
Agora que você leu suas pesquisas, existem respostas que você precisa? Escreva uma lista de maneiras de melhorar seus métodos de avaliação de eventos para o próximo, para que nada caia nas falhas comuns.
Em seguida, defina novas metas. Desafie você e sua equipe redirecionando metas não alcançadas ou estabelecendo metas ainda mais altas do que da última vez. Comprometa-se a fazer o seu melhor para ter ainda mais sucesso.
E agora que já sabe como conseguir ter mais respostas para analisar os feedbacks do seu evento, não perca mais tempo e venha conhecer o Engage, a solução ideal para ter o aplicativo próprio do seu evento!
Um profissional das palavras amante de Tecnologia, Internet, Marketing de Conteúdo e tudo que envolve o mercado de eventos. Produzindo conteúdos para educar o mercado com base na experiência dos eventos que participo ao longo dos anos, como feiras, congressos e eventos corporativos.
