imagem de moedas, cartões e dinheiro espalhados
Organização de eventos | 15 minutos de leitura

Saiba como organizar excelentes eventos mesmo em tempos de crise!

Reunimos alguns passos e dicas importantes sobre como organizar eventos mesmo em condições menos favoráveis, sejam elas financeiras ou estruturais


Quando pensamos em organizar eventos em tempos de crise, é inevitável não pensar automaticamente em orçamentos apertados e dificuldades de planejamento. Contudo, um evento de sucesso vai muito além disso. Por isso, neste artigo reunimos alguns passos e dicas importantes sobre como organizar eventos excelentes mesmo em condições menos favoráveis, sejam elas financeiras ou estruturais. Quer saber mais sobre isso? Nós contamos!

Independentemente da verba disponível, o sucesso de um bom evento está em engajar os participantes e promover a interação entre eles e com o evento. E isso também conta — e muito! — para os eventos corporativos que, por senso comum, levam a fama de serem maçantes e cansativos.

Por isso, mesmo em tempos difíceis, é possível mudar isso por meio de alguns passos básicos. Afinal, promover um evento corporativo é uma grande oportunidade de engajamento com a empresa, e para isso, é preciso envolver o público antes, durante e após o evento.

Além de conseguir traçar mais precisamente o perfil dos participantes, envolver o público ajuda a alinhar as expectativas deles em relação ao evento e isso garante que nenhum gasto ou investimento seja em vão. Afinal, nosso objetivo aqui é ajudá-lo a organizar bons eventos em  tempos crise, não é mesmo?

Quero descobrir a persona do meu evento

O que muda ao organizar eventos em tempos de crise?

Falar em cortes de verba e orçamentos limitados já é um clichê quando pensamos em realizar eventos na crise. Contudo, mesmo em cenários complicados, é preciso considerar fatores que vão além do setor financeiro.

Caso você se pergunte se ainda vale a pena investir em eventos corporativos: a resposta é sim, desde que a empresa se atenha a alguns detalhes fundamentais.

Eventos corporativos não só aumentam o engajamento com a empresa como também qualificam os funcionários e os deixam mais motivados com suas carreiras e cargos na organização. Por isso, é preciso entender os benefícios que os eventos podem trazer, para que os esforços e investimentos valham a pena.

Um dos principais fatores para o sucesso de um evento é o alinhamento das expectativas dos participantes à experiência total do evento. Como veremos nos passos a seguir, tudo isso se desdobra em diversos fatores, desde o formato do evento até o momento de coletar os feedbacks.

Quero melhorar o feedback dos meus eventos

Além de algumas ferramentas que podem ajudar a analisar se um evento é viável, também é preciso investir em criatividade e inovação quando a instabilidade econômica não ajuda. Com o intuito de testar novos formatos e estratégias, é possível criar eventos com uma programação mais enxuta, porém com mais qualidade e mais engajadores.

Quer saber como? A seguir, veja 6 passos fundamentais para organizar um evento excelente.

1. Defina prioridades

Aqui é preciso determinar alguns passos secundários por ordem de prioridade. Quando pensamos em um evento, obviamente, pensamos no público presente e o que será oferecido a ele. Por isso, é preciso começar pelo financeiro.

Antes de tudo, é preciso saber se haverá um patrocinador ou não. Caso não, qual o motivo? A opção foi considerada? Nem sempre é preciso ter um patrocinador, já que muitas vezes a própria empresa arca com os gastos ou o valor das inscrições é suficiente para bancar o evento.

Vale ressaltar que todos os processos seguintes dependerão da verba disponível. Por isso, contar com patrocinadores em tempos de crise pode ser uma opção bastante favorável para viabilizar eventos.

Passo a passo para encontrar o patrocinador perfeito

Para quem o evento será direcionado?

Só é possível pensar na programação de um evento após definir a persona, isto é, traçar o perfil dos participantes. Afinal, o principal objetivo dessa programação é entregar ao participante uma experiência não só construtiva como agradável e interativa.

Mas como fazer isso? Dentre algumas variáveis, o foco para determinar a persona é entender quem é o participante, o que ele gostaria de ver, qual formato de evento funciona melhor com ele e como engajá-lo antes, durante e após o evento.

Diretamente ligado ao planejamento financeiro, o próximo passo é sobre as inscrições. Como elas serão feitas? Já possui um site para otimizar a venda de ingressos? Há um número mínimo ou máximo de participantes? Como os participantes poderão se inscrever? O valor é justo?

Todas essas variáveis são muito importantes para prospectar o evento e, assim, tomar outras decisões durante o planejamento estratégico e a organização.

Preenchendo o evento: a programação

É hora de definir o que mais interessa ao participante: a programação! Ela é o grande chamariz para chamar a atenção da sua persona e engajá-la. Tanto no conteúdo oferecido quanto no formato escolhido para o evento, tudo aqui importa para garantir a melhor experiência possível para o seu participante.

Muitas vezes pensamos que a quantidade de atrações é o que preenche um evento, quando, na verdade, isso pode resultar em um evento extenso, cansativo e fazer com que os participantes saiam antes do final.

Por isso, prezando pela questão financeira e pela experiência dos participantes, apostar em um ou dois palestrantes de grande importância para a sua persona é uma decisão mais acertada do que encher o evento com palestras extensas que não chamarão a atenção dela. Nesses casos, a qualidade pesa mais do que a quantidade e, assim, é totalmente possível fazer uma boa programação com baixo custo.

O que não devo cortar no evento?

Sabemos que alguns fatores são primordiais para que os eventos aconteçam, por exemplo: local, estrutura, serviços, internet, coffee break, entre outros detalhes. Contudo, é possível economizar em cada um deles por meio de um planejamento estratégico, a adequação da persona e o alinhamento às suas expectativas.

Partindo da necessidade de um espaço físico para a realização é preciso pensar naquele ideal: nem grande, nem pequeno demais. O coffee break, por exemplo, é importante, mas, desde que o foco do evento não seja a gastronomia, é possível orçar opções mais em conta e direcionar os gastos para os pontos fortes do evento, como o palestrante ou a garantia de que a velocidade da internet contratada seja suficiente.

Para ajudar a determinar o que é indispensável ou não para o seu evento existem algumas ferramentas e calculadoras, que podem ajudá-lo a se guiar durante o planejamento. Aposte nessa ajuda! Afinal, tudo isso interfere diretamente na experiência do participante, podendo afetá-la positiva ou negativamente.

Ferramentas grátis para eventos

2. Acerte o orçamento

Preocupado agora? Relaxe! Estamos aqui para mostrar que, mesmo em tempos de crise, é totalmente possível realizar eventos.

Sem dúvida, é preciso de verba para que o evento aconteça. Mas como já mencionamos, a qualidade é o que faz um bom evento. Portanto, se for preciso enxugar o escopo da programação para se adequar ao orçamento, faça-o.

Aqui cabe a seguinte pergunta: “meu evento é viável?”. O primeiro passo para respondê-la divide-se em quatro perguntas relacionadas ao orçamento:

  • meu evento depende de um número mínimo de inscritos para acontecer?
  • meu evento depende de cotas de patrocínio para acontecer?
  • meu evento depende de inscrições e de patrocínio para acontecer?
  • meu evento já tem seu financiamento assegurado, independentemente de faturamento com inscrições ou patrocínio?

Somente a partir dessas respostas é possível dar o pontapé inicial na hora de acertar o orçamento.

Descubra se o seu evento é realmente viável

Como produzir um evento com limite de gastos?

Definir prioridades é necessário para focar em uma programação que engaje, ofereça uma experiência encantadora e venda ingressos a um preço justo. Unindo esses três pontos, você já terá meio caminho andado para um evento excelente, mesmo que haja limitações financeiras.

Outro ponto extremamente importante na hora de definir o orçamento é estar atento ao desperdício. Como falaremos mais adiante, um bom planejamento estratégico se atém ao orçamento definido e cuida, principalmente, de evitar desperdícios ou gastos desnecessários.

Flexibilidade e novos formatos

Que tal ver o lado positivo quando o orçamento aperta? Diante da importância de realizar um evento corporativo, porém com corte de gastos, surgem oportunidades para experimentar novas configurações, formatos e estratégias nos eventos. Além da importância de inovar, como falaremos mais adiante, é preciso se adaptar da melhor forma!

3. Pesquise fornecedores e negocie

É hora de pesquisar e correr atrás dos melhores preços! Para aqueles que realizam eventos com frequência, fomentar relacionamentos sólidos e de confiança com fornecedores ajuda não só na agilidade do serviço, mas também na hora de garantir valores que se adéquem ao orçamento estipulado.

Aprenda a negociar

Além de criar um bom relacionamento com seus fornecedores, é importante aprimorar as técnicas de negociação. Optar por fornecedores que você já conhece, com quem possui uma boa relação é muito importante, porém também é preciso estar sempre atento aos valores e comportamentos praticados no mercado.

Por isso, antes de fechar um contrato, a dica é realizar três ou quatro cotações com empresas reconhecidas que prestem o tipo de serviço que você procura. Assim, é possível obter uma média dos preços cobrados e negociar com mais firmeza.

4. Seja criativo e desenvolva soluções inovadoras

Este passo pode até parecer clichê quando se trata de fazer eventos em tempo de crise, mas com o orçamento apertado ou não, criatividade e inovação são sempre bem-vindas!

Quando pensamos em eventos corporativos, automaticamente nos vêm à cabeça formatos engessados de eventos maçantes e entediantes. Por isso, abusar da criatividade nesses casos não só ajuda no bolso, como também pode aumentar o engajamento do público e garantir o êxito do seu evento.

A descontração em eventos incentiva a criatividade e uma participação mais ativa dos participantes. Por isso é tão importante conhecer bem a persona do evento para tomar decisões mais acertadas — por exemplo, ao escolher lugares inusitados, investir em cenografia, definir programações inovadoras e até mesmo, realizar jogos e experiências que envolvam todos os sentidos dos participantes.

Em termos de evento, o melhor jeito de inovar na crise é pensar em formatos que mais agradam à persona e que eles fujam de programações maçantes. Isto é, é preciso pensar em inovar a forma como o conhecimento é entregue.

Obviamente, testar novos formatos e ideias dependerá de diversos fatores, como o segmento da empresa, o objetivo do evento, a persona, a estrutura disponível etc. Contudo, separamos algumas dicas interessantes para ajudar a estimular sua criatividade. Veja só!

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Invista em tecnologia e interatividade

Sabemos que o futuro é digital e, por isso, investir em tecnologia estimula a interação do público entre si e com os palestrantes e/ou expositores do evento. Por exemplo, apostar no esquema de perguntas e respostas no telão durante alguma palestra envolve muito mais o público e faz com que todos sintam-se parte do evento.

O termo video mapping é pouco conhecido, mas já é tendência nos eventos. Essa técnica nada mais é que a projeção de elementos audiovisuais em paredes, fachadas ou objetos. Além de chamar a atenção, ele também pode ser utilizado para fornecer informações sobre o evento de maneira digital e sustentável.

Os aplicativos, tão comuns na rotina dos adeptos aos smartphones, também vêm para dominar o mundo dos eventos. Por meio de um aplicativo desenvolvido exclusivamente para um evento é possível adquirir o ingresso, apresentá-lo na entrada, acessar o mapa completo e a programação do evento, realizar sorteios, interagir com os outros participantes, coletar feedbacks e muito mais!

Cada aplicativo pode ser personalizado para a finalidade do evento, tornando-se grandes aliados para engajar e conseguir a interação do público-alvo.

Esteja atento às novidades

Palestras online, painéis interativos, webinars, perguntas e respostas, games — as opções para inovar e surpreender os participantes são muitas! Todas essas tecnologias também permitem a possibilidade de estender o evento a um público que não esteja presente fisicamente no evento ou contar com a participação de convidados especiais à distância.

Outra tendência que vem ganhando espaço nos eventos corporativos é a gamification, uma estratégia que busca a interação entre os participantes com base em “jogos” e incentivos lúdicos que estimulam o engajamento com o evento. Por exemplo, o participante mais ativo ou que mais comentar durante uma palestra ganha um brinde da empresa.

Os eventos podem contar também com outras atrações como apresentações entre as palestras, mostras de realidade virtual, estandes com novidades de mercado e outras ideias, desde que sejam condizentes com a persona e com o formato do evento. Tudo isso estimula a circulação dos participantes por toda a área do evento e facilita o networking entre eles.

O Design Thinking em eventos

Tudo que já falamos até aqui sobre definir a persona, suas expectativas, percepções e como adequá-las ao contexto do evento é parte da ideologia do Design Thinking, uma metodologia que estimula a resolução de problemas por meio de novas perspectivas, soluções e respostas que colocam as pessoas como o foco das decisões.

Quando se trata de novos produtos ou soluções inovadoras, a metodologia do Design Thinking é aplicada ao planejamento estratégico de eventos, realizando testes — de forma mais barata — para errar e aprimorar as técnicas antes, para garantir que a realização do evento e o uso da verba destinada a ele será mais acertado e trará bons resultados.

Toda a proposta do Design Thinking em eventos consiste em melhorar a experiência dos convidados e participantes durante o acontecimento, garantindo ótimos resultados e, consequentemente, a economia de recursos e dinheiro com ideias já testadas.

De olho na internet!

Para viabilizar inovações, ideias criativas e interações entre os participantes é preciso contar com uma internet que atenda adequadamente a toda a estrutura do evento. Quem nunca participou de um evento no qual a internet sem fio era quase inutilizável?

Subestimar a infraestrutura da internet é um grande erro no planejamento que pode comprometer a boa experiência dos participantes durante o evento. Para evitar esse problema, calcule corretamente a velocidade ideal para o seu evento!

5. Evite desperdícios

Quando pensamos em desperdícios em eventos, logo associamos aos comes e bebes. Contudo, qualquer ação promovida por uma empresa envolve outros tipos de lixos, que nem sempre são descartados de forma correta. Muitas vezes, essa logística do descarte nem sequer é considerada.

Em tempos digitais, é possível eliminar grande parte desse lixo gerado por meio da tecnologia. Banners, panfletos, fichas de cadastro e ingressos de papel podem ser facilmente substituídos por aplicativos e video mapping no evento, como já sugerimos anteriormente.

Além de promover mais interatividade e engajamento, a tecnologia vem com um papel fundamental de levar o impresso para o digital, simplificando caminhos, otimizando processos por meio do Design Thinking e, consequentemente, tornando os eventos mais sustentáveis.

Como já mencionamos, a metodologia do Design Thinking vem para encontrar respostas que ajudem a melhorar os processos. Dessa forma, na busca por soluções mais sustentáveis e apostar em pensamentos estratégicos para evitar o desperdício, desde o planejamento, faz com que um evento ganhe em performance, custo-benefício e engajamento do público com mais eficácia.

Para começar a pensar na sustentabilidade, que tal inovar e trocar a tradicional gift bag com papéis por uma Digital Swag Bags com vale-presentes digitais e conteúdos online, por exemplo?

Pensar no desperdício como parte do planejamento estratégico é parte de uma atitude sustentável. Qualquer erro por falta ou excesso pode prejudicar o desempenho de um evento. Por isso, é importante calcular precisamente alguns detalhes como a quantidade ideal para o coffee break e o tamanho das salas para o evento, por exemplo.

6. Conte com a ajuda da tecnologia e de profissionais da área

Quando falamos na experiência do participante, todos os detalhes de um evento podem torná-la incrível ou arruiná-la. Por isso é tão importante contar com um planejamento estratégico e, claro, com a ajuda de profissionais. Principalmente em tempos de instabilidade econômica, é preciso tomar decisões acertadas não só para o sucesso do evento, mas também para evitar gastos equivocados.

Você deve estar se perguntando: “Mas não fica mais caro?”. Em tempos de crise, tudo é definido com base em prioridades: a partir do momento que o foco e o objetivo do evento são estipulados fica mais fácil saber em que poupar e onde investir um pouco mais.

Na era da tecnologia, a melhor opção é confiar no trabalho de quem entende da área para ajudar a construir um evento inovador, interativo e, consequentemente, engajar seu público.

Em que investir?

Muito falamos sobre engajamento com o público aqui, mas vale ressaltar que esse envolvimento começa muito antes do evento. Desde etapas como divulgação da programação e a venda dos ingressos já é preciso criar um relacionamento e promover uma expectativa no público em relação ao evento.

Por isso, em lugar de criar uma divulgação impressa, concentrar todas as informações, dados e venda de ingressos do evento em um aplicativo, por exemplo, gera um processo muito mais engajador com o público.

Além dos aplicativos na hora do planejamento, os fornecedores de tecnologia — internet, equipamentos eletrônico, telões, drones — são uma garantia de que um evento, mesmo que simples, não deixará nada a desejar em termos de infraestrutura e, além disso, tudo conta como um plus para impressionar e garantir uma boa experiência para os participantes.

Hoje em dia, investir em tecnologia nem sempre exige investimentos financeiros altíssimos, porém assegura um ótimo custo benefício para a experiência total de qualquer evento corporativo.

Conectividade e networking

Naturalmente, eventos corporativos possuem um clima favorável — e muitas oportunidades — para criar um networking valioso. E para aqueles que têm dificuldade em engajar um bate-papo pessoalmente, a tecnologia pode ajudar bastante!

Por meio dos aplicativos feitos exclusivamente para os eventos é possível disponibilizar features como um matchmaking, que viabiliza que os participantes encontrem outras pessoas com perfis ou aspirações profissionais semelhantes e comecem uma conversa online.

Dessa forma, levar toda informação e interação social de um evento para dentro de um aplicativo permite que os participantes aproveitem o evento como um todo e mantenham-se engajados antes, durante e depois do acontecimento.

Quero conhecer o matchmaking

Prepare-se para o próximo evento

Seguindo todas essas dicas, você estará pronto para produzir um evento excelente mesmo em tempos de crise. Independentemente do cenário econômico, um bom evento pode ser simples, enxuto e de baixo custo, desde que ele atenda às expectativas do público e o envolva emocionalmente em experiências construtivas.

Produzir eventos pode ser uma atividade cara, mas sempre é possível poupar e compensar alguns gastos para garantir o custo-benefício. Seja uma feira, um workshop ou uma palestra, o que determina o sucesso de um evento é como a divulgação será direcionada, a programação será pensada para entreter e levar conhecimento aos participantes.

Por isso, mesmo em um cenário econômico instável, o foco deve estar em criar eventos menos passivos e mais participativos que, por meio da tecnologia, ofereçam estrutura e possibilidades de interação. Essa é a chave para garantir a boa experiência de quem está lá.

Não se esqueça de coletar os feedbacks! Eles serão a melhor ferramenta para medir o sucesso do seu evento e ajudar a traçar sua persona. Com eles, será possível ter um excelente ponto de partida sobre as preferências e o perfil dos participantes, bem como os erros e acertos para planejar o próximo evento. Para coletar as opiniões dos participantes de maneira efetiva, também vale usar a criatividade, até mesmo utilizando um aplicativo em seu evento.

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