Marketing | 8 minutos de leitura

Aprenda a calcular o ROI de um evento de uma vez por todas!

Pronto para aprender a calcular o Retorno sobre o Investimento do seu evento? Nós mostramos pra você!


Evento realizado, chegou o momento de mensurar os resultados. Eis então que uma dúvida comum surge: como posso calcular o retorno de um evento? A resposta está no indicador ROI (Retorno sobre o Investimento, na tradução livre).

Basicamente, ele permite que a empresa saiba quanto dinheiro está ganhando ou perdendo com cada investimento. Originário da área de finanças, esse indicador pode ser aplicado em campanhas de marketing, estratégias de retenção de clientes, treinamentos de vendas e, é claro, em eventos.

Quer entender a calcular o ROI de um evento e como ele pode te ajudar a mensurar seus projetos? Então, continue a leitura para saber tudo sobre ele!!

O que é o ROI de um evento?

O ROI de um evento é todo o valor investido em organização e divulgação sobre os ganhos provenientes da venda de ingressos e produtos. Porém, para calculá-lo, é preciso levar em consideração diversos aspectos, como a definição dos objetivos durante o planejamento.

Por exemplo, caso o objetivo seja vender o maior número possível de ingressos, então, ele será calculado baseado nos resultados de bilheteria e no consumo.

Por que calcular o ROI de um evento?

Eventos que contem com parceiros e patrocinadores ou que esperem algum retorno dos participantes devem manter um registro de métricas dos resultados para avaliação. Dessa forma, na elaboração de uma próxima edição, será mais fácil consolidar novas parcerias e patrocínios ou, então, convencer os gestores da empresa de que investir no evento será uma boa estratégia para os negócios.

No entanto, apesar de sua importância parecer bastante óbvia, muitas empresas ainda não adotaram esse indicador para descobrir se vale a pena ou não continuar investindo naquela feira de tecnologia ou naquele evento corporativo.

Como calcular o ROI do seu evento?

O cálculo é bastante simples: é só subtrair o investimento inicial do ganho obtido e o resultado, e dividir pelo valor do investimento inicial. Imagine que você investiu R$ 50 mil e teve um retorno de R$ 250 mil. Ao aplicar a fórmula do ROI, temos que R$ 250.000 – R$ 50.000 / 50.000 será igual a 4. Portanto, o retorno foi de 4 vezes o investimento inicial.

Caso o resultado tivesse sido 0, isso significaria que o evento se pagou, mas não obteve retorno financeiro. Resultados negativos, por sua vez, indicam que a empreitada não cobriu os recursos empenhados nela e, por isso, deu prejuízo.

Há outras métricas que compõem o ROI?

Sim, existem diversas métricas que podem ser utilizadas, mas, para saber quais são as melhores, antes é preciso analisar qual é o objetivo do evento. O ideal é que haja apenas uma meta principal e, no máximo, duas secundárias, para permitir que os esforços sejam mais focados e evitar que se atire para todos os lados. Alguns exemplos de outras métricas são:

Tempo

Quanto tempo foi necessário investir na produção, desde sua concepção até o pós-evento? Você já parou para pensar como essa informação pode ser importante? Depois de examinar os dados coletados e examinar o tempo gasto na realização do projeto, você pode analisar se, com aquelas horas gastas, poderiam ter sido feitas outras atividades que gerariam mais lucro, ou até mesmo se organizar dois ou mais eventos menores seria mais vantajoso.

Despesas extras

Todos nós sabemos que, por melhor que seja o planejamento, toda e qualquer atividade está sujeita a imprevisibilidades — e ninguém está livre de lidar com elas. No mundo dos eventos não é diferente e essas situações, em geral, significam despesas extras, que, consequentemente, interferem nos resultados. Isso justifica ter um tópico próprio para registrar e analisar as ocorrências e, assim, saber mais sobre esses custos extras que surgiram.

Impacto causado no público

Outra métrica importante a ser considerada é o impacto causado no público. Essa é uma ótima oportunidade de gerar valor, agregar conhecimento e transformar os participantes do evento em negócios. Portanto, medir sua taxa de conversão para saber se o seu evento foi efetivo é extremamente importante.

E quando o valor do evento é intangível?

Como avaliar eventos em que não há venda de produtos ou serviços, mas somente demonstração e exposição ou, ainda, apenas networking? Confira!

Participação no evento

Uma maneira de mensurar pode ser por meio das pessoas que participaram do evento ou, então, que visitaram o estande da empresa. Apesar de isso poder ser feito manualmente, por meio de cartões de visita, por exemplo, é preferível optar por outras formas mais tecnológicas, como os leitores de QR codes disponíveis nos crachás. Inclusive, essas tecnologias permitem integração com softwares de gerenciamento de relacionamento com clientes, tornando o trabalho mais automatizado.

Questionários e entrevistas

Aplique questionários e faça entrevistas com os participantes. Pergunte quanto de conhecimento foi agregado, quais foram as percepções deles sobre o que foi tratado, que sentimentos foram despertados, se o evento culminou em algum tipo de compromisso ou intenção com a empresa, entre outros questionamentos.

Redes sociais

Monitorar as redes sociais antes, durante e depois do evento é uma alternativa para captar as respostas das perguntas que citamos no tópico acima. As hashtags, por exemplo, permitem que você acompanhe de forma rápida e simples as opiniões e engajamento do público.

Quando um participante tuíta a fala de algum palestrante, por exemplo, isso pode demonstrar satisfação. Já comentários falando sobre sono são um sinal de que a palestra pode não estar tão interessante assim.

Aplicativo para eventos

Os aplicativos para eventos estão se tornando cada vez mais populares. E não é para menos. Além de todas as facilidades e da quantidade de informações oferecidas aos participantes, eles ainda produzem relatórios em tempo real para os organizadores e expositores. Assim, com todos os dados disponíveis, você poderá agregá-los à plataforma de CRM da empresa para separar simples interações de possíveis leads qualificados para venda — aumentando, assim, a taxa de conversão.

Outro ponto importante em que os aplicativos ajudam é na avaliação do engajamento dos participantes. Aliado ao monitoramento das redes sociais, como já mencionamos, é possível ter uma visão mais completa sobre eles em tempo real.

Com esses aplicativos é possível ainda verificar dados muito mais específicos, como o desempenho e efetividade dos banners de patrocinadores, qual é a utilização do sistema de mensagens para networking, entre outras funções.

Quero saber mais sobre aplicativos para eventos

Como converter informações sobre os participantes em ROI?

É impossível falar sobre ROI e não abordar a importância da boa utilização das informações dos participantes do seu evento. Converter as informações do seu público em retorno financeiro não é tão difícil quanto parece e essa conversão pode ser feita de diversas maneiras.

Umas delas é na contratação de atrações de grande renome, por exemplo, forma bastante eficaz de gerar buzz. Porém, por ser uma aposta de risco, o acesso a dados mais específicos e também aos interesses dos participantes de seu evento é fundamental.

Aproveite o momento da inscrição para criar uma lista propositiva de interesses e pedir que o participante escolha alguns. Dessa forma, você conseguirá as informações de que precisa e garantirá a escolha da melhor atração, a que atrairá mais a atenção do público e gerará mais buzz para o seu evento.

Existe alguma tecnologia para melhorar minha coleta de dados?

Hoje em dia, temos soluções tecnológicas para tudo, e com os eventos não podia ser diferente. Existem diversas inovações que ajudam a coletar mais facilmente os dados dos participantes e é muito válido o investimento nessas ferramentas. Algumas delas são:

Coletores de dados

Antes utilizados nas áreas de manufatura e varejo, eles têm se mostrado aliados valorosos na geração de dados durante eventos corporativos, internos e externos. Antes, sua principal função era apoiar a logística, porém, agora, as possibilidades são enormes.

Existem tecnologias inovadoras que fazem a integração — como as plataformas de gestão de eventos — e a análise das informações vindas do coletor de dados. Assim, permitem que expositores de eventos tenham acesso a elas em tempo real para tomada de decisões e ações de maneira imediata, fazendo os ajustes necessários para maximizar a efetividade e, com isso, aumentar o ROI do evento.

Ler sobre coletor de dados

Plataforma de divulgação de eventos

Essas plataformas dão mais rapidez à gestão das informações obtidas e facilitam a medição do ROI. Com elas, é possível reunir diversos dados antes, durante e depois do evento, gerando planilhas e transformando suas informações em relatórios que podem ser gerados em tempo real.

Com ela, você pode criar um site para o seu evento e melhorar sua estratégia de divulgação na web, otimizando o desempenho de SEO e a taxa de conversão de visitantes para inscritos.

Com isso, é possível fazer ajustes no evento para oferecer experiências personalizadas aos participantes, gerando mais satisfação e, consequentemente, aumentando o número de leads obtidos e sua taxa de conversão.

Saber mais sobre divulgação para eventos

É possível maximizar o ROI de um evento?

Claro! Lembre-se de que os eventos são uma excelente oportunidade para ficar frente a frente com a sua persona, ouvir suas necessidades e estudar seu comportamento. 

Quando planejado corretamente, esse tipo de estratégia tem o poder de gerar, de uma só vez, mais clientes potenciais, por exemplo, do que em vários meses de trabalho de uma equipe comercial, dependendo do setor e do produto ou serviço que a empresa oferecerá. Isso sem mencionar a mídia espontânea em jornais e canais de TV e rádio, o buzz nas redes sociais, entre outros.

Mas não se esqueça: para conseguir um bom retorno sobre o investimento em eventos, não basta apenas uma boa execução, é preciso um bom planejamento. Portanto, defina metas e bole um plano para atingi-las, não deixando de focar um ponto estratégico.

Agora que você já aprendeu como calcular o ROI de um evento de uma vez por todas, siga nossas redes sociais (LinkedInFacebookInstagram e Twitter) e acompanhe diversos posts interessantes sobre o universo dos eventos.


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