Em qualquer atividade que queremos fazer com sucesso, é importante focar na fase de planejamento. Pensar em tudo que precisa ser executado antes mesmo de começar é fundamental para não deixar nada passar batido. E é por esse motivo que você precisa conhecer as perguntas que deve fazer antes do evento.
São tantos detalhes e inúmeras opções para cada decisão que precisamos redobrar a atenção. Muitas vezes os organizadores passam apuros, esquecendo de itens básicos que no dia do evento fazem toda a diferença.
Confira agora quais são as 5 perguntas que você deve fazer antes do evento para si mesmo, na intenção de garantir que todo o planejamento funcione conforme o esperado.
5 perguntas que você deve fazer antes do evento
1. Qual objetivo quero alcançar?
A pergunta mais importante que você deve fazer antes do evento é aquela que vai direcionar todas as outras ações que executar em seguida: qual o objetivo do evento?
É preciso ter um objetivo claro, que é o resultado final mais importante que precisa alcançar para que consiga dizer que de fato o seu evento foi um sucesso.
Quando alguém perguntar se após o evento ele foi um sucesso, esse é o item que virá primeiro a sua mente para entender se conseguiu alcançá-lo ou não.
Mas lembre-se que a escolha do local também pode estar alinhada com o objetivo que precisa alcançar com o seu evento. Por isso esse deve ser um dos principais itens na sua lista de decisões prioritárias para o evento.
2. Qual a experiência que os participantes precisam ter?
Essa segunda pergunta pode estar alinhada com a primeira. Afinal de contas, vários eventos possuem um objetivo principal bem claro: criar experiências incríveis para os participantes.
Qual a sensação que quer proporcionar ao público? Como você imagina que eles vão sair do seu evento? Essas são questões que precisam ser respondidas com sinceridade. E mais importante, você precisa fazer antes do evento, com um bom tempo de antecedência.
A verdade é que essa ideia da experiência que quer passar para o público vai auxiliar na tomada de decisão dos passos seguintes. Toda a infraestrutura depende da experiência que imagina proporcionar no grande dia.
Pensar no que cada participante irá receber no seu kit de boas vindas ou como brindes também deve estar alinhado com a expectativa desejada para o evento. Esse é um trabalho cuidadoso e deve ser planejado com calma em cada ponto de interação entre o público e o evento.
Para te ajudar nessa importante etapa, preparamos um webinar de 1 hora de duração com o foco exclusivo no seguinte tema: Como melhorar a experiência dos participantes dos eventos. Confira:
3. O que não pode faltar no evento?
Depois de entender qual o seu objetivo principal e qual tipo de experiência precisa proporcionar no seu evento, agora é o momento de chegar aos detalhes. Afinal, o que não pode faltar e que você precisa fazer no pré-evento?
Apesar de simples, os itens a seguir correm o risco de passar batido por parte do time de organização, e na prática eles são essenciais para o bom andamento do evento.
Um evento envolve diversas ações diferentes e tópicos básicos. Alguns dos mais importantes para o sucesso do seu evento são:
- Limpeza: baldes de lixo espalhados pelas diversas áreas do evento e equipes preparadas para fazer limpeza constante nos ambientes. Esses pontos não podem faltar no seu evento para gerar impacto positivo com todos os participantes;
- Segurança: é importante contar com equipes de segurança, tanto para evitar problemas durante o seu evento como para passar a sensação de um ambiente realmente seguro para os participantes, algo que vai contar na avaliação final do evento;
- Conforto: um dos pontos mais importantes para proporcionar conforto para os participantes é o cuidado com a distribuição dos banheiros. Evitar as longas filas que se formam durante os eventos é essencial para criar uma experiência mais agradável para os participantes.
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4. Quais pessoas precisam trabalhar no meu evento?
Tudo que existe em volta de um evento é fundamental para ter sucesso. Toda a parte visual, estrutural e do ambiente precisam de atenção especial. Mas nunca podemos esquecer que o evento é feito por pessoas.
Vários eventos se destacam por contar com um ótimo trabalho do time de organização, que possui uma série de profissionais dispostos a fazer de tudo para que nada saia errado.
É por isso que mais um dos pontos que você precisa fazer antes do evento é a escolha das pessoas que vão compor o time ativo no evento, trabalhando diretamente com os pontos mais importantes que precisam de apoio no evento.
Eles serão fundamentais para a avaliação positiva do público, que apesar de ter tudo bem executado e estruturado no evento, precisa analisar as ações humanas para entender se há ou não uma experiência positiva.
5. Como será a comunicação durante o evento?
Por fim, o que você precisa fazer antes do evento é pensar em como será realizada a comunicação durante o evento.
É impossível passar o evento inteiro sem ter o contato direto com várias equipes e pessoas diferentes presentes no grande dia. As mudanças de programação, atrasos e demais problemas precisam ser repassados para os demais componentes. Só assim o evento vai proporcionar uma experiência positiva.
As principais formas de comunicação em eventos são:
- Comunicação com os participantes: é fundamental parar para pensar de que forma será feita a comunicação entre o time de organização com os participantes do evento. Para passar avisos e novas informações, o melhor caminho é se apoiar na tecnologia. E por isso o app para eventos já é uma ferramenta indispensável;
- Comunicação entre os organizadores: durante um evento, é praticamente impossível ficar todo o tempo sem se comunicar com os outros organizadores. Sempre será preciso resolver algum ponto, e sem o contato direto entre todos isso pode se tornar um verdadeiro problema.
Se você passou por todos esses pontos, certamente notou que é preciso inovar, se diferenciar do mercado, para conseguir construir um evento de sucesso. E é por isso que a mobLee disponibiliza para o mercado as principais soluções para criar e fazer antes do evento tudo que você precisa para gerar resultado.
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Um profissional das palavras amante de Tecnologia, Internet, Marketing de Conteúdo e tudo que envolve o mercado de eventos. Produzindo conteúdos para educar o mercado com base na experiência dos eventos que participo ao longo dos anos, como feiras, congressos e eventos corporativos.
