Apesar de não ser fácil estabelecer metas e objetivos de projetos, sabemos que esse é um desafio que precisa ser superado pela equipe e, principalmente, pelo gestor. E um aspecto importante para a execução eficiente de projetos é manter a produtividade e a motivação dos colaboradores sempre em alta.
Por isso, neste post você ficará sabendo como fazer essa definição de metas de forma assertiva e como aumentar o engajamento do seu time. Também, daremos algumas dicas de ferramentas úteis para gestão de projetos. Continue lendo e confira!
Saiba como definir metas e objetivos em projetos
Estabelecer objetivos e metas claras é essencial para que a equipe saiba de antemão quais são os resultados esperados para o projeto.
Sabendo-se exatamente onde se quer chegar, fica muito mais fácil criar etapas de execução e prazos para as tarefas a serem realizadas. No entanto, é preciso deixar bem claro o que não está no escopo do projeto, para evitar que sejam criadas expectativas irrealistas.
Uma definição ineficiente de metas e objetivos, geralmente, leva a resultados insatisfatórios. Afinal, quando a ideia do todo é deficiente, ocorrem falhas na mensuração dos recursos necessários e do tempo adequado para o desenvolvimento das soluções.
Portanto, primeiramente, deve-se buscar o que se pretende com o projeto de forma geral, ou seja, o objetivo geral do projeto. Isso precisa estar alinhado com a missão da organização, e deve haver uma perspectiva de médio a longo prazo.
Em seguida, deve-se fazer a segmentação do objetivo geral em objetivos específicos — que indicam os resultados particulares que o projeto pretende alcançar para a realização do objetivo geral. Nesse sentido, as metas são desdobramentos de objetivos específicos.
Enquanto o objetivo tem função qualitativa, a meta tem função quantitativa. Assim, uma meta precisa ser:
- específica: tendo delimitado o que se almeja com a meta, quem é responsável por ela, como deve ser realizada etc.;
- mensurável: sabendo qual é o resultado esperado em termos quantitativos e quanto tempo será necessário para realizá-la;
- atingível: alcançá-la deve ser plausível, para não haver frustração e perda de tempo;
- relevante: precisa, realmente, impactar de forma positiva o negócio;
- temporal: sempre associar uma meta a um período de tempo em que ela deve ser realizada.
Entenda como aumentar o engajamento dos colaboradores
De fato, o engajamento dos colaboradores é um fator essencial para o sucesso de qualquer projeto. Mas o que significa ter uma equipe engajada? Significa que os membros do time compreendem fazer parte de algo maior, tendo um senso de colaboração apurado.
Nesse sentido, algumas práticas podem ser usadas para aumentar o engajamento da equipe. Uma delas é exercer a liderança de forma inspiradora.
Demonstrar interesse investindo tempo para entender como a experiência de cada colaborador pode ser melhorada no ambiente de trabalho é uma ótima maneira de fazê-lo se sentir valorizado e relevante.
Outra boa prática consiste em conversar com os funcionários sobre planos de carreira, assim como oportunidades de crescimento e de desenvolvimento profissional. Basicamente, entenda como você pode ajudar seu colaborador a explorar ao máximo suas habilidades, a fim de que ele possa progredir na empresa.
Além disso, como gestor, é preciso reforçar frequentemente que as funções executadas pelos colaboradores contribuem efetivamente para o sucesso do negócio. Isso faz com que os funcionários estejam sempre conectados com o propósito do trabalho, aumentando a motivação e a produtividade.
Conheça 5 ferramentas para gestão de projetos
Para gerenciar projetos é necessário ter organização, controle de processos, gestão de informações e de pessoas, e também boa comunicação com a equipe.
Atualmente, existem várias ferramentas úteis para tornar essa gestão de projetos mais eficiente. Vejamos, então, algumas dessas ferramentas que podem auxiliar bastante o dia a dia de um gerente de projetos:
1. Runrun.it
A Runrun.it é uma plataforma completa para ajudar sua empresa a controlar tarefas, projetos, fluxo do trabalho e o tempo investido, sendo essencial para fazer uma ótima gestão de projetos.
Com ela é possível padronizar as entradas de demandas, utilizando modelos de projetos para abrir múltiplas tarefas para pessoas e equipes de uma só vez, contando com dashboards customizáveis com métricas de tempo além de várias outras.
2. Trello
O Trello é uma ferramenta online gratuita que possibilita a organização das tarefas a serem realizadas. Com uma interface amigável e fácil de utilizar, ele é estruturado na forma de boards, listas e cards.
Assim, o fluxo de trabalho pode ser facilmente organizado e monitorado pelos membros da equipe, possibilitando que todos saibam o status de execução das tarefas e quanto tempo falta para o projeto ser concluído.
3. Slack
O Slack é uma ótima ferramenta para melhorar a comunicação interna da equipe. Por meio dele, pode-se centralizar toda a comunicação corporativa e realizar ações como compartilhar mensagens e arquivos em tempo real, além de criar grupos fechados para tratar projetos específicos.
Outra grande vantagem do Slack é possibilidade de integração com outras ferramentas modernas, como Dropbox, Asana, Twitter, entre outras. Sem dúvida, vale a pena conferir.
4. Project Builder
O Project Builder é um software de gerenciamento de projetos baseado nas práticas do Project Management Institute (PMI). Basicamente, ele oferece recursos para a gestão de equipes, além de relatórios para facilitar o processo de tomadas de decisão em projetos.
A ferramenta também pode ser útil para melhorar a comunicação interna e definir melhor o escopo de um projeto.
5. Google Sheets
O Google Sheets possibilita que o usuário crie, edite e colabore com documentos criados a partir do serviço de planilhas online no Google Drive. Contudo, também pode auxiliar no gerenciamento de projeto a nível macro, para a organização de objetivos e metas.
Uma vantagem do Google Sheets é que seus arquivos ficam guardados na nuvem, o que garante que eles estejam sempre seguros. Além disso, essa ferramenta oferece um recurso de controle de alterações, o que é fundamental para manter a integridade dos projetos.
Bom, como vimos até aqui, para realizar a gestão de projetos com eficiência é preciso definir metas e objetivos de forma assertiva.
É necessário também garantir o engajamento dos colaboradores ao projeto por meio de práticas que visem aumentar a motivação e produtividade da equipe. E, por fim, ferramentas como o Trello, Slack, Project Builder e Google Sheets podem ser usadas para otimizar a rotina do gestor de projetos.
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