imagem de um organizador de eventos cuidando de todo o planejamento e organização antes da grande data
Gestão de eventos, Organização de eventos | 10 minutos de leitura

Organização de eventos: uma jornada que começa muito antes da grande data

Descubra neste artigo, as seis fases que antecedem o grande dia do evento


Quem trabalha direta ou indiretamente com organização de eventos sabe que o trabalho começa muitos meses antes da abertura das portas aos participantes. Não importa se o seu evento é um grande encontro de marketing, um congresso médico ou um evento corporativo, para a diretoria ou o setor comercial da sua empresa: a correria é grande. Dessa forma, é importante que todo o evento seja encarado como um projeto, com fases e objetivos bem definidos, além de metas claras a serem alcançadas.

Esse é um pensamento levado muito a sério aqui na área de Sucesso do Cliente da mobLee. Todo o nosso processo é pensado levando em consideração as fases de um evento: desde as tarefas prioritárias, até as metas e objetivos que indicam se o seu evento será um sucesso. Claro que tudo isso levando em conta o que o organizador e nós da mobLee enxergamos como objetivo alcançado e dever cumprido.

O objetivo deste artigo, no entanto, não é discutir o nosso processo (talvez no final possamos falar sobre ele) mas sim, introduzir cada uma das fases e ajudá-lo a organizar o seu evento. Nas próximas semanas, você poderá acompanhar uma série de artigos aqui no blog complementando este, cada um tratando de um assunto de maneira mais detalhada, para ajudar você a entender melhor essa árdua tarefa de organizar eventos.

Mas quais são essas fases? De maneira geral, podemos dizer que são seis:

  • Primeira fase: o organizador define os objetivos de seu evento e o branding que vai adotar;
  • Segunda fase: o lançamento da marca do evento, geralmente na forma de um site;
  • Terceira fase: dedicada à venda de ingressos;
  • Quarta etapa: onde ocorre o engajamento do participante no pré-evento;
  • Quinta fase: o tão importante dia do evento (mas que para nós começa bem antes);
  • Sexta fase: a última etapa, traz a análise dos resultados pelo evento a todos os envolvidos.

Primeira etapa: o que você vai falar para o seu participante e como fazer isso?

O primeiro passo na caminhada para organizar um evento deve passar, obrigatoriamente, pela definição do objetivo. O evento tem o objetivo de entregar conteúdo relevante para o seu participante? Ou, para a sua empresa, o evento tem como objetivo prioritário reforçar o posicionamento da sua marca? Um outro objetivo pode ser a geração de negócios entre expositores e participantes. Perceba que, dependendo do objetivo do seu evento, os investimentos serão dedicados em programação, em experiência ou na exposição da marca dos seus expositores.

Uma vez tendo esse objetivo definido, é hora de definir o branding do seu evento, que vai desde a escolha das cores principais da sua comunicação visual, passando pelo nome do evento e até mesmo a forma como você vai estruturar as postagens na sua fanpage do seu facebook. Ter o objetivo definido, nesse ponto, é extremamente importante, porque você vai precisar conhecer seu público e saber como melhor se comunicar com ele.

É nesse momento também em que você, organizador de evento, define com seu time detalhes operacionais e os indicadores que te dirão se vocês estão no caminho certo ou não, e as metas para cada um deles. Segundo conversas e pesquisas que fazemos constantemente aqui na mobLee, temos alguns “padrões”:

  • Número de acessos no site;
  • Número de ingressos vendidos;
  • Número de pessoas interessadas pelo evento (leads);
  • Número de expositores/patrocinadores interessados.

Lembra dos detalhes operacionais? Pois é, nesse momento você também deve começar a pensar em: quais os custos, e, consequentemente, o preço e estrutura de venda dos meus ingressos? Quantos expositores e patrocinadores o meu evento terá? Quais tecnologias vou utilizar?

Você deve ter essas informações definidas entre 12 e 9 meses antes do seu evento, mas algumas coisas irão te acompanhar e serão modificadas durante todo o período da organização.

Segunda etapa: ok, já sei o que falar… Mas como faço isso?

Pela nossa experiência, a maioria dos eventos (com exceção de eventos corporativos e eventos restritos) utilizam sites como seu principal meio de comunicação hoje em dia, aliado a uma estratégia forte em redes sociais. Além dos sites, é possível divulgar seu evento também através de parceiros, fornecedores, sociedades, entidades de classe, e também no meio físico, pelas revistas, jornais e outros canais que ainda hoje tem grande relevância, dependendo do setor.

No caso do site, é importante pensar que, por ser um site de evento, mudanças são necessárias a todo o tempo, e podem acontecer de um dia para o outro. Então, quanto mais flexibilidade você tiver, melhor! Dê preferência a ferramentas que te permitam acompanhar os dados de acessos e conversões sem dificuldades, já que esses dados serão extremamente importante para a próxima etapa. Ah, não esqueça que aqui, seus objetivos e o seu branding devem não só estar presentes, mas principalmente, serem reforçados! Seu site será a porta de entrada para o seu evento.

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Terceira etapa: objetivos e branding definidos, é hora de vender ingressos!

Se o seu evento for pago, essa é a hora em que você verá a mágica acontecer. Para um organizador de eventos, essa também é a hora mais esperada e, as vezes, temida, já que a venda de ingressos vai colocar toda a estratégia do seu evento à prova. Mas se você passou pelas etapas anteriores com sucesso, tendo um objetivo claro definido, um branding forte e reforçado por um bom site e métricas claras, você não terá surpresas.

Antes de iniciar a venda, assim como o site, é importantíssimo escolher a ferramenta certa para a tarefa. Quanto mais integrada essa ferramenta estiver a todo o ecossistema do seu evento, mais fácil será a sua vida em termos de gerenciamento e engajamento dos seus participantes.

Além disso, é nesse momento que o seu planejamento de custos e da estrutura de venda de ingressos vai ser posta a prova. Então, ter o número de lotes definidos, pontos de virada, promoções, ticket médio definidos com antecedência farão com que você não passe por surpresas ao longo da caminhada.

Segundo uma pesquisa recente que fizemos com nossos organizadores de evento, cerca de um terço começa as vendas entre 9 e 6 meses da data do evento, e o restante entre 6 e 3 meses. A nossa dica, então, é: tome como tempo mínimo para começar a vender ingressos 3 meses para o evento, mas novamente, quanto mais antecedência, maior a chance de sucesso!

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Quarta etapa: ingressos vendidos, quais ações realizar com meus participantes até o dia do evento?

Como em tudo na vida, um evento também oferece a seus participantes uma curva de aprendizado. Essa, na verdade, é uma coisa que geralmente não passa pela cabeça das pessoas mas é fácil entender o porquê. Um evento oferece uma infinidade de possibilidades, estímulos sensoriais e experiências ao seus participantes, o que faz com que ele leve um tempo até se situar e “aprender” a consumir essas informações. Então, o ideal é que você não deixe para se comunicar com seu participante apenas no dia do evento, ou mesmo 1 ou 2 semanas antes, período que nós chamamos de pré-evento. Quanto antes começar a falar sobre seu evento, mais cedo essas pessoas serão engajadas, facilitando o consumo de tudo o que você vai oferecer no grande dia.

Você pode trabalhar esse engajamento de diversas formas, mas as principais são: através do seu site, com o lançamento periódico de novas informações relevantes (programação, palestrantes, experiências), através de uma nutrição por email com uma lista com conteúdo personalizado, pelas redes sociais oficias e pelo aplicativo oficial do seu evento, que é a forma mais direta e eficiente de entrar em contato com seus participantes. O melhor, claro, é utilizar todos esses artifícios de maneira integrada, em uma estratégia omnichannel – ou seja, através de diversos canais complementares. Só tome cuidado para não se tornar um spammer (o termo spam significa Sending and Posting Advertisement in Mass, ou seja, enviar e postar publicidade em massa).

Muitos organizadores pensam que começar o engajamento dos seus participantes 1 mês antes do evento é suficiente, mas o time de Sucesso do Cliente da mobLee defende fervorosamente (sim, muito!) que esse processo de engajamento comece, no mínimo, entre 8 e 12 semanas antes do evento. Quanto mais tempo antes do evento, melhor!

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Quinta etapa: o grande dia chegou!

É no dia do evento que toda a sua organização será posta a prova. Mas se você caminhou pelas 4 etapas anteriores com sucesso, com certeza terá conseguido algumas (senão muitas) vitórias:

  • O branding é conciso e o seu objetivo faz sentido para seu público;
  • O seu site tem um bom número de visitantes e eles convertem em inscritos e compradores;
  • Você conseguiu esgotar a cota de ingressos estimulada;
  • E, finalmente, seu público está engajado e animado para o grande dia. Agora, você precisa garantir que essa expectativa se transforme em realidade.

Tenha em mãos as ferramentas certas para se comunicar com seu participante. Afinal, utilizar um megafone para dizer que a palestra X mudou da sala Azul para a sala Amarela cinco minutos antes dela começar não é uma boa forma de conduzir as coisas.

Além disso, lembre-se a todo momento do objetivo do seu evento. Você o vendeu a seus expositores como uma excelente forma de gerar negócios para eles. Está fornecendo a estrutura necessária para que isso aconteça? Escolheu as ferramentas certas para garantir que os expositores terão acesso aos dados dos participantes, tanto durante como após o evento? Seja qual for seu objetivo, é no dia do evento em que ele se transformará em algo palpável para seus stakeholders. Até a última sessão de programação, não se esqueça dele.

Ei, você é um organizador, certo?

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Sexta etapa: finalmente, o pós evento. O que eu faço agora?

Todas as programações aconteceram, seus participantes estão felizes, seus expositores tem muitos leads para trabalhar nos próximos meses (uma pesquisa recente da Associação de Feiras da Alemanha – AUMA – diz que 67% dos negócios serão fechado, de fato, de 6 meses a 1 ano após o evento). O que você, como organizador de eventos, deve fazer?

O primeiro passo é recolher dados de todas as ferramentas que você contratou para a organização, cruzá-los e compará-los. Daí a importância de escolher os produtos certos para o seu evento, que forneçam métricas e inteligência. Quantos acessos teve o site do meu evento? Qual foi meu ticket médio real e qual era o planejado? Qual foi a exposição dos meus patrocinadores e expositores nos meus diversos canais – site, e-mail, redes sociais e aplicativos? Como eu transformo esses dados em ROI para provar que o objetivo do evento foi alcançado? Agora é a hora de se debruçar nas planilhas. Pode não parecer tão importante, mas ter esses dados favorece renovações antecipadas de expositores, ajuda a vender mais ingressos na próxima edição e a organizar com mais assertividade o próximo evento.

Tenho certeza de que surgiram diversas dúvidas e perguntas, como: quais elementos preciso considerar para definir meu objetivo? Quais as melhores estratégias para engajar o meu público? O que eu levo em consideração na hora de definir a estrutura de vendas dos meus ingressos? Como posso fazer meu site ser referência na área do meu evento? Fique calmo! Nós vamos responder essas perguntas, e tantas outras, nas próximas semanas!

Como eu disse lá no início, o objetivo desse post é introduzir uma série de artigos sobre cada uma dessas etapas que estarão aqui no blog da mobLee a partir das próximas semanas. Afinal, temos estudado a fundo todos esses momentos, justamente para auxiliar os organizadores de eventos da melhor forma possível para atingir seus objetivos.

Se você quiser acompanhar, é só se inscrever aqui embaixo e seguir nossas páginas nas redes sociais. E se tiver mais alguma dúvida, deixe um comentário neste artigo que nós vamos respondê-la! Eu já estou ansioso, e você?

Confira abaixo todos os outros posts da série:

  1. Planejamento: a primeira e mais importante fase da organização de eventos
  2. Atrair e vender: como fazer um site para o meu evento?
  3. Venda de ingressos online: boas práticas para o seu evento
  4. Evento: 5 ações para não esquecer no grande dia!
  5. Avaliação de desempenho: o seu evento foi um sucesso?

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