imagem de um homem segurando um troféu
Gestão de eventos | 6 minutos de leitura

Quais os passos principais para descobrir se o seu evento está no caminho para ser um sucesso?

Saiba se você está organizando o seu evento da melhor maneira possível


Essa é uma pergunta frequente quando conversamos com diversos organizadores de eventos. Na visão deles e na nossa também, as empresas de tecnologia devem tentar respondê-la com os seus produtos e serviços. Porém, essa não é uma pergunta simples e a resposta vai variar dependendo principalmente de dois fatores:

  • do tipo de evento;
  • quando podemos identificar sinais claros de que estamos no caminho certo ou errado.

Portanto, nesse artigo, vamos explorar um pouco desses 2 temas. Leia a seguir!

Quais são os tipos de evento que existem?

Há alguns meses atrás, Roli, nosso investidor anjo que há mais de 30 anos atua no mercado de eventos, veio até a nossa sede em Florianópolis dar uma palestra sobre eventos. Nela, ele explicou que todo evento pode ser entendido dentro de 3 pilares:

imagem da pirâmide dos tipos de eventos

Se você não está acostumado a analisar os eventos sobre esse prisma, vou fazer uma breve simplificação com exemplos:

Conhecimento

Imagine que você realiza um evento na área médica em que são apresentados 15 estudos de caso com o que existe de mais novo em termos de pesquisa e conhecimento dentro de uma área bem específica, como por exemplo: Ortopedia Funcional dos Maxilares.

Para tal, você recebeu 450 interessados em apresentar os seus trabalhos e uma banca de experts no assunto selecionaram os mais relevantes.

Além disso, o seu evento tem uma agenda apertada, existem poucos momentos em que o público está fora da sala do auditório, os almoços e coffee breaks são curtos para não desperdiçar tempo que poderia estar aprendendo algo novo e provavelmente não há um espaço adequado para que o público interaja entre si. Ao final da última apresentação, o evento acaba e cada um vai para a sua casa ou hotel.

Relacionamento

Ao contrário do evento descrito acima, os eventos que focam em relacionamento tem uma dinâmica bem diferente. Neles, é importante ter tempo e condições boas para se relacionar.

Isso envolve um espaço aconchegante para conversar, longas pausas para refeições, coffee breaks e ao final do evento, quem sabe, um happy hour. A preocupação maior é garantir que novas relações aconteçam e que as existentes sejam fortalecidas.

Um exemplo típico é quando uma empresa faz um evento anual para prestigiar e oferecer uma excelente experiência aos clientes e principais parceiros.

Comercial

O grande exemplo nesse tópico são as feiras B2B, com seus grandes pavilhões e centenas de pessoas. Todos estão buscando possíveis clientes ou fornecedores. As empresas que participam fazem ações promocionais para atrair mais pessoas para o seu estande e coletar mais contatos para fechar negócio pós-evento.

Nem tudo é preto no branco

É normal os eventos terem características de mais de um dos grupos citados acima. É comum de feiras B2B com uma agenda de conteúdo sobre o tema acontecendo ou um evento de conhecimento que também oferece espaço de socialização. Por isso, é importante entender que existem diferentes métricas dependendo de qual é o objetivo principal do seu evento.

Perfeito, já entendi o meu tipo de evento. Que tipo de métrica devo acompanhar então?

Um fator importante é entender que existem dois tipos diferentes de métricas: Output e Drivers.

Métricas do tipo Output são focadas em resultados finais. Por exemplo, o número de ingressos vendidos nos primeiros 30 dias de divulgação ou a avaliação pós-evento que é amplamente utilizada nos eventos. Esse tipo de medida descreve o que já aconteceu, é como se você estivesse sempre olhando para o passado e se perguntando se foi satisfatório ou não, prevendo mudanças para as próximas edições.

Já as Métricas do tipo Drivers te ajudam a medir os “meios” para se atingir um resultado. Por exemplo, se eu sei que a cada 100 visitantes que entram no site de vendas de ingresso do meu evento 1 acaba comprando ingresso e tenho uma meta de vender 10, faz sentido acompanhar se o número de visitantes (meios de se atingir o resultado) é suficiente para chegar no output desejado (10 ingressos vendidos).

Se o meu número de visitantes está muito abaixo do esperado posso prever com uma boa chance que as vendas não chegarão na meta e tomar uma ação corretiva ainda dentro do mesmo evento.

Certo, e quais são as métricas drivers que devo usar?

Não existe um consenso de mercado sobre isso, então vamos passar um pouco de como nós acompanhamos e o que indicamos aos nossos clientes por tipo de evento.

Comercial

Se o principal aspecto do seu evento é a geração de negócios as métricas que são úteis para saber se o se evento será um sucesso são quantas oportunidades comerciais os seus expositores geraram e qual é qualidade que eles mesmo atribuem a cada contato. Veja esse relatório que retiramos na metade de um evento que participamos:

imagem de um relatório de evento

Se eu fosse o organizador desse evento ficaria bastante preocupado com os expositores número 2, 5 e 10. Eles além de terem gerado muito menos oportunidades comerciais elas tiveram uma baixa qualificação. Qual é a probabilidade desses expositores ficarem satisfeitos ao final do evento e renovarem a cota para o próximo ano?

Fica evidente que o organizador deve conversar com o expositor para entender que tipo de público ele deve encaminhar para o estande e analisar se existe algo que ele possa fazer para aumentar o tráfego na região deles.

Relacionamento

Em eventos de relacionamento, nós costumamos analisar a quantidade de conversas prévias e reuniões pré agendadas antes mesmo do evento. Veja bem, se o objetivo é se relacionar com pessoas estratégicas do mercado, faz sentido começar uma conversa com antecedência ou já deixar um encontro pré-agendado. Agora, imagine que estamos tratando de um evento de 300 pessoas e estamos a 5 dias do evento com esses números:

imagem de Exemplo de reuniões e mensagens imagem de Exemplo de reuniões e mensagens

Provavelmente o organizador irá precisar fazer uma campanha de estímulo para os participantes serem mais ativos no pré-evento e chegar preparados para o dia principal do evento.

Conhecimento

Nos casos de eventos em que o foco do participante é obter conhecimento, nós sugerimos aos nossos clientes monitorarem o engajamento do público com o conteúdo em si. Veja esses dados de uma palestra que gerou uma participação intensa da platéia:

imagem de Exemplo de perguntas, likes e comentários

Tudo indica que as pessoas se interessam muito pelo tema e que ele foi do interesse do participantes afinal, houve um alto número de comentários em perguntas os próprios usuários estão gerando conteúdo relevante entre si. Outro mecanismo que aconselhamos os clientes a usarem são enquetes para avaliar a absorção do conhecimento pelo público.

Conclusão

Descobrir se o evento está no caminho certo para ser um sucesso não é uma tarefa simples. Entender exatamente qual é o tipo de evento e quais são os principais indicadores de acordo com seus objetivos, ajuda a tomar ações corretivas antes do final do evento. Com isso as chances do sucesso aumentam!

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