Como avaliar um evento
Gestão de eventos, Organização de eventos | 8 minutos de leitura

Como avaliar um evento: 5 dicas para medir seu sucesso

O seu evento chegou ao fim? Você sabe como avaliar se ele foi um sucesso? Confira o nosso post e as dicas que preparamos para você!


Depois de tanto planejamento e e mão na massa, um evento deve ter seus resultados analisados. Pensando em te ajudar, separamos algumas dicas de como avaliar um evento e aprender com ele.

Além deste conteúdo, sugerimos que você também acesse outros artigos nos quais abordamos as principais etapas da organização de eventos. Abaixo separamos alguns de leitura obrigatória.

  1. Organização de eventos: uma jornada que começa muito antes da grande data
  2. Planejamento de eventos: conheça as melhores estratégias para um evento de sucesso
  3. Atrair e vender: como fazer um site para o meu evento?
  4. Venda de ingressos online: boas práticas para o seu evento
  5. Evento: 5 ações para não esquecer no grande dia!

Quando falamos sobre a etapa de planejamento, destacamos que a primeira definição importante é o objetivo do evento. É ele que norteará todas as decisões tomadas, entre elas as métricas que deverão ser acompanhadas, para avaliação pós evento. O objetivo é que você seja capaz de provar que as metas foram atingidas.

Suponhamos que você seguiu a “cartilha” à risca:

  • Desenhou um bom planejamento
  • Conseguir boas parcerias em eventos
  • Vendeu todos os ingressos
  • Não teve nenhum problema grave durante os dias de evento.

Significa que ele foi um sucesso, certo? Não necessariamente. O fato de tudo correr conforme planejado já é uma vitória, com certeza, mas não comprova que você alcançou todos os seus objetivos. Daí a necessidade de uma avaliação pós evento.

Sabe aquela famosa frase que diz que não se gerencia aquilo que não se mede? Pois é, ela se aplica a eventos também.

Você precisa estabelecer métricas sobre como avaliar um evento para saber se os resultados esperados foram alcançados.

Indicamos, aqui, um artigo que apresenta as principais métricas para avaliar o desempenho do seu evento. Você também pode ter grande interesse em no conteúdo, “6 coisas que você precisa fazer depois que o seu evento termina”.

Então, pra não chover no molhado, ao invés de listar novamente essas métricas, neste artigo, resolvemos trazer dicas de como otimizar alguns dos resultados, e a partir das suas análises, fazer sua avaliação pós evento.

5 dicas de como avaliar um evento

1. Melhore suas margens de lucro

Via de regra, a receita dos eventos vêm de duas fontes: venda de ingressos e cotas de patrocínio. Então, existem basicamente 3 formas de melhorar suas margens:

  • Aumentando o público do seu evento, ampliando a quantidade de ingressos vendidos
  • Aumentando o ticket médio, seja do valor dos ingressos ou das cotas de patrocínio
  • Reduzindo seus custos.

Até aqui, nenhuma novidade, certo?

Claro que, para mexer cada “ponteiro”, você terá que ajustar outros.

Por exemplo, para aumentar o número de ingressos vendidos, provavelmente, você terá que intensificar seus investimentos em marketing, aumentando seu custo. Ao contrários, se você aumentar o preço dos ingressos ou o valor das cotas de patrocínio, talvez você tenha menos interessados.

Então, como reduzir custos sem impactar nos outros números?

Existem algumas formas, mas, uma delas é otimizar o seu investimento em divulgação, que é um dos custos mais significativos para captar participantes.

Normalmente, quando conversamos com nossos clientes, eles nos reportam que investem em variados canais, como:

Entretanto, dificilmente, os organizadores do evento, conseguem nos dizer qual dos investimentos, é mais efetivo.

Quando perguntamos sobre as taxas de conversão de venda de ingressos através do site, o máximo que conseguimos ouvir é sobre o número de acessos e o número de ingressos vendidos.

Aqui na mobLee, nós desenvolvemos uma plataforma que dá mais clareza a esse funil de vendas, permitindo que o organizador tenha uma visão mais analítica do que pode ser ajustado durante o período de divulgação, para que ele consiga investir menos, mas de forma mais assertiva. E, por fim, finalizar o evento com melhores margens de lucro.

Veja também: Conheça o sistema que vai ajudar a melhorar a divulgação do seu evento.

2. Gere mais valor para seus patrocinadores e expositores

Sabemos que as empresas estão cada vez mais orientadas por métricas e, hoje, não é mais tão fácil convencer um diretor de marketing, de que patrocinar ou expor no seu evento trará grandes resultados.

Visibilidade de marca e mailing dos participantes não garantem mais o interesse nesse investimento. Então, o que de fato buscam essas empresas? Quase sempre, ampliar networking e gerar negócios.

A Associação de Feiras da Alemanha (AUMA), divulgou uma pesquisa que aponta que 67% dos negócios são concluídos de 6 meses a 1 ano, após o evento.

Ou seja, na maioria das vezes, o seu evento será apenas um canal para se iniciar um relacionamento e um possível processo comercial.

O que mais ouvimos dos organizadores de eventos é que está cada vez mais difícil vender e renovar cotas de patrocínio, sob a alegação do expositor de que o evento não trouxe resultados.

Sem métricas efetivas, o organizador perde poder de barganha e acaba cedendo a descontos para não perder o contrato.

Como solucionar essa questão? Tenha ferramentas que te ajudem a mensurar os resultados de seu evento, para que você tenha uma real capacidade de argumentação junto aos seus parceiros.

Isso não só vai gerar mais credibilidade para o seu evento, como vai melhorar seu poder de negociação.

Leia mais em: Por que você deve mensurar o marketing do seu evento?

Para ajudar nessa missão, os coletores de dados tradicionais (leitores de credenciais) estão sendo substituídos por tecnologias modernas, que permitem a qualquer membro da sua equipe capturar e qualificar os leads em tempo real, através do seu smartphone.

A utilização da tecnologia auxilia na avaliação pós evento, para que o próprio expositor possa:

  • Gerenciar e avaliar a performance da sua equipe
  • Aumentar a produtividade durante os dias de evento

Os aplicativos fornecem dados para o organizador de quanto o evento realmente gerou de contatos significativos para cada expositor.

Com essas informações em mãos, sua capacidade de como avaliar um evento, certamente, vai aumentar.

O Capture é uma tecnologia desenvolvida para gerar mais negócios para expositores, mais

dinheiro para o evento

3. Aumente o número de respostas para suas avaliações e pesquisas de satisfação

Uma das melhores formas de como avaliar um evento é através das pesquisas de satisfação, que podem ser direcionadas tanto para o participante quanto para o patrocinador e/ou expositor. Afinal, é para eles que você precisa gerar valor.

É muito comum fazer esta avaliação pós evento, muitas vezes em um formulário no próprio e-mail de agradecimento ou mesmo em formulários impressos – espero que esse não seja o seu caso, pois o trabalho que se tem para tabular os dados é cruel.

O que ouvimos, normalmente, é que as taxas de respostas são muito baixas e, às vezes, não representam uma amostra significativa para uma análise precisa.

O pulo do gato para melhorar as suas taxas de respostas, é estimular que as avaliações sejam feitas em etapas, de forma fácil e rápida, e durante o próprio evento.

Você pode usar uma estratégia de avaliações via aplicativo de eventos, combinada a lembretes enviados por push notifications.

Para estimular mais ainda o engajamento nas respostas, você pode utilizar alguma estratégia de gamificação ou sorteio para os participantes.

O resultado: mais respondentes e um feedback mais assertivo.

Se você em busca de mais interação e networking em seu evento, conheça o Engage, app para eventos.

4. Tenha relatórios completos de como avaliar um evento de forma rápida

Uma atividade básica do pós-evento é a elaboração de relatórios de resultados.

É através deles que você mostra se entregou toda aquela ideia vendida aos participantes e parceiros, além de ser uma ótima forma de avaliação pós evento.

Normalmente, os relatórios mais simples entregam dados como:

  • Quantidade de atividades realizadas
  • Quantidade de palestrantes e convidados especiais
  • Quantidade de participantes inscritos e presentes
  • Mailing completo dos inscritos.

Entretanto, esse é o mínimo que você deve apresentar, pois são apenas dados que não lhe dizem muito sobre o alcance dos objetivos.

  • Se o seu objetivo era promover o networking, mostre quantas mensagens foram trocadas e quantas reuniões foram agendadas durante o evento.
  • Se a meta era dar mais visibilidade aos patrocinadores e expositores, mostre quantas vezes seus conteúdos foram acessados e visualizados nos seus canais de comunicação
  • Se o desejo era gerar negócios, apresente quantos leads foram capturados durante o evento, comparando com a média da feira e mostrando a qualificação do público.

Claro que, para ter esse tipo de informação, você precisa de ferramentas de apoio e, preferencialmente, que lhe entreguem esses dados em tempo real.

Não deixe para analisar esses relatórios somente após o evento, quando não há nada mais que possa ser feito. Acompanhe durante todo o ciclo de vida do evento e ajuste o percurso sempre que necessário.

5. Um pós-evento de sucesso

Como vimos, não é preciso reinventar a roda para que seu evento seja um sucesso. Bastam algumas pequenas mudanças de mindset e um olhar um pouco mais atento ao que os números lhe dizem durante o processo de como avaliar um evento.

Aprendeu como avaliar um evento? Gostou da nossa sequência de artigos? Comente o que mais gostou e sugira novos conteúdos!

Como você viu, o apoio de tecnologias intuitivas é fundamental para avaliação pós evento. A mobLee possui uma série de produtos e inovações em eventos, que se aplicadas em suas produções trarão importantes resultados de eficiência na rotina do trabalho, de alcance de público com venda de ingressos e engajamento.

Então, se você precisa de apoio e soluções modernas para seus eventos, você pode contar com plataforma digital da mobLee. Trouxemos resultados para mais de 1.000 eventos e +1.000.000 usuários utilizaram e aprovaram nossa plataforma.


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