Engajamento em eventos, Gestão de eventos | 6 minutos de leitura

6 principais erros ao organizar um evento online e como evitá-los


Ao longo deste ano atípico aprendemos um bocado de coisas novas. Desbravamos um novo universo, desenvolvemos e acompanhamos o desenvolvimento de uma porção de eventos digitais. Tivemos muitas conquistas, mas também cometemos erros! O erro permite a evolução, por isso, precisamos errar rápido para ter sucesso ainda mais rápido.

Portanto, preste atenção! Vou compartilhar aqui os principais erros que devem ser evitados durante a organização do seu evento online e algumas ideias de como solucioná-los.

1. Acreditar que não é possível!

Um estudo recente da Eventsforce mostra que 53% dos organizadores de evento acreditam que não têm as habilidades necessárias para organizar eventos online. É claro, quando experimentamos algo pela primeira vez podemos nos sentir inseguros, com medo e sem prática. 

A boa notícia é que ao organizar esse tipo de evento pela primeira vez, muitas das  habilidades necessárias já são adquiridas, depois é só lapidar. O sucesso mora depois do medo! Você já é um organizador de eventos, agora é necessário adaptar suas habilidades para o modo virtual. Isso não é tão complicado! Para começar, você precisa basicamente entender a expectativa do público e o que pode dar errado.

2. Não focar na experiência do participante

Não se colocar no lugar do participante pode falir a estratégia de organização de qualquer evento. Quando falamos de evento online, onde tudo é muito novo, é fundamental comunicar os participantes de forma clara. Portanto, alinhe expectativas: como vou acessar o evento? Como participo das dinâmicas? Por onde envio minhas perguntas? Todas as possibilidades que o participante tem dentro do evento devem estar claras para ele. 

O seu conteúdo precisa ser de qualidade e sua comunicação com o participante também! Nesse sentido, um host virtual pode reforçar a comunicação feita no pré-evento. A equipe de organização precisa estar certa de que não irá pegar os participantes de surpresa. 

3. Esperar que o público engaje sem ações pró-ativas 

Negligenciar ações pró-ativas para engajar o público com o evento significa receber um público espectador. Eventos de sucesso trazem o público como colaborador nessa construção, e para isso, existem muitas estratégias de promoção de engajamento: gamification (temos diversas possibilidades no online), brindes, acesso ao conteúdo pós-evento, sorteio de ingresso para a próxima edição (se seu ingresso tiver um custo), são alguns exemplos de ações de incentivo ao engajamento do público. 

Leia também:
Experiência em eventos online: 4 formas de melhorá-la para o participante
Afinal, o que é um evento híbrido e quais são suas vantagens?

4. Negligenciar ações pró-ativas para engajar o patrocinador

Eu sei, tem sido um desafio provar o valor do evento online para o seu patrocinador, mas entenda que não tomar ações pró-ativas para engajá-lo é um grande erro! 

Alinhe expectativas: Não, as entregas não são as mesmas que as do evento físico e tudo bem! Aqui abrimos um leque de possibilidades, mas é preciso ter clareza para engajá-los. Primeiro, entenda qual retorno ele espera. Qualquer estratégia a ser desenvolvida depende do perfil do seu nicho. Ao mesmo tempo, esteja aberto para pensar em novas possibilidades e inserir novas ideias. 

Uma vez que você já entendeu os retornos que a plataforma que hospeda o seu evento te dá e sua estratégia de entrega para o patrocinador, você precisa informá-lo! 

O comportamento esperado de um patrocinador é que ele seja ativo durante o evento. Ele precisa traçar suas metas e estratégias e só vai conseguir ter sucesso se entender exatamente como o evento online vai funcionar. Você precisa ser apoiador e incentivador do seu patrocinador. 

Estratégias para o seu patrocinador

Algumas estratégias de sucesso que já acompanhamos por aqui envolvem agendar com antecedência uma simulação do evento com o patrocinador, definir junto com eles as ações que devem tomar durante o evento e como buscar ativamente os seus leads, seja chamando para conversas por videoconferência ou iniciando conversas por mensagens com os participantes. 

Outros exemplos são agendar e comunicar o lançamento de um novo produto ou funcionalidade com descontos para quem acessar o seu stand virtual, disponibilizar conteúdos no seu estande e explorar os espaços de visibilidade e divulgação da marca. 

Essas estratégias variam de acordo com o perfil do seu evento e público. Busque referências, mas seja crítico para entender o que melhor se aplica no seu cenário e criativo para propor novas ideias. Confira esse conteúdo para entender melhor como gerar valor para o seu patrocinador no seu evento online.

5. Não testar os mínimos detalhes e deixar de ensaiar

Não realizar testes com antecedência significa não identificar as possibilidades e consequentemente perder o controle da organização do seu evento. Você deve executar ensaios!

Todos os papéis envolvidos na realização do seu evento precisam saber o que fazer e quando fazer. Eles precisam estar cientes do que pode dar errado e como corrigir o problema. 

Lembre que seus palestrantes, patrocinadores e equipe estão realizando eventos online pela primeira vez ou há muito pouco tempo e precisam de instrução. Por isso, repasse a ordem de execução, cheque a transmissão, teste os seus acessos, ensaie com os patrocinadores e com os palestrantes e instrua-os  sobre os equipamentos necessários – principalmente se eles estiverem em casa e não no estúdio. Outras dicas importantes são: verificar todos os slides e reproduzir todos os vídeos. 

Apenas imaginar ou falar como vai acontecer não é o suficiente, você precisa passar por tudo como se estivesse ao vivo. É aí que você vai encontrar os desafios, identificar o que está funcionando bem e onde aplicar melhorias. Os detalhes podem ser corrigidos durante os ensaios, mas não ao vivo. Você garantirá melhores resultados e maior envolvimento do seu público dessa forma. 

6. Não ter um plano de gerenciamento de crise

Não seja super otimista! Com muito planejamento a tendência é que menos coisas saiam do controle, mas como organizador de eventos você sabe que imprevistos acontecem de onde menos esperamos. Por isso, separe um tempo para levantar junto a sua equipe o máximo de cenários possíveis. 

Converse com pessoas mais experientes na construção de eventos digitais e entenda o que pode dar errado. Uma vez que isto está mapeado, vocês devem construir soluções para cada um dos cenários. 

Veja também este webinar: Eventos em 2021: o que esperar dos eventos no primeiro semestre?

Tenha um plano B

Essa construção deve sair da imaginação: trabalhe nas imagens ou vídeos que serão compartilhados com os participantes em caso de atraso e de mudança de programação, por exemplo. Deixe os textos para as notificações, posts, e-mails prontos. 

Pense numa programação que substitua a principal, caso algum problema aconteça. Garanta que no local da transmissão a internet esteja 100%, mas deixe uma segunda opção preparada caso a primeira tenha qualquer problema. Atribua responsáveis pela execução do evento de backup (host, equipe de comunicação e transmissão). 

Dessa forma, a chance de surpresas diminui e você conseguirá agir de forma rápida sobre possíveis imprevistos.

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Conclusão

Você não pode esperar usar dos mesmos passos da criação do seu evento físico no online. Tentar reproduzir o evento físico no online, é um grande erro! O participante está olhando para a tela, mas tem muitas outras distrações, por isso, ele precisa do máximo de direcionamento possível. Isso vai garantir um bom engajamento! 

Você precisa adaptar as peças do seu evento, mas a essência continua a mesma. Precisamos quebrar a crença de que a organização do evento virtual é mais fácil e rápida do que a do presencial. Use a mesma dedicação e comprometimento que despendia para o evento físico agora no online.

Converse com colegas que já tiveram a experiência da organização para o digital, participe de outros eventos online mesmo que não seja da sua área, entenda o que pode ser feito de melhor e otimize a sua evolução para essa nova realidade.


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