imagem de um cérebro fazendo fazendo malabarismo com lâmpadas
Organização de eventos | 6 minutos de leitura

Quais os principais desafios logísticos em eventos e quais alternativas para lidar com eles?

Saiba como lidar com os principais desafios logísticos na organização de eventos


A aplicação da logística em eventos implica o desenvolvimento de métodos que garantam a eficiência de uma série de ações. Elas envolvem a gestão de estoque e da cadeia de suprimentos. Além disso, abrangem vários outros setores da empresa, mas em um contexto bastante especial.

A organização de um evento exige medidas de prevenção e rápida correção de erros. Além disso, prever todas as demandas é mais difícil que nas atividades corriqueiras do negócio. Pode ocorrer que o número de participantes seja maior do que o esperado, os fornecedores podem ter dificuldades de cumprir o contratado e outros imprevistos.

Neste artigo, relacionamos as principais boas práticas necessárias para superar esse desafio. Dando atenção a elas, você vai garantir um evento de excelência que encante os participantes.

Planejamento

Tudo começa com um bom planejamento. Os pontos-chave para garantir que ele funcione são: relacionar as tarefas e ações que precisa executar, determinar os detalhes envolvidos, os responsáveis, prazos de conclusão e a própria criação do evento.

Assim, você consegue elaborar o cronograma do evento que, acompanhado de um bom orçamento, constitui uma base sólida para garantir o sucesso da iniciativa. Contudo, é importante considerar o planejamento como uma referência, pois raramente tudo ocorre exatamente como planejamos.

Por isso, procure prever os problemas — previna-se em relação a eles. Desenvolver a capacidade da equipe de resolvê-los rapidamente é essencial. Além disso, o planejamento deve ajudar de três maneiras:

  • elaborando as ações para minimizar imprevistos;
  • prevendo alternativas de solução caso ocorram; e
  • determinando métricas de acompanhamento.

Gestão do estoque e da cadeia de suprimentos

Manter um estoque muito elevado gera um problema orçamentário, uma vez que esse dinheiro poderia ser usado em divulgação e outras ações importantes para garantir o sucesso do evento. Ao mesmo tempo, é preciso garantir que não faltem produtos e suprimentos.

Esse é o segundo grande desafio em um evento: equilibrar o investimento em estoque na medida ideal. Nessa questão, fornecedores ágeis e de confiança são essenciais. Se eles puderem suprir rapidamente o seu estoque fica muito mais fácil administrar esse aspecto.

Escolha do local

Definir os critérios que determinam o local ideal é muito fácil se você usou o planejamento para definir claramente os objetivos, o formato do evento e a quantidade de participantes. A escolha é decisiva para a logística, uma vez que a montagem depende de um espaço que reúna as condições ideais.

Além disso, ele precisa atender as expectativas do seu público em todos os sentidos. Dentre eles, é necessário dar especial atenção para:

  • a localização;
  • a facilidade de acesso;
  • a estrutura;
  • o fluxo de pessoas; e
  • se o ambiente é agradável e seguro.

Para te ajudar, criamos uma calculadora para calcular o tamanho da sala para o seu evento!

Quero acessar a ferramenta

Serviço de apoio

É fundamental contar com serviços de apoio — principalmente no que se refere à segurança. Qualquer incidente pode comprometer definitivamente a imagem da empresa e a realização de novas edições do evento. Mesmo quando o risco é relativamente pequeno, não tomar as devidas precauções nunca é uma opção, pois os efeitos negativos, quando ocorrem, são significativos.

Eventos de porte exigem apoio médico — em muitos casos até uma ambulância no local. Porém, mesmo nos menores, é melhor pensar em termos de garantir a segurança do que simplesmente preencher requisitos legais, ou seja, cumprir com as normas é o mínimo que precisa ser feito e não tudo que podemos fazer.

Obviamente, a segurança não envolve apenas cuidados médicos, mas a escolha do local e a contratação de uma equipe de segurança — o que também é uma tarefa da logística. Existem empresas especializadas, mas é sempre bom lembrar que a função dessa equipe não está limitada à vigilância, uma vez eu interagem com os participantes.

Por isso, considere o posicionamento dos profissionais, sua cordialidade e condições de prestar informações. Procure determinar as políticas de tratamento, de permissão de entrada, quando devem intervir, o que podem fazer, sobre o que podem decidir e o que exige a consulta à equipe de organização.

Garanta que eles recebam instruções sobre essas definições e que os participantes se sintam acolhidos, protegidos e que possam viver uma boa experiência de participação.

Montagem e desmontagem

A montagem centraliza todas as ações logísticas de um evento. Cada tarefa desenvolvida é executada para atender uma demanda dessa etapa definitiva, que precisa garantir que tudo esteja pronto para receber os participantes. Por exemplo: é preciso que todos os suprimentos, equipamentos e produtos estejam disponíveis, que a equipe esteja presente em número suficiente, com as orientações claras sobre suas atribuições, e assim por diante.

Dependendo do porte do evento, talvez sejam necessários dias de preparação e montagem. Por isso, é determinante que você dê toda atenção a essa etapa e programe cada ação necessária. Improvisar e resolver tudo na hora conforme as demandas vão surgindo é uma das principais causas de problemas e imprevistos, pois nem tudo pode ser solucionado de imediato.

Considere a contratação de uma empresa especializada na montagem. É o ideal, pois permite que sua equipe própria trabalhe focada nas atividades de recepção e atendimento. Se não for possível, o importante é que os seus colaboradores estejam prontos para receber bem os convidados.

Concluído o evento, será necessário desmontar a estrutura. Parece uma atividade simples, mas é quando a equipe estará mais cansada e, dependendo do caso, você corre o risco de que eles trabalhem com um pouco menos de concentração.

Contudo, é uma tarefa de importância. Se você tiver locado equipamentos, por exemplo, será necessário conferir que eles estão sendo entregues em condições, assim como o local e, eventualmente, será preciso dar um destino a sobras de suprimentos e produtos. Garantir que não ocorram perdas e avarias é fundamental para não elevar custos e originar multas contratuais.

Treinamento da equipe

O treinamento é uma das atividades mais importantes e não está limitado a sua equipe. Os terceirizados, mesmo que especializados nas tarefas paras as quais foram contratados, precisam receber instruções claras e objetivas sobre suas necessidades e preferências.

O principal é garantir que todos trabalhem alinhados, sabendo as tarefas que precisam cumprir, os prazos em que precisam realizá-las e os detalhes sobre como devem fazê-las. Além disso, procure garantir um bom canal de comunicação entre todos durante o processo.

Apoio tecnológico

É difícil pensar em alguma ação que não possa ser otimizada com o uso da tecnologia. No caso da logística e eventos, esse apoio envolve a preparação, o relacionamento com os participantes, a comunicação das equipes envolvidas, a gestão do projeto e a realização do evento.

Além da logística, a tecnologia é determinante para a experiência dos participantes, que podem interagir com o uso de aplicativos, recebendo informações, avisos, respondendo pesquisas, dando notas de avaliação e solicitando contato posterior.

Nada melhor do que concluir nosso texto sobre logística em eventos lembrando esse detalhe importante, ou seja, todos esses pontos que falamos precisam estar focados em garantir uma boa experiência de participação. A satisfação dos participantes deve ser a principal medida de sucesso de um evento.

Acesse aqui as nossas ferramentas gratuitas

Quer mais informação sobre como alcançar esse objetivo? Curta nossa página no Facebook! Periodicamente publicamos dicas que te ajudam no dia a dia.


Compartilhe esse conteúdo!

Uma caixa de correio representando a caixa de entrada de email

Ei, quer nossos conteúdos direto na sua caixa de entrada?

Mais de 25.000 empresas já recebem os nossos conteúdos gratuitos sobre produção e organização de eventos. Cadastre-se agora, receba também!