Uma prática comum a partir da realização de eventos é a disponibilização de determinados dados de participantes a parceiros e patrocinadores envolvidos. Certo?
Com a Lei Geral de Proteção de Dados (a famosa “LGPD”), que já está em vigor desde setembro de 2020, esse intercâmbio de dados e informações deve observar algumas determinações, para que tudo ocorra dentro da legalidade. Confira abaixo os principais pontos de atenção que você enquanto organizador deve estar por dentro ao lidar com patrocinadores.
Leia também:
• Evento online: o que é e por que veio pra ficar
• LGPD: o que é e como impacta seus eventos?
First of all: colete dados adequadamente
O grande objetivo da LGPD é fazer com que as organizações adotem providências para proteção de dados e privacidade. Consequentemente, transparência e a utilização de dados pessoais limitada aos objetivos preestabelecidos são princípios muito enfatizados pela LGPD.
Por isso, caso ocorra a dinâmica de compartilhamento de dados de pessoas físicas à patrocinadores, é fundamental que quem esteja à frente da organização de um evento se certifique que todos os participantes possam se informar de forma facilitada sobre o que será feito com seus dados pessoais (como nome e e-mail) a partir do evento, como seus dados serão protegidos e se haverá algum tipo de transferência, por exemplo.
Confira abaixo dois webinars que fizemos falando sobre LGPD e organização de eventos.
Veja também:
• 5 pontos importantes sobre a LGPD para o mercado de eventos
• Direitos do Titular de Dados
Na maior parte das situações envolvendo repasse de dados a patrocinadores, será necessário também coletar o consentimento do participante, que nada mais é do que a sua autorização para que seja realizado o compartilhamento de seus dados com terceiros.
É muito comum que todo esse processo seja operacionalizado por meio de uma Política de Privacidade específica para o evento, que servirá para demonstrar a boa-fé do organizador e a adoção dessas boas práticas esperadas.
Se esses detalhes não forem levados em consideração, quem está por trás da organização pode se deparar com contratempos não só com as pessoas que vão participar do evento e que estão compartilhando seus dados, como também com os próprios patrocinadores.
Isto porque, caso a organização não se atente a esses princípios desde o momento da coleta do dado pessoal (provavelmente a partir do momento da inscrição do participante), estará colocando os patrocinadores também em uma situação de ilegalidade com a LGPD ao compartilhar tais dados com eles.
Atenção ao contrato assinado com o patrocinador
Considerando que os organizadores de eventos e patrocinadores podem responder solidariamente por eventuais danos causados ao descumprir com uma legislação de proteção de dados, é importante que o contrato que será assinado entre as partes possua uma cláusula exclusiva para detalhar questões de utilização e proteção de dados pessoais.
Qual será o papel do organizador e do patrocinador do evento a partir da LGPD e algumas limitações de responsabilidade na dinâmica envolvendo o uso de dados pessoais em conjunto devem estar claras nesta cláusula, até para passar uma maior segurança ao patrocinador do evento. Neste momento, não deixe de envolver o seu departamento jurídico. Quer entender melhor sobre como funciona a dinâmica com os fornecedores do seu evento? Leia este conteúdo que fala sobre a LGPD e fornecedores: quais cuidados devo tomar em eventos
CEO e Fundadora da Data Guide, empresa especializada em projetos de adequação de empresas à LGPD. Head de proteção de dados do Silva Schütz Advogados, escritório especializado em empresas que tenham no seu DNA tecnologia e inovação.
