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Aplicativo de eventos

Hoje, o mercado de eventos é o principal canal B2B (business-to-business) para alocação de recursos de marketing. Muito do dinheiro das empresas B2B de marketing vai para eventos, tanto para patrocínio quanto para organização de eventos próprios.

Você sabia que o mercado de eventos representa 4,3% do PIB brasileiro? É a segunda maior fatia do PIB do país, o que representa R$ 209 bilhões em receita. Nesses tempos de crise, muita gente acha que existe retração no mercado, mas não é bem assim.

Empresas de todos os tamanhos chegam a organizar centenas ou até milhares de eventos a cada ano: de pequenas reuniões à viagens de incentivo e grandes convenções de vendas. Em muitas situações, cada um deles é tratado individualmente pela empresa, possuindo orçamento, branding e planejamento próprios.

Atualmente, é inegável dizer que o mundo está sendo movido pela tecnologia e as pequenas e grandes empresas precisam acompanhar esse ritmo para conseguir se manter no mercado.

Ao menos no último ano foram gastos US$ 60 bilhões de dólares em soluções de tecnologia para eventos no mundo, desde a criação e aprimoramento de aplicativos até ferramentas de inscrição e credenciamento.

O escolha de criar um aplicativo para eventos é uma das soluções mais benéficas para uma empresa que investe em feiras, congressos, exposições ou até mesmo, eventos corporativos. Os benefícios são incomparáveis e o lucro é real.

Os smartphones são mais intuitivos e já caíram no gosto popular de forma que pessoas de todas as idades estão adotando essa tecnologia móvel no seu dia a dia, tanto para as relações pessoais quanto profissionais.

Nós usamos em absolutamente todos as partes: no mercado, na rua, no trabalho, em festas… Seja onde for, você verá um smartphone em algum lugar. As razões são variadas, o que não pode ser negado é a sua onipresença. Você certamente também os verá aos montes no seu evento, então, por que não os abraçar de vez?

Gerir tudo isso é um desafio e tanto, mas não é o único! Cada vez mais, manter a audiência interessada no evento vem se tornando uma preocupação para organizadores, que observam a atenção do público fragmentada por outros estímulos, como as notificações que recebem em seus smartphones. Esse foco de distração que, a princípio, poderia ser encarado como vilão, no entanto, pode ser usado de maneira produtiva, facilitando a gestão dos eventos e mantendo a audiência engajada.

O que são aplicativos para eventos

Os aplicativos para eventos são soluções tecnológicas utilizadas pelos organizadores para agrupar e comunicar informações importantes como programação, local e palestrantes. Além disso, os apps para eventos facilitam o networking entre participantes e promovem mais engajamento.

Para te ajudar nessa tarefa, neste artigo você vai conferir tudo sobre aplicativo para eventos. Dá só uma olhada nos principais tópicos que abordaremos a seguir:

  • O impacto e os benefícios que um aplicativo pode trazer ao seu evento;
  • Os principais medos dos organizadores na adoção dessa tecnologia;
  • Os resultados reais que você pode mensurar com a ferramenta;
  • O que você deve observar na hora de contratar e escolher o melhor fornecedor.

Se em algum momento você quiser conferir o sumário, pode acessá-lo na barra de navegação e clicar no capítulo que tiver interesse!


Impactos que um aplicativo pode ter em um evento

Capítulo 1

Impactos que um aplicativo pode ter em um evento

Os principais resultados de um app em seu evento

Já não é de hoje que os smartphones assumiram um papel quase fundamental nas nossas vidas, de feiras à eventos internos, eles já vêm sendo encarados como uma ferramenta de trabalho. Por isso, nada mais natural que os celulares também sejam assimilados pelos eventos que organizamos, fazendo com que deixem de concorrer pela atenção dos participantes e se tornem uma extensão do próprio evento.

Confira a seguir algumas das principais vantagens que você pode ter utilizando um aplicativo para o seu evento:

Mais interação

Um aplicativo no seu evento pode ajudar na comunicação entre palestrantes e participantes. Durante uma palestra, os participantes podem mandar perguntas que serão exibidas no telão em tempo real para os palestrantes responderem e dialogarem a respeito.

Mais do que isso, os participantes têm acesso à timeline própria do evento, podendo postar, curtir e comentar fotos e publicações da organização e de outros participantes, recebendo notificações em tempo real.

Assim, o aplicativo se torna mais um espaço de interação do evento, onde a experiência do mesmo seja ainda mais enriquecedora e atinja o máximo do seu potencial.

Engajamento por gamification

A Gamificação em eventos – ou Gamification – funciona através do acesso às emoções e motivações dos participantes. Embora seja um termo em alta e pareça complicado aplicá-lo em eventos, sua logística é muito simples quando contamos com os recursos oferecidos pelo aplicativo.

Além disso, aplicada corretamente, pode trazer resultados positivos e responder muito bem às suas necessidades e intenções, ocorrendo em diferentes formatos, níveis e transformando o seu evento em uma experiência incrível. Tudo isso em um local exclusivo do app onde o organizador pode criar competições, estipular pontuações e oferecer prêmios aos participantes.

Matchmaking para melhorar o networking

Um dos momentos mais importantes em um evento é a troca de informações entre participantes e o networking. Por isso, um recurso importantíssimo que alguns aplicativos para eventos oferecem é o Matchmaking, o qual permite que participantes com interesses em comum possam se conectar!

Nele, é possível selecionar os interesses e procurar por outros participantes com gostos similares e até mesmo marcar reuniões!

Gerar valor para expositores com um coletor de dados

Uma das maiores dores dos expositores de eventos é a captura e gestão de novos contatos, pois esse processo tende a ser complexo e, por vezes, manual. Em muitos eventos, os expositores dependem unicamente da troca de cartões de visita e anotações avulsas.

Nesses casos, é fácil que alguns contatos se percam, e o registro e processamento dos dados na fase pós-evento acabe tomando um tempo precioso dos vendedores, que devem cadastrar cada contato individualmente em planilhas ou em seu CRM (client relationship manager).

Em um cenário, a princípio, mais favorável, a organização do evento disponibiliza aos seus expositores dispositivos para a captura de contatos e coleta de dados. Tratam-se de pequenos leitores de códigos de barra ou QR Code integrados ao aplicativo do evento que, a partir do crachá do participante, fazem o registro do contato em sua memória. Após o evento, esses contatos são enviados aos expositores sob a forma de planilhas.

Em resumo, um coletor de dados é um recurso disponível para os aplicativos que pode ser extremamente útil para o seu evento por facilitar todo o processo de leitura da credencial dos participantes e gerar uma parcela significativa de lucro.

Capturando os contatos de maneira instantânea, ele permite aos expositores métricas de desempenho em tempo real já que ele está sincronizado com a web. É uma maneira de oferecer mais poder aos expositores uma vez que eles podem capturar, qualificar e gerenciar todos os contatos. Com ele, você terá a chance de ficar por dento do desempenho dos expositores e ter uma visão mais aprofundada do potencial de geração de novos negócios proporcionado pelo seu evento.

Mais receita

Em diversos eventos, a renda proveniente de patrocínio é fundamental na composição de sua receita. Naturalmente, o evento deve oferecer um retorno claro aos seus patrocinadores, seja esse retorno financeiro ou institucional. Para isso, meios e canais devem ser oferecidos.

Normalmente, a oferta de estandes de destaque e disseminação da marca do patrocinador em espaços múltiplos do evento costumam se caracterizar como soluções de publicidade padrão na indústria. Ainda assim, a publicidade em eventos tende a agir como as tendências dos demais segmentos. Portanto, atualmente, espaços virtuais têm imensa importância nesse processo.

O ciclo de investimentos em publicidade na internet, no entanto, atinge um momento de virada, onde os acessos passam a acontecer, na maior parte do tempo, a partir de dispositivos móveis, sobretudo, smartphones. Nesse contexto, diversas empresas passaram a compreender o valor da publicidade mobile.

Você sabia que o marketing do seu evento pode ser uma nova fonte de receita? Aplicativos mobile são tão adorados pelos usuários porque fornecem versatilidade e praticidade. Tendo muitos usuários é bem mais fácil atrair novas marcas interessadas em conquistar o seu segmento e, com isso, anunciar no seu aplicativo gerando mais receita pra você.

Além disso, seu aplicativo pode ser uma forma de surpreender seus parceiros ao garantir novos espaços para que eles possam divulgar seus produtos. É uma maneira de oferecer um excelente retorno sobre o investimento deles.

Como a vida útil do aplicativo não está limitada à duração do evento, é bem mais fácil conquistar novos públicos por um período maior de tempo, o que aumenta o seu alcance e atrai ainda mais investimento.

A publicidade em um aplicativo para eventos é discreta, não invasiva e extremamente eficiente. O aplicativo acaba se tornando um canal de publicidade extra, gerando receita contínua praticamente sem esforço.

Enquanto os aplicativos para eventos se tornam quase obrigação no mercado, muitos organizadores ainda desbravam a publicidade mobile, buscando entender seu potencial e delimitando o que pode ser oferecido aos seus patrocinadores. Por isso, destacamos as vantagens de cada espaço de publicidade dentro de um aplicativo de eventos, confira:

Banner de rodapé

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Os banners constituem o formato de publicidade mobile mais convencional dentre os aqui apresentados. São vestígios, inclusive, da tradicional publicidade impressa, como a de jornais e revistas, que costumam reservar espaços de publicidade predeterminados, intercalados de maneira indiscreta ao conteúdo. Esse formato de publicidade migrou para o virtual, partindo da mesma essência, unindo-se aos recursos multimídia.

No caso de alguns aplicativos, os banners são exibidos no rodapé da tela, para não atrapalhar as informações disponíveis. Além disso, sua exibição não é contínua, sendo omitido sempre que atrapalhar o conteúdo. Isso é importante para que o anúncio não se torne incômodo para o usuário, permitindo que todas as informações possam ser visualizadas completamente.

É possível que diversos anúncios diferentes sejam exibidos nesse formato, a nossa recomendação é que sejam vendidas, no máximo, três cotas de patrocínio para os banners de rodapé.

É importante que você, como organizador, atente-se ao retorno sobre investimento do seu patrocinador, por isso, limitar o número de cotas garante que cada anúncio receba mais atenção do usuário, valorizando-o e permitindo que você cobre um valor superior por cada banner.

Lista de expositores em destaque

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Enquanto os banners de rodapé destacam a marca ou produto do patrocinador, outras soluções de publicidade móvel integram-se aos próprios recursos do aplicativo, tornando-as funcionais. É o caso das listas de expositores em destaque, indicada, sobretudo, para uso em feiras de exposição e eventos similares.

De acordo com a funcionalidade disponível em alguns aplicativos, o organizador tem a opção de oferecer aos seus participantes uma lista contendo todos os expositores do evento. A partir dessa lista, é possível selecionar expositores que serão apresentados em uma lista de destaques, priorizando a visualização da lista completa, sempre que o item for selecionado.

Cada expositor possui sua própria página no aplicativo, podendo conter imagem, descrição, eventos associados e links externos. Nesse aspecto, não há qualquer diferença entre os itens da lista de destaques e a lista completa, entretanto, os expositores dispostos na primeira delas tendem a receber mais atenção e visualizações dos usuários.

Vitrine virtual

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Outro recurso útil para feiras de exposição é a criação de uma lista contendo produtos e serviços que os patrocinadores gostariam de destacar. Trata-se de um item à parte do menu destinado, exclusivamente, à exposição de artigos diversos. Cada um desses itens apresenta uma página própria para a exibição de imagem e descrição, podendo também ser associado a algum expositor ou, ainda, caso o aplicativo tenha um mapa interativo, ao local do evento onde o item possa ser adquirido.

Como no caso da lista de expositores em destaque, o organizador pode lucrar a partir do volume de itens, tendo a opção de cobrar seus patrocinadores de acordo com a quantidade de artigos expostos. Novamente, trata-se de um formato de publicidade que pode, inclusive, agregar valor à experiência do usuário.

Publicidade nativa

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Tema mais do que recorrente no universo das mídias digitais, a publicidade nativa tem se apresentado como um dos modelos mais efetivos nesse meio, especialmente entre dispositivos móveis. Se tratam de anúncios patrocinados publicados em meio ao conteúdo habitual de sites, mídias sociais e outras plataformas, adaptando seu formato.

Se você é usuário de redes sociais, provavelmente já se deparou com alguns desses anúncios. No Facebook, por exemplo, eles são exibidos no feed de notícias do usuário, em meio às publicações de amigos. Algumas vezes, torna-se difícil, inclusive, diferenciar o que é ou não um anúncio pago. Dessa forma, a publicidade nativa tende a apresentar resultados excelentes aos seus anunciantes, com taxas de acesso ainda maiores.

Não é a toa que os investimentos em anúncios nativos têm crescido de maneira rápida. É interessante notar que esse crescimento está também atrelado ao crescimento em importância do mobile, já que é particularmente efetivo em dispositivos móveis.

Tratando-se de aplicativos para eventos, para que se possa praticar a publicidade nativa, é necessário que o app disponha de um espaço para a apresentar novos conteúdos. Assim, alguns aplicativos podem apresentar uma timeline de notícias, onde o organizador tem a oportunidade de compartilhar notícias, imagens e textos, atrelados às mídias sociais do evento ou criados, especialcamente, para a veiculação no aplicativo.

Nesses casos, o organizador pode oferecer aos seus patrocinadores a oportunidade de realizarem publicações nessa timeline. É importante destacar que a efetividade da publicidade nativa se deve à sua leveza, estando quase camuflada em meio ao conteúdo de interesse dos usuários. Dessa maneira, o número de publicações patrocinadas deve ser consideravelmente inferior ao número total de publicações de utilidade e caso sejam publicados muitos anúncios, o usuário passa a observar a timeline de notícias como um espaço publicitário, e irá ignorá-la.

Da mesma forma, também é importante que os anúncios sejam sutis e não se pareçam, aos olhos dos usuários, como tentativas explícitas de se vender algo. A publicidade nativa situa-se no meio termo entre os anúncios tradicionais e o marketing de conteúdo. Diferente desse, não tem o objetivo de construir uma audiência e relacionamentos próprios, tratando-se de uma tentativa de venda direta.

Apesar disso, é interessante que se ofereça aos usuários algum tipo de valor com o anúncio. Os chamados publieditoriais – informe-publicitário, publispot ou advertorial – são uma ferramenta de marketing que utiliza as postagens em blogs para divulgação de um produto e quando objetivos, podem ser uma boa alternativa.

Em termos de monetização, a publicidade nativa é bastante versátil, sendo aplicável à eventos dos mais diferentes tipos. Além do mais, quanto ao volume de cotas que recomenda-se oferecer, fica no meio termo entre os banners de rodapé e as listas de expositores em destaque e vitrine virtual. O organizador também tem a oportunidade de oferecer cotas de valores distintos, compostas apenas por anúncios em texto, em imagem ou por ambos.

Notificações por push

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No contexto de aplicativos para eventos, as notificações por push utilizadas com propósitos publicitários podem também, ser encaradas como uma forma de publicidade nativa. Esse recurso permite que os organizadores enviem mensagens curtas aos participantes do evento que tiverem o aplicativo instalado em seus smartphones. Essas mensagens são exibidas na forma de notificações, como as recebidas em aplicativos como WhatsApp e Facebook Messenger.

Seu uso deve ser cauteloso, sendo indicado para alertas e informações de grande utilidade aos usuários. Isso é importante para que as notificações não se tornem um incômodo para o usuário, fazendo com que ele passe a ignorá-las ou, em casos mais extremos, a desativar o seu recebimento.

Por conta disso, quando usado como meio para a publicidade, a notificação enviada deve apresentar utilidade real para o usuário. Utilizá-las para a realização de pequenos concursos que resultem na distribuição de prêmios pode ser uma aplicação interessante. O patrocinador pode, por exemplo, informar que o primeiro participante que comparecer ao seu estande respondendo à certa pergunta, receberá determinado prêmio.

Mesmo nos casos onde a notificação pode garantir certo benefício prático ao usuário, é importante ter cautela no seu uso. Trata-se de um recurso valioso que garante visibilidade instantânea e garantida ao patrocinador, por isso, pode ser oferecido apenas em cotas de patrocínio de maior valor.

Banner na tela de login/cadastro

imagem de exemplo de um aplicativo da mobLee que tem banner no login

Outra opção é a o banner inicial onde o usuário faz o login ou cadastro no aplicativo. A sua principal vantagem para o patrocinador é a maior visibilidade assim que o participante entra em contato com o app, tendo destaque na tela inicial e reforçando a sua marca.


Como um aplicativo pode ajudar na logística do meu evento

Capítulo 2

Como um aplicativo pode ajudar na logística do meu evento

Saiba como os apps para eventos ajudam nos desafios logísticos

Até não muito tempo atrás, data, espaço e despesas eram as principais preocupações de organizadores de eventos. A performance de um evento costumava ser medida, basicamente, através de números, se traduzindo na negociação de bons locais para a realização do evento, o estabelecimento de contratos vantajosos, redução de custos, número de participantes, dados sobre satisfação e afins. Não costumava existir uma preocupação clara com a contemplação de objetivos estratégicos, contanto que os números relativos ao evento demonstrassem bom desempenho.

Em um contexto mais atual, ocorre maior orientação à compreensão do retorno relativo ao investimento em um evento, sobretudo quando pensamos em eventos corporativos ou na captação de patrocínio. Assim, podem ser estabelecidas as seguintes perguntas:

  • Como um evento nos auxiliará a alcançar nossas metas e objetivos?
  • Quais as alternativas à realização de um evento?
  • Quanto estamos investindo?
  • Qual o retorno podemos esperar a partir desse investimento?

Toda a logística habitual na organização de um evento ainda é muito importante, mas a conversa tem assumido um caráter cada vez mais estratégico. Assim, o desempenho de um organizador de eventos, ao invés de ser medido pela sua capacidade de estruturar processos logísticos, passa a ser avaliado tendo em conta sua orientação à estratégias de negócio.

A construção dessas estratégias tende a se basear fortemente em dados e informações que possam orientar as escolhas do organizador. Tudo pode ser de grande utilidade, desde a legião de seguidores do seu evento nas mídias sociais até os feedbacks obtidos no pós-evento.

A adoção de um aplicativo constitui mais uma fonte de informações para o evento. Diferente dos dados gerados pelo tráfego de mídias sociais, que tendem a ser genéricos quanto a sua origem, aplicativos podem fornecer informações mais precisas, fazendo com que você consiga analisar o comportamento de cada um de seus usuários (de forma anônima).

 

Aumentando a eficiência de processos

Todos nós estamos sempre sendo desafiados a fazer mais com menos, principalmente no mercado de eventos, onde os orçamentos costumam ser enxutos, os imprevistos são variados e algumas das despesas nem sempre são previsíveis.

A adoção de novas tecnologias demanda investimento, mas quando ela pode auxiliar na redução de custos, temos em mãos algo significativo.

Tem se tornado cada vez mais frequente que diversas decisões em torno de um evento, especialmente aquelas relativas à sua programação, sejam suspensas, o que, consequentemente, encolhe a janela de planejamento do evento. Isso gera uma série de reflexos, dentre os quais, o aspecto mais sensível talvez seja a produção de materiais impressos.

Há uma demanda considerável de tempo para a diagramação desses materiais, testes de impressão, além do prazo normalmente bastante restrito para a impressão. Assim, é comum que, por vezes, o guia de programação do evento seja impresso sem que todas as atrações e horários estejam completamente dfinidos, o que, eventualmente, resulta na produção de ainda mais material impresso, como forma de adendo às informações faltantes ou incorretas do material original.

Trata-se de um processo bastante problemático que, a partir da adoção de um aplicativo para evento, poderia se beneficiar fortemente. Em primeiro lugar, todos os prazos e etapas relativas ao processo de produção de material impresso simplesmente deixam de existir. Qualquer mudança na programação do evento pode ser instantaneamente atualizada, mesmo que o evento já esteja acontecendo.

Esse é um dos principais benefícios para quem precisa pensar e organizar o evento. A programação de eventos é dinâmica, é natural que alterações possam ocorrer. Isso significa desde o cancelamento de um palestrante até problemas com a infraestrutura de uma sala.

É impossível planejar absolutamente tudo, mas quando algo não ocorre como esperado, é necessário informar o maior número de pessoas, certo?

Quando se tem uma programação impressa, é muito mais difícil fazer as alterações e informá-las ao seu público de forma eficiente. Seria necessário imprimir uma nova leva de panfletos e tentar fazer com que todos os participantes tenham acesso a essas informações em um período muito curto de tempo e, dificilmente, todos serão atingidos.

Com o aplicativo o seu alcance é maior e mais eficiente e ele pode ser atualizado de forma constante e acessível aos participantes.

Resumindo, mudanças de última hora deixam de ser um problema, ao menos no que diz respeito à comunicação da alteração. O aplicativo também pode ser a deixa para a redução da quantidade de material impresso, desencadeando, consequentemente, na queda de custos.

Para todo organizador e produtor de eventos é imprescindível conseguir centralizar ao máximo todos os processos relacionados ao seu evento. O aplicativo otimiza a comunicação em uma única plataforma, o que evita ruídos (qualquer elemento que interfira na mensagem que você quer transmitir) e te conecta de forma direta com cada um dos participantes.

É possível organizar as informações de forma objetiva e que facilite a leitura. Criar listas cronológicas, filtros temáticos ou tipos de programação são apenas algumas das alternativas oferecidas.

Amplificando o alcance da sua mensagem

Atualmente, as estratégias de comunicação da maioria dos eventos têm privilegiado a internet como meio, sobretudo através das mídias sociais e email marketing. Ainda que constituam canais de comunicação bastante abrangentes e versáteis, permitindo comunicar para um grande número de pessoas sem que haja a necessidade de grandes esforços ou investimentos. Seu alcance, no entanto, está constantemente variando, de maneira que é difícil mensurar a efetividade da estratégia de comunicação.

A adoção de um aplicativo para o seu evento pode ser uma forma de garantir que os participantes do evento estejam, efetivamente, recebendo aquilo que você comunica, sem ruídos ou imprecisões no alcance. Mais do que isso, a eventual integração do aplicativo à mídias sociais pode também ser utilizado para potencializar a sua mensagem, incentivando que o usuário faço uso de recursos de compartilhamento e similares.

Propondo melhorias para a experiência dos participantes

Obviamente, os participantes do seu evento deverão ser a sua prioridade máxima. Sem participantes satisfeitos, não há evento. Ou, pelo menos, provavelmente não existirá uma futura edição. No entanto, neste caso, em específico, vamos nos focar apenas na audiência convencional, nos fazendo as seguintes perguntas:

  • Como o aplicativo melhorará a experiência dos participantes?
  • Quais recursos poderão ser mais valorizados por eles?
  • Como você, como organizador, irá motivar seus participantes a realizarem o download e a utilizarem o aplicativo?

Para que o aplicativo atinja todo o seu potencial, antes de qualquer coisa, é crucial que os participantes do evento o adotem, do contrário o investimento não fará qualquer sentido.


Fantasma representando por que muitos organizadores hesitam ao contratar um app para o seu evento

Capítulo 3

Por que muitos hesitam ao contratar um app para o seu evento

Quais os principais medos e receios ao planejar um evento

Você pode fazer uso dos argumentos mais sólidos possíveis na tentativa de convencer sua equipe a adotar um aplicativo móvel para o evento e, mesmo assim, alguns desafios ainda podem surgir. Sempre existirão aqueles que questionarão a validade da sua proposta, não importa quão bem fundamentada ela seja ou quanto você insista.

Como organizador de eventos, é provável que a persuasão, na tentativa de incentivar a adoção de uma ideia, não seja nenhuma novidade para você. De qualquer forma, não custa se previnir, se munindo de ainda mais argumentos que suportem sua proposta. Por isso, neste capítulo exploraremos a decisão de adquirir um aplicativo sob uma série de outros pontos de vista.

Também lhe ajudaremos a enxergar essa decisão pela perspectiva daqueles que, tipicamente, mantém uma visão cética e descrente em relação às novidades, propondo evidências e tornando sua proposta mais robusta.

Aplicativos para eventos podem gerar receita?

Certamente! Eles não só podem como devem ser efetivamente capazes de gerar receita para o seu evento.

Feedback em eventos

Essa é, possivelmente, a funcionalidade mais benéfica para as empresas que optam por criar um aplicativo para eventos relacionados à sua marca. Por que? Porque a coleta de dados é um dos focos de todo produtor de eventos após as atividades.

Com os dados coletados durante o evento é possível medir resultados e ter informações mais precisas que mostram se o evento foi um sucesso e em quais pontos você pode investir para melhorar e aprimorar ainda mais a experiência dos participantes. Com um aplicativo para eventos, essa coleta de dados é feita de forma bem mais completa e compreensível, o que torna o seu feedback ainda melhor.

A coleta de dados pode ser feita a partir de pesquisas de satisfação que são enviadas aos usuários do aplicativo que responderão às perguntas em tempo real e sem influências externas ou ações de intermediários. O aplicativo permite um número maior de respostas já que todos os usuários poderão receber as pesquisas.

Além disso, é possível medir o nível de satisfação do público através da própria interação entres os participantes na plataforma, o que é uma forma de feedback valiosíssima e muito real.

Divulgação de notícias relacionadas ao evento

Um aplicativo para eventos pode – e deve – informar os participantes a respeito de datas, horários e locais em que o evento acontecerá.

Não é incomum que alterações aconteçam ao longo de um evento, principalmente se ele for de grande porte e contar com vários palestrantes e uma programação variada. Imprevistos acontecem e é inteligente antecipá-los ou pensar nas melhores soluções para informar os participantes do evento.

Com uma solução móvel isso pode acontecer por meio das notificações que são um dos diferenciais proporcionados pelos aplicativos específicos para eventos. Caso alguma alteração de horário, de palestrante ou local aconteça, o aplicativo permite que você envie uma notificação para todos os usuários. Isso diminui as confusões e insatisfações do público.

Canal de comunicação contínua

O aplicativo feito para o seu evento não precisa perder sua funcionalidade no instante em que o evento se encerrar. Ele pode servir como um canal de comunicação contínua entre a sua empresa e a sua audiência.

Além de instigar o público a respeito de uma próxima edição do evento, você pode continuar enviando notícias e informações relevantes a respeito da sua empresa, dos palestrantes que compareceram e dos patrocinadores, dar o feedback da empresa com relação aos dias de evento, etc.

Enfim, continuar estimulando o público a se manter ativo no aplicativo é uma forma de estabelecer um vínculo com a sua audiência e manter um canal de comunicação contínua.

Canal de interação entre os próximos participantes

Por que as redes sociais fazem tanto sucesso e são o marco da globalização? Porque elas aproximam pessoas de diferentes segmentos, de diferentes localidades, com bagagens diferentes em um mesmo local, com um mesmo objetivo.

O aplicativo para eventos pode, sim, fazer algo semelhante ao criar uma plataforma que permita a comunicação e interação dos participantes. Esse é um dos fatores que pode incentivar o seu público a continuar usando e acessando o aplicativo mesmo depois do término do evento.

Existe a possibilidade de troca de mensagens entre os participantes e que possa, inclusive, curtir publicações uns dos outros e compartilhar fotos e vídeos durante os dias de evento.

É realista esperar um grande retorno financeiro?

Sim, porém isso requer planejamento. Se mantenha focado em entregar uma experiência de qualidade para os seus participantes através dos recursos disponíveis no seu aplicativo e o resto será consequência. A partir do momento em que o seu aplicativo é percebido como benefício pelos seus participantes, também será percebido da mesma maneira pelos seus patrocinadores, que tentarão também usufruir desses espaço.

Dependendo do tamanho e do escopo do seu evento, a adoção de um bom aplicativo poderá ser capaz de contemplar os três pilares. Agora, mesmo quando as condições são propícias, bons resultados só acontecem com planejamento, e esses mesmos pilares que podem te ajudar a tomar a decisão de adotar ou não alguma nova tecnologia, também poderão ajudá-lo a implementá-la.

Os fatores decisivos mais críticos

Na organização de um evento, é comum que as decisões relativas a investimentos e, consequentemente, à adoção de novas tecnologias, passem pelo filtro de um ou mais responsáveis que podem estar representando diferentes áreas. Para obter o desejado “sim”, você precisa falar a língua deles e antecipar as respostas para as suas perguntas. A seguir, você confere algumas das principais perguntas que serão realizadas por algumas das principais áreas:

Qual será a influência sobre o marketing?

  • Como o aplicativo irá valorizar a nossa marca?
  • Como amplificará a nossa mensagem e ampliará o nosso alcance?
  • Como poderemos gerar engajamento dos nossos participantes a partir dele?

Qual será a influência no setor de vendas?

  • Como o aplicativo poderá nos ajudar a gerar novas oportunidades de venda?
  • Como poderá nos diferenciar da concorrência?

Qual será a influência sobre o setor de finanças?

Qual será a influência sobre o setor de TI?

  • Como o aplicativo poderá se integrar aos nossos sistemas já existentes?
  • Precisaríamos de algum recurso adicional para que possamos implementar o aplicativo?

Por que tudo isso deveria importar ao seu chefe?

  • Como o aplicativo poderá se integrar às nossas estratégias de negócio?
  • Como nos ajudará a alcançar nossos objetivos?

Na mobLee, nós já desenvolvemos e publicamos aplicativos para centenas de eventos. Durante o processo, já nos deparamos com uma série de preocupações advindas dos nossos clientes.

Na maior parte do tempo, essas preocupações se resumem aos cinco tópicos a seguir:

Custo

Organizar e executar a produção de um evento exige uma série de custos que envolvem desde o aluguel do local até o pagamento de funcionários e palestrantes. Produzir um evento não é algo barato e os custos são algumas das preocupações mais frequentes. Eventos de qualidade exigem um orçamento maior que muitas vezes não corresponde ao que temos disponível para investir.

Por isso, essa é, provavelmente, a preocupação com a qual mais frequentemente nos deparamos. A redução de custos é um tema comum, não apenas na indústria de eventos.

Organizadores estão constantemente recebendo solicitações para que tornem a experiência do evento o mais memorável possível, no entanto, tendo de fazer isso com verbas cada vez mais enxutas. Naturalmente, cortes precisam ser feitos e, como aplicativos para eventos tendem a ser enxergados por muitos organizadores como itens adicionais, não essenciais, esses cortes podem recair sobre eles.

Além disso, devido a uma série de questões, como eventuais crises financeiras, nota-se uma tendência na redução de investimentos em publicidade. Por conta disso, as cotas de patrocínio de diversos eventos estão sendo vendidas tardiamente e, por vezes, com valores reduzidos. No cenário de eventos corporativos internos, questões relativas a patrocínio não são tão relevantes, no entanto, o cenário de contenção de custos ainda tende a ser normal.

Muitos organizadores têm a falsa impressão de que a criação de um aplicativo seria apenas mais um gasto adicional e acabam não enxergando o potencial nesse investimento.

Em momentos de crise, é comum reduzir os investimentos em estratégias de publicidade, o que pode ser um erro uma vez que o papel intrínseco do marketing é destacar a marca e atrair potenciais clientes.

O aplicativo para eventos pode ser uma forma inteligente de reduzir custos e melhorar esse cenário. Como? Entenda:

  • O aplicativo permite publicidade dentro da sua plataforma, então os anúncios de patrocinadores do evento podem cobrir custos e, inclusive, gerar receita.
  • Como o aplicativo permite mudanças e atualizações sempre que for conveniente para o organizador, é possível melhorar cada vez mais a sua performance e fazer com que haja um aumento de receita a cada edição do evento. Isso pode, inclusive, atrair mais patrocinadores que veem o sucesso da sua plataforma.
  • O aplicativo para eventos permite um corte expressivo nos gastos com materiais impressos. As notificações são um dos principais recursos do aplicativo que tornam praticamente obsoleta a necessidade de imprimir uma quantidade enorme de panfletos e diminui a mão de obra que seria encarregada de distribuir esses materiais.
  • Com materiais impressos é preciso pensar no espaço limitado existente para os anunciantes e para os informativos. Com o aplicativo esse espaço se torna praticamente ilimitado, o que permite mensagens mais completas e um maior número de anunciantes e patrocínios através de banners interativos e notificações promocionais. É um novo canal de receita para o evento.

Além disso, problemas não antecipados podem gerar custos extra que talvez o orçamento do seu evento não tenha a capacidade de cobrir. O aplicativo para eventos é uma forma de diminuir os gastos com esses possíveis imprevistos.

Caso algum palestrante desista ou talvez você precise alterar horários e locais, o envio de notificações aos usuários torna obsoleta a necessidade de novas impressões e da contratação de mão de obra para ficar por conta de distribuir esse material. Isso já garante, de cara, uma redução de custos com impressão e pessoal.

Como o aplicativo não perde a sua utilidade, você pode associar novos eventos à mesma plataforma o que reduz investimentos futuros. Desde pequenos encontros entre diretores até aquela grande convenção anual da empresa, você pode centralizar toda essa comunicação dentro do mesmo aplicativo.

E, caso você não queira que o público geral tenha acesso a informações privadas da empresa como esses eventos corporativos de pequena escala, é possível restringir o acesso e permitir que apenas usuários selecionados recebam essas informações.

E como um aplicativo pode promover melhorias nesse cenário?

  • Mesmo na primeira tentativa de se adotar um aplicativo móvel em um evento, com o devido esforço e com o alinhamento às estratégias de venda, o custo do aplicativo possa ser suprimido por meio de patrocínio. Mais do que isso, pode inclusive gerar alguma receita.
  • A cada adoção do aplicativo em novas edições do evento, a tendência é que sua performance na geração de receita aumente progressivamente. A partir do momento em que você dispõe de dados que comprovem o sucesso do aplicativo, você também passa a ter um argumento de vendas concreto perante os seus patrocinadores.
  • Existe uma clara tendência na redução de materiais impressos no mercado de eventos. É bastante comum que alguns dos patrocinadores exponham a sua marca nesses materiais. Com o desaparecimento desse espaço de patrocínio, um aplicativo pode ser um bom meio para conquistar esses anunciantes.
  • A medida que o evento se aproxima de soluções digitais de comunicação, também tende a se afastar das soluções impressas, desencadeando na redução de custos.

Falta recursos

Em períodos de economia desacelerada, é bastante frequente que se observe uma diminuição progressiva dos gastos das mais diversas instituições. O setor de eventos, que costuma obter uma fatia considerável de sua receita a partir do patrocínio de empresas, se vê facilmente em uma situação delicada em situações de crise econômica e redução de gastos.

Redução de gastos é, eventualmente, um mal necessário, mas tenha em mente que existem aplicativos que cabem no orçamento dos mais diversos bolsos. Neste caso, ao invés de reduzir gastos eliminando de vez o aplicativo, opte por uma versão com funcionalidades reduzidas e, nunca esqueça que você poderá tanto lucrar com seu aplicativo quanto reduzir gastos com impressão a partir da adoção dele.

Falta de tempo

Em determinando momento, já mencionamos sobre a economia de tempo que os participantes do seu evento poderão usufruir a partir da adoção de um aplicativo. Mas você sabia que um aplicativo pode também otimizar o uso do tempo da sua equipe? É natural que exista uma curva de aprendizado até que a organização seja capaz de utilizar o potencial do aplicativo. Quando isso acontecer, é bastante provável que a sua equipe passe também a encontrar meios para agilizar processos, sobretudo aqueles relativos à comunicação do evento, a partir do aplicativo.

Tudo bem, mas ainda existe uma curva de aprendizado, certo? Ela é muito grande?

Tudo irá depender do fornecedor que você contratar, da plataforma de gestão de conteúdo que ele dispôr (caso ele possua uma) e do tipo de assistência que ele fornecer. A Plataforma da mobLee, por exemplo, oferece soluções de ponta a ponta para o seu evento, desde a venda de ingressos e a divulgação do evento até o engajamento de participantes e a experiência do usuário.

Falta de fit com a audiência do evento

Alguns acreditam que smartphones e, consequentemente, seus aplicativos, são coisas de gerações mais jovens, de modo que um aplicativo para eventos, portanto, seria indicado para um público como esse. Mas isso passa de uma mera suposição. Pior, trata-se de uma suposição errada. De fato, pessoas mais jovens se relacionam de maneira mais natural com celulares, porém isso não significa que audiências mais velhas estejam ignorando as novas tecnologias. Muito pelo contrário! E dados provam isso.

Dá uma conferida no nosso case de sucesso da Mega Artesanal, onde um dos medos da organização era não conquistar uma boa taxa de downloads no aplicativo da feira, afinal a maior parte do público era de maior idade. Mas em pouco tempo, quase 10.000 pessoas baixaram o app, superando as expectativas.

Qualidade da conexão de internet disponível

Ao contratar um aplicativo, uma das preocupações dos organizadores de eventos é oferecer uma conexão robusta e confiável aos participantes, embora possam acessar o aplicativo pelo 4G ou 3G. De fato, é importante que a internet do local seja adequada para a quantidade de participantes, mas isso independe do aplicativo, pois o acesso às informações da agenda e programação continuam acessíveis nele mesmo em modo offline.

Ainda assim, é indispensável oferecer uma conexão confiável aos participantes, sem gastos e frustração. Para ajudar nessa tarefa, você pode acessar a calculadora gratuita de velocidade de internet e oferecer uma melhor experiência aos seus participantes.


Imagem de um troféu representando os resultados esperados ao usar um aplicativo em eventos

Capítulo 4

Os resultados esperados ao usar um aplicativo em eventos

Descubra os principais benefícios de um aplicativo no seu evento

Agora que você tem respostas mais concretas para as principais preocupações em torno da adoção de um aplicativo, podemos nos concentrar nos resultados práticos esperados a partir dessa adoção. No capítulo anterior, falamos sobre as as principais dúvidas para cada uma das principais áreas relativas à organização de um evento, como a área de Marketing, Finanças, Vendas e Tecnologia da Informação.

Uma das promessas do aplicativo para eventos é a garantia de eficiência de processos. É uma forma de reduzir custos e, ao mesmo tempo, obter mais benefícios. Isso é feito de várias formas. Agora você pode conferir as respostas de cada uma delas, como o valor a ser investido no aplicativo, a falta de tempo e recursos e a qualidade da internet. Os possíveis finais felizes para cada área são os seguintes:

Marketing

Por conta do aplicativo, houve maior engajamento dos participantes, tanto antes, durante e depois do evento. Houve maior sinergia entre os participantes e a programação. A satisfação geral tendeu a amplificar o alcance do evento, já que um participante satisfeito, por si só, é uma excelente ferramenta de marketing.

É possível inserir toda a programação do evento no aplicativo da forma mais prática e acessível para os participantes. A criação de uma agenda interativa que ofereça recursos para os usuários é um diferencial único. Eles poderão criar lembretes pessoais e adicioná-los à programação, ativar notificações que os avisem sobre horários de início de palestras ou workshops que eles tenham interesse em participar, além de ter acesso às informações de alterações de última hora na programação ou informativos personalizados.

Vendas

Os participantes fizeram uso intensivo do aplicativo, encontrando rapidamente as informações que desejavam e o utilizando como ferramenta de networking. Ao final do evento, a equipe de vendas pôde utilizar as informações coletadas dos participantes e continuar em contato com os leads gerados durante o evento, acarretando em ainda mais vendas no período pós-evento. Além disso, através dos relatórios de uso do aplicativo, os dados relativos ao sucesso de sua adoção chamaram a atenção de seus patrocinadores, que já começam a se mostrar dispostos em realizar um investimento maior no próximo ano.

Finanças

O time de finanças do evento está, antes de qualquer coisa, surpreso com o fato de que o aplicativo não gerou absolutamente mais nenhuma despesa, além da sua aquisição. Mais do que isso, de acordo com as perspectivas do time de vendas, é provável que na próxima edição do evento o aplicativo gere mais receita. No mais, os custos com impressão foram reduzidos.

Tecnologia da Informação – TI

O aplicativo não gerou absolutamente nenhum problema a nível de TI para o evento. Sua implementação foi rápida e descomplicada, não entrando em conflito com os demais elementos de TI e não apresentando qualquer risco a nível de segurança.

Chefe da organização

O aplicativo foi inserido na estratégia do evento, alinhando-se a todas as áreas e operando com o intuito de auxiliar no alcance dos objetivos e metas.


Imagem de uma lampada representando o insight de um tipo ideal de aplicativo para eventos

Capítulo 5

Qual o tipo ideal de aplicativo para o meu evento

Saiba qual o melhor app para o seu evento

Neste caso, é importante deixarmos algo claro: quando você estiver buscando por fornecedores, é provável que se depare com dois tipos de aplicativos, os nativos e os chamados web apps.

O custo de implementação de um web app costuma ser menor do que o de um aplicativo nativo, mas é importante que você esteja ciente das suas limitações. Caso queira se informar mais sobre a diferença entre aplicativos nativos, web apps e também sites responsivos, descobrindo ainda qual o mais indicado para a realidade do seu evento, consulte o link a seguir: Aplicativo nativo, web app ou site responsivo? Qual a melhor solução para o seu evento?

Os critérios para escolher o melhor fornecedor para seu aplicativo

Existem diversos fornecedores no mercado e eles, certamente, farão todo o possível para te convencer de que a solução deles é a mais apropriada para o seu evento. Antes de entrar em contato, no entanto, busque suas referências. Quanto mais especializada for a empresa no desenvolvimento de aplicativos especificamente para eventos, melhor. Em seguida, durante o contato, certifique-se de fazer as seguintes perguntas:

  • Para quantos eventos eles já desenvolveram?
  • A empresa aparenta estabilidade no mercado?
  • Qual a porcentagem de clientes que renovam seu aplicativo em uma edição seguinte do evento?
  • Eles tem experiência trabalhando com eventos semelhantes?

Funcionalidades

Realizado esse filtro inicial, durante a etapa de planejamento, liste todas aquelas funcionalidades que você acredita que poderiam ser úteis para o seu evento. Em seguida, verifique quais fornecedores se aproximam mais de entregar tudo aquilo que você espera.

Facilidade de implementação e suporte

É importante que o processo de implementação do aplicativo não se torne uma novela para a sua equipe. Esse processo deve ser o mais descomplicado possível, por isso obtenha as respostas para as seguintes perguntas:

  • Quanto tempo levará entre a contratação do serviço e a implementação integral do aplicativo?
  • Existe uma ferramenta para a gestão do conteúdo a ser publicado no aplicativo? Sua curva de aprendizado é muito grande?
  • Existe algum material de treinamento ou alguém que poderá me auxiliar durante o processo de implementação?

Aqui entra a questão da coleta de dados como fator fundamental para adquirir uma nova compreensão sobre a sua audiência e os participantes do evento. Nesse ponto o aplicativo permite que você tenha um novo olhar sobre os eventos que organiza através da observação de padrões e interesses que poderiam passar batido, mas que, com o aplicativo, são vistos de forma mais enfatizada e detalhada.

Tendo em mãos dados mais completos você terá mais sucesso ao tomar decisões que dizem respeito ao seu público já que terá coletado informações diretamente da sua audiência, de quem participou do evento e forneceu um feedback muitas vezes involuntário – comentários durante conversas no aplicativo, perguntas e questionamentos, reclamações, fotos e vídeos postados ao longo do evento, etc.

O aplicativo para eventos permite uma compilação mais inteligente das informações obtidas através do engajamento e da interação dos participantes e produz gráficos de fácil leitura. Isso torna todo o processo de análise bem mais fácil e inteligente.

Métricas e relatórios em mãos

Há algum tempo atrás, para definir o sucesso de um evento, os organizadores de eventos baseavam-se no número de participantes e cotas de patrocínio vendidas. Mas a cada dia que passa, é indiscutível a importância da análise de métricas em eventos.

Se você tem a intenção de lucrar com o seu aplicativo e torná-lo mais rentável a cada edição, esse é um item fundamental. Certifique-se de que o seu fornecedor possa oferecer relatórios e uma plataforma que mostre dados para que tome ações ainda mais rápidas e assertivas.

Criando um plano de implementação

Espero que, com as dicas anteriores, você tenha encontrado um excelente fornecedor para o seu aplicativo. Lembre-se que facilidade de implementação e suporte são itens importantes na hora de realizar essa escolha, por isso, um bom fornecedor certamente te dará dicas valiosas para que o seu aplicativo seja um sucesso. Nada nos impede, no entanto, de repassarmos a você algumas dicas básicas:

  • Utilize todos os seus canais de comunicação e divulgação, criando estratégias pautadas em métricas, certificando-se de que os seus participantes saibam da existência e da utilidade do aplicativo do seu evento.
  • Para que essa estratégia de comunicação seja efetiva, é interessante que o seu aplicativo esteja no ar há, pelo menos, 30 dias antes do início do evento.
  • Se você já superou o ciclo inicial e essa já não é mais a primeira vez que você adota um aplicativo, está na hora de pensar maior. Partindo da suposição de que, no evento anterior, a estratégia de divulgação do aplicativo tenha sido um sucesso, então é provável que seus participantes o tenham usado em massa e tenham apreciado a experiência. Agora eles querem mais, por isso estude adicionar novas funcionalidades.
  • Com a audiência do aplicativo já consolidada, ele também passa a se tornar um canal de comunicação extremamente efetivo. Considere lançá-lo com uma antecedência ainda maior ao início do evento, como mostramos nesse case de sucesso do evento HOJE!

Os três grandes pilares decisórios para escolher o aplicativo ideal para o seu evento

É comum que um dos principais argumentos de venda utilizados por fornecedores de aplicativos para eventos remonte a sua capacidade de lucro, partindo do pretexto de que, ainda que o aplicativo tenha um certo custo, ele pode ser integralmente coberto e, inclusive, gerar lucro, a partir das receitas de patrocínio que poderão ser geradas. Esse é um argumento perfeitamente válido, mas não deve ser o único ou principal motivo pelo qual você oferecerá um aplicativo no seu evento.
Os pilares abaixo não se aplicam apenas à adoção de um aplicativo, mas também à adoção de qualquer tipo de tecnologia no seu evento. Nem sempre os três serão atendidos, esse, inclusive, é um cenário raro, mas apenas um deles já pode ser o suficiente para validar a sua escolha:

  • Propor melhorias para a experiência dos participantes;
  • Aumentar a eficiência de processos;
  • Amplificar o alcance da sua mensagem.

Imagem de caixas de presente representando aplicativos de evento do tipo container

Capítulo 6

Como os containers têm revolucionado os aplicativos para eventos

As principais mudanças após as novas regras da App Store

Antes, muitas empresas criavam seus aplicativos white-label, ou seja, customizado de acordo com a identidade do próprio evento. Esse app único do evento, era disponibilizado no Google Play e na App Store para que os participantes pudessem realizar o download do app normalmente. Porém, logo após o Worldwide Developers Conference (WWDC) em 2017, uma conferência anual organizada pela Apple com o objetivo de mostrar os novos softwares e tecnologias desenvolvidas, a empresa mudou algumas diretrizes de revisões das publicações dos aplicativos em sua loja com o objetivo de deixar a App Store mais “limpa” e com um volume menor de aplicativos.

Com essa mudança, empresas que trabalhavam com o modelo de aplicativos whitelabel, onde o app era moldado de acordo com a identidade e marca do cliente, tiveram que adequar-se e mudar a forma de publicações. Esse novo formato também atingiu o mercado de eventos e a forma de lidar com os aplicativos únicos para cada evento.

A solução foi criar um app container, onde todos os eventos estão em um único aplicativo. Assim, a partir do seu download é possível visualizar as informações específicas do evento que o participante está procurando, seja através da busca ou do código do evento.

Uma grande vantagem para os organizadores de eventos é que o tempo para publicação do aplicativo diminuiu consideravelmente, já que as lojas não precisam mais aprová-los. Além disso, o time de Suporte de Sucesso (Customer Success) consegue dar ainda mais atenção por ser um app único.

Para os participantes, uma das maiores vantagens é que não é mais necessário a instalação de múltiplos aplicativos. Além disso, a sua experiência não é comprometida pois, ao baixar o app container, ele fará login normalmente e irá procurar pelo evento ou inserir o código, indo direto para a tela e identidade que deseja.


Imagem de ferramentas manuais representando ferramentas digitais que podem ser usadas por organizadores e produtores de eventos

Capítulo 7

As melhores ferramentas para produtores de eventos

Veja algumas ferramentas indispensáveis na produção de eventos

As planilhas do excel estão entre as ferramentas mais usadas por profissionais de todas as áreas. Mas aquela velha história de que a melhor ferramenta é aquela que você sabe utilizar não significa que você não deva buscar por alternativas mais adequadas ao desempenho de certa tarefa. Muito pelo contrário. Naturalmente, existirá uma curva de aprendizado que, quando superada, permitirá que os resultados positivos possam ser observados com clareza e em muitas vezes, melhor do que os atuais.

Até hoje, muitos organizadores de eventos centralizam todos os seus processos em grandes planilhas que, na maioria das vezes, são pouco compreensíveis. Felizmente, o que não faltam são alternativas mais apropriadas e que fazem ótimo proveito de recursos de edição online por múltiplos usuários.

Estude a adoção de ferramentas alternativas que possam otimizar a gestão do seu evento e, ao mesmo tempo, não apresentem uma curva de aprendizado muito grande! Dá só uma olhada na lista de ferramentas para eventos que separamos para ajudar na sua organização:

Planejamento

O Trello é um excelente exemplo de ferramenta de gestão de projetos colaborativa que pode ser de grande utilidade na organização de eventos. Nele, você pode criar listas e ajustá-las conforme a necessidade das suas tarefas. Além disso, é possível adicionar checklists e prazos, compartilhando todo o conteúdo com os demais membros do seu time.

Produtividade

Sabemos que produtividade é essencial, ainda mais para quem organiza eventos e tem milhares de tarefas para gerenciar. Por isso, você não pode deixar de usar a ferramenta Evernote em seu celular.

Com ele, você pode fazer anotações rápidas e lembretes para não perder nenhuma informação importante. Além disso, tudo fica organizado em pastas com tags e você pode compartilhar com quem quiser!

Financeiro

Talvez você esteja organizando uma conferência, um evento de caridade ou uma feira sobre casamentos. Não importa o segmento, não importa o tema, é muito provável que você dependa de patrocínio externo para que seja capaz de tornar seu evento lucrativo. Ainda que essa lógica seja simples, na maioria dos casos, o processo financeiro pode ser bastante tortuoso.

Portanto, é fundamental que você adote estratégias que o façam se destacar em meio a multidão, direcionando seu evento ao sucesso e ao cumprimento de suas metas. Para te ajudar nesse desafio, você pode utilizar a ferramenta da ContaAzul ou da Nibo para gerir os gastos dos seus eventos, como por exemplo, locação, investimentos e patrocinadores.

Engajamento e networking

Nos últimos tempos, as métricas de sucesso no mercado de eventos têm sido reconsideradas e reformatadas. Se antes um evento de sucesso era aquele capaz de angariar um grande número de participantes, hoje, cada vez mais, engajamento se torna a palavra de ordem. O engajamento como métrica, todavia, se desdobra em uma série de outros conceitos, por vezes abstratos demais para serem expressos em números brutos. Um desses conceitos é o networking.

Por isso, uma das demandas mais frequentes que organizadores verificam é a necessidade de criar novos canais facilitadores de networking em seus eventos, permitindo que seus participantes se encontrem e se conectem, de maneira cada vez mais rápida, prática e efetiva. O networking já é um dos principais motivos, senão o principal motivo, pelo qual a maioria das pessoas vai a eventos, por isso, diversos organizadores tem construído o cronograma de seus eventos visando aumentar as oportunidades de interação entre os participantes.

Já notou como o número de pausas e coffee breaks tem aumentado nos eventos que você frequenta? Isso não é mera coincidência, mas uma medida estratégica adotada por diversos organizadores. Para te ajudar nessa tarefa, o aplicativo para eventos da mobLee reúne todos os recursos necessários para facilitar mais o networking entre participantes do seu evento e consequentemente, o engajamento.


Imagem de aplicativos de eventos

Capítulo 8

Conclusão

Tudo o que você aprendeu sobre aplicativos para eventos

Esperamos que, ao final deste texto, eu tenha te ajudado a entender tudo sobre os aplicativos para eventos. Para muitos, eles podem parecer uma solução complexa, dispendiosa ou, simplesmente, desnecessária. Para mim, uma solução simples, eficaz, capaz de gerar receita e que seus participantes irão adorar.

Se quiser relembrar alguns dos tópicos que abordamos neste artigo, confira abaixo:

  • As principais vantagens de aplicativos em eventos;
  • Motivos e benefícios para aderir à essa tecnologia;
  • Como escolher o fornecedor perfeito para fechar parceria;

O aplicativo para eventos é focado no engajamento. O que isso significa? Significa uma proximidade maior do público com você e sua marca antes, durante e depois do evento. Não é preciso esperar pelo início do evento para que os participantes tenham acesso à tudo que você está planejando.

Antes

Eles podem começar a vivenciá-lo com antecedência por meio de discussões e conversas que a plataforma disponibiliza. Divulgar gradativamente os nomes de palestrantes famosos ou conceituados é um exemplo do que pode ser feito. Dessa forma os participantes podem interagir antes mesmo do evento começar e podem revelar suas expectativas, a razões que os levaram até ali, etc.

É uma forma de agradar tanto o público que começa a se sentir mais motivado e animado quanto para você, organizador, que pode traçar metas para que o evento corresponda com os objetivos da sua audiência.

Durante

Ao longo do evento é quando o aplicativo se faz mais útil e necessário. Durante uma palestra, por exemplo, os participantes podem mandar perguntas que serão exibidas no telão em tempo real para os palestrantes responderem e dialogarem a respeito.

Além disso, os participantes terão acesso à timeline própria do evento, podendo postar, curtir e comentar fotos e publicações da organização e de outros participantes, recebendo noti cações em tempo real.

Criando um espaço de interação que permita que tanto os participantes quanto os influenciadores possam conversar livremente, faz com que a experiência do evento seja ainda mais enriquecedora e que ele atinja o máximo do seu potencial.

Depois

Muitas pessoas vão a eventos movidos pelo networking. O aplicativo, por facilitar a interação entre os participantes, organizadores e influenciadores, é uma ótima forma de se aproximar ainda mais uns dos outros e formar uma rede de contatos ainda maior e mais dinâmica.

É uma forma de unir compradores e vendedores, por exemplo, caso o foco do evento seja esse. Mesmo após o fim do evento, o aplicativo pode continuar sendo uma referência para quem busca networking.

Além disso, aqueles aplicativos que possibilitam a interação entre os participantes através de chats ou mensagens privadas podem continuar cumprindo esse propósito mesmo depois do final do evento.

Você também pode continuar enviando mensagens e notificações para os usuários para mantê-los atentos às novidades da sua marca e dos patrocinadores, além de estimulá-los a aguardar com expectativa a próxima edição.

Investir em um aplicativo para eventos pode ser a chave para alavancar ainda mais o seu negócio e aumentar o alcance da sua marca. Em um mercado cada vez mais competitivo e exigente é imprescindível estar aberto às novidades tecnológicas, principalmente aquelas que trabalham com smartphones.

Um aplicativo para eventos é uma forma incrível de conquistar os participantes com possibilidades de interação e engajamento, fornecer informações mais completas e updates em tempo real a respeito de tudo que tem a ver com o evento e com sua empresa, criar um apego do público com a sua marca uma vez que ela oferece vantagens em relação às concorrentes, etc.

​Optar por montar um aplicativo feito exclusivamente para atender às suas necessidades e os interesses da sua audiência é um jeito inteligente de se destacar no mercado de eventos e, inclusive, gerar um novo canal de receita que pode ser surpreendentemente lucrativo.

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Não existem segredos, com um bom fornecedor e, consequentemente, um bom produto em mãos, além de uma boa estratégia de implementação, o céu será o limite.