Criar o projeto completo com todas as etapas que precisam ser cumpridas é uma atividade fundamental antes de começar a organizar um evento. Resumidamente, é porque você garante os menores imprevistos e consegue minuciar todos os detalhes do evento.
Então vamos lá: vou descrever as ferramentas e metodologias que utilizo nos meus projetos. O meu objetivo é formatar o projeto mais completo possível!
5 etapas do projeto que precisa existir antes de começar a organizar um evento
1. Informações básicas
Quando você tem todas as informações do evento, você tem as principais peças para planejar o seu projeto de forma completa e ainda consegue ver as oportunidades para inserir novidades. Para ter essas informações, é preciso responder essas perguntas:
- Onde?
- Quando?
- Quem?
- O que?
- Por quê?
- Com?
- Quanto?
Nessa reunião, que faço com os meus clientes para captar as informações, procuro escutar muito, absorvendo detalhes, foco e propósito do evento. Quanto mais informações tenho das questões acima, melhor construo o meu projeto.
2. Planejamento
Claro que cada um tem sua forma de trabalhar, com a finalidade de controlar melhor as ações. Não existe regra. Você precisa testar várias formas e ver qual melhor atende a você e sua equipe.
Eu, particularmente, costumo antes da produção, analisar a planta e verificar as necessidades básicas no planejamento, como
- A comunicação visual;
- Palco;
- Equipamentos audiovisuais;
- Buffet;
- Segurança;
- Equipe de montagem.
Com todo esse levantamento, começo as cotações, selecionando os fornecedores que têm habilidades e características prévias para atendimento ao projeto.
Depois de levantar todas os custos, parto para a parte detalhista, para o cliente ter a visão geral do planejamento.
Agrupo as cotações e propostas, além de amostras de materiais e projetos. Traduzo estas informações em planilhas – adoro planilhas!!!! E tenho várias para o meu controle.
Crio uma Planilha de Custos estimados, com todas as opções levantadas e após definição dos serviços e fornecedores, crio uma planilha de pagamento com dados, valores, forma de pagamento e data de vencimento, do evento, para melhor controle do responsável financeiro.
Importante também ter um Cronograma com a data limite de todas as ações, junto com os responsáveis e status.
3. Logística
Reuniões prévias de alinhamento com todos os fornecedores, faz com que você consiga avaliar o seu projeto e identificar os pontos de atenção no quesito de logística.
Ensaios antes do evento, também é super importante. Para mim, indispensável. Você consegue verificar se o seu planejamento vai funcionar na prática.
4. Produção
Um dos pontos mais importantes antes de começar a organizar um evento é a planilha de Tempo e Movimento – este é o coração do projeto, onde você controla tudo junto com sua equipe.
Não há como negar que todo esse planejamento, resulta num projeto completo e garante o sucesso do seu evento e um desempenho de qualidade da sua equipe.
5. Pós-evento
Vou revelar a vocês, que após a realização do evento, eu faço uma análise com a minha equipe.
Levantamos o que planejamos e apontamos o que devemos e precisamos incluir, modificar ou eliminar, para melhorar o nosso trabalho graças a essa análise pós-evento.
E a cada evento o nosso projeto é mais completo, mais detalhado e mais fácil de executá-lo, além de garantir menos intervenções e maior satisfação do cliente. Esses são benefícios que só conseguimos alcançar graças ao projeto criado antes de começar a organizar um evento.
Graduada em Pedagogia, com MBA em Gestão de Eventos e Professora Universitária do curso de pós-graduação da Universidade Anhembi / Morumbi
– SP. Atua na área há 25 anos, e em sua jornada realizou inúmeros trabalhos, entre eles estão, convenções, stands, congressos, lançamento de produtos, eventos temáticos, corporativos e sociais. Sua Agência – QG Produções, já completou 10 anos.
