imagem da angelina no evento inception da moblee
Cases de Sucesso de eventos, Gestão de eventos | 5 minutos de leitura

Inception: o nascimento de um sonho!

Confira como surgiu a ideia e como foi o planejamento da mobLee para realizar o seu 1º evento próprio, o Inception: Evento sobre Eventos!


O dia 30 de junho de 2018 se tornou um marco na história da mobLee. A startup que já tinha mais de 1.500 eventos na bagagem adicionou o seu primeiro evento próprio na conta!

O Inception: Evento sobre Eventos, o primeiro evento organizado pela mobLee, com objetivo de fornecer um dia de muito conteúdo para organizadores e também proporcionar um enorme aprendizado ao nos colocar “na pele” de um organizador de eventos.

Veja tudo que aconteceu no Inception!

Voltando um pouco na história, gostaria de compartilhar como esse sonho nasceu. Nas próximas linhas, você vai conhecer como foram nossos primeiros passos para a realização deste projeto.

Definindo a criação do evento como um OKR

Aqui na mobLee, trabalhamos com a Metodologia de OKR, e trimestralmente definimos os objetivos e resultados chave de cada time, sempre associados a estratégia macro da mobLee.

No fim do primeiro trimestre, como parte do processo de construção do OKR, fizemos uma retrospectiva e identificamos os pontos levantados como bons, ruins ou ótimos.

Avaliação de OKRs

Dentre os vários pontos levantados, entre os aprendizados e reflexões, teve um ponto que chamou a atenção, ele falava sobre empatia com o organizador. Durante a discussão aberta, foram trazidos outros pontos como: experiência do time na organização de eventos, conhecimento prático e vivência/participação em eventos.

Foi assim que o tópico Evento, foi tomando forma dentro do OKR do time de Sucesso do Cliente aqui na mobLee. Na época, já tínhamos iniciado a prática do Dia do Organizador de Eventos, onde mensalmente convidamos organizadores para compartilhar com toda a empresa um pouco sobre a sua rotina diária.

Definimos então que poderíamos dar um novo passo em relação a organização de eventos. Faríamos um evento, ainda sem público, data ou tema. Mas este seria o primeiro eventoda mobLee.

1ª reunião de planejamento

Assim que o objetivo de organizar um evento foi firmado, começamos o processo de engajamento da empresa junto com esse sonho, e fomos fortemente abraçados.

Marcamos então a primeira reunião de planejamento, onde iríamos discutir opções de público e possíveis datas.

Tínhamos como objetivo principal a organização de um evento e esse já era o nosso grande desafio, mas precisávamos conceituar melhor essa ideia. Pra quem ele seria? Por que as pessoas deveriam comparecer?

Fizemos um exercício, tentando associar os objetivos que nos levavam a fazer um evento, com uma temática que unisse a empresa toda. Quais os motivos por trás de um evento?

  • Relacionamento: Aproximação com clientes;
  • Geração de Leads: Contato com prospects;
  • Atração de Talentos: Posicionamento.

Planejamento Inception

Muitos post-its foram usados no começo do planejamento do Inception (Foto: mobLee)

No fim do primeiro trimestre, como parte do processo de construção do OKR, fizemos uma retrospectiva e identificamos os pontos levantados como bons, ruins ou ótimos.

Através de uma decisão democrática, definimos que faríamos um evento para organizadores de evento. Com isso, o nosso desafio que já era enorme se tornou ainda maior, considerando o público extremamente crítico e qualificado que nos esperava.

Divisão de times

A mobLee (ainda) não tem uma área de eventos, então as tarefas foram divididas entre as pessoas que se voluntariaram no projeto. Para facilitar a organização e o acompanhamento, montamos vários times:

  • Planejamento: time responsável pela coordenação geral do evento;
  • Comunicação: essa era a equipe responsável por tudo o que dizia respeito ao branding do evento
  • Conteúdo: responsável pela definição da programação e palestrantes;
  • Parcerias: equipe responsável pelas questões financeiras;
  • Infra: tudo o que dizia respeito a estrutura e logística do evento.

#1 Lições Aprendidas: Olhando para trás, aprendemos que algumas áreas precisam de mais “braço” que outras dependendo do momento do projeto. E isso já nos faz refletir sobre a dinâmica de times diferentes no planejamento da próxima edição.

Ideias de temas para o Inception

O Inception veio para culminar o novo posicionamento da mobLee, como uma plataforma de tecnologia para eventos – que apoia o organizador do início ao fim do projeto.

Queríamos então que o evento conseguisse apresentar essa linha temática, mas sem ficar forçando situações de auto-promoção. O conteúdo iria refletir as macro etapas de um evento: Pré, Durante e Pós.

Viva eventos: como é trabalhar com esse mercado?

#2 Lições Aprendidas: É essencial que o evento entregue valor para o público que visa alcançar. Mas o feedback positivo do público reforça a necessidade de criar programações e ambientes que tornem o tema algo vivo e um condutor de experiências.

Um cronograma (pra lá de) apertado

Público e tema definidos, ficou faltando uma definição primordial: a data do evento! Em um ano de Eleições, Copa do Mundo e tendo organizadores como público-alvo, fizemos um grande combinado de validações, para que o evento fosse realizado ainda no primeiro semestre.

Encontramos então o dia 30 de junho, um dia disponível no local escolhido, sem eventos no calendário da mobLee e sem jogos do Brasil na Copa! Para garantir isso, fizemos todas as combinações de chaves possíveis.

Com isso, tínhamos pouco mais de 80 dias para executar esse que seria um dos nossos projetos mais audaciosos.

#3 Lições Aprendidas: O Inception foi lindo, incrível e uma experiência única. Desde então, conseguimos ter muito mais clareza da vivência de um organizador. Mas o prazo importa, sim! Por isso, já estamos trabalhando no pré-projeto da próxima edição, e essa antecedência nos permite tomar decisões com muito mais tranquilidade.

O que era uma ideia distante se tornou realidade!

Como comentei no início deste texto, o evento deixou um marco na trajetória da empresa e na minha, particularmente. Eu que já participei de vários eventos, como participante e expositora, tive a honra (e o desafio) de organizar o primeiro evento da mobLee.

Organizar um evento, não deixando de lado as metas do trimestre, não é uma tarefa fácil. Ao time que esteve comigo durante esta jornada, deixo aqui também o meu muito obrigada pela confiança e pelo resultado compartilhado. Vocês são incríveis!

Gostou de saber mais sobre como foi o Inception? Loucura, né? Se quiser bater um papo comigo sobre o assunto, comenta aqui que conversamos. E se quer começar a organizar seus eventos com sucesso, dá uma olhada no nosso Manual do 1º Evento, um ebook com as etapas completas que precisa seguir.

banner convidando para baixar o manual do primeiro evento


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