imagem de organizadores de evento planejando o seu evento
Gestão de eventos, Organização de eventos | 14 minutos de leitura

Organizando eventos: as principais etapas de um projeto e o que fazer em cada uma

Descubra como começar a organizar os seus eventos do começo ao fim!


Está organizando eventos? Então você já deve ter escolhido um tema central, várias ideias estão pipocando na sua cabeça, mas você nunca organizou um evento antes, ou pelo menos nada do mesmo porte. Então por onde começar? Será que não estou esquecendo de nada? Vai dar tudo certo?

Essas e algumas outras perguntas devem estar passando pela sua cabeça, certo? Nas próximas linhas, pretendo te ajudar com elas e com a organização do seu evento, passando por todas as principais etapas, do pré ao pós-evento.

Caso você tenha interesse em um guia mais denso sobre o assunto, eu recomendo fortemente o ebook Checklist completo para realizar feiras e eventos, que nós fizemos em parceria com a agência InsideOut, dê uma olhada.

Pré-evento

A etapa mais longa enquanto está organizando eventos é o pré-evento. Ela pode ter de alguns meses a um pouco mais de um ano, dependendo de diversos fatores, dentre eles tamanho do evento, quantas pessoas você tem em sua equipe e qual a experiência de todos com organização de eventos.

Os primeiros passos aqui são: planejar o evento, o seu orçamento e sua divulgação.

Planejamento do evento

Essa é a parte mais importante de toda a organização do evento. Sem pressão mas, se você errar aqui, as chances são de que você não vai conseguir acertar mais para frente.

A principal dica é planejar tudo com calma, ter cenários realistas em mente e se possível, validar suas ideias com pessoas que já tenham mais experiência na produção e planejamento de eventos.

Estabeleça objetivos

Depois de já ter o tema e a razão pela qual você está organizando eventos, você deve definir seus objetivos. Você pretende gerar lucro? Educar um certo público? Usar o evento como plataforma para a venda de um produto ou serviço?

Dependendo do evento, você pode ter mais de um objetivo, ou times diferentes de sua empresa terem objetivos diferentes, mas é importante ter alinhado desde o dia 0 o que você pretende alcançar com o seu evento, para a partir daí começar a desenhar o caminho para chegar até esse objetivo.

Se você quer gerar lucro, você provavelmente vai ter o interesse de vender o maior número possível de espaços no seu evento, ter um time específico para vendas de cotas de patrocínio e uma estratégia agressiva de vendas de ingresso será muito importante.

Agora se o seu principal objetivo for educar o público-alvo do evento, com certeza você ainda pode ter um time para vender cotas ou uma estratégia agressiva de vendas de ingresso, porém seu foco principal deve ser em achar os melhores palestrantes/painelistas possíveis, possivelmente investir em um treinamento específico para eles, e boa parte do seu tempo deve ser dedicado na educação do seu público.

Já definiu os seus objetivos? Tem em mente um caminho para chegar lá? Ótimo, coloque isso no papel (ou no computador/celular… O importante é escrever o que pensou).

Leia e releia, mostre para pessoas, peça pelo feedback delas, se possível em especial pessoas que já organizaram eventos com objetivos parecidos, eles podem te dar dicas valiosas que podem ajudar a melhorar o seu evento.

Defina a data, o local e o horário do evento

E agora? Já tem uma ideia de como chegar alcançar os seus objetivos e quais as suas prioridades? Legal, hora de definir a data, o local e o horário do evento!

Alguns dos fatores que devem ser considerados ao decidir a data são:

  • Se os participantes e o convidado especial estão disponíveis no(s) dia(s);
  • O que funciona melhor para sua audiência (Não conhece sua audiência ainda? Personas podem te ajudar!).
  • Existe algum feriado próximo? Lembre-se que isso pode tanto atrapalhar quanto ajudar a logística do seu evento.

Alguns dos fatores para levar em consideração decidindo o local:

  • Muitos participantes e convidados vão precisar estar em um hotel? Existe uma boa estrutura próxima?
  • As pessoas precisarão chegar até seu evento de ônibus ou avião? Como é o aeroporto/rodoviária da cidade que planeja fazer o evento? O translado até o evento é fácil?
  • Existe na cidade que você planeja pontos turísticos que possam ajudar a atrair o público para o evento?
  • Dependendo da duração e tamanho do evento, tem uma estrutura para refeições no local? Se não tiver, existe em algum lugar próximo?
  • Como é o suporte para estrutura de internet? Hoje mais do que nunca uma boa conexão de internet é essencial para boa parte dos eventos. Caso você não saiba como calcular a estrutura de internet necessária para o seu evento sozinho, essa ferramenta que fizemos pode ajudar você.
  • Na etapa anterior você deve ter definido um objetivo de total de participantes esperados, certo? Leve isso em consideração na escolha de um local, muito pequeno e não caberão todos, muito grande e mesmo seu evento alcançando o objetivo, vai parecer vazio e incompleto.

Sobre os horários:

  • Leve em consideração o tempo de deslocamento das pessoas até o local do seu evento, tanto antes quanto depois dele.
  • A atenção dos participantes tem uma “data de validade”, pessoas precisam descansar entre palestras e esse tempo também pode ser usado para networking, coffee breaks são essenciais e, dependendo do evento, happy hours e festas podem ser uma boa pedida.

Ei, você é um organizador, certo?

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Sua empresa organiza eventos?








Defina os palestrantes, painelistas, mestre de cerimônias…

Escolher bons palestrantes, com temas interessantes e que saibam apresentar pode ser o divisor de água entre um ótimo e um péssimo evento, isso torna essa uma das etapas mais sensíveis do pré-evento.

Temos um post que explica como saber qual palestrante o seu público realmente quer, recomendo a leitura dele, mas em resumo ele diz:

  • Primeiro de tudo, conheça o público do seu evento;
  • Faça uma pesquisa de palestrantes referência no tema;
  • Fique de olho nas redes sociais antes de contratar um palestrante;
  • Verifique o compromisso do profissional (pontualidade, profissionalismo, domínio do tema…);
  • Considere o feedback dos participantes.

Se você pretende se aprofundar ainda mais no assunto (e sim, você deve), recomendo a leitura desse ebook: Como saber qual o palestrante ideal para os seus participantes.

E em relação ao mestre de cerimônias? Montamos um material junto com a Smartalk falando sobre o tema, se você planeja ter um mestre de cerimônia em seu evento, essa é uma leitura importante.

Faça (bem) a matemática

Como dizem, o diabo mora nos detalhes, e é neles que você não pode errar. São diversas as contas que você deve fazer em um evento, e não estou nem entrando na parte do orçamento ainda, elas vão desde a quantidade de comida em um coffee-break, cerveja em um happy hour até qual seria a distância ideal entre o telão e as primeiras fileiras de participantes.

Sabendo da dificuldade que muitas pessoas tem com alguns desses cálculos, nós criamos algumas calculadoras gratuitas para ajudar organizadores e produtores de eventos, e chamamos elas de mobLee Tools.

No total, atualmente temos 4 ferramentas, são elas:

  • A calculadora de tamanho de salas para eventos. Independente do formato que você pretende montar a sala (conferência, banquete…), diga quantas pessoas você planeja colocar na sala que a calculadora vai te entregar o tamanho ideal que essa sala deve ter.
  • A calculadora de distância entre telão e plateia. Você sabia que dependendo da resolução do seu telão e o tamanho total dele, a distância ideal entre ele e seu público muda? Com essa ferramenta saber qual é essa distância fica bem fácil.
  • Nossa ferramenta de comes e bebes. O que é pior, sobrar comida e você perder dinheiro com o coffee break ou um happy hour ou sua audiência ficar com fome? Ambos os cenários são horríveis e essa calculadora te ajuda a fugir deles!
  • Calculadora de velocidade de internet para grandes públicos. Todos já fomos para um evento que a internet era praticamente impossível de usar, certo? Ninguém quer ser quem organizou esse evento, não seja essa pessoa! Com essa ferramenta você vai saber como negociar a internet com seu provedor, conseguindo o melhor negócio para você e seu público.

Dividir para conquistar: monte um time

Você pode até estar puxando a frente do evento, mas não conseguirá fazer tudo sozinho. Ter um time te ajudando desde o começo é essencial! É claro que quem são essas pessoas e quantos são vai depender de diversos fatores mas no geral, antes do evento, tenha pelo menos uma pessoa ou comitê responsável por:

  • Patrocinadores;
  • Participantes;
  • Palestrantes, painelistas e mestre de cerimônias;
  • Design, impressões, identidade visual;
  • Prêmios, lembranças, presentes, faixas, certificados, brindes;
  • Transporte, bufê, organização do local, decoração, cenário, estacionamento;
  • Mídia, Relações Públicas, Marketing.

Para trabalhar com um time, de funcionários ou voluntários, você vai precisar entender algo sobre gestão de equipes. Um ótimo lugar para começar os estudos sobre como gerir um time, calcular metas e incentivar engajamento pode ser encontrado no artigo: Gestão de projetos em equipe: calculando metas e incentivando o engajamento.

Nós também temos um artigo sobre como atrair e montar uma equipe de vendas para o seu evento, outra leitura mais do que recomendada para você que está montando o seu time agora.

Certifique-se que tem aprovação para tudo

Já pensou você fazer tudo certinho enquanto está organizando eventos: ter montado um evento com um line-up matador de palestrantes, vendido todos os ingressos com antecedência, comprado milhares de litros de chopp para o happy hour para na hora do evento o corpo de bombeiros ou a polícia te impedem de iniciá-lo? Ou pior, param o evento no meio?

Seria praticamente um pesadelo, poderia prejudicar a imagem do evento e de quem está organizando ele para sempre! Então é, nunca se esqueça do Alvará para seus eventos… E se você está aí se perguntando, como eu consigo isso? Aqui nesse artigo é explicado certinho: Como conseguir alvará para eventos. Saiba mais!

Faça os crachás do evento

Já falei bastante sobre como crachás são importantes, muito importantes em um evento! Às vezes não olhado com muito carinho, um crachá bem planejado pode ser uma ferramenta muito importante para a comunicação do seu evento, uma plataforma de networking para seus participantes e uma fonte de renda para seus patrocinadores.

Gastar algum tempo a mais para fazer os crachás se tornarem interessantes e funcionais pode ser, além de uma ferramenta de marketing e comunicação, um dos vários diferenciais entre o bom e o ótimo evento.

Contrate um aplicativo para o seu evento

Os aplicativos para eventos são soluções tecnológicas utilizadas pelos organizadores para agrupar e comunicar informações importantes como programação, local e palestrantes. Além disso, os aplicativos para eventos facilitam o networking entre participantes e promovem mais engajamento.

Nós temos uma página sensacional com um conteúdo muito completo sobre apps, nela você pode ver:

  • O impacto e os benefícios que um aplicativo pode trazer ao seu evento;
  • Os principais medos dos organizadores na adoção dessa tecnologia;
  • Os resultados reais que você pode mensurar com a ferramenta;
  • O que você deve observar na hora de contratar e escolher o melhor fornecedor.

Quero saber tudo sobre apps para eventos

Como controlar e definir o orçamento do evento

Definir valores na hora de organizar eventos é essencial para evitar imprevistos e ter mais controle sobre o que pode (ou não) oferecer ao público. O primeiro passo antes de definir o orçamento do seu evento é saber se ele realmente é viável financeiramente falando. Recomendo dar uma olhada no fluxograma que fizemos sobre o assunto, que também atinge outros pontos da produção de um evento.

Ter um software específico de gestão financeira, ou uma planilha organizacional de entradas e saídas, pesquisar bem os valores praticados no mercado e negociar cada contrato, são alguns pontos fundamentais que devem ser levados em consideração quando trabalhando com a parte financeira de um evento.

Um dos principais canais de receita que você pode ter em um evento são patrocinadores. Além de trazerem benefícios financeiros para o seu evento, patrocinadores são também parceiros que podem ajudar a trazer uma experiência melhor para todos os participantes.

Antes de iniciar a busca por patrocinadores para um evento, é importante que o organizador faça a sua lição de casa: em resumo, é fundamental que você conheça os seus patrocinadores em potencial e, dessa forma, determine se o seu evento é compatível com seus objetivos de marketing e sua audiência.

A promoção e venda de ingressos

Ok, você já tem o seu evento planejado, ou ainda está planejando ele, mas não pode se esquecer que ele não vai se vender sozinho.

Essa parte pode até ser ignorada para eventos internos, porém para eventos comerciais, você deve ter planejado desde cedo uma plataforma de divulgação para seu evento, e a internet é a melhor que você vai encontrar, seu evento PRECISA de um bom site.

Em resumo, um site e/ou um aplicativo móvel para o seu evento são as formas mais baratas e eficientes de estar conectado a qualquer momento com seus participantes (e/ou futuro participantes) e aumentar o engajamento do seu evento em todas suas fases.

Estar online também vendendo, além de divulgando, é uma forma eficiente de aumentar o engajamento com o evento, uma vez que é maior a interação e o compartilhamento de informações dispostas na web.

Caso o seu evento seja de menor porte, você pode vender os ingressos “na mão”, fazendo o controle de caixa em uma planilha e todo o contato por e-mail diretamente com cada interessado, em qualquer evento com mais de 100 participantes isso se torna inviável ou, mesmo ainda possível, o custo humano da operação sairá muito mais caro do que a utilização de uma ferramenta especializada para venda de ingressos.

Pretende fazer o site do seu evento você mesmo, e/ou está interessado em conhecer um pouco mais sobre técnicas de conversão e de otimização para navegadores? Aqui tenho algumas dicas simples e avançadas para você fazer o site do seu evento ainda melhor.

Evento, o grande dia chegou

O mais importante agora é manter a calma e fazer o que você tinha planejado nos últimos meses. O frio na barriga pode até chegar, mas você já se preparou e vai tirar tudo de letra.

Antes de tudo, chegue cedo ao local do evento com sua equipe. Aqui é o momento de ter uma última reunião, ajustar os últimos detalhes e garantir que as pessoas que importam sabem o que está acontecendo, quando e como.

Se o seu evento for de médio ou grande porte, é recomendável que pelo menos parte da comunicação tenha rádio-transmissores para manter a comunicação em tempo real.

Enquanto está organizando eventos, lembre-se de arrumar tudo, do lado de dentro e do lado de fora vai ser hora do show.

No dia do evento, tenha uma pessoa ou equipe responsável por cada um dos seguintes itens:

  • Coordenação geral;
  • Sala de espera;
  • Comida;
  • Atividades de palco;
  • Mestre de cerimônias;
  • Computador e projetor;
  • Fotógrafo;
  • Recepção;
  • Gerenciamento de pessoas e Relações Públicas;
  • Estacionamento;
  • Segurança.

Pós-evento

Esses são alguns dos pontos a se lembrar nessa fase enquanto está organizando eventos:

  • Agradeça os membros da equipe, especialmente os patrocinadores e voluntários. Você não teria conseguido sem eles;
  • Finalize e pague as contas. Isso deverá ser feito assim que possível. Quanto menos pontas soltas, melhor;
  • Entregue os recibos e notas fiscais para os patrocinadores e outros;
  • Coloque as fotos e vídeos no site do evento;
  • Faça uma reunião de análise, também conhecida como pós mortem, para poder dar uma olhada em que pontos melhorar para que todos façam ainda melhor na próxima vez.

No caso de eventos que terão mais de uma edição, é no fim de um evento que você já deve começar a divulgação do próximo, ou seja, é esperado que a próxima edição já tenha passado por algumas etapas do pré-evento enquanto você está finalizando o evento da vez.

Também é no pós-evento que devemos nos perguntar como a sua empresa realiza o follow up do evento? Que tipo de tratamento de dados é realizado com os formulários preenchidos por seus visitantes? Abandonar o seu público após o evento é um dos erros mais comuns entre as empresas na hora de organizar eventos empresariais.

Convenhamos, depois de tanto tempo, esforços e recursos investidos na captação do seus visitantes, perder as novas oportunidades de negócio que eles representam por falta de follow up é o complicado, não é mesmo?

Páginas de evento em redes sociais, um site atualizado e um aplicativo são algumas das ferramentas que você pode utilizar para manter o público engajado e esperando para a próxima edição do seu evento.

Conclusão

Organizar um evento é uma atividade complexa porém muito gratificante e, quando bem feito, traz resultados fantásticos para quem o está produzindo.

Restaram dúvidas ainda? Não deixe de conferir a nossa página de livros e materiais educativos gratuitos. São diversos materiais, com diversos níveis de dificuldade que te ajudam em cada uma das etapas do seu evento.

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Boa sorte e bons eventos!


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