Tecnologia, Tendências | 16 minutos de leitura

Confira aqui tudo sobre os aplicativos para eventos!

Quer saber os principais benefícios que um aplicativo pode gerar em seus eventos? Confira aqui!


Você sabia que o mercado de eventos representa 4,3% do PIB brasileiro? É a segunda maior fatia do PIB do país, o que representa R$ 209 bilhões em receita. Nesses tempos de crise, muita gente acha que existe retração no mercado, mas não é bem assim.

Hoje, o mercado de eventos é o principal canal B2B (business-to-business) para alocação de recursos de marketing. Muito do dinheiro das empresas B2B de marketing vai para eventos, tanto para patrocínio quanto para organização de eventos próprios.

Atualmente, é inegável dizer que o mundo está sendo movido pela tecnologia e as pequenas e grandes empresas precisam acompanhar esse ritmo para conseguir se manter no mercado.

Ao menos no último ano foram gastos US$ 60 bilhões de dólares em soluções de tecnologia para eventos no mundo, desde a criação e aprimoramento de aplicativos até ferramentas de inscrição e credenciamento.

O escolha de criar um aplicativo para eventos é uma das soluções mais benéficas para uma empresa que investe em feiras, congressos, exposições ou até mesmo, eventos corporativos. Os benefícios são incomparáveis e o lucro é real.

Os smartphones são mais intuitivos e já caíram no gosto popular de forma que pessoas de todas as idades estão adotando essa tecnologia móvel no seu dia a dia, tanto para as relações pessoais quanto profissionais.

Nós usamos em absolutamente todos as partes: no mercado, na rua, no trabalho, em festas… Seja onde for, você verá um smartphone em algum lugar. As razões são variadas, o que não pode ser negado é a sua onipresença. Você certamente também os verá aos montes no seu evento, então, por que não os abraçar de vez?

​Quer aprender tudo sobre a criação de um aplicativo para eventos e  entender por que essa é uma estratégia irresistível para o seu negócio? Então confira:

A funcionalidade de aplicativos para eventos

A principal função de um aplicativo para eventos é fazer uma ponte entre os participantes e a sua empresa da forma mais dinâmica, simples e agradável possível. O aplicativo pode ser montado da forma que você quiser para tornar o seu evento mais diferenciado e acessível para seu público.

Divulgação de notícias relacionadas ao evento

Um aplicativo para eventos pode – e deve – informar os participantes a respeito de datas, horários e locais em que o evento acontecerá.

Não é incomum que alterações aconteçam ao longo de um evento, principalmente se ele for de grande porte e contar com vários palestrantes e uma programação variada. Imprevistos acontecem e é inteligente antecipá-los ou pensar nas melhores soluções para informar os participantes do evento.

Com uma solução móvel isso pode acontecer por meio das notificações que são um dos diferenciais proporcionados pelos aplicativos específicos para eventos. Caso alguma alteração de horário, de palestrante ou local aconteça, o aplicativo permite que você envie uma notificação para todos os usuários. Isso diminui as confusões e insatisfações do público.

Canal de comunicação contínua

O aplicativo feito para o seu evento não precisa perder sua funcionalidade no instante em que o evento se encerrar. Ele pode servir como um canal de comunicação contínua entre a sua empresa e a sua audiência.

Além de instigar o público a respeito de uma próxima edição do evento, você pode continuar enviando notícias e informações relevantes a respeito da sua empresa, dos palestrantes que compareceram e dos patrocinadores, dar o feedback da empresa com relação aos dias de evento, etc.

Enfim, continuar estimulando o público a se manter ativo no aplicativo é uma forma de estabelecer um vínculo com a sua audiência e manter um canal de comunicação contínua.

Canal de interação entre os próximos participantes

Por que as redes sociais fazem tanto sucesso e são o marco da globalização? Porque elas aproximam pessoas de diferentes segmentos, de diferentes localidades, com bagagens diferentes em um mesmo local, com um mesmo objetivo.

O aplicativo para eventos pode, sim, fazer algo semelhante ao criar uma plataforma que permita a comunicação e interação dos participantes. Esse é um dos fatores que pode incentivar o seu público a continuar usando e acessando o aplicativo mesmo depois do término do evento.

Existe a possibilidade de troca de mensagens entre os participantes e que possa, inclusive, curtir publicações uns dos outros e compartilhar fotos e vídeos durante os dias de evento.

Feedback

Essa é, possivelmente, a funcionalidade mais benéfica para as empresas que optam por criar um aplicativo para eventos relacionados à sua marca. Por que? Porque a coleta de dados é um dos focos de todo produtor de eventos após as atividades.

Com os dados coletados durante o evento é possível medir resultados e ter informações mais precisas que mostram se o evento foi um sucesso e em quais pontos você pode investir para melhorar e aprimorar ainda mais a experiência dos participantes. Com um aplicativo para eventos, essa coleta de dados é feita de forma bem mais completa e compreensível, o que torna o seu feedback ainda melhor.

A coleta de dados pode ser feita a partir de pesquisas de satisfação que são enviadas aos usuários do aplicativo que responderão às perguntas em tempo real e sem influências externas ou ações de intermediários. O aplicativo permite um número maior de respostas já que todos os usuários poderão receber as pesquisas.

Além disso, é possível medir o nível de satisfação do público através da própria interação entres os participantes na plataforma, o que é uma forma de feedback valiosíssima e muito real.

Benefícios

O aplicativo para eventos é benéfico tanto para o público que se sente mais estimulado e próximo da sua marca quanto para você que tem uma plataforma de coleta de dados incomparável. Confira em detalhes alguns dos benefícios de se optar por criar um aplicativo próprio:

Engajamento

O aplicativo para eventos é focado no engajamento. O que isso significa? Significa uma proximidade maior do público com você e sua marca antes, durante e depois do evento. Não é preciso esperar pelo início do evento para que os participantes tenham acesso à tudo que você está planejando.

Antes

Eles podem começar a vivenciá-lo com antecedência por meio de discussões e conversas que a plataforma disponibiliza. Divulgar gradativamente os nomes de palestrantes famosos ou conceituados é um exemplo do que pode ser feito. Dessa forma os participantes podem interagir antes mesmo do evento começar e podem revelar suas expectativas, a razões que os levaram até ali, etc.

É uma forma de agradar tanto o público que começa a se sentir mais motivado e animado quanto para você, organizador, que pode traçar metas para que o evento corresponda com os objetivos da sua audiência.

Durante

Ao longo do evento é quando o aplicativo se faz mais útil e necessário. Durante uma palestra, por exemplo, os participantes podem mandar perguntas que serão exibidas no telão em tempo real para os palestrantes responderem e dialogarem a respeito.

Além disso, os participantes terão acesso à timeline própria do evento, podendo postar, curtir e comentar fotos e publicações da organização e de outros participantes, recebendo noti cações em tempo real.

Criando um espaço de interação que permita que tanto os participantes quanto os influenciadores possam conversar livremente, faz com que a experiência do evento seja ainda mais enriquecedora e que ele atinja o máximo do seu potencial.

Depois

Muitas pessoas vão a eventos movidos pelo networking. O aplicativo, por facilitar a interação entre os participantes, organizadores e influenciadores, é uma ótima forma de se aproximar ainda mais uns dos outros e formar uma rede de contatos ainda maior e mais dinâmica.

É uma forma de unir compradores e vendedores, por exemplo, caso o foco do evento seja esse. Mesmo após o fim do evento, o aplicativo pode continuar sendo uma referência para quem busca networking.

Além disso, aqueles aplicativos que possibilitam a interação entre os participantes através de chats ou mensagens privadas podem continuar cumprindo esse propósito mesmo depois do final do evento.

Você também pode continuar enviando mensagens e notificações para os usuários para mantê-los atentos às novidades da sua marca e dos patrocinadores, além de estimulá-los a aguardar com expectativa a próxima edição.

Eficiência

Uma das promessas do aplicativo para eventos é a garantia de eficiência de processos. É uma forma de reduzir custos e, ao mesmo tempo, obter mais benefícios. Isso é feito de várias formas:

Programação acessível

É possível inserir toda a programação do evento no aplicativo da forma mais prática e acessível para os participantes. A criação de uma agenda interativa que ofereça recursos para os usuários é um diferencial único.

Eles poderão criar lembretes pessoais e adicioná-los à programação, ativar notificações que os avisem sobre horários de início de palestras ou workshops que eles tenham interesse em participar, além de ter acesso às informações de alterações de última hora na programação ou informativos personalizados.

Atualizações constantes

Esse é um dos principais benefícios para quem precisa pensar e organizar o evento. A programação de eventos é dinâmica, é natural que alterações possam ocorrer. Isso significa desde o cancelamento de um palestrante até problemas com a infraestrutura de uma sala.

É impossível planejar absolutamente tudo, mas quando algo não ocorre como esperado, é necessário informar o maior número de pessoas, certo?

Quando se tem uma programação impressa, é muito mais difícil fazer as alterações e informá-las ao seu público de forma eficiente. Seria necessário imprimir uma nova leva de panfletos e tentar fazer com que todos os participantes tenham acesso a essas informações em um período muito curto de tempo e, dificilmente, todos serão atingidos.

Com o aplicativo o seu alcance é maior e mais eficiente e ele pode ser atualizado de forma constante e acessível aos participantes.

Processos otimizados

Para todo organizador e produtor de eventos é imprescindível conseguir centralizar ao máximo todos os processos relacionados ao seu evento. O aplicativo otimiza a comunicação em uma única plataforma, o que evita ruídos (qualquer elemento que interfira na mensagem que você quer transmitir) e te conecta de forma direta com cada um dos participantes.

É possível organizar as informações de forma objetiva e que facilite a leitura. Criar listas cronológicas, filtros temáticos ou tipos de programação são apenas algumas das alternativas oferecidas.

Custos reduzidos

Lembra do que falamos sobre imprevistos? Problemas não antecipados podem gerar custos extra que talvez o orçamento não tenha a capacidade de cobrir. O aplicativo para eventos é uma forma de diminuir os gastos com esses possíveis imprevistos.

Caso algum palestrante desista ou talvez você precise alterar horários e locais, o envio de notificações aos usuários torna obsoleta a necessidade de novas impressões e da contratação de mão de obra para ficar por conta de distribuir esse material. Isso já garante, de cara, uma redução de custos com impressão e pessoal.

Como o aplicativo não perde a sua utilidade, você pode associar novos eventos à mesma plataforma o que reduz investimentos futuros. Desde pequenos encontros entre diretores até aquela grande convenção anual da empresa, você pode centralizar toda essa comunicação dentro do mesmo aplicativo.

E, caso você não queira que o público geral tenha acesso a informações privadas da empresa como esses eventos corporativos de pequena escala, é possível restringir o acesso e permitir que apenas usuários selecionados recebam essas informações.

Receita

Você sabia que o marketing do seu evento pode ser uma nova fonte de receita? Aplicativos mobile são tão adorados pelos usuários porque fornecem versatilidade e praticidade. Tendo muitos usuários é bem mais fácil atrair novas marcas interessadas em conquistar o seu segmento e, com isso, anunciar no seu aplicativo gerando mais receita pra você.

Além disso, seu aplicativo pode ser uma forma de surpreender seus parceiros ao garantir novos espaços para que eles possam divulgar seus produtos. É uma maneira de oferecer um excelente retorno sobre o investimento deles.

Como a vida útil do aplicativo não está limitada à duração do evento, é bem mais fácil conquistar novos públicos por um período maior de tempo, o que aumenta o seu alcance e atrai ainda mais investimento.

A publicidade em um aplicativo para eventos é discreta, não invasiva e extremamente eficiente. O aplicativo acaba se tornando um canal de publicidade extra, gerando receita contínua praticamente sem esforço.

Facilidade e inteligência

Aqui entra a questão da coleta de dados como fator fundamental para adquirir uma nova compreensão sobre a sua audiência e os participantes do evento. Nesse ponto o aplicativo permite que você tenha um novo olhar sobre os eventos que organiza através da observação de padrões e interesses que poderiam passar batido, mas que, com o aplicativo, são vistos de forma mais enfatizada e detalhada.

Tendo em mãos dados mais completos você terá mais sucesso ao tomar decisões que dizem respeito ao seu público já que terá coletado informações diretamente da sua audiência, de quem participou do evento e forneceu um feedback muitas vezes involuntário – comentários durante conversas no aplicativo, perguntas e questionamentos, reclamações, fotos e vídeos postados ao longo do evento, etc.

O aplicativo para eventos permite uma compilação mais inteligente das informações obtidas através do engajamento e da interação dos participantes e produz gráficos de fácil leitura. Isso torna todo o processo de análise bem mais fácil e inteligente.

Valores

Organizar e executar a produção de um evento exige uma série de custos que envolvem desde o aluguel do local até o pagamento de funcionários e palestrantes. Produzir um evento não é algo barato e os custos são algumas das preocupações mais frequentes. Eventos de qualidade exigem um orçamento maior que muitas vezes não corresponde ao que temos disponível para investir.

Muitos organizadores têm a falsa impressão de que a criação de um aplicativo seria apenas mais um gasto adicional e acabam não enxergando o potencial nesse investimento.

Em momentos de crise, é comum reduzir os investimentos em estratégias de publicidade, o que pode ser um erro uma vez que o papel intrínseco do marketing é destacar a marca e atrair potenciais clientes.

O aplicativo para eventos pode ser uma forma inteligente de reduzir custos e melhorar esse cenário. Como? Entenda:

  • O aplicativo permite publicidade dentro da sua plataforma, então os anúncios de patrocinadores do evento podem cobrir custos e, inclusive, gerar receita.
  • Como o aplicativo permite mudanças e atualizações sempre que for conveniente para o organizador, é possível melhorar cada vez mais a sua performance e fazer com que haja um aumento de receita a cada edição do evento. Isso pode, inclusive, atrair mais patrocinadores que veem o sucesso da sua plataforma.
  • O aplicativo para eventos permite um corte expressivo nos gastos com materiais impressos. As notificações são um dos principais recursos do aplicativo que tornam praticamente obsoleta a necessidade de imprimir uma quantidade enorme de panfletos e diminui a mão de obra que seria encarregada de distribuir esses materiais.
  • Com materiais impressos é preciso pensar no espaço limitado existente para os anunciantes e para os informativos. Com o aplicativo esse espaço se torna praticamente ilimitado, o que permite mensagens mais completas e um maior número de anunciantes e patrocínios através de banners interativos e notificações promocionais. É um novo canal de receita para o evento.

Sobre a mobLee

mobLee é a solução líder em tecnologia mobile para eventos na América Latina, oferecendo mais poder, autonomia e inteligência aos organizadores, participantes e expositores de feiras, congressos e eventos corporativos.

Fundada em 2011, em Florianópolis, a mobLee foi criada para mudar a forma como as pessoas vivenciam eventos. São mais de 1000 aplicativos publicados, quase 600 eventos na bagagem e o título de maior produtora de aplicativos para eventos da América Latina.

Quando foi criada, a mobLee buscava oferecer soluções dentro do mercado de tecnologia mobile​ quando ainda havia poucos smartphones no Brasil. De acordo com dados do IBGE, hoje, o número de smartphones em uso no país chega a 198 milhões. O que representa uma das características intrínsecas da empresa: a de estar sempre atenta às novidades e tendências tecnológicas do mercado.

Tem como maior diferencial seu Customer Success (atendimento ao cliente), garante que ele faça o melhor uso da plataforma e ajuda nas estratégias e no uso do aplicativo. Com um time de sucesso do cliente que garante o melhor uso da plataforma, a mobLee é orientada para se adequar ao perfil do usuário para oferecer uma experiência diferenciada.

Case de sucesso

No RD Summit, o maior evento de Marketing Digital e Vendas da América Latina, foi utilizado o leitor de contatos da mobLee, integrado ao aplicativo oficial do evento para superar o desafio de capturar e processar dados de participantes do evento pelos expositores.

Concrete Show South America, o maior encontro de construção civil da América Latina e segundo maior do mundo, também contou com a solução da mobLee. Utilizando o espaço de publicidade oferecido pelo aplicativo com o foco de gerar receita a partir de soluções de marketing e buscando facilitar a navegação dos participantes no local do evento.

A redução do número de materiais impressos em 32% foi mais do que suficiente para cobrir o custo de investimento no aplicativo. Além disso, o sucesso foi tanto que a empreitada foi repetida na edição seguinte e o aplicativo foi ao ar com 6 meses de antecedência ao evento.

XVIII Hepatologia do Milênio, congresso médico sobre doenças do fígado, adotou a ideia e usou um aplicativo para médicos responderem enquetes e enviarem perguntas para palestrantes.

Isso mostrou a possibilidade de centralizar informações e recursos em uma única plataforma o que gerou uma maior flexibilidade dos organizadores em caso de mudanças na agenda. Como resultado, observou-se uma maior interação e engajamento por parte dos participantes.

O sucesso foi tanto que não foi possível responder a todas as perguntas feitas pelo aplicativo em apenas uma edição do evento e os organizadores afirmaram que repetiriam a manobra para as edições seguintes.

Leitor de contatos

leitor de contatos da mobLee é um recurso disponível para os aplicativos da mobLee que pode ser extremamente útil para o seu evento por facilitar todo o processo de leitura da credencial dos participantes e gerar uma parcela significativa de lucro.

Capturando os contatos de maneira instantânea, o aplicativo permite aos expositores métricas de desempenho em tempo real já que ele está sincronizado com a web. É uma maneira de oferecer mais poder aos expositores uma vez que eles podem capturar, qualificar e gerenciar todos os contatos.

Com o aplicativo você terá a chance de ficar por dento do desempenho dos expositores e ter uma visão mais aprofundada do potencial de geração de novos negócios proporcionado pelo seu evento.

O leitor de contatos é um novo canal de receita para o seu evento porque valoriza as suas cotas de patrocínio ao oferecer o recurso como um item adicional. A mobLee cobra um valor fixo por cada licença, mas cabe a você escolher quando irá cobrar por cada expositor que optar por adquirir o aplicativo.

Como o valor fixo não varia de forma alguma, dependendo do valor estabelecido por você, sua margem de lucro pode ser suficiente para cobrir inúmeros custos com a produção do evento.

Conclusão

Investir em um aplicativo para eventos pode ser a chave para alavancar ainda mais o seu negócio e aumentar o alcance da sua marca. Em um mercado cada vez mais competitivo e exigente é imprescindível estar aberto às novidades tecnológicas, principalmente aquelas que trabalham com smartphones.

Um aplicativo para eventos é uma forma incrível de conquistar os participantes com possibilidades de interação e engajamento, fornecer informações mais completas e updates em tempo real a respeito de tudo que tem a ver com o evento e com sua empresa, criar um apego do público com a sua marca uma vez que ela oferece vantagens em relação às concorrentes, etc.

​Optar por montar um aplicativo feito exclusivamente para atender às suas necessidades e os interesses da sua audiência é um jeito inteligente de se destacar no mercado de eventos e, inclusive, gerar um novo canal de receita que pode ser surpreendentemente lucrativo.

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