Em 2018, o 1º evento da mobLee saiu do papel. O Inception: evento sobre eventos foi um nascimento de um sonho, mas tivemos vários desafios para superar na jornada até o grande dia.
Você já deve ter lido a primeira parte dessa história, onde conto como montamos a estratégia inicial do Inception. Agora, vamos até o fim, contando os obstáculos de vendas até chegarmos no dia do evento.
Inception: passo a passo para fazer o evento acontecerAposta do local como chamariz inicial
O que tínhamos para vender que não fosse o evento em si? O local em que ele iria acontecer! Foi isso que usamos nos primeiros disparos de email marketing para nossa base de leads e nos posts em redes sociais.
Foto que tirei no amanhecer do grande dia
Apelamos mesmo para as belezas naturais, o conforto do resort. E para o desconto no hotel que o Inception ofereceria aos participantes. No primeiro lote, os ingressos com hospedagem davam cerca de 60% de desconto em relação ao preço padrão de um final de semana no Costão do Santinho.
Basicamente, a pessoa consegue a hospedagem quase a preço de custo e ganhava a participação no evento.
Foram sequências de divulgação só em cima do Costão do Santinho. Comentando a hospedagem com alimentação inclusa, a oportunidade de levar sua família para um fim de semana em Floripa ou de ir em grupo aproveitar o desconto e as piscinas.
Deu resultado. Tivemos algumas inscrições e até depoimentos de participantes contando que o hotel foi um fator determinante para a decisão de compra dos ingressos.
Só que não íamos conseguir bater nossas metas apenas com essa estratégia. Sabíamos que ter nomes fortes encabeçando a programação seria a estratégia mais certeira.
Busca pelos palestrantes certos
Em paralelo a todos esses esforços de vendas, a equipe de conteúdo estava entrando em contato com possíveis palestrantes para confirmar a presença deles.
Quando montamos a grade básica, já tínhamos definido temas e possíveis nomes que pudessem assumí-los. Em geral, a lista era composta de parceiros ou clientes, pessoas com quem já tínhamos um contato mais próximo e que conhecíamos os cases que poderiam conectar com a temática.
Começamos com os que mais se alinhavam ao propósito do evento, mas tivemos bastante dificuldade em encaixar agendas porque o evento já estava bem próximo.
Nesse ponto, estar em Florianópolis foi uma benção e uma maldição. Santa Catarina é um polo tecnológico no Brasil, e como íamos falar de tecnologia e eventos, nossa lista tinha alguns nomes locais. Esse foi o caso da Resultados Digitais, representada no palco pela querida Natália Montibeler. Mas outros estariam em São Paulo para compromissos.
Dupla de palestrantes do primeiro bloco: Juan Pablo e Natália, com nossa Angelina ao centro
O pouco tempo, cerca de 60 dias, já era muito em cima para a agenda de algumas pessoas. Com certeza trabalhar isso com antecedência seria muito melhor, inclusive para o bem-estar da equipe. A cada vez que um palestrante demorava a responder uma mensagem tínhamos um pequeno ataque cardíaco.
Nossa busca só terminou aos 45 do segundo tempo, cerca de duas semanas antes do evento, quando confirmamos a maravilhosa Maria Carvalhal da Digitalks, nossa última palestrante. Foi uma vibração maior que final de Copa do Mundo.
Primeiros palestrantes e aposta no conteúdo para divulgação
Assim que confirmamos os primeiros palestrantes, não tivemos dúvidas: precisávamos divulgá-los intensamente. Disparamos um primeiro email para nossa base de clientes e leads com os 3 primeiros nomes e agendamos as postagens nas redes sociais revelando cada um individualmente.
Mas não íamos nos manter em uma divulgação passiva. Por isso, pedimos que os palestrantes gravassem vídeos convidado as pessoas a participarem do evento e apresentando um pouco da temática da sua palestra.
Esse tipo de mídia dá oportunidade para o evento apresentar seu conteúdo e também para o palestrante se colocar mais fortemente frente ao público do evento. Foi mais uma confirmação de que tínhamos escolhido as pessoas certas: nossos palestrantes capricharam no discurso.
Os vídeos foram um material muito legal, e tiveram um retorno bem expressivo. Batemos nosso recorde de abertura de emails com a divulgação do vídeo do Leandro Guimarães, onde ele chamava as pessoas para conhecerem o trabalho deles no QCon SP e como triplicaram o tamanho do evento.
Encarando o desafio do orçamento do evento
As pessoas agora estavam mais confortáveis com o conteúdo e começavam a se inscrever. Enquanto isso, começamos a fechar com alguns fornecedores e a organizar melhor o orçamento.
Nossa equipe financeira se envolveu mais ativamente nesse ponto, no momento do lançamento do segundo lote de ingressos. Revisamos as contas e descobrimos que tínhamos cometido alguns erros na nossa estimativa inicial de custos.
Essa descoberta, alinhada à nossa decisão de pagar o almoço para todos os participantes, mostrou que nossa margem nos ingressos era muito pequena. Já estávamos trabalhando no limite do orçamento, e por isso tínhamos que garantir a nossa única receita para viabilizar o evento.
A partir daí viramos os loucos das planilhas, controlando tudo até o último centavo para não deixar nossa falta de atenção nos sabotar novamente.
Planilha de ROI: calcule o retorno do investimento para o evento!
Trabalho manual para manter o orçamento zero
Revisando o nosso orçamento, apertamos ainda mais os custos. Só que ainda tínhamos várias coisas para providenciar como as credenciais, brindes, banners e por aí vai. E tudo isso custa dinheiro. Então ficava o questionamento: o que podemos fazer para que isso saia o mais barato possível?
Buscamos parcerias e descontos para os materiais que não tínhamos como confeccionar sozinhos. Esse era o caso dos banners e brindes, por exemplo. Acabamos fechando com opções simples que tinham um custo razoável.
Outras coisas, por mais que fossem trabalhosas, preferimos fazer manualmente. Isso aconteceu com as credenciais. Fizemos o projeto na mobLee e mandamos imprimir em uma gráfica local. Compramos o cordão, cortamos e montamos cada crachá na mão.
Tínhamos uma preocupação em ter credenciais que destacassem os palestrantes e que fossem mais discretas para o pessoal da organização. Também queríamos que o nome dos participantes fossem destacados para todos se identificarem de forma fácil.
Fizemos as credenciais com etiquetas pois as inscrições ficariam abertas até a véspera do evento, e tivemos alguns ingressos vendidos nos últimos minutos. Então, para que todos fossem padrão, imprimimos uma primeira leva que ficou pronta. No dia antes do evento, fizemos as últimas credenciais para inscrições de última hora, sem nem sair da mobLee.
Nózinhos feitos à mão pela nossa equipe para as credenciais
É claro que esse tipo de mão-de-obra, por mais que seja internalizada, deve contar como custo. E em alguns casos, esse custo pode ser bem alto.
No nosso caso, as pessoas se voluntariaram e fizemos essas tarefas após o horário de trabalho, porque não tínhamos orçamento alocado. Mas considere se ter alguém da sua equipe desviado para uma tarefa manual, quando podia estar realizando outra com mais retorno, não é um custo maior do que contratar alguém para fazê-la.
Viradas de lote e salto nas vendas de ingresso
Claro que ter as credenciais e os brindes prontos era importante, mas de nada ia adiantar se não houvesse esforços nas vendas de ingressos. Por isso, a equipe de comunicação começou a montar estratégias para isso.
Uma delas foi intensificar a divulgação em diferentes canais. Levantamos os contatos que nossa equipe comercial já tinha trabalhado e enviamos alguns emails para eles também. Essa era uma vantagem: o público-alvo do evento era o mesmo com o qual nossos representantes e consultores trabalham todos os dias.
Uma das coisas que já estava planejada para ser comunicada de forma intensa eram as viradas de lote. E o que artigos e conversas com clientes já haviam mostrado se comprovou: mudanças de lote vendem!
Sempre na véspera de uma mudança, mandávamos um lembrete para a nossa lista de leads e ao começar o novo lote, mais um email. Conseguimos ver a reação à mudança de valor dos ingressos, com um movimento maior de vendas nesses períodos.
Os lotes do Inception tinham um período curto de vendas, pois a divulgação começou já com pouco tempo para o evento. Ao mesmo tempo, os lotes eram uma chance de aumentar nossa margem em cima do custo por participante para que pudéssemos trabalhar outras estratégias.
Ações para acelerar a venda de ingressos
Além das divulgações por email, investimos nas redes sociais. Tanto na página da própria mobLee, com compartilhamento e indicação de parceiros e amigos, como em grupos especializados em organização de eventos no LinkedIn.
Renato Chamasquini responde: Qual a melhor maneira de divulgar um evento?
Para criar mais atividade e espalhar o nome do Inception, uma das ações que fizemos foi um sorteio. O ganhador receberia uma inscrição com hospedagem para curtir o fim de semana e o evento.
Isso ajudaria não só a promover o evento como a divulgar o conceito por trás dele. Se fizéssemos um sorteio com um ingresso normal, a atração não seria tão forte e não teríamos como trabalhar em cima da ideia do resort como atrativo.
Parceiros também se juntaram a nós na divulgação do evento. E assim, aos poucos, fomos criando várias frentes para promoção do Inception.
Divulgação do evento nas nossas reuniões do dia-a-dia
Não apostamos apenas em mídias passivas como o email e as redes sociais. Uma das nossas estratégias era divulgar o Inception ativamente nos nossos contatos diários.
Todo dia o pessoal da nossa equipe comercial e de sucesso do cliente entrava em contato com dezenas de organizadores, e decidimos aproveitar essa oportunidade. A ideia era apresentar o evento a essas pessoas em algum momento das ligações.
Fizemos até uma competição interna. A pessoa da equipe que conseguisse vender mais ingressos para o evento ganharia um prêmio. O ranking atualizado era apresentado no nosso alinhamento semanal e a disputa começou a empolgar a todos.
Nesse período, lançamos para o Register, nossa plataforma de venda de ingressos, os cupons de desconto. Assim, os parceiros e nossa equipe teriam ainda mais poder de negociação ao tentar trazer uma nova venda de ingresso para casa.
O resultado: vendemos ingressos associados a fechamentos de contrato, clientes buscando conhecer o evento, e o primeiro lugar do ranking sendo responsável por cerca de 10% das pessoas presentes no evento!
Acompanhamento de ingressos sem pagamento
Outra ação ativa à qual nos dedicamos foi o resgate de compras cujo pagamento não havia sido realizado. Não podíamos nos dar ao luxo de deixar um potencial participante esquecer do Inception.
A grande maioria das nossas vendas foi feita com pagamento por boleto bancário. E tivemos a nossa taxa de inadimplência. Os pedidos do primeiro lote, confesso, boa parte venceram sem serem pagos.
Por isso, deixamos alguém responsável por fazer o acompanhamento das compras com boleto. Não só a pessoa que fez o pedido era relembrada na véspera do vencimento do boleto, como também fazíamos um trabalho de recuperação caso o boleto realmente não fosse pago.
Ligamos atrás das pessoas que não efetuaram o pagamento na data certa. Alguns acabaram mudando de planos ou tendo outros compromissos para o fim de semana. Mas conseguimos recuperar outra parte, geramos novos boletos que, aí sim, foram pagos.
Tínhamos superado nossa meta pessimista. Mas batalhamos até o fim para chegarmos na nossa meta realista. E essas ações nos deixaram bem perto dela.
Até mesmo depois de fecharmos as vendas de ingressos na véspera do evento, tivemos contatos de pessoas querendo ir ao evento. As pessoas tinham uma expectativa e, por isso, precisávamos fazer o evento rodar redondinho.
Criação de um espaço aconchegante para 150 pessoas
Até aqui parece que ficamos só vendendo ingressos, não é mesmo? É claro que não. Tínhamos que materializar o evento para o grande dia, então nossas outras equipes estavam ocupadas em fechar com os fornecedores e planejar o funcionamento de tudo.
Nosso espaço no Costão do Santinho, inicialmente, era uma sala pequena. Mas com algumas reviravoltas no meio do caminho, acabaram nos mudando para outra sala. Para um espaço onde cabiam 1000 pessoas.
Nem nas nossas metas mais ousadas queríamos chegar perto de 1000 pessoas no evento. E, juntando com as pessoas da equipe mobLee que estariam circulando no evento, teríamos cerca de 150 pessoas.
Começamos a nos preocupar que ia ficar parecendo um evento super vazio. A sala tinha uma separação mas a divisória ainda deixava um espaço bem grande.
Preparando o espaço para o grande dia
Nossa equipe de infraestrutura já tinha acertado com o fornecedor de mídia, o palco, o som, os telões. Mas até o mês do evento não tinha passado pela nossa cabeça como isso ficaria disposto na sala.
Esse obstáculo se provou uma grande oportunidade. Precisamos pensar na decoração da sala e na disposição dos equipamentos. E usamos vários truquezinhos para dispor tudo de uma forma que combinasse com a dinâmica e desse uma disfarçada no tamanho da sala.
Com isso veio o palco centralizado, os telões na diagonal, a disposição das cadeiras, a área com os pufes. Nosso responsável pela decoração também aproveitou um canto da sala pra criar um ótimo ambiente “instagramável” com a marca do evento.
Essa foi pro meu instagram
Treinamento da equipe mobLee
O Inception estava prestes a acontecer e tínhamos que estar preparados. Nossa equipe precisava estar bem afiada para atender os participantes no dia.
Separamos as pessoas em grupos: credenciamento, orientação geral, recepção dos palestrantes, orientação do almoço, acompanhamento do app. Tínhamos também os líderes gerais e eu para fazer o gerenciamento de todas as equipes para não deixar nada sair do lugar.
Cada uma das equipes recebeu um treinamento específico. E chegamos todos bem cedo no dia do evento para revisarmos as orientações.
Eu repassando algumas orientações pra galera
Até aqui, menos de meia dúzia de pessoas tinha visitado o local em si. Fizemos muitas coisas às cegas e com a ajuda de fotos do local, mas sabemos que só isso não é o suficiente.
Repassar tudo antes foi essencial para entendermos como seria para nos posicionarmos nos acessos do hotel. Como estava acontecendo uma corrida de aventura no mesmo dia, e a largada passava na frente do nosso pavilhão, precisávamos garantir que todos chegassem no lugar correto.
Tivemos a mesma preocupação na orientação do almoço, já que os restaurantes ficavam a uma boa distância da sala do evento. Mas a prevenção é sempre a melhor opção. E estávamos bem preparados para todos esses casos.
Colhendo os frutos do trabalho
O treinamento se provou importante. Mas acredito que boa parte do pessoal já estava preparado por conta da cultura que promovemos dentro da empresa.
Glauco Neves responde: Como eventos apoiam a estratégia de Marketing de uma empresa?
Enviamos um email no dia anterior para todos os inscritos, com as informações básicas do local, como chegar e informações de como estaria o tempo. Queríamos transmitir esse cuidado desde o início, desde antes dos participantes chegarem no local do evento.
Nossa equipe foi elogiada por vários participantes pelo cuidado e atenção que despendemos a todos os pedidos de ajuda ou reclamações. Aqui todos jogam o jogo e fazemos o possível para atender quem precisa.
Já ouvi várias pessoas com receio de ter avaliações ruins ou participantes reclamando sobre o evento. Mas melhor do que tentar evitar esse tipo de coisa – o que é bem difícil – é partir com o coração para resolução do problema e converter esse participante em um promotor do evento.
Subestimamos o poder do café e sim, tivemos de correr atrás dele no meio do evento. Nos desdobramos para cuidar de bagagens de participantes que não tinham onde deixá-las. Tudo para que a experiência do Inception fosse completa.
Isso somado ao conteúdo e às discussões geradas, provou que o esforço valeu a pena. Foi um aprendizado enorme e, com certeza, para o próximo já viremos preparados para não esbarrar nos mesmos obstáculos.
E então, gostou de saber todos os detalhes que fizeram do Inception um evento de sucesso? Foram muitos desafios, mas o trabalho intenso ajudou a solucionar todos eles. E para o seu evento ter o mesmo sucesso, baixe agora o Manual do 1º Evento, material completo com a série de passos que você precisa colocar em prática para tudo dar certo no grande dia.
