Em busca de trazer sempre a melhor experiência para o público, os eventos corporativos se transformaram nos verdadeiros queridinhos do mercado empresarial. Além de apresentarem uma excelente oportunidade para exposição das marcas, ações desse tipo têm o potencial de engajar, promover networking e gerar negócios. É ou não é um bom investimento?

Ao contrário do que muitos gestores pensam, existe muito trabalho duro e organização por trás de um evento de sucesso. Da definição dos objetivos principais até as ações de pós-evento, tudo deve ser planejado e executado de forma a trazer os melhores resultados possíveis para as empresas.

Antes de começarmos a falar, você conhece os principais tipos de eventos corporativos e seus objetivos? Se não conhece, acesse o nosso texto completo sobre o assunto:

Conhecer os principais tipos de eventos corporativos

Mas, afinal, que elementos garantem o sucesso ou fracasso de um evento? Respondendo a essa pergunta, apresentamos uma visão geral sobre eventos corporativos com as principais questões que você precisa conhecer. Confira!

Planejamento é tudo! E para garantir o sucesso de qualquer evento que você realize, é essencial fazer as coisas com calma e antecedência. Isso porque planejar um evento pode ser uma tarefa bem complexa e que exige muita organização para que tudo saia conforme o esperado.

Desde a decisão inicial de fazer um evento, passando pela escolha da melhor data, até a definição das atrações, existem muitos detalhes que precisam ser considerados. Para isso, é fundamental que o produtor e a sua equipe estejam atentos a todas as etapas, acompanhando de perto a execução das atividades.

Mas fique tranquilo! Existem diversas ferramentas que ajudam na organização e gerenciamento de um evento. Dentre elas, o bom e velho checklist, que é essencial para garantir um planejamento adequado em todas as etapas do seu evento.

O motivo de planejar com antecedência ser tão importante está em todos os processos que ele envolve. É nesse momento que você deverá começar a organizar pontos importantes do seu evento:

• Pensar no objetivo das ações ao longo do evento;
• Identificar e conhecer o público que você pretende atingir;
• Definir o orçamento total;
• Entrar em contato e fechar contrato com bons fornecedores;
• entre outros.

Além disso, o planejamento prévio também permite o teste e a execução de novas ideias com segurança, caso você deseje inovar no seu evento, garantindo que tudo funcione perfeitamente — e, quando necessário, restando tempo para realizar os ajustes.

Quer saber como esse item funciona na prática? Criamos um checklist com algumas questões essenciais que merecem a sua atenção em todas as etapas do planejamento. Confira nesse link!

Orçamento

O orçamento é um dos itens mais importantes do planejamento de um evento, pois é ele que vai definir a execução de todas as suas ações. Por isso, com base nas definições de objetivos, público-alvo e estilo de evento, é possível começar a orçar o local e os principais fornecedores.

Defina um orçamento de acordo com o valor que você pretende investir e o retorno que espera receber. E para passar por essa etapa de forma ainda mais eficiente, esteja sempre atento aos números definidos, já que assim você evita prejuízos e até futuros problemas com o pagamento de algum serviço.

Aprenda a calcular o ROI do seu evento

Fornecedores

Contar com fornecedores de confiança é fundamental para o sucesso de qualquer evento. Seja um serviço de bufê, fotografia, aluguel de móveis ou segurança, são eles os recursos humanos que vão garantir que o seu projeto saia do papel.

Quando você planeja essa contratação com antecedência, é possível encontrar a melhor cotação e negociar as condições de aluguel, montagem e desmontagem, além de encontrar os seus fornecedores de confiança com datas disponíveis.

Decoração

Uma bela decoração não precisa ser exagerada ou cheia de elementos. Principalmente quando se trata de eventos corporativos, devemos seguir a máxima de que “menos é mais”. Por isso, invista em uma mobília e elementos decorativos que transmitam a imagem do seu evento, criando experiências únicas e incríveis para os participantes.

Caso o seu evento tenha um tema, é interessante focá-lo também na decoração. Assim, é possível reforçá-lo e ajudar no engajamento dos participantes. Além disso, o tema também pode ser traduzido nas palestras e nos brindes do evento.

Local do evento

Mesmo se tratando de eventos corporativos, nem sempre a empresa tem à disposição um local que suporte toda a estrutura do evento. Por isso, na maioria dos casos, a locação de um espaço de eventos é necessária.

Se você está à procura do melhor local para o seu evento, conheça os 5 melhores espaços para eventos corporativos em SP ou os 6 melhores espaços para eventos em BH!

Nessa situação, para escolher o melhor lugar para a realização do seu evento, é preciso definir alguns pontos importantes, como quantidade de convidados, infraestrutura do local, distância e localização do espaço, formas de acesso e tamanho do local para receber todos com segurança e comodidade.

Calcular o tamanho de salas em eventos

Verifique também a estrutura para o uso de dispositivos eletrônicos, como telão, microfone, palco e projetor. Uma boa conexão com a internet também é fundamental para gerar uma experiência memorável para os participantes, assim como usar tecnologia nas suas ações.

Em termos de segurança, você deve estar atento ao índice de violência no local escolhido, gerenciamento de riscos, disponibilização de seguranças, logística, normas de segurança do local, saídas e equipamentos de emergência.

Brindes do evento

Os brindes são itens que merecem muita atenção no planejamento de um evento. É preciso ter cuidado para escolher brindes que não gerem muito lixo e promovam a sustentabilidade. Essa é uma excelente oportunidade de engajar ainda mais os participantes com a sua marca.

Isso porque, mais do que agradar o seu público, os brindes, sorteios e gamification quando bem contextualizados, prolongam a lembrança a respeito das marcas envolvidas. Por isso, invista em objetos ou serviços inovadores e úteis para as pessoas.

Uma boa dica é contratar pacotes digitais com conteúdos online e vale-presentes exclusivos. Sensação dos eventos corporativos, esses brindes encantam os participantes, têm baixo custo de investimento, alto valor agregado e ainda são sustentáveis!

Muito além da comida, os momentos de coffee break e happy hour apresentam uma excelente oportunidade de pausa para que os participantes relaxem, espaireçam e façam networking com outras pessoas, sendo essenciais principalmente em eventos muito longos.

Usar a calculadora de coffees breaks e happy hour gratuita

Pensando nisso, ao planejar um evento corporativo, as pausas para alimentação precisam ser cuidadosamente organizadas para que o momento seja de aproximação e até mesmo de geração de negócio entre os participantes. A ferramenta Matchmaking, da mobLee, otimiza esse processo ao promover encontros entre pessoas que tenham os mesmos gostos e interesses profissionais.

Mas, afinal, como definir um cardápio para um coffee break de acordo com as particularidades do seu evento? As primeiras coisas que você deve considerar nesse momento são o horário, o clima e o tipo de evento que você está organizando. Isso porque os três influenciam diretamente na escolha do melhor menu.

O horário é um ponto importante para que você acerte na escolha do que servir para os convidados. Se o encontro acontece pela manhã, o ideal é apostar em um café da manhã, que ajudará os participantes a se manterem focados e dispostos. Se as atividades se estenderem durante a tarde, a organização pode optar por oferecer um almoço ou coffee break. Na parte da noite, a melhor opção é apostar em coquetel ou jantar.

Para evitar gafes, também é necessário estar atento ao clima ao definir um menu. Em dias quentes, opte por comidas mais leves e frescas, como saladas e frutas. Se o clima estiver frio, caldos, massas e alimentos quentes são as melhores opções.

Outro ponto fundamental a ser considerado é o perfil dos convidados e o estilo do evento. Tanto as comidas como as bebidas devem ser escolhidas tendo como base o público que estará presente e o objetivo da ação. E para evitar imprevistos, a melhor dica é sempre contar com o suporte de fornecedores de confiança e reconhecimento no mercado.

Para calcular corretamente as quantidades necessárias, você também pode contar com uma ferramenta exclusiva da mobLee. Por meio desse cálculo, é possível evitar que os participantes sintam fome ou que a comida seja desperdiçada, evitando imprevistos e gastos desnecessários.

Imagine a situação: você organiza um evento impecável e, quando chega o grande dia, ninguém comparece. Seria um verdadeiro pesadelo, não é mesmo? E para evitar que isso aconteça, é essencial trabalhar em uma boa divulgação para o seu evento. Mas você sabe quais são as melhores maneiras de fazer isso?

Após identificar qual é o público-alvo do seu evento, você já poderá começar a definir quais são as melhores formas de atingi-lo. Existem diversas ferramentas, que vão das redes sociais a aplicativos exclusivos, bastando que você crie uma estratégia que se adapte ao perfil dos seus participantes.

O Promote é a plataforma online de eventos da mobLee desenvolvida para otimizar o processo de promoção dos seus próximos eventos. Por meio dele, é possível verificar a métrica de vendas dos seus ingressos, o número de inscritos, as páginas mais visitadas do seu site e até mesmo as palestras mais atraentes entre os interessados no seu evento.

Com esses dados em mãos, é possível intensificar as estratégias de divulgação nas plataformas com os formatos necessários e identificar as campanhas de maior sucesso, corrigindo os erros sempre que necessário, focando ainda mais esforços nas ações que apresentam bons resultados.

Além disso, o Promote pode ser usado em todas as outras fases do seu evento, oferecendo relatórios precisos no pós-evento e coletando insights estratégicos dos participantes diretamente na plataforma.

Estar na web é outro fator essencial para qualquer estratégia, além de ser um importante passo para uma boa divulgação do seu evento. Escolha os melhores canais e, a partir disso, use e abuse das ações promocionais. As ferramentas mais interessantes para divulgação — que podem ajudar até mesmo a viralizar o seu evento — são:

E-mail marketing

Altamente eficiente, a campanha de e-mail marketing é uma eficiente opção para a divulgação do seu evento, trazendo resultados realmente relevantes. Por meio dele, é possível enviar um convite exclusivo e personalizado para toda a sua lista de contatos.

Além da promoção e direcionamento para as vendas de ingresso e inscrições, com ações de e-mail marketing, também é possível receber feedbacks e enviar formulários de satisfação após a realização do seu evento.

Facebook Ads

Se o objetivo é expandir o seu evento, a melhor opção é investir na promoção por meio das redes sociais. Atualmente, a maioria das pessoas passa grande parte do seu dia no Facebook, e essa ferramenta oferece um excelente canal para alcançar mais pessoas e vender ainda mais ingressos.

Após publicar o evento na sua fanpage, você pode impulsioná-lo, aumentar a participação do seu público-alvo, enviar pessoas para o seu site, além de impulsionar a taxa de conversão de vendas — tudo isso direcionado para pessoas realmente interessadas em assuntos relacionados ao seu evento.

Google AdWords

Por meio de ferramentas de anúncios, o Google pode alavancar ainda mais as vendas e inscrições no seu evento. Com palavras-chave específicas, é possível anunciar para as pessoas certas, que buscam por informações relacionadas às suas ações.

Além disso, com a segmentação geográfica, você consegue promover os seus anúncios somente em regiões específicas, o que pode facilitar o alcance de pessoas que se encontram em um determinado raio a partir da localização do seu evento.

Conteúdo/SEO

Para garantir que o site do seu evento esteja nas primeiras páginas dos buscadores, aumentando a taxa de conversão e inscrições, é fundamental investir em um bom rankeamento.

Com a criação de um conteúdo de qualidade para o seu público-alvo, o SEO analisa o seu site e o classifica de acordo com a relevância apresentada. Por isso, crie um site responsivo e um blog para o seu evento, interaja e envie artigos para os visitantes e atraia ainda mais participantes engajados.

A tecnologia está cada vez mais presente em atividades do cotidiano, transformando nossas vidas. E, no universo dos eventos, isso não é diferente. Por isso, os profissionais que trabalham com esse tipo de produção devem estar sempre antenados nas principais novidades e tendências do mercado de tecnologia, de forma a oferecer soluções inovadoras.

Ao sair do lugar-comum e investir em ações eficientes, os gestores têm a possibilidade de se destacar dos concorrentes e agregar ainda mais valor para as suas marcas.

Grande aliada da produção de eventos, a tecnologia tem se mostrado uma excelente estratégia para a otimização e automatização dos processos de organização, divulgação eficaz por meio de ferramentas online e maior engajamento do público com a sua marca. Além disso, essa é uma estratégia fundamental para atrair ainda mais participantes para as ações da sua marca.

As diversas inovações tecnológicas disponíveis no mercado podem ser aplicadas nos seus eventos por meio de:

• Inteligência artificial (chatbots e big data);
• Coleta de dados;
• Comandos de voz;
• Moedas digitais;
• Realidade virtual;
• Realidade aumentada;
• Reconhecimento facial;
• entre outros.

Para inovar em suas ações e gerar ainda mais engajamento entre o seu público-alvo, é importante ter um evento alinhado às tendências do mercado, oferecendo uma experiência única e inovadora para os visitantes do seu evento. E para que isso aconteça, é indispensável não ter medo de apostar na tecnologia porque “sai caro” ou pode dar errado.

Independentemente do orçamento disponível para o seu evento, é possível criar ações simples e eficientes. O importante é que você tenha sempre consciência da importância de investir em tecnologia e dos resultados que isso pode gerar para a sua empresa.

Um ponto simples, mas importantíssimo no quesito tecnologia é a conexão Wi-Fi disponibilizada para o uso dos participantes, palestrantes e do evento em geral. Com o auxílio de uma ferramenta que verifique a velocidade da internet, é possível certificar-se de que tudo esteja funcionando bem para evitar imprevistos.

Empresas como a mobLee têm como sua principal expertise a produção de aplicativos para eventos. Seja antes, durante ou após, o uso dessas ferramentas pode otimizar diversos processos do seu evento, na divulgação, inscrição e venda de ingressos, credenciamento de participantes e até mesmo na coleta de dados de possíveis leads.

Independentemente do tipo de uso que você faça das inovações tecnológicas, o importante é focar em sempre proporcionar a melhor experiência para os participantes do seu evento, seja por meio da diminuição das filas, facilidade ou praticidade no compartilhamento de informações.

Ou até mesmo em uma divertida ação de imersão virtual 😉

Planejamento concluído, divulgação feita com sucesso e tecnologia usada da melhor forma possível para os objetivos da sua empresa. Então chegou o grande dia! E agora? Ainda falta alguma coisa? A resposta é sim!

Um evento é um tipo de ação que requer cuidado e atenção em todas as suas etapas, por isso, alguns pontos devem ser checados para que tudo ocorra bem.

Certifique-se sempre de que a sua equipe e os demais fornecedores tenham entendido e estejam seguindo as suas recomendações, conferindo se estão prontos para receber o público que logo chegará. Verifique o funcionamento dos equipamentos de iluminação e som, conexão com a internet, além de áreas como banheiro e cozinha.

Algum palestrante faltou, não há cadeiras suficientes para o número de participantes, o credenciamento está atrasado e uma enorme fila começa a surgir. Você sabe como lidar com esses imprevistos?

O primeiro passo é manter a calma! A partir disso, reúna a sua equipe e procure encontrar a solução mais rápida e eficiente. Lembre-se de nunca passar qualquer tipo de insegurança para o seu público!

Outro ponto que merece atenção na hora do seu evento é a sustentabilidade. Cuide do lixo que o evento vai gerar e proponha soluções para o descarte da comida que sobrou. Além disso, é importante pensar em brindes que não sejam “descartáveis” ou gerem muito lixo.

É fundamental cuidar da sinalização do evento, ter pessoas para orientar os convidados e um aplicativo preparado para responder às principais dúvidas. Também é interessante disponibilizar, por meio do app, uma programação completa do evento.

Ao apostar em aplicativo de evento em tempo real, você também poderá notificar os participantes sobre alguma ação específica dos expositores, convidando cada um dos presentes de forma automática, além de avisar sobre imprevistos e mudanças que ocorram. Tudo diretamente pela plataforma.

Outra importante dica é ter cuidado com os horários! É fundamental se ater à programação ao máximo possível, evitando atrasos e, assim, a insatisfação dos participantes.

Sucesso total! O seu evento chegou ao fim e agora é hora de colher os frutos do seu trabalho. Mas você sabe qual é a melhor forma de descobrir e mensurar os resultados obtidos no pós-evento?

Após realizar um dos eventos corporativos, você deverá analisar todas as ações, do orçamento ao desempenho dos seus fornecedores, conferindo se elas funcionaram conforme o esperado. Você pode chegar a essas informações realizando uma pesquisa com os participantes. Dessa forma você consegue identificar os pontos positivos e negativos, procurando melhorá-los quando necessário.

Uma dica que funciona muito bem é coletar os feedbacks diretamente pelo aplicativo do seu evento. Basta desenvolver um mini formulário que será enviado por notificação no app para os participantes. Com isso, a própria ferramenta cria um relatório completo com insights efetivos sobre a percepção do público sobre o seu evento.

É importante avisar aos participantes no evento que eles vão receber esse pedido de feedback no aplicativo. Dessa forma, eles ficarão mais propensos a responder. Sempre que possível, fuja de coletar essas informações diretamente no evento. É desagradável, entediante e muito trabalhoso.

Além do feedback, você também poderá coletar dados de potenciais clientes por meio do aplicativo. Dessa forma, quando chegar a fase do pós-evento, você terá informações sobre pessoas engajadas com a sua marca e interessadas nos seus produtos e serviços. Tudo digital, organizado e classificado de acordo com o nível de interesse de cada participante.

Essa etapa é fundamental para mensurar os seus resultados, além de ajudar muito no planejamento dos próximos eventos. Com ela, também é possível calcular o ROI de todos os investimentos feitos para o evento, dos palestrantes à estrutura, podendo avaliar a rentabilidade das suas ações.

Como você pôde perceber, organizar um evento não é uma tarefa fácil, mas, com planejamento e o uso adequado de ferramentas e aplicativos específicos, é possível transformar essa atividade em algo mais simples, eficiente e até mesmo prazeroso.

Quando desenvolvido por profissionais competentes e atentos aos detalhes, o planejamento dos eventos corporativos é capaz de resultados realmente surpreendentes. É fundamental que cada etapa seja pensada e executada com atenção, para que assim o evento seja capaz de projetar a imagem da empresa organizadora de forma positiva, alcançando todos os objetivos estabelecidos.

Quer saber mais sobre eventos corporativos e como a tecnologia pode ajudar o seu evento a ser ainda melhor? Vem bater um papo com a gente!

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