É cada vez mais comum ver empresas adotando eventos como forma de promover sua marca ou alavancar as vendas dos produto ou serviços que oferecem.
Não importa o quão grande será o evento, pode ser um congresso, uma feira de negócios, ciclo de palestras, uma grande convenção ou um pequeno coquetel, cada evento tem suas necessidades específicas e em todos os casos é preciso trabalhar com fornecedores para fazer do evento um grande sucesso.
Compras de serviços: como escolher os fornecedores para eventos?Por isso, hoje nós vamos trazer algumas dicas para trabalhar com fornecedores em eventos. Vamos lá?
1. Lembre-se que o evento começa antes da data de realização
Quem trabalha com produção de eventos deve ter sempre em mente que o pré-evento é tão ou mais importante do que o grande dia do evento. Ou seja, é preciso muita dedicação para que o evento saia conforme o planejado.
Por isso, nossa primeira dica é: Mantenha uma equipe focada no pré-evento, acompanhando todas as demandas e controlando prazos e fornecedores.
Neste caso, podemos citar alguns fornecedores para eventos que devem ser contatados ainda durante o pré-evento:
- Equipe de TI para suporte em equipamentos;
- Desenvolvimento de site ou landing pages;
- Designer Gráfico;
- Assessoria de Imprensa;
- Agência de Viagens;
- Consultores;
- Contratação de Staff para apoio no dia do evento;
- Agência de Publicidade ou Marketing.
Sabemos que cada evento possui sua particularidades, mas é preciso levar em consideração até mesmo os detalhes pequenos. O design gráfico, por exemplo, é uma peça importante para a produção de material promocional e de divulgação. Tudo dentro do pré-evento.
2. Mantenha o financeiro sob controle
Um dos grandes desafios na hora de planejar eventos está no controle financeiro. Isso porque na maioria das vezes existe uma demanda não-planejada que vai exigir uma verba extra. Por isso é tão importante fazer a gestão de custos de forma eficaz.
Ao trabalhar com fornecedores para eventos, procure sempre solicitar orçamentos com no mínimo três empresas diferentes. Isso permitirá uma análise mais ampla dos serviços e preços oferecidos por cada fornecedor.
Como cada evento exige mais de um fornecedor, o ideal é que tudo possa ser controlado em um único lugar, como um sistema de gestão que permite o cadastro de fornecedores, por exemplo.
3. Não poupe esforços na hora de procurar pelo fornecedor ideal
Se sua empresa está promovendo um evento pela primeira vez é muito importante que o levantamento de possíveis fornecedores seja feito com cuidado.
Nesse ponto é possível encontrar fornecedores para eventos por meio de buscas na internet, recomendações de amigos/empresas, experiências pessoais com antigos fornecedores, entre outros.
Após levantar todos os fornecedores que possam atender as necessidades do seu evento faça uma rigorosa pesquisa pela reputação da empresa e as avaliações de clientes.
Mesmo que essa atividade seja intensa e trabalhosa é preciso lembrar que fornecedores são peças delicadas e importantes do evento e você não vai querer ficar na mão, não é?
4. Prefira fornecedores flexíveis e confiáveis
Aquela velha história de o que é bom não é barato e vice-versa pode ser muito bem aplicada aqui.
Muitas vezes os organizadores de eventos preferem optar por fornecedores que apresentam o orçamento mais baixo. Entretanto, essa é uma escolha perigosa.
O que levar em consideração na hora de contratar fornecedores?
Pontualidade na entrega;
• Facilidade e transparência na comunicação;
• Disposição e flexibilidade para atender suas necessidades.
Muito mais do que fornecedores, procure empresas que possam ser parceiras do seu evento. Quando um fornecedor também está engajado na promoção do seu evento tudo irá ocorrer de forma mais harmoniosa e sem margens para erros.
5. Fique de olho no contrato
O contrato é uma das principais garantias e também um dos principais motivos de dor de cabeça para organizadores de eventos.
Lembre-se sempre que no contrato as obrigações de ambas as partes devem estar escritas de forma bem clara e transparente, para que não haja equívocos quanto a interpretação.
Além disso, verifique se o documento inclui todas as exigências que sua empresa tem para a realização do evento e que possam ser cumpridos pela empresa fornecedora.
Não esqueça que no contrato todas as informações devem ser expostas da maneira mais específica possível. Entre elas podemos citar:
- Valores;
- Prazos;
- Quantidades;
- Produtos/serviços que serão entregues;
- Entre outros.
6. Considere sempre um plano B
Mesmo após ter feito sua pesquisa e selecionado a empresa com melhor reputação e ótimas avaliações, mesmo após ter feito o contrato mais transparente possível e mesmo após ter fechado seu orçamento, mantenha sempre um plano B.
Sabemos que dentro do universo da produção de eventos muitos imprevistos podem acontecer e os fornecedores não ficam de fora. Não descarte os fornecedores que não foram selecionados na primeira opção, eles podem salvar o seu evento.
Essa dica é válida principalmente para quem está trabalhando com determinado fornecedor pela primeira vez e ainda não existe total confiança.
Seguindo essas dicas as chances do seu evento ser um sucesso são enormes! Trabalhar para evitar frustrações com fornecedores é essencial.
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Este artigo foi escrito pelo João Jovanaci, redator da VHSYS.
