Acertar na busca pelos patrocinadores é fundamental para realizar um evento bem-sucedido. Isso porque conseguir patrocinadores certos é fundamental no desenvolvimento da sua estrutura, contribuindo para fortalecer a sua marca e alcançar os objetivos das empresas.
Sem falar, claro, na possibilidade de contar com recursos que podem fazer toda a diferença na realização do evento. Confira aqui 12 atitudes indispensáveis e essenciais nessa busca!
12 passos para conseguir patrocinadores
1. Seja organizado
Antes de mais nada, é preciso compreender que para estar à frente de um evento corporativo, independentemente do seu porte e de seus objetivos, é essencial se organizar.
Como já mencionamos, um evento envolve muitas variáveis e, por isso, ter todas as informações sob controle é fundamental.
E, ao buscar patrocinadores para o seu evento, você deve colocar em prática toda essa organização. Além de passar uma mensagem inequívoca para os possíveis patrocinadores, da seriedade do evento e dos profissionais envolvidos, com organização é muito mais fácil convencê-los das vantagens de se associar à sua empresa nessa empreitada.
Para entender a importância da organização basta lembrar que será necessário:
- Entrar em contato com dezenas de pessoas;
- Coordenar agendas;
- Repassar informações atualizadas.
Mas essas são apenas algumas entre tantas outras tarefas que só funcionam quando se está preparado para executá-las.
2. Construa um planejamento completo e possível
É natural desejar que o seu evento seja perfeito, que todos os participantes se encantem pela proposta e que tudo saia ainda melhor que o esperado. Mas, na hora de organizar um evento, é importante ter os pés no chão, e ser bastante realista diante das possibilidades existentes.
Por isso, é necessidade de primeira ordem um planejamento completo de todas as etapas do evento. Antes de buscar um patrocinador, você deve conhecer a fundo o seu evento e traçar um plano de ação claro:
- Defina seus objetivos;
- Crie um cronograma de ação;
- Escolha quais são as metas do evento;
- Relacione os profissionais envolvidos e suas responsabilidades.
Ter consciência de tudo isso é determinante para um diálogo mais eficiente com os patrocinadores.
Leia também:
• Patrocínio em eventos online: Como gerar valor para patrocinadores
• [Infográfico] Vendas em eventos online: 8 passos para fechar negócios
3. Pesquise e prepare uma lista
A procura pelos patrocinadores ideais para o seu evento começa com uma lista. É possível que no momento de idealização do evento você já tenha algumas empresas em mente para patrociná-lo. Entretanto, quanto mais possibilidades, melhor.
Comece o processo de busca com uma pesquisa completa e registre em uma lista todos aqueles nomes que você considera. É útil, inclusive, elencar as prioridades, colocando no topo da lista aquelas marcas cuja afinidade com o seu evento é mais clara e também aquelas cuja possibilidade de patrocínio são maiores.
Com a lista em mãos, é muito mais fácil traçar a sua estratégia e preparar uma abordagem eficiente.
4. Conheça os seus possíveis patrocinadores
Conseguir patrocinadores pode ser determinante para o sucesso de um evento. Entretanto, de nada adianta trabalhar com parceiros equivocados, que não têm afinidade com os objetivos da sua empresa e do evento, que podem atrapalhar em vez de ajudar.
Pensando nisso, é muito importante conhecer para conseguir patrocinadores. Não economize na pesquisa:
- Visite o seu web site;
- Analise as redes sociais;
- Avalie o que os clientes estão dizendo deles;
- Conheça os seus valores;
- Entenda se aquela empresa será uma boa aliada nos seus objetivos.
5. Trabalhe com foco e agilidade
Não é por acaso que algumas frases ganham força e são repetidas no mundo dos negócios à exaustão. É o caso da famosa “tempo é dinheiro”. No caso de eventos, ela é ainda mais verdadeira, já que na grande maioria das vezes o gestor tem que trabalhar contra o relógio para que tudo seja realizado e alcançado a tempo do evento.
Por isso, é muito importante trabalhar com foco e ser ágil em suas decisões e ações. Nesse sentido, a organização e o planejamento mencionados anteriormente são as suas ferramentas mais poderosas.
Muitas vezes não dá para ficar esperando indefinidamente um possível patrocinador responder a um e-mail, não é possível adiar decisões e contratações, não dá para ficar parado. Seja ágil e fiel ao seu cronograma e tenha certeza que essa postura vai contar pontos a seu favor na avaliação dos patrocinadores.
6. Avalie relacionamento, objetivos e concorrência
Ao apresentar uma proposta de patrocínio para determinada empresa, é indispensável que o gestor tenha realizado antes uma avaliação completa da situação.
Um ponto que deve ser considerado na análise é a existência de um relacionamento prévio com a empresa e a consonância de objetivos entre as duas instituições.
Conhecer todos esses fatores é importante para que ao entrar em contato com a empresa (tópico que vamos discutir adiante) você saiba qual é a melhor abordagem e quais são as suas forças de negociação.
7. Entre em contato
O seu primeiro contato com um possível patrocinador pode fazer toda a diferença nos rumos da relação de parceria e confiança que será construída. Ao entrar em contato com uma empresa, apresente-se e exponha de forma clara os seus objetivos.
O ideal é solicitar uma reunião, já que pessoalmente é mais fácil explicar as suas ideias e perceber como o outro reage a elas. Além disso, essa é uma ótima oportunidade para trocar pontos de vista e pensar juntos nas melhores soluções para o evento.
8. Capriche nas contrapartidas
Conseguir patrocinadores cria uma relação de negócios. É claro que o futuro patrocinador vai se aliar a sua ideia a partir da identificação com os objetivos do evento e da sua marca e é muito importante que haja afinidade.
Mas isso não significa que exista algum tipo de concessão ou favor na relação: patrocinador e patrocinado estão construindo a relação em busca de vantagens e crescimento mútuo.
E, em função disso, o patrocinador precisa ter clareza em quais são as vantagens para ele caso decida investir em seu evento. Uma para conseguir patrocinadores é, então, a definição das contrapartidas contratuais.
Mostre ao futuro patrocinador as razões pelas quais ele deve investir em seu evento, o que isso pode significar em retorno de marca, em visibilidade e em novos negócios.
Detalhe também quais são os retornos palpáveis que ele vai obter, seja espaço para divulgação, acesso ao banco de dados, entre tantas outras possibilidades.
9. Elabore um orçamento
Encontrar um patrocinador para o seu evento significa, em algum momento, falar de finanças e valores de investimento. O ideal é que isso aconteça o quanto antes: o futuro patrocinador tem todo interesse em saber quais são as opções de investimento que ele tem e quais as contrapartidas atreladas a cada cota de patrocínio.
Para elaborar essa divisão é necessário fechar um orçamento prévio do evento. Coloque em uma planilha todos os gastos, que vão de estrutura à comunicação, passando por alimentação, segurança, e o que mais for necessário para a realização do evento.
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A partir do custo do evento, determine quanto será investido pela própria empresa e quais os valores pleiteados de patrocínio. Apresente o orçamento para o futuro patrocinador para que ele compreenda o evento de forma global e completa.
10. Faça um plano de mídia
Um evento é uma ótima oportunidade para aumentar a visibilidade da sua empresa. E a dinâmica é a mesma para conseguir patrocinadores: além de combinar interesses, ampliar o relacionamento com seu público-alvo e gerar novos negócios, eles estão, sem dúvidas, preocupados em aparecer, em conquistar um espaço cada vez maior.
Tudo sobre planejamento de mídias sociais em eventosE, nesse sentido, as ações de comunicação e mídia são grandes aliadas. Iniciar uma conversa com um possível patrocinador apresentando um plano de mídia sólido e coerente é um grande diferencial.
Trabalhe com profissionais experientes e elabore um plano adequado aos objetivos do evento, ao perfil do público e, claro, aos interesses do patrocinador.
Para te ajudar a fazer um planejamento mais elaborado de marketing para eventos, preparamos em conjunto com a Rock Content este guia de marketing digital para eventos.
11. Seja honesto
O começo de uma relação profissional é muito importante, pois pode ditar o tom de todo o relacionamento ao longo dos anos. Exatamente em função disso, a honestidade é uma virtude que não pode nunca ser deixada de lado.
Desde o primeiro contato com o seu possível patrocinador, seja claro, transparente e muito honesto em relação às características do evento e às possibilidades advindas daquele patrocínio. É muito importante que a empresa embarque na sua proposta tendo plena consciência do que a espera no caminho.
Por isso, em hipótese alguma, distorça as informações, inflacione os dados ou transforme qualquer coisa para conquistar o cliente. Falar a verdade é sempre o melhor caminho.
12. Crie um contrato
Depois que o possível patrocinador já conhece todas as vantagens de investir no seu evento e entende quais são as razões para vincular a sua marca a dele, é hora de discutir a parte prática do processo.
E aí, o contrato é fundamental. Esse é o documento que vai listar as responsabilidades de cada parte, assinalando direitos e deveres, forma de transferência de recursos, entrega de contrapartidas e tudo o que diz respeito à aquisição da cota do patrocínio.
É o contrato que vai reger a relação da empresa com o patrocinador e, por isso, apresentar uma minuta base nas primeiras reuniões pode aumentar a confiança da empresa no processo.
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