Feiras e eventos

O mercado de feiras e eventos influencia cada vez mais a vida econômica das empresas, tornando-se protagonista na promoção de novos negócios. Ano a ano, ele cresce em números, proporções e graus de sofisticação, tornando a organização uma tarefa trabalhosa, especializada e de grande responsabilidade.

Em 2013, segundo a última pesquisa de II Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil realizada com mais de 2,7 mil empresas, o setor de eventos cresce em média 14% ao ano. Isso representa que nesse mesmo ano, o setor movimentou 4,32% do PIB do Brasil.

Mas antes de começarmos efetivamente o nosso texto, você sabe o que é uma feira? Bem, a pergunta pode parecer óbvia, mas nem sempre a resposta é. Confira abaixo a definição exata de uma feira!

O que é uma feira?

Existem muitos tipos de feiras, mas a maioria delas tem um objetivo em comum. Uma feira é a reunião de expositores e participantes, com a finalidade de comercialização de um produto ou serviço, realizada em um local com data definida. Para muitos, ela é utilizada como ferramenta de marketing para promover a interação entre compradores e fornecedores.

Pensando nisso, preparamos este guia prático completo para ajudar você a promover feiras e eventos com alto grau de profissionalismo, sendo capaz de alavancar a imagem da sua empresa, aumentar suas vendas e aprimorar o relacionamento com seus clientes, parceiros e fornecedores. Vamos lá?


imagem representando um foguete

Capítulo 1

Como estruturar um projeto para feiras e eventos?

Saiba como montar o projeto do seu evento

Agora vamos para o que interessa: você sabe como planejar e organizar o projeto para a feira ou o evento que está organizando? Neste capítulo você vai aprender como:

  • Definir os objetivos do seu evento;
  • Escolher o público correto;
  • Decidir o dia do evento.

Defina os objetivos do evento

Os objetivos do evento devem contemplar os resultados esperados pelo promotor e pelos possíveis patrocinadores. De maneira geral, temos três objetivos possíveis: relacionamento, divulgação da marca ou geração de negócios. Procure focar em apenas um deles.

  • Relacionamento: eventos que tem como principal objetivo promover networking e criar ou fortalecer parcerias;
  • Divulgação da marca: eventos que tem como principal objetivo a divulgação da missão, visão e valores da empresa, promovendo a marca de forma positiva para o mercado;
  • Geração de negócios: eventos que tem como principal objetivo a venda de produtos ou serviços ao público.

Escolha o público-alvo

A definição do público do seu evento está diretamente ligada às suas personas.

Suas personas são um tipo de representação fictícia dos seus clientes ideais. Através de dados reais, é possível entender comportamentos e características demográficas.

Essa definição deve corresponder às expectativas traçadas nos objetivos. Assim, se o objetivo for gerar relacionamento entre empresas compradoras e vendedoras de determinado produto, a seleção de público-alvo deve priorizar os profissionais das empresas que detenham poder de decisão na compra.

Com esse dado em mãos, estime a quantidade esperada de participantes para orientar as decisões posteriores.

Importante entender quem serão os participantes do seu evento, assim ao oferecer alguma palestra, por exemplo, você poderá entender que tipo de palestrante o seu público prefere.

Ter um público bem definido e nichado também entrega valor ao seu evento. Ao buscar por patrocínio, as empresas apoiadoras questionarão sobre o interesse do público das suas feiras e eventos. Para isso, é preciso mostrar a elas o real valor do seu público.

Como atrair mais patrocinadores para o meu evento

Escolha a data

Essa tarefa parece simples, mas a escolha da data para organizar feiras e eventos deve seguir alguns critérios decisivos para o sucesso. Lembre-se que seu evento envolve, em geral, três categorias de público: convidados, patrocinadores e promotores. Portanto, a data ideal deve contemplar todos eles.

Alguns pontos a considerar:

  • Se houver previsão de receber estrangeiros, verifique o calendário de datas comemorativas e religiosas internacionais. Procure não marcar nada nessas datas;
  • Pesquise datas de eventos concorrentes para que não haja coincidência e proximidade entre elas;
  • Considere os dias da semana mais apropriados para reunir o número mais expressivo de participantes;
  • Considere datas de fechamento de vendas: quando o evento é corporativo, devem ser evitados os primeiros e últimos dias do mês.
  • Sazonalidade: muitas empresas se caracterizam por certa sazonalidade nas vendas, o que interfere nas decisões sobre realização e participação em feiras e eventos. Assim, procure pesquisar o perfil das empresas-target para promover eventos em épocas de maior interesse.

imagem representando o planeta terra

Capítulo 2

Como coordenar a logística do evento?

Descubra como fazer a gestão da maneira certa

Preparamos uma seção exclusiva com uma das maiores dúvidas dos organizadores de eventos: como coordenar a logística do evento? Você sabe como? Confira os tópicos abaixo que preparamos para te ajudar nessa tarefa!

Determine o formato e local do evento

Essa etapa é crucial para o sucesso das vendas de patrocínio e da própria realização de feiras e eventos. Para garantir a escolha de um lugar adequado ao formato desejado, comece com três perguntas básicas:

  • O local tem a “cara” do evento?
  • O local condiz com o orçamento disponível?
  • O local tem a infraestrutura necessária?

A qualidade dos serviços oferecidos, a capacidade e a infraestrutura do local são pontos importantes para uma escolha adequada.

Vários aspectos precisam ser avaliados: confira a seguir um checklist completo para ser bem-sucedido nesse trabalho.

1. Cheque todas as características do local

Ao avaliar o melhor local para a realização de um evento, é imprescindível que todas as verificações de infraestrutura sejam feitas in loco. Esse cuidado poderá evitar muitos imprevistos e surpresas desagradáveis. Antes de se decidir, analise no mínimo três opções que se enquadrem no perfil desejado.

2. Salas ou salões de conferências

A decisão sobre quantas salas e quais utilizar deverá considerar as atividades programadas e o número previsto de participantes, bem como a disposição desejada de mesas e cadeiras.

É importante que o espaço tenha o tamanho ideal, sem sobrar ou faltar. Um espaço pequeno tornará a experiência desconfortável e um espaço grande demais pode passar uma má impressão de baixa audiência, desqualificando todo o seu trabalho.

Para facilitar as definições de espaço conforme a necessidade, você pode usar nossa calculadora de tamanho de salas. Essa ferramenta indicará tamanhos ideais de salas para comportar os participantes esperados em diferentes ambientações.

3. Distância entre telão e plateia

A projeção ideal permite aos participantes acompanharem as imagens de qualquer ponto da sala. É importante que eles também tenham uma boa visão do palco e do palestrante.

Ao criar sua apresentação lembre-se de evitar muito texto e trabalhar com elementos mais visuais. Imagine como você se sentiria estando na última fileira de cadeiras disponíveis. Ainda assim, você teria uma boa experiência da palestra?

Para garantir essa condição, você pode usar nossa ferramenta para calcular a distância entre telão e plateia, que identificará a disposição ideal dos equipamentos conforme o número de participantes e a resolução da tela.

4. Espaço disponível para estandes de empresas patrocinadoras e/ou expositores

O estande pode desempenhar papéis diferentes, de acordo com o objetivo do evento. Se o foco for gerar relacionamento, por exemplo, é possível oferecer um pequeno espaço de exposição e demonstração de produtos e serviços.

Mas, se o objetivo for atingir resultados de venda, pode ser que esses estandes precisem de um espaço maior para estoque de produtos. Avalie esses fatores para definir a área de expositores e patrocinadores, lembrando que precisam ser instalados em um ponto com visibilidade privilegiada.

5. Equipamentos

A existência de equipamentos necessários para a realização de feiras e eventos constitui um ponto fundamental na escolha do local. De maneira geral, é preciso ter à disposição os seguintes itens:

  • Equipamentos de som: de preferência, com caixas espalhadas por toda a sala. Deve ser testado para garantir que o áudio é agradável e tem volume o suficiente em todos os pontos. Lembre-se que estruturas abertas, salões muito grandes e apresentações musicais precisam de sonorização especial. Logo, é recomendado contratar um especialista para fazer esse trabalho.;
  • Projetor (datashow) e tela de projeção: com tamanhos e resolução adequados à extensão da sala;
  • Computador: devidamente configurado no projetor, com acesso à internet (pode ser útil no caso de imprevistos com palestrantes).
  • Sistema de iluminação adequado: eventos realizados durante o dia podem sofrer com os reflexos do sol, que prejudicam a visibilidade da projeção. Verifique essa condição;
  • Ventilação: comprove o bom funcionamento dos ventiladores e ares-condicionados;
  • Microfones com fio e sem fio: verifique se os cabos dos microfones com fio têm extensão suficiente para os pontos onde serão usados e não esqueça de providenciar um estoque de baterias extras para os microfones sem fio.

6. Sala para preparar material audiovisual dos palestrantes

É importante que todos os recursos utilizados durante uma palestra já estejam “engatilhados” assim que o palestrante aparecer para o público. Por isso, caso a apresentação não seja transmitida do próprio notebook do palestrante, certifique-se de que o computador utilizado na projeção e os microfones possam ser testados e configurados em uma sala reservada.

Dica: Esteja preparado para imprevistos! Você pode solicitar que os palestrantes disponibilizem suas apresentações na nuvem e orientá-los para que também levem sua apresentação em um pen drive.

7. Espaço para intervalos e coffee breaks

Em uma pesquisa do IBGE foi constatado que quase 80% dos brasileiros consomem café. E não é de menos que na maioria das feiras e eventos, existe a necessidade de oferecer pelo menos uma pausa para os participantes, acompanhada por um coffee break.

gif-animado-de-cafe

Os coffee breaks proporcionam um momento de descontração e podem também ser uma oportunidade para networking, Sendo assim, ele é de extrema importância para melhorar a experiência dos participantes.

Calculadora gratuita de comes e bebes

Por isso, verifique se existe um espaço confortável, cujo acesso dos participantes à mesa seja facilitado, evitando a formação de longas filas e facilitando a interação entre os participantes.

8. Serviço de buffet

O buffet pode ser contratado junto com o local do evento ou pode ser terceirizado. Para garantir um serviço de qualidade, verifique:

  • O atendimento prestado pelos garçons e outros profissionais envolvidos;
  • O visual e apresentação das mesas e dos garçons;
  • O material utilizado no serviço (copos, pratos, talheres, bandejas);
  • A decoração da mesa;
  • A qualidade da refeição que será servida (prove tudo antes!)

9. Sala de primeiros socorros

Não esperamos que alguém tenha algum tipo de problema de saúde ou sofra um acidente durante o evento, mas precisamos contar com essa possibilidade. Verifique a existência de um espaço reservado para essa finalidade, com materiais de primeiros socorros e funcionários treinados para lidar com essas situações.

10. Internet

A disponibilidade de internet é essencial para proporcionar a comodidade do wi-fi aos participantes de feiras e eventos. Além disso, também deve auxiliar na organização e logística quando o evento for gerenciado por aplicativos ou outros canais digitais.

Assim, verifique se existe um ponto de internet dedicado, com banda larga e rede wireless. Para garantir uma conexão de qualidade.

Você pode usar a nossa calculadora de velocidade ideal da internet. Ela indicará o tamanho da banda capaz de atender toda a demanda do evento sem qualquer tipo de lentidão ou instabilidade.

11. Estacionamento

Disponibilizar um estacionamento é muito importante para o conforto dos participantes. Escolher um local que já possua esse espaço pode ser um diferencial para a organização do seu evento.

Uma boa solução para quando isso não for viável é fechar um desconto com algum estacionamento próximo ao evento.

O acesso ao estacionamento pode ser oferecido gratuitamente caso seu orçamento contemple essa despesa.

12. Acesso e segurança

Caso o local que você escolha para realizar seu evento não possua estacionamento, pesquise a segurança das ruas e locais onde os carros serão estacionados, bem como a facilidade de acesso.

Em feiras e eventos com quantidade de convidados superior a mil, a empresa deverá providenciar uma apólice de seguro contra qualquer eventualidade.

13. Limpeza

Faça uma checagem da limpeza de todos os ambientes, não somente a sala onde o evento será realizado. Avalie banheiros, entradas, corredores e demais espaços de circulação.

Durante todo o evento é importante manter os lugares limpos e agradáveis. Por isso, considere contratar uma equipe de limpeza que se disponha também a manter os lugares limpos durante a realização do evento.

14. Necessidades de sinalização

O endereço do evento e os espaços onde ele acontecerá são de fácil acesso?

Verifique a necessidade de sinalização para facilitar a orientação dos participantes e garantir que eles encontrem o local sem grandes dificuldades.

Você pode disponibilizar uma aba de “como chegar” no próprio site do seu evento, informações de melhores trajetos, onde será a entrada do evento, locais de estacionamento e mais informações que você considere importante para facilitar o acesso dos participantes.

Dentro do local escolhido essa preocupação também deve existir, principalmente ao falarmos de feiras e eventos de grande porte.

Criar um mapa para localização, sinalizando estandes e locais que podem ser de uso comum, facilitará a vida do seu participantes.

Você, como organizador do evento, pode pensar em quais lugares precisam ser sinalizados com placas dentros do ambientes, orientando a circulação das pessoas.

15. Construção e elétrica

Capacidade elétrica da construção

Dimensione a carga de energia necessária para realização do evento e verifique se a infraestrutura é suficiente ou se é preferível contratar serviços especializados com locação de geradores.

Na dúvida, peça a ajuda de um bom eletricista para fazer essa análise, ou pergunte para os fornecedores dos equipamentos que você vai utilizar. Em geral, eles já têm alguma ideia de como tudo deve funcionar.

Localização e voltagem de tomadas

Localize todas as tomadas, cheque a voltagem e funcionamento de todas elas para orientar o planejamento da decoração e disposição de equipamentos.

Saídas de emergência

Certifique-se de que o local tem alvará de funcionamento emitido pelo Corpo de Bombeiros, aprovando a quantidade e qualidade das saídas de emergência disponíveis.

Acessos para pessoas com deficiência

Este é um item muitas vezes negligenciado, mas muito importante para evitar transtornos com participantes. Para garantir a segurança dos participantes você deve se preocupar com esses acessos tanto quanto com os demais.

Nosso guia de acessibilidade em eventos pode te ajudar nesta questão. Ele é uma produção coletiva por iniciativa de várias instituições que lideram movimentos pela inclusão.

16. Acessos e horários para montagem e desmontagem

Para não ter surpresas na hora de montar e desmontar feiras e eventos, verifique os acessos e horários permitidos para o trabalho da equipe logística.

Se a decoração demandar materiais muito pesados, por exemplo, é necessário ter áreas de carregamento e descarregamento próximas.

Confira também se a largura de portas e elevadores são suficientes para o transporte de grandes equipamentos e caso necessário, chame uma equipe especializada.

17. Escolha a decoração

Para que os objetivos do evento sejam atingidos, a decoração do espaço muitas vezes é tão importante quanto o conteúdo, pois garante uma atmosfera favorável à recepção das mensagens. Valorize essa fase da organização!

Pesquise tendências e inovações

Uma boa decoração pode garantir o encantamento dos participantes e transmitir os valores da empresa. Por isso, é muito importante passar a ideia de modernidade e inovação, sempre adequando ao perfil do público e ao objetivo das feiras e eventos.

Você pode buscar inspiração em catálogos, sites especializados em referências visuais como o Pinterest ou mesmo em eventos de tendências em decoração, como a Mega Artesanal, por exemplo. É a maior feira de artesanato da América Latina e sempre traz peças e ideias de decoração exclusivas, ideais para garantir uma identidade única.

Levante especificações da decoração e negocie com fornecedores

Após definir o estilo de decoração desejado, especifique todos os elementos necessários para fazer a cotação e lembre-se de negociar as condições de aluguel, montagem e desmontagem.

18. Viabilize o transporte e hospedagem

Traslado de chegada e saída de participantes

Se o evento for realizado em uma região de trânsito intenso e/ou não tiver estacionamento próprio suficiente como citado anteriormente, providencie o transporte de participantes em vans ou ônibus fretados, sempre chegando e partindo de um local fixo de fácil acesso.

Hospedagem de palestrantes e participantes

Se for preciso fornecer hospedagem para os palestrantes, verifique com antecedência as tarifas e datas disponíveis dos hotéis. Se o evento for em outra cidade ou local mais afastado, negocie também preços especiais para os participantes. É sempre mais conveniente que a maioria das pessoas se hospede nos mesmos lugares.

Recepção de palestrantes

É muito importante atribuir a recepção dos palestrantes a um membro específico da equipe organizadora. Ele deverá acompanhar o traslado entre aeroporto, hotel e evento, apresentar as acomodações do hotel, orientar e estar à disposição do palestrante durante todo o evento.


imagem de um alvo representando o marketing

Capítulo 3

Como estruturar minha estratégia de marketing?

Aprenda a estruturar suas estratégias de divulgação e marketing

Sabemos como planejar uma estratégia de marketing pode ser um trabalho indispensável para os organizadores de eventos. Afinal, à medida que passamos a precisar de respostas cada vez mais analíticas ao investir em feiras e eventos, buscamos dados mais concretos para tornar as nossas ações mais efetivas.

Abaixo, conheça como estruturar a sua estratégia de marketing em todas as fases do evento:

Antes do evento

Defina uma programação relevante

O maior impacto do seu evento não será causado pela propaganda, mas pelo seu próprio conteúdo. Estude o perfil do seu público para garantir uma programação relevante e com bons palestrantes, capazes de gerar mídia espontânea e ecoar mesmo após o evento.

Prepare um bom site

Ter presença digital é essencial para divulgar feiras e eventos e alavancar a venda de ingressos. Por isso, providencie a construção de um site específico para o evento, com fácil navegação e disponibilidade de todas as informações úteis aos participantes.

Você pode usar a nossa ferramenta Promote para criar e gerenciar esse site, além de aproveitar as estatísticas de acesso para coletar dados e métricas úteis à empresa.

Organize as inscrições

O site do seu evento deve converter o usuário facilmente em uma página de inscrição, preferencialmente vinculada a um serviço próprio de compra e venda de ingressos.

Eles são estruturados para demandas específicas de eventos, integrados à ferramentas de gestão e meios de pagamento online. É o caso do Register, da mobLee, por exemplo.

Aposte no marketing de conteúdo

Muitas pessoas não saem de casa sem a certeza de que a ocasião vai valer a pena. Por isso, a entrega de conteúdos relevantes focados nos interesses e necessidades da persona faz toda a diferença.

O marketing de conteúdo é uma excelente estratégia para atrair potenciais interessados no seu evento e fidelizá-los logo depois.

Mais sobre Marketing de Conteúdo em eventos

Divulgue nas redes sociais

Com o site no ar e o serviço de inscrições configurado, é hora de divulgar seu evento na web.

As redes sociais ainda são grandes aliadas nesse processo. A maior parte do seu público está nas redes sociais. Por isso, é importante que você também tenha um canal de comunicação através delas.

Não é preciso trabalhar com todas as redes sociais existentes e sim com aquelas que fazem mais sentido para o seu público.

Você pode escolher algumas estratégias, como divulgar conteúdos preparatórios para os participantes, criar o evento e divulgar novidades também nas redes sociais e gerar maior interação entre os participantes

Confira nosso infográfico de planejamento de mídias sociais em eventos e implemente sua estratégia.

Faça assessoria de Imprensa

Ainda que o seu evento seja orientado totalmente ao cenário digital, pode ser válida a divulgação em outros veículos, como por exemplo os veículos de massa tradicionais (jornais, tv ou rádio), tudo depende do comportamento do público que você pretende atingir e do orçamento disponível para a divulgação do seu evento.

Lembre-se também que a assessoria de imprensa pode realizar excelentes trabalhos de divulgação com a mídia online e pode ser uma forma de expor o trabalho da sua empresa.

Dica: Se o seu evento é gratuito ou o objetivo contempla algum tipo de interesse público, também é válido enviar um release para a imprensa sugerindo a divulgação.

Durante o evento

Distribua brindes e faça sorteios inovadores

Além de agradar os participantes de um evento, brindes e sorteios bem contextualizados servem para prolongar a lembrança da marca da sua empresa e a dos patrocinadores. Por isso, devem ser inovadores e úteis no dia a dia das pessoas.

Uma forma de atingir esse objetivo é apostar em Digital Swag Bags, a nova sensação do mundo corporativo. São pacotes digitais de brindes como conteúdos online exclusivos e vale-presentes digitais. Você pode enviá-los por e-mail ou por aplicativos próprios do evento.

Além de encantar os participantes com recursos de baixo custo e alto valor agregado, a economia de papel ainda transmite o valor da sustentabilidade. Vale orientar os patrocinadores e expositores para que sigam na mesma direção, garantindo coerência e consistência à proposta do evento.

Proporcione um networking diferente

Feiras e eventos são ótimas oportunidades de se fazer networking e capturar oportunidades de negócios. O popular cartão de visitas sempre foi protagonista dessa situação, mas já existem métodos mais inovadores e práticos para gerenciar contatos como o Collect, um coletor de dados que facilita a gestão e informações para os expositores do evento.

Além disso, o contato entre participantes também é fundamental para que os participantes com interesses em comum possam conectar-se entre si! Hoje em dia, muitas tecnologias podem colaborar e facilitar essa comunicação, uma delas é o próprio Matchmaking, integrado ao aplicativo do evento!

Por meio dessa ferramenta, é possível não apenas reunir informações dos participantes, mas também gerar dados e apontar tendências que podem ser utilizadas como poderosos argumentos de venda no futuro.

Também é um recurso bastante útil para medir o volume de participantes e negócios realizados no evento, subsidiando futuras propostas de patrocínio e divulgações.

Após o evento

Faça uma pesquisa de satisfação

Você pode montar um breve questionário e enviar aos participantes por e-mail ou disponibilizar totens ou tablets local do evento. Essa ação é sempre muito útil para capturar impressões, medir a satisfação do público e obter insights para planejamentos futuros.

Promova engajamento

Após o evento, você precisa garantir que o conteúdo apresentado continue ecoando e que os relacionamentos firmados se fortaleçam cada vez mais. Não abandone seu público logo após o cerimonial de encerramento!

Para engajar os participantes, você pode usar outro recurso da mobLee: o Engage, um aplicativo exclusivo para o seu evento. Por meio dele, os participantes poderão trocar mensagens entre si, além de receber informações atualizadas sobre a programação e outras mensagens que você precise enviar depois.


imagem representando uma árvore e a sustentabilidade

Capítulo 4

Como promover um evento com o valor da sustentabilidade?

O seu evento é sustentável? Saiba como promovê-lo!

Todos os anos, milhares de eventos são realizados no Brasil e o impacto ambiental gerado por eles é substancial: aglomerações sempre produzem uma grande quantidade de lixo e uso de recursos naturais não renováveis.

Algumas medidas simples podem mostrar ao público que sua empresa se preocupa com esse impacto e busca soluções para amenizá-lo. Confira:

Cheque o descarte correto do lixo

Providencie lixeiras de materiais recicláveis e certifique-se de que terão o tratamento adequado.

Lembre-se também que colocar as lixeiras em lugares estratégicos, no local alimentação e nos pontos mais movimentados incentiva que as pessoas não deixem lixo em lugares indevidos, o que também irá facilitar a limpeza pós realização do evento.

Evite o uso de papel e comunicação impressa

Aposte em recursos digitais. Banners, panfletos, fichas de cadastro e ingressos de papel podem ser facilmente substituídos por aplicativos e outros recursos online.

Além de economizar com o uso de papel e não gerar ˜lixo desnecessário˜, você também irá facilitar a vida dos participantes do seu evento. Eles poderão acompanhar toda a programação do evento, interagir com outros participantes e dar feedbacks em um único canal de comunicação!

Evite desperdícios

Calcule corretamente a quantidade de brindes, comes e bebes, por exemplo, para evitar os desperdícios. Além de prejudicarem o meio ambiente, o desperdício desses recursos ainda representam custos desnecessários.

Se você quiser saber mais sobre como organizar eventos sustentáveis sem afetar a natureza confira nosso infográfico: A pegada ecológica de um evento.


imagem de um cofrinho representando o investimento e dinheiro do evento

Capítulo 5

Como fazer o planejamento financeiro de uma feira ou evento?

Planejando as finanças do seu evento? Confira como aqui!

E você sabe como planejar as finanças do seu evento de maneira estratégica e eficaz? Neste capítulo, confira dicas essenciais para se dar bem na organização de eventos!

Analise a estrutura de custos

A realização de feiras e eventos contemplará dois tipos de custos: fixos e variáveis.

Os custos fixos independem da quantidade de participantes: se o público do dia for menor que o esperado, essas despesas não mudarão. É o caso das despesas relacionadas ao aluguel do espaço, sonorização, divulgação, sinalização, pré-produção, decoração, transporte e hospedagem de palestrantes e possíveis sistemas de gestão.

Já os custos variáveis são proporcionais ao público recebido, como brindes, comes e bebes, estacionamento, entre outros.

grafico representando os custos fixos e variáveis em um evento

Levante todos esses dados para definir o investimento total necessário, que deve contemplar todos os custos fixos e custos variáveis conforme a estimativa de participantes.

Reserve também um valor específico para imprevistos, que sempre podem acontecer. Nunca trabalhe com o orçamento no limite!

Estude fontes de receita

Se o orçamento da empresa não é suficiente para cobrir o investimento total, você pode buscar fontes de receita alternativas. Veja alguns exemplos:

Cotas de patrocínio

Considere captar patrocínios de empresas com interesses complementares aos seus.

Nesses casos, procure vender cotas usando uma divulgação eficaz e argumentos decisivos, capazes de convencer os parceiros de que seus objetivos específicos serão atingidos.

Na busca dos patrocinadores ideiais em suas feiras e eventos lembre-se dos seguintes passos:

  • Quem vai visitar seu evento?
  • Quem vai expor em seu evento?
  • Quem fornece para seus expositores?
  • Divulgue seu evento para os visitantes
  • Preparando o material para conseguir patrocínios
  • Defina as cotas de patrocínio
  • Pratique vendas consultivas

Os participantes do seu evento são de extrema importância para os seus possíveis patrocinadores. Por isso, é preciso deixar muito claro o valor do seu público para conseguir melhores cotas de patrocínio.

Como conseguir patrocínio para o meu evento

Permutas

Alguns patrocinadores interessados podem não ter recursos para contribuir com dinheiro, mas é possível trocar a divulgação por serviços previstos na produção do evento.

Considere trabalhar com cotas de permutas, desde que as trocas sejam justas. Em alguns casos, sua empresa pode se beneficiar com parcerias que duram além do período de realização do seu evento.

Ingressos

Para definir o preço dos ingressos, leve em conta a estrutura e objetivo do evento, bem como o perfil do público.

Se os participantes forem muito sensíveis a preço, convém rever a necessidade de determinados recursos para reduzir o valor.

Uma boa opção é associar todos os custos fixos ao orçamento da empresa e dos patrocinadores e deixar os custos variáveis por conta dos ingressos.

Coletor de dados

Os coletores de dados facilitam a captura de contatos em eventos, geram mais receita e entregam mais oportunidades aos expositores. Mas você deve estar pensando: como isso pode me ajudar a aumentar a minha renda?

Você pode transformar o coletor de dados do seu evento em um novo canal de receita valorizando as suas cotas de patrocínio ou oferecendo o recurso como um item adicional. Neste post, você pode conferir tudo sobre coletores de dados em eventos.

Ajuste o orçamento conforme as prioridades do evento

Uma vez que você tem clareza sobre os objetivos e prioridades do evento, fica mais fácil equacionar as receitas e despesas. Reavalie sua estrutura de custos sempre que necessário para que o evento não fique barato ou caro demais, nem para você e nem para o participante.

Pesquise e negocie com fornecedores

Nunca feche com a empresa que enviou o primeiro orçamento. Faça cotação com, pelo menos, três fornecedores de cada categoria e negocie ao máximo para obter as melhores condições de contrato.

Lembre-se de que muitas vezes o barato sai caro! Procure referências sobre as empresas prestadoras de serviço e cheque previamente a disponibilidade perante as data do seu evento.

Alguns imprevistos como a má qualidade de foto e vídeo ou um serviço de atendimento precário podem ser problemas difíceis de resolver no momento em que o evento estiver acontecendo, repercutindo em uma experiência ruim.

Você deverá pontuar todas as suas necessidades perante os fornecedores e ter um plano de contingência para possíveis imprevistos.

Acompanhe todos os gastos em uma planilha

Registre todos os gastos em uma planilha, colocando lado a lado o gasto previsto e o realizado, cuidando para que os números reais sejam sempre menores ou idênticos aos previstos.

Assim, você garante mais tranquilidade durante todo o gerenciamento do projeto e tem tempo hábil para reavaliar o orçamento sempre que houver alguma inconsistência na estrutura de custos.


imagem representando uma ideia de conclusao de texto

Capítulo 6

Conclusão

Lembre-se que a viabilidade da ideia inicial será influenciada por todas essas questões. Portanto, compreenda a realização de feiras e eventos de negócios como uma jornada de muitas avaliações e mudanças de rota.

Se você gostou deste conteúdo e quer a nossa companhia nessa missão, confira outros materiais que podem te ajudar a promover um evento de sucesso! 🙂

Ah! E se quiser conhecer soluções tecnológicas para eventos, acesse o nosso blog e fique por dentro das novidades!