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Gestão de eventos, Organização de eventos | 7 minutos de leitura

Pós-evento: 6 coisas que você precisa fazer depois que o seu evento termina

Quando o seu evento termina, os trabalhos ainda continuam. Você sabe o que fazer e quais estratégias usar pós-evento?


Muitos organizadores não se dão conta, mas o período pós-evento é tão importante quanto à fase anterior ao seu início. Esse é o momento ideal para coletar feedback dos stakeholders, avaliar suas métricas de desempenho, o retorno sobre o investimento e começar a pensar na próxima edição.

Depois de todo o trabalho necessário para colocar um evento de pé, é natural desejar alguns bons dias de descanso e deixar qualquer tópico pendente da organização para outro momento.

No entanto, é bom tomar cuidado! Esse tipo de postura pode fazer com que atividades que poderiam – e deveriam! – ser realizadas no primeiro momento pós-evento se estendam por semanas a fio.

A fadiga pós-evento é real e não pode ser ignorada. Por isso, considere desde cedo no planejamento as atividades que devem ser realizadas quando os participantes forem embora. Só depois que toda a sua agenda de atividades tiver sido concluída você poderá dar o evento como encerrado.

Para te ajudar a encarar essa etapa às vezes tão negligenciada, elencamos algumas atividades chave que recomendamos fortemente que você realize após o término do evento. Confira:

6 ações essenciais para fazer no pós-evento

Mesmo sabendo da importância, você deve estar se perguntando como fazer no pós-evento. Agora você vai conhecer quais são as 6 ações que no pós-evento vão trazer resultados positivos para o seu negócio.

1. Solicite feedback pós-evento

Se você planeja organizar outros eventos ou, em especial, outra edição do mesmo evento, solicitar feedback pós-evento deve ser considerada uma tarefa importantíssima. Alguns tipos de avaliação devem ser coletadas em tempo real, enquanto a questão analisada ainda se mantém fresca na cabeça do avaliador.

Isso é importante para a avaliação de itens específicos da programação ou de palestrantes. Quando a ideia é obter uma análise mais sistêmica, o feedback pós-evento é de grande valor.

Saber mais sobre feedbacks em eventos

Nele os participantes têm a oportunidade de avaliar suas experiências em perspectiva, observando como elas foram assimiladas e o impacto nas suas vidas. Esse é um tipo de feedback de evento muito valioso, já que tende a ser um termômetro mais preciso da satisfação geral.

Não esqueça que esse mesmo feedback pós-evento também pode ser coletado com patrocinadores, expositores e, até mesmo, palestrantes.

2. Mantenha os participantes engajados nas mídias sociais do evento

É bastante comum que os organizadores de eventos desloquem seus esforços de divulgação em mídias sociais no período pré-evento, com o objetivo de angariar novos inscritos. Alguns também as movimentam enquanto ele acontece, compartilhando na forma de fotos e vídeos um pouco do que está se desdobrando em tempo real.

Poucos, no entanto, se lembram de fazer uso desse canal no pós-evento.

Ainda que essas abordagens sejam, sem dúvidas, muito recomendadas, uma estratégia de mídias sociais que também se estende depois do encerramento do evento tende a ser muito mais consistente. A ideia é não esperar que faltem poucas semanas até o início das inscrições da próxima edição para voltar a gerar interesse no público.

Ao invés disso, ações periódicas podem manter o engajamento continuamente alto, evitando que você precise construir um novo relacionamento quase do zero com o seu público.

Durante o evento é provável que você ou, até mesmo, seus participantes, produzam muito conteúdo que possa ser divulgado posteriormente. Basta reuní-lo e, em seguida, criar uma agenda de publicações. Redes sociais como o Facebook permitem, inclusive, que você agende postagens futuras.

Dessa forma, você pode programar parte delas de uma única vez, sem que precise revisitar sua estratégia com tanta frequência na lacuna entre uma edição e outra.

3. Revise o seu orçamento

Por mais que você planeje o seu evento com extremo cuidado, organizando suas despesas com a devida precisão, você só será capaz de enxergar realmente qual foi o seu balanço financeiro depois que toda a poeira assentar.

Existem uma série de gastos nem sempre tão previsíveis que podem acontecer durante a realização de um evento. Além disso, analisar criticamente suas planilhas, buscando extrair insumos para as próximas edições é sempre muito válido.

Nem todos os eventos buscam gerar algum tipo de faturamento para a organização, ainda assim, ninguém quer que seu evento seja executado fora do orçamento previsto, gerando algum tipo de prejuízo.

Os números não mentem e eles poderão te informar de maneira bastante precisa quais são os principais gaps do evento e onde você pode melhorar.

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4. Revise o seu briefing inicial

Depois que a poeira baixou, que o balanço financeiro foi realizado e que os feedbacks pós-evento foram coletados e analisados, está na hora de reunir a sua equipe e revisar o briefing inicial do evento. Faça isso enquanto todas as informações ainda estão frescas na sua cabeça. Para ajudar nesse processo, você pode seguir os três seguintes passos:

  1. Busque entender primeiramente quais objetivos o seu evento deveria atingir e se eles foram realmente alcançados;
  2. Avalie o que funcionou dentro do esperado, aquilo que fugiu do previsto e como pode ser melhorado na próxima oportunidade;
  3. Estimule o seu time a refletir sobre o todo, aproveitando a oportunidade para engajá-los e deixá-los empolgados para a próximo edição;

A grande questão aqui é entender se o briefing inicial foi capaz de guiar a organização de maneira correta, estipulando os objetivos e as expectativas a serem cumpridas. Nenhum briefing é perfeito e, certamente, você será capaz de identificar pontos de melhoria que poderão ser revisados.

É importante, no entanto, que você faça isso de uma maneira construtiva, sem apontar dedos em relação aos erros, tratando-os sempre como oportunidades, e não apenas como falhas.

5. Atualize o site do evento

Pode ser bastante frustrante acessar um site em busca de informações úteis e se deparar com um conteúdo desatualizado e irrelevante.

Muitos organizadores acreditam que o site dos seus eventos sejam úteis apenas na fase anterior ao encerramento das inscrições, deixando ele de lado logo depois, sem qualquer mudança até o início da divulgação da próxima edição. Esse é um erro que não pode acontecer!

Então planeje o quanto antes uma atualização no site pós-evento. Nessa atualização você pode incluir highlights sobre o que aconteceu, depoimentos de participantes, patrocinadores e palestrantes e, até mesmo, divulgar um pouco do conteúdo da programação.

Além disso, nunca é cedo demais para publicar informações sobre a próxima edição. Mesmo que você saiba apenas que ela irá acontecer, mas ainda não tenha ideia sobre as datas ou local, não deixei de comentar.

6. Avalie o desempenho dos seus fornecedores

Existem uma série de aspectos de um evento que nem sempre podem ou precisam ser completamente absorvidos pela organização. Alimentação, tecnologia e segurança são exemplos comuns. É natural que você contrate seus fornecedores avaliando sua experiência e confiabilidade.

Ainda assim, por mais que suas credenciais sejam as melhores possíveis, eles também estão sujeitos aos imprevistos de um evento, é importante que eles saibam lidar com eles.

Por isso, busque analisar criticamente o trabalho desempenhado por cada fornecedor, avaliando se eles atenderam corretamente o briefing e os seus critérios de qualidade.

Em certos casos, inclusive, talvez o fornecedor possa ter entregue exatamente o que se propunha, mas você pode acabar descobrindo que seu impacto no evento foi irrelevante. Esse tipo de reflexão, portanto, pode também te ajudar a entender se algum serviço.

Dica extra: email marketing é fundamental!

As campanhas de email marketing também podem ajudar o engajamento após o término do seu evento. Se o seu evento era uma feira de negócios, por exemplo, através de campanhas de email você pode continuar o contato com seus potenciais clientes e então, vender.

O mesmo ocorre em um evento corporativo, quando é preciso engajar seus colaboradores para o próximo evento.

Fizemos um texto completo sobre o tema e você pode acessá-lo aqui: Como uma campanha de e-mail marketing pode engajar o seu público em eventos?

Conclusão

A fase pós-evento costumava ser associada à gestão dos resultados, considerada, portanto, processos internos, sem constituir um ponto de contato direto com os participantes. Hoje, no entanto, essa barreira foi rompida e os eventos já começam a ser vivenciados antes mesmo de seu início, permanecendo ativos em meio digital após seu término.

É importante ter apreço por todos que fizeram o evento acontecer: patrocinadores, participantes, palestrantes, fornecedores e, claro, o time responsável pela organização. Certifique-se de agradecê-los e ressaltar o seu papel imprescindível.

Eventos costumam ser processos cíclicos, e seu término está diretamente ligado com seu recomeço. Por isso, alimentar e valorizar todos os relacionamentos necessários para sua construção é fundamental para sua longevidade.

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