Você já viu que a mobLee resolveu fazer um evento próprio pela primeira vez? A Angelina falou sobre como o projeto nasceu no post Inception: o nascimento de um sonho, mas agora vamos mais a fundo nessa história.
Vou contar como foi a construção do evento, como nos organizamos e, principalmente, como enfrentamos alguns dos muitos desafios para materializar um dia de aprendizado e compartilhamento de ideias para quem mais sabe sobre eventos: os organizadores.
Quando decidimos fazer um evento da mobLee, foi basicamente isso que decidimos: fazer um evento. Naquele momento, tínhamos algumas restrições de metas, restrições de orçamento, mas não sabíamos ainda que tipo de evento seria. Um evento de um dia, uma tarde, uma hora? Um congresso, um encontro de profissionais, uma única palestra? Para o ecossistema de startups da região ou para nossos clientes?
Precisávamos ter em mente qual o propósito que esse evento deveria cumprir, para definirmos como proporcionar a melhor experiência aos participantes.
Juan Pablo de Vera responde: Para que uma empresa crie seu primeiro evento, qual deve ser o foco do planejamento?
Os primeiros passos para montar o evento
Para começar, precisávamos definir: para quem seria o evento, quando seria e onde seria. Juntamos a equipe para decidir qual o objetivo do evento, numa dinâmica bem descontraída no fim do dia. Algumas pessoas queriam algo pequeno, mas a ideia tinha que ser abraçada por toda a equipe que iria tocar a organização do que viria a ser o Inception.
Nessa votação, o que mais empolgou o pessoal foi a ideia de fazer um evento sobre eventos. Afinal, essa é a nossa expertise, queríamos mostrar mais das tecnologias que desenvolvemos e como aplicá-las pode deixar um evento mais dinâmico e fácil. A ideia era usar tudo aquilo que sugerimos para os nossos próprios clientes e sair um pouco da caixa dos formatos tradicionais de eventos.
Com isso em mente, faltava decidir o nome e o tema central. Foi assim que nasceu o Inception: um pouco de piadinha com o filme A Origem (Inception no original em inglês) por ser um evento sobre eventos, e um pouco do conceito de fazer nascer novas ideias nos organizadores que participassem (que é o conceito que o filme apresenta).
A mobLee tem como objetivo que todas as interações tecnológicas entre organização e participantes em um evento sejam feitas com nossos produtos e serviços. E foi nisso que decidimos apostar: tecnologia. Nosso conteúdo seria baseado na aplicação de tecnologia em todas as fases do evento e na melhor forma de aproveitar esses recursos.
Certo, tínhamos um público-alvo e uma temática, o que vem em seguida? A escolha do local e da data. Queríamos trazer as pessoas para Florianópolis, para o ambiente da mobLee. Mas onde reuniríamos elas?
Com isso enfrentamos dois dos nossos primeiros obstáculos: tínhamos uma expectativa de que o evento ocorresse dentro do segundo trimestre do ano, mas tínhamos poucos meses até o fim de junho, e nosso orçamento nesse momento tinha a única diretriz de gastar o mínimo possível.
Copa do Mundo, calendário e parcerias
Ninguém faz um evento de um dia para o outro. Precisávamos de tempo e queríamos cumprir com nossa premissa do evento ocorrer dentro do segundo trimestre de 2018. Por isso, buscamos datas mais pro fim do trimestre.
Mas, assim como há quatro anos atrás, existia um buraco visível no calendário de eventos em junho já que estaria rolando a Copa do Mundo de Futebol.
Você deve ter visto algumas reportagens falando sobre como foi o movimento nas ruas durante jogos do Brasil, como se economizou energia nessas horas porque o comércio fechou e tudo mais. Mas não queríamos que o Inception fosse mais um gasto cortado porque as pessoas preferiam ver o Neymar do que conhecer novas formas de aproveitar a tecnologia em seus eventos.
A essa altura, já tínhamos definido que o evento seria de um dia inteiro e preferíamos que ele fosse no final de semana para ter mais oportunidades de pessoas de fora de Floripa se deslocarem. Pegamos a tabela da copa e fizemos todos os cruzamentos possíveis.
Tínhamos uma data em mente: 30 de junho. Não havia possibilidade de um jogo do Brasil cair nesse dia, e íamos torcer pra Argentina cair antes e não jogar naquele dia também (essa torcida não deu certo, então teve bastante gente curiosa com o resultado da Argentina no dia).
Por sorte, essa era uma das datas disponíveis no Costão do Santinho, com quem conseguimos uma boa parceria, dentro da nossa diretriz de orçamento zero.
Costão do Santinho: oportunidade para valorizar o evento
Pra quem não conhece Florianópolis, a ilha tem mais de 42 praias, muitos morros e não é chamada de Ilha da Magia à toa. Temos lugares lindos, de beleza natural incrível e, em geral, longe do centro. Esse é o caso do Costão.
Vista áerea do Costão do Santinho (Divulgação/Costão do Santinho)
O hotel é considerado um dos melhores resorts do Brasil, vencedor de várias edições do Prêmio Caio, e fica localizado em uma praia no norte da ilha. O ambiente é ótimo, com uma praia linda, mas fica a uma distância de 40 minutos do centro da cidade, o que já seria uma boa viagem até lá mesmo sem trânsito.
Então preferimos fazer pacotes com hospedagem no próprio resort. Não só estaríamos facilitando a locomoção dos participantes como também oferecendo um fim de semana diferenciado. As pessoas poderiam renovar suas ideias sobre organização de eventos e ainda tirar um fim de semana de descanso, aproveitar a praia, as piscinas e os restaurantes. Nada mal ein?
Era isso, já tínhamos nome, data, local, temática básica e o conceito de um fim de semana de lazer e conhecimento para começarmos a divulgar, mas o tempo era curto.
Fiz a marca mais rápida da minha vida (se você não é designer, não faça isso em casa, contrate um profissional) e lançamos um “Save the date” nas nossas redes sociais. Precisávamos espalhar a notícia do Inception enquanto ainda estávamos definindo todo o resto.
Organização de evento sem uma equipe de eventos
Não ter alguém focado exclusivamente no evento com certeza foi o nosso maior desafio. Queríamos que a nossa equipe se envolvesse com a organização do Inception pra ter uma percepção e um conhecimento mais profundo do que envolve o dia a dia de um organizador, quais as barreiras e sentimentos que surgem ao longo da jornada. Só que tudo isso devia ser feito enquanto trabalhávamos nas metas da empresa.
Isso quer dizer que quem se disponibilizou a contribuir com o projeto fez de coração, abriu mão de sair mais cedo em alguns dias, de passear em alguns fins de semana, porque não podíamos comprometer a empresa e ainda precisávamos tocar o evento.
Começamos com um encontro nas quintas ao fim do dia pra definir como seria o evento e como as coisas funcionariam. Foram nessas quintas que definimos os pontos que expliquei lá em cima. A partir daí, como já contamos, nos dividimos em equipes, cada uma responsável por algo diferente. Eu fazia parte do planejamento e acompanhava a equipe de comunicação.
No início, os grupos eram livres para se organizar como achassem melhor. O importante era que o líder de cada equipe reportasse o andamento regularmente para a organização geral, e que a cada semana as tarefas combinadas fossem realizadas. As tarefas eram mantidas no Trello para todos terem visibilidade do andamento.
Em certo ponto, descobrimos que isso não era o suficiente pois estávamos perdendo um tempo precioso com indecisões que demoravam a ser resolvidas. Intensificamos os encontros e criamos pequenas cerimônias porque boa parte do trabalho era feito fora, sem os colegas ao lado.
Registro de um dos encontros para decidir ações do Inception (Foto: mobLee)
Passamos a ter uma reunião rápida, todo dia, ao final do dia, com pelo menos um representante de cada equipe para complementar as reuniões de quinta. Isso seguia um pouco o modelo de reunião diária que o Scrum apresenta, algo que já aplicamos na nossa rotina da empresa.
Com isso o processo ficou muito mais ágil e provavelmente não teríamos cumprido os próximos desafios sem essa mudança.
Definição da dinâmica do evento
O local com certeza foi um fator decisivo para como organizamos os horários do evento. Precisávamos equilibrar o tempo que as pessoas precisariam para chegar ao hotel, então não dava pra começar a programação muito cedo. Não há muitas opções para almoçar perto, então preferimos oferecer o almoço no próprio hotel.
Levantamos alguns formatos para a programação do evento e todos tinham uma coisa em comum: fazer os participantes interagirem mais profundamente. Não queríamos que o evento se limitasse em ter alguém falando, para pessoas ouvindo de forma passiva.
Também acreditamos que, apesar das pessoas participarem como ouvintes, as experiências de todos são válidas de serem compartilhadas. Com isso, escolhemos fazer a cada bloco uma atividade com participação da platéia.
Tínhamos então 3 blocos de programação intercalados por pausas para comidinhas e trocas de ideias mais pessoais. O primeiro e segundo bloco, decidimos que seriam fechados com mesas redondas e perguntas dos participantes. E deixaríamos o terceiro e último bloco para o Fishbowl, para participação ativa de todos e já uma quebra de gelo maior pro Happy Hour que viria para fechar o dia.
Esse formato com um espaço maior para perguntas também colaborou para que tivéssemos um número mais reduzido de palestrantes. Isso era tanto uma limitação de tempo para conseguir palestrantes como de orçamento, porque não tínhamos muito dinheiro alocado para passagens e hospedagem.
Com essa definição dos blocos de programação, precisávamos de um site para começar uma divulgação mais intensa. Montar o site foi muito rápido graças ao Promote e a partir daí fizemos alterações pontuais com os conteúdos que fossem confirmados.
Definição dos tipos de ingressos do Inception
Com o site no ar, já incluímos uma seção para que as pessoas pudessem se cadastrar para receber novidades sobre o evento. Só que para colocar o público dentro do evento tínhamos que definir os ingressos e começar a articular as vendas.
Usamos como base quanto seria o custo de cada participante, apenas com alimentação, e com o hotel caso a pessoa fosse ficar hospedada. Em cima desse custo acrescentamos uma margem que nos ajudaria a ter fôlego para outros gastos com o evento. Tínhamos então dois tipos de ingressos definidos: apenas o evento (1) e evento + hospedagem (2).
Nesse ponto, admito que fomos com uma certa pressa e deixamos algumas coisas de fora. Demoramos pra perceber a possibilidade de grupos no evento. Os ingressos com hospedagem na primeira semana de vendas eram apenas individuais, o que inclusive aumentava nosso custo por pessoa, já que o hotel atende muitas famílias e dividir quartos seria mais barato.
Logo chegaram as primeiras pessoas questionando como levar filhos ou companheiros. Precisamos revisar as condições com o hotel e criamos os pacotes com hospedagem para até 4 pessoas.
Tínhamos uma meta pessimista, otimista e realista para as vendas desses ingressos. Foi com isso que começamos nossos esforços para divulgação. A equipe de comunicação tinha o que promover e números para alcançar.
Venda (ou não-venda) do primeiro lote sem palestrantes definidos
Já tínhamos a marca, o save the date e o site no ar. Agora os esforços da equipe de comunicação estava em vender ingressos enquanto os demais preparavam infraestrutura, programação e buscavam parceiros para viabilizar o que imaginávamos.
Era clara a reação das pessoas quando chegavam no site do Inception: não havia informações de quem estaria presente e não dava pra comprar ainda. Mesmo clientes que expressaram sua confiança na gente questionavam constantemente sobre a programação.
E entendemos o porquê disso. Era um evento desconhecido (inclusive escolhemos manter a marca da mobLee em segundo plano na divulgação), em sua primeira edição. Qual a maior garantia que pode dar certo? Ter uma lista de palestrantes de peso!
Era foi isso que buscamos. Mas quando lançamos os ingressos, ainda não tínhamos ninguém confirmado. Já existiam conversas com algumas pessoas sobre o evento nessa época, mas ainda não havia nada oficial.
O que aconteceu nesse período foi que muita gente se inscreveu para receber novidades, então criamos uma base de leads legal a partir do site. Várias pessoas entravam em contato querendo saber mais sobre o evento. Mas quase ninguém comprou ingressos.
Já não tinha mais volta: o Inception iria acontecer e era preciso fazer o possível e o impossível para batermos nossa meta de vendas. Precisávamos de uma estratégia para fazer o número de participantes crescer enquanto os palestrantes eram convidados.
Apostamos em várias frentes diferentes para isso, o que vou contar com mais detalhes em um outro post, na segunda parte dessa história. Mas você já pode baixar nosso ebook do Manual do 1º Evento, um material completo que apresenta todas as etapas que você precisa seguir para criar um evento de sucesso!
