Não, “pensar pequeno não é uma opção”. Essa frase resume bem qual o foco da Singularity University, comunidade de aprendizagem que fica em uma base de pesquisa da NASA, localizada no Vale do Silício, Califórnia. Mas ela pode muito bem resumir as ações de um organizador de eventos.
Afinal de contas, a ideia central quando se pensa em realizar um evento é proporcionar uma experiência completa e valiosa para o público participante. Em abril de 2018, tivemos um evento focado nessas ações aqui no Brasil.
Foi realizada a primeira edição do SingularityU Brasil Summit, uma parceria feita entre a HSM e a Mirach. E para um evento totalmente centrado em tecnologia, as soluções encontradas para superar os desafios do evento não poderiam ser diferentes.
Veja os detalhes desse valioso case de sucesso, conhecendo os desafios enfrentados por esse evento e como os organizadores conseguiram superar cada um deles.
Conheça mais sobre o SingularityU Brasil Summit
A Singularity University é uma universidade global que produz summits em vários países e tem como principal objetivo impactar 1 bilhão de pessoas no mundo através de tecnologia. Essa foi a primeira edição que aconteceu no Brasil, no Credicard Hall, mais um dos grandes espaços para eventos em São Paulo.
Só em 2018, 11 edições serão realizadas ao redor do mundo, além do Global Summit, que acontece no Vale do Silício, em agosto.
O evento tem como tema central a inovação e possui o objetivo de debater sobre formas de como impactar positivamente a vida das pessoas através das novas tecnologia.
Todo o evento é baseado em uma série de temas que estão ligados a inovações que estão chegando ao mercado para causar esse impacto. Alguns exemplos de temas trabalhados são:
- Inteligência Artificial;
- Robótica;
- Energia;
- Nanotecnologia;
- Machine Learning;
- Big Data;
- Bioinformática;
- Bioenergia;
- Impressão 3D;
- Finanças e Economia.
Público do SingularityU Brasil Summit
Para o evento, o foco da organização era atrair o máximo de líderes e empreendedores da área de tecnologia, que possuem o foco claro em buscar inovações e proporcionar elas para todo o mercado.
Conhecendo esse público e as características do evento, fica fácil perceber o nível de assertividade que a organização precisava proporcionar.
Com os assuntos propostos para o evento, cada participante que confirmou sua presença estava em busca do máximo de conhecimento possível para ter uma visão geral da área de inovação no momento.
Nesse contexto, a meta de público foi superada, e no total o evento recebeu 1800 participantes presencialmente e mais 5000 de forma remota.
Principais desafios do evento
Para uma primeira edição do evento SingularityU Brasil Summit, a organização possuía uma série de desafios para enfrentar. Baseado nos demais eventos com foco em tecnologia já existentes no mercado brasileiro, o principal deles foi mapeado: promover networking entre os participantes presentes no evento.
A ideia era bem clara: quanto maior o volume de interações entre o público, maior serão as chances de todos criarem juntos uma discussão que traga novas ideias e iniciativas para o mercado.
Mas em grandes eventos, a dificuldade é encontrar pessoas que estejam alinhadas com os interesses de cada participante. Afinal, como promover encontros que podem ser feitos entre pessoas com o mesmo foco e objetivos?
Portanto, as soluções pensadas para o evento tiveram foco total em formas de superar esse grande desafio.
Soluções utilizadas no evento
Se a gente não pensa sobre o futuro, a gente vive o presente com as ideias e ferramentas do passado. Muita gente que se apega a viver o presente sem explorar essas possibilidades de futuro, e acaba na verdade vivendo no passado.Tiago Mattos
Futurista e Co-founder do Aerolito
Essa frase de um dos principais palestrantes do SingularityU Brasil Summit dá o tom de como foi o sentido das discussões que aconteceram ao longo do evento. Mas essa mesma ideia pode ser levada para a realização e planejamento do evento em si.
O foco foi fugir das ações convencionais e tradicionais já utilizadas em eventos e partir para as ações inovadoras, aplicando a tecnologia para proporcionar o máximo de engajamento e benefícios para o público.
Mas como fazer para ter uma troca de networking mais assertiva possível? A escolha feita foi pelo uso do aplicativo próprio do evento. Com ele, várias ações e funcionalidades ficaram disponíveis para os participantes.
A escolha pelo aplicativo trouxe uma série de vantagens e soluções que ajudaram na série de resultados alcançados pelo evento.
Divulgação concentrada nos participantes
Diferentemente de outros eventos que também adotam a tecnologia para ter melhores resultados, o SingularityU Summit focou em divulgar o app somente para os inscritos no evento.
Com isso, tiveram 100% de adoção do app, focado nas pessoas certas que constataram o valor da utilização da ferramenta.
Networking assertivo dentro do evento
Com uma grande quantidade de pessoas presentes mas que tinham interesses distintos, o networking precisava ser o mais assertivo possível. Para isso, a melhor solução encontrada foi o Matchmaking, ferramenta da mobLee que está presente no aplicativo e é ideal para fazer os melhores contatos dentro dos eventos.
O uso do Matchmaking se baseia em indicar quais participantes estão alinhados com os mesmos interesses e faz um match entre eles, ajudando a fazerem contato entre si ainda durante o evento. Por essa funcionalidade, a ferramenta é conhecida como o “tinder para eventos”.
A solução vem sendo um dos destaque de vários eventos. Ele também foi um dos pontos centrais que o QCon usou para trazer um alto nível de interação para os participantes.
Programação completa e detalhada
Uma dificuldade encontrada por participantes de grandes eventos é ter o conhecimento sobre toda a parte de programação e palestrantes. Por mais que faça uma longa pesquisa antecipada, fica difícil lembrar de todos que você vai acompanhar no grande dia.
Nesse ponto, o app também auxiliou os participantes, já que houve a divulgação do uso da agenda para todos organizarem sua programação.
Com a ferramenta, era possível acompanhar todas as informações relacionadas a cada etapa do evento, como por exemplo:
- Resumo das palestras;
- Horário de início e término das atividades;
- Palestrantes participantes;
- Informações de cada palestrante.
O grande diferencial dentro desse cenário foi a possibilidade de incluir as palestras favoritas e com isso montar uma agenda personalizada. O app também possibilitou a retirada de materiais impressos que seriam usados no evento.
Resultados alcançados com o uso da tecnologia
Todos os participantes tiveram acesso e utilizaram as diversas funções disponíveis no app. E por isso, os resultados alcançados foram além do esperado.
O evento por si só já superou a expectativa de público inicial. Mas os resultados não pararam por aí:
Relatório de downloads do aplicativo (Engage/mobLee)
Um dos dados observados é que grande parte dos downloads do app foram realizados ainda na fase de pré-evento. Ou seja, ponto positivo para a divulgação do uso do aplicativo, o que ajudou na chegada dos participantes ao evento já com a ferramenta instalada.
Essa ação facilitou muito o trabalho de organização, que apenas passou instruções de uso para a melhor utilização do aplicativo nos dias do evento.
Alguns outros números foram relevantes para o evento:
- + de 38 mil sessões feitas no aplicativo
- + de 243 mil visualizações
- + de 2100 downloads
Relatório de visualizações do aplicativo (Engage/mobLee)
Com esses dados, podemos tirar outras conclusões do uso do app pelos participantes, como a informação de que foram feitas em média 6 visualizações diferentes em páginas disponíveis pelo aplicativo em cada sessão de acesso feito pelo usuário.
Uso do aplicativo para divulgar patrocinadores
Acima de todas as outras funcionalidades, o aplicativo é a principal ferramenta de comunicação quando utilizado em um evento. Ele possui a vantagem de estar presente nas mãos e bolsos de todos os participantes ao mesmo tempo, que durante o evento fazem vários acessos às informações presentes nele.
Assim, o SingularityU Summit aproveitou também os espaços de publicidade do app para divulgar o principal patrocinador do evento, atingindo 100% do público presente.
Essa ação ajuda a passar para os patrocinadores qual o nível de resultado obtido e amplia as chances de focar na renovação para os eventos seguintes.
No fim do evento, a organização teve a certeza de que o aplicativo foi muito bem avaliado.
Confira agora o vídeo de pós-evento que mostra como foi a edição do SingularityU Brasil Summit:
Mais do que apoio da mobLee, a equipe de CS e Produto se dedicou como se fosse parte do time da HSM. Ficamos muito felizes com a parceria.Patrícia Badanais
Diretora de Marketing e Eventos HSM
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Um profissional das palavras amante de Tecnologia, Internet, Marketing de Conteúdo e tudo que envolve o mercado de eventos. Produzindo conteúdos para educar o mercado com base na experiência dos eventos que participo ao longo dos anos, como feiras, congressos e eventos corporativos.
