A realização de eventos é uma forma diferente de prospecção de novos negócios, a qual vem sendo utilizada por empresas dos mais diversos setores. Hoje sabemos que esse tipo de estratégia pode influenciar vários fatores como: fortalecimento da marca da empresa, networking, e até mesmo estreitar relações com clientes atuais.
Por isso, esse ano a mobLee tem um novo desafio: depois de sete anos no mercado ajudando nossos clientes a organizar eventos de sucesso, decidimos também nos aventurar no mundo dos eventos. Isso mesmo! Agora a mobLee terá um evento: o Inception!
Pela primeira vez vamos promover nosso próprio evento, e, sabendo que várias empresas podem tomar essa mesma decisão eventualmente, nesse post, vamos compartilhar o nosso checklist de planejamento de como organizar um evento para 250 pessoas e como isso tem impactado na nossa rotina. Dá uma conferida!
Fonte: The Eishtec Way
O primeiro passo
O primeiro passo foi convidar todos os colaboradores da empresa e anunciar a vontade de realizar um evento ainda neste primeiro semestre de 2018. Assim que todos compraram a ideia, começamos a discutir alguns assuntos que iriam nortear a organização do nosso evento, ou seja o nosso planejamento estratégico:
- Qual o objetivo (por que estamos realizando um evento?)
- Para quem seria o evento (qual é o público-alvo?)
- Qual o tema abordado?
- O que consideraríamos sucesso?
- Quando seria? (Data)
- Onde seria? (Local)
Essas perguntas são bem gerais e você não precisa ter todas elas decididas de imediato, como por exemplo, a data ou o local. Elas servem de base para você, posteriormente, poder tomar outras decisões ao longo do projeto.
O interessante nessa etapa é fazer um brainstorming com todos os envolvidos na organização do evento, pois desse jeito fica mais fácil pensar em soluções inteligentes que sejam aceitas por todos do grupo.
Aliás, foi assim que surgiu o nome para o nosso evento: reunimos todos os colaboradores e começamos a jogar várias ideias de nomes, até as mais inimagináveis apareceram (la casa de eventos, pokeventos, etc).
Mas depois, com uma análise de todos os nomes e uma votação sincera e democrática, optamos por Inception: Evento sobre Eventos. Pois tem tudo a ver com o que estamos fazendo.
Clique para visitar o site do Inception
Depois, com algumas coisas já decididas e outras que seriam melhor analisadas ao longo da semana, fomos construindo pouco a pouco o nosso planejamento e a nossa maneira de organizar o evento foi adaptando-se às nossas rotinas.
Segundo passo
O segundo passo foi dividir a empresa em 5 equipes, onde cada uma ficaria responsável pelos seguintes assuntos: Planejamento, Infra-Estrutura, Comunicação, Parcerias e Conteúdo.
Também estabelecemos uma reunião semanal, onde cada equipe iria comentar um pouco sobre o progresso que teve nos últimos dias e os desafios que enfrentou. Essa parte foi bem importante, pois quando uma equipe encontrava barreiras para solucionar algo, alguém de outra equipe vinha com uma ideia diferente que ajudava a resolver o problema.
Abaixo vou deixar destrinchado com o que cada equipe ficou responsável, de maneira geral:
Planejamento
É a equipe de coordenação geral.
Ela cuida do evento como um todo e gerencia as outras 4 equipes, realizando o acompanhamento, cobrando as metas e validando os resultados obtidos.
Desenhar jornada do participante, considerando o que o participante precisa fazer antes, durante e depois do nosso o evento.
Infraestrutura
Responsável por:
- Definir o local de realização do evento;
- Verificar a infra-estrutura do ambiente onde o evento vai ser realizado (iluminação, som, cadeiras, mesa para o palestrante, etc);
- Entender a logística de por quais espaços o participante vai passar (estandes, local para almoço, local para coffee break, etc);
- Sinalizar as instalações (placas indicando onde são as salas/palestras).
Comunicação
Responsável por:
- Criar a logo do evento;
- Divulgar do evento;
- Gerar buzz sobre o evento;
- Atrair visitantes;
- Vender ingressos;
- Registrar fotos durante o evento;
- Realizar a pesquisa de satisfação do pós-evento.
Parcerias
Responsável por:
- Procurar possíveis patrocinadores e fornecedores;
- Prestar contas do evento.
Conteúdo
Responsável por:
- Pensar na dinâmica do evento (vai ser em qual formato? mesa redonda? TED talk?);
- Criar a grade de programação do evento;
- Encontrar palestrantes que tenham a ver com o tema do evento e que estejam disponíveis.
Acredito que essa divisão de temas não seja estática, mas muito variável de acordo com o negócio e objetivo de cada empresa. Logo, não se prenda totalmente a elas, mas use como base para criar suas próprias divisões.
O mais importante de tudo isso é manter uma comunicação clara e alinhada com todos os envolvidos no evento. Às vezes o time de parcerias pode ter a solução de um desafio pelo qual o time de infra-estrutura esteja passando, ou vice-versa. Ou talvez a equipe de conteúdo pensou em algo inovador, que o pessoal de comunicação nem tinha imaginado.
Mantendo o espírito de trabalho em equipe, cumprindo metas e seguindo nossos passos, você tem a receita para criar o seu evento!
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Se você implementou isso na sua estratégia, conta pra gente como foi! Confira também o nosso checklist completo para organizar um congresso de sucesso!
Para entender melhor para fase do evento, dê uma espiada nos nossos outros conteúdos:
- Organização de eventos: uma jornada que começa muito antes da grande data
- Planejamento: a primeira e mais importante fase da organização de eventos
- Atrair e vender: como fazer um site para o meu evento?
- Venda de ingressos online: boas práticas para o seu evento
- Evento: 5 ações para não esquecer no grande dia!
- Avaliação de desempenho: o seu evento foi um sucesso?
Além disso, se você está na fase inicial e planejamento do seu evento, acho que vai querer dar uma olhada nas nossas ferramentas, feitas especialmente para te ajudar nesse grande desafio. São gratuitas e vale a pena dar uma olhada:
- Calculadora de tamanho de salas
- Calculadora de distância entre telão e plateia
- Calculadora de coffee breaks e happy hour
- Calculadora de velocidade ideal de internet
