Planejamento de eventos: melhor estratégia para um evento de sucesso

Agora que você já sabe um pouco sobre as fases que um organizador de eventos passa, vamos aprofundar um pouco mais sobre cada uma delas. Nesse artigo vamos falar sobre a fase inicial que começa pelo planejamento de eventos, onde serão definidos aspectos operacionais e conceituais do grande dia.

Os aspectos operacionais são aqueles que darão forma ao evento. Mas como esse não é o foco do nosso artigo, vou falar brevemente sobre os principais.

As primeiras definições importantes que você precisa conhecer são o orçamento e o cronograma, mas é preciso ir além disso. Confira:

Orçamento: 1º passo para fazer um bom planejamento de eventos

No planejamento de eventos, a primeira atividade importante que deve fazer é criar um levantamento dos custos envolvidos e acompanhar de perto a execução de cada um deles. Mesmo os organizadores mais experientes deixam margens para imprevistos – que sempre acontecem.

Se você não estiver atento aos seus gastos poderá ter uma surpresa nada agradável quando comparar seu relatório de custos orçados x realizados.

Planeje quanto irá gastar com estrutura física (locação, iluminação, sinalização, equipamento audiovisual, mobiliário), pessoal (segurança, limpeza, credenciamento, recepção, fotógrafos, atrações, palestrantes), logística (transporte, hospedagens, montagem, desmontagem), merchandising, mídia, recursos tecnológicos…

A lista é longa, mas acho que já deu pra perceber como essa etapa é importante, não é mesmo? Pense em tudo que você precisa para garantir conforto, segurança e uma boa experiência para todos os envolvidos. E, claro, contrate fornecedores especializados e experientes, que te darão o suporte necessário nessa trajetória.

Cronograma

O cronograma de projeto é fundamental para o planejamento de eventos. Você não pode adiar a data do evento simplesmente porque a gráfica não entregou o material impresso a tempo, por exemplo, ou até mesmo porque esqueceu de contratar o buffet.

Quanto mais tempo você tiver para executar o extenso checklist de atividades, menores as chances de erro. Para a maioria de nossos clientes, quando uma edição de um evento termina, já é hora de pensar no do próximo ano.

Esses aspectos operacionais são fundamentais para a execução de qualquer evento, mas não são eles que garantirão o seu sucesso.

Afinal de contas, ninguém vai a um evento apenas porque o local tem ar condicionado ou porque sabe que todos os participantes terão lugar para sentar na plenária, embora esses sejam pontos de frustrações e críticas quando mal dimensionados.

Mas, são os aspectos conceituais que vão diferenciar o seu evento e torná-lo atrativo para o público. Aqui temos: definição de objetivos, público e branding.

Defina seu objetivo

Quem organiza ou já organizou um evento corporativo sabe que essa não é uma estratégia barata ou fácil de executar. Tanto para empresas que promovem grandes eventos quanto para as que participam de um, como expositoras, são projetos que demandam muito tempo e energia da equipe, além de todo o investimento financeiro envolvido.

Mas, quando bem executados, trazem excelentes retornos. Então, se você optou por organizar um evento, a primeira coisa que precisa ter clareza é do seu propósito. Por que você está organizando um evento? Que resultados pretende atingir com ele?

Um evento pode ter os mais variados objetivos, como:

Posicionamento de marca e de mercado;
Geração de novos negócios;
Divulgação de tendências de um setor;
Disseminação de conteúdo científico;
Geração de networking;
Fomentar a educação ou a capacitação profissional;
Debater ideias acerca de um tema;
Promover novos produtos;
Motivar e engajar colaboradores.

Enfim, são inúmeras as motivações para se organizar um evento e você precisa ter clareza da sua para que todas as outras ações em torno dele possam ser as melhores possíveis.

Além disso, não basta ter um objetivo bem definido: você precisa ter métricas de acompanhamento para provar que o objetivo foi alcançado no pós-evento, seja para o participante, para o expositor ou patrocinador. Mas, essa é uma conversa para nosso último artigo da série.

Definido o objetivo, você terá um norte para escolher o melhor tipo de evento e que atrativos despertarão maior interesse do seu público, cumprindo um papel especial no planejamento de eventos.

Entenda seu público

Tão importante quanto saber pra que você está fazendo um evento, é saber pra quem. Parece óbvio, não é? Mas, é muito comum haver uma percepção equivocada sobre os diferentes perfis de público.

Um exemplo disso na prática é achar que você não precisa investir em tecnologia porque seu público tem uma faixa etária mais elevada pode ser uma visão um pouco ultrapassada. Nosso case da Mega Artesanal está aí para provar o contrário.

Claro que a faixa etária deve ser considerada, mas ela deve ser cruzada com outros aspectos, como estilo de vida, perfil socioeconômico, perfil comportamental, gênero predominante. Se num primeiro momento você não tem total clareza dos interesses do seu público, pergunte! O planejamento de eventos

Sua interação com o público não deve se restringir aos dias do evento. Aproveite os meses anteriores para estreitar sua relação com ele e entender quais as suas expectativas. Faça enquetes, divulgue conteúdos ligados ao tema ou ao mercado do seu evento, provoque debates e entenda o que desperta maior engajamento.

E não esqueça de coletar avaliações da sua programação. São elas que te ajudarão a entender o que mais agradou os participantes e você poderá surpreendê-los a cada nova edição. Hoje em dia, com os aplicativos de eventos, essas ações tornam-se tão simples que não tem porque não fazer.

Branding

Quando falamos em branding, ou gestão de marca, não se trata apenas de uma identidade visual alinhada ao seu conceito, mas das ideias associadas a ele. Ou seja, um conjunto de elementos que transmitirão a personalidade do seu evento.

Esse é o momento em que você se relacionará diretamente com o seu público, oferecendo a ele uma experiência com a sua marca. E essa experiência precisa ser memorável!

Aplicando os 4 vetores do branding a eventos, podemos descrevê-los da seguinte forma:

Produto

O seu produto é o seu evento e o que você se propõe a entregar com ele: palestras, debates, atrações internacionais, tendências de mercado, oportunidades de negócios, networking, inovação.

Cada resultado gerado através de ações e atividades pode ser considerado como um produto originado pelo seu evento.

Ambiente

Qual o melhor local para organizar o seu evento? Escolha uma cidade e uma locação que atraiam os participantes e proporcionem sensações alinhadas aos objetivos do seu evento. Se é um congresso internacional, por exemplo, uma cidade turística e de fácil acesso tem grandes chances de trazer um público maior.

Já uma convenção de vendas, que costuma ter presença obrigatória e trazer conteúdos densos, pode ser mais motivacional se realizada em um hotel ou resort. É por isso que com o produto e o público bem definidos você tem meio caminho andado para uma boa escolha de ambiente nesse processo de planejamento de eventos.

Além do local, a própria estrutura deve refletir os valores do evento. A decoração, a iluminação e até mesmo o tipo de alimentação oferecida compõem esse ambiente.

Comunicação

Ponto fundamental para que as pessoas conheçam e queiram ir ao seu evento é ter uma boa comunicação. O público precisa saber o que é o seu evento e porque vale a pena participar dele.

Isso começa com a escolha correta de uma identidade visual: cores, fontes, texturas, símbolos e imagens devem refletir os valores do evento e da(s) marca(s) envolvida(s). E essa identidade deve ser coesa em todos os materiais e pontos de contato com o público: site, convites, materiais de divulgação, uniformes, redes sociais, e-mails e aplicativos.

Tão importante quanto a identidade visual, a definição de persona te ajudará a estabelecer uma linguagem, um tom de voz, os melhores termos, conteúdos e canais para se comunicar com o seu público.

Comportamento

Seu staff está orientado a como interagir com o seu público? O mínimo que se espera é eficiência e boa vontade, mas que outras atitudes aproximarão seu público da sua marca, mais uma vez, tornando a experiência memorável?

Veja esse checklist completo que preparamos com 11 dicas para preparar o seu staff.

Estratégia

Com objetivos claros, entendimento do público e branding conceituado, é hora de partir para a estratégia, que é na prática o seu plano de ação.

E aqui, coerência é a palavra de ordem. Suas escolhas devem estar alinhadas com tudo o que foi identificado e definido previamente. Como você pretende gerar valor para o seu público, mantendo-se alinhado à sua identidade e direcionado aos seus objetivos?

No seu site, ou em qualquer material de divulgação, destaque os principais atrativos para o seu público. O objetivo é disseminar conteúdo científico? Divulgue os resumos dos trabalhos. O objetivo é gerar negócios? Divulgue seus expositores. É motivacional? Dê voz aos participantes e permita que eles compartilhem seus momentos no evento.

Seu objetivo é promover o networking? Talvez o coffee break não seja a forma mais eficiente para os mais tímidos. Como você gera valor para esses participantes? Nosso Matchmaking pode ser um canalizador para o alcance do resultado.

Saber mais sobre coffee break em eventos

Mas se um dos seus valores é a sustentabilidade, possivelmente optará por utilizar um aplicativo de eventos ao invés de materiais impressos.

Se você está organizando um congresso médico, para um público com perfil mais sênior e conservador, provavelmente adotará uma linguagem mais formal, trará palestrantes renomados e optará por programações sociais como almoços e jantares.

Já se você está organizando um evento de tecnologia, para um público jovem e conectado, provavelmente adotará uma comunicação mais coloquial, oferecerá uma programação mais criativa e atividades sociais mais descontraídas, como é o caso dos happy hours.

Qual o público que seu expositor espera? Onde você irá divulgar seu evento para encontrar esse público? Seus canais de comunicação estão sendo eficazes? Como você avalia isso?

Todas essas questões devem ser levantadas ao longo da sua fase de estratégia para o evento.

Conclusão

Vimos que um bom planejamento de eventos é complexo e considera inúmeras variáveis para que você consiga, no final, alcançar seus objetivos e oferecer uma experiência memorável aos participantes. Tudo isso, cumprindo um cronograma e respeitando seu orçamento.

A jornada é árdua, mas extremamente gratificante quando você consegue ver tudo sair do papel exatamente como você esperava.

A ideia aqui foi trazer apenas alguns insights. Mas é claro que cada evento terá suas particularidades e, aqui na mobLee, nossa equipe de Sucesso do Cliente busca sempre orientar os mais inexperientes e potencializar os resultados dos mais experientes, através da tecnologia.

O que você achou desse artigo? Sua empresa organiza e possui outras etapas de planejamento de eventos? Conta pra gente quais são! =)

Mas se está agregando conhecimento para começar a organizar seus eventos, leia o nosso Manual do 1º Evento, um conteúdo completo com todas as etapas que envolvem a produção de um evento de sucesso.

E não deixe de acompanhar os próximos posts dessa série:

Planejamento de eventos: conheça as melhores estratégias para um evento de sucesso

Entenda porque é tão importante ter uma estratégia bem definida para realizar um evento de sucesso

Orçamento: 1º passo para fazer um bom planejamento de eventos