Uma grande dúvida que surge durante o planejamento de um evento é como estruturar a Comissão de Organização. Afinal, vale a pena ter ou não ter?
Como qualquer outra situação, há o lado positivo e negativo. Por isso vou relatar duas experiências vivenciadas na minha jornada que são relacionadas com o trabalho de uma Comissão de Organização de eventos.
Experiências trabalhando com Comissão de Organização de Eventos
Fui contratada para a realização de um evento interno para 150 colaboradores de uma multinacional. O evento da empresa ficou sob a responsabilidade do Departamento de Recursos Humanos.
Resolveram criar uma comissão com representantes de vários departamentos. Fui contratada para criar o projeto, a produção e fazer a gestão do evento. Mas um projeto que deveria ser simples e fluir de maneira natural acabou tendo várias interferências, atrasando o andamento do trabalho.
Cada representante vinha com uma ideia e/ou sugestão para discutir na reunião e não conseguiam achar um ponto comum de acordo.
Algumas decisões tomadas em reuniões anteriores, eram levantadas novamente na pauta dos encontros, questionando ou tentando modificar o que já havia sido definido.
Muitas vezes uma questão era debatida por horas, até que achassem um ponto comum. Essa dinâmica prejudica o andamento do projeto em dois pontos diferentes:
- Há aqueles que ficam desmotivados e acabam participando da reunião como mero ouvinte;
- Há aqueles que querem impor sua opinião e desgastam a reunião com argumentos sem fundamento.
Enfim, a Comissão de Organização nessa situação acaba passando por uma experiência negativa. Alguns participantes do grupo concluem que foi “perda de tempo”.
No ano seguinte, quando fui chamada novamente, a comissão era formada por outros colaboradores. Os anteriores declinaram o convite.
Relatando uma experiência positiva com a Comissão de Organização
Outra situação é com uma Associação, que presto serviços desde 2002, e nos últimos 9 anos fui convidada para integrar a equipe de staff da Comissão Organizadora do Evento.
Eles organizam vários eventos ao longo do ano e um deles tem mais de 5.000 participantes. Neste evento trabalhamos durante 15 meses para fazer o evento acontecer.
Há várias atividades para realizar, e nossa Comissão de Organização é formada por 06 funcionárias e 11 profissionais terceirizados, além de 04 empresas oficiais e parceiras. Cada um é responsável por uma atividade do evento e vários interligados para o desenvolvimento em todas as áreas.
Nosso time funciona muito bem por várias razões:
- Nossa comunicação é eficiente e proativa, pois sabemos que a definição de alguns pontos, interfere no andamento de outros. Então TUDO é comunicado a TODO mundo;
- O cronograma do evento é montado e respeitado para que as ações sejam definidas com clareza. Assim o andamento de outras áreas transcorre de forma natural. Quando há atraso, e sempre acontece, o time é comunicado, ficando ciente da ocorrência;
- No início do processo há um checklist, enviado pela equipe da Associação, onde todos tem acesso para verificar as necessidades e definições;
- Existe um budget definido para cada ação, e os ajustes são feitos com cada área responsável;
- Cada um de nós respeita a área do outro, e se houver necessidade de modificação procuramos o responsável, descrevemos a situação e envolvemos o mesmo para analisar e verificar a melhor solução;
- Fazemos reuniões periódicas com nossas esferas de contato para sanar dúvidas e interferências, colocar pontos de atenção e definir ações;
- Realizamos visitas técnicas nos locais do evento;
- Pesquisamos, visitamos, cotamos e definimos os fornecedores dos principais serviços e matérias para o evento.
Além disso realizamos três reuniões principais.
- A primeira, que denominados Reunião de Planejamento, é realizada com toda a equipe envolvida para comunicar as novidades da nova edição do evento, informações e alinhamento das ações;
- A segunda denominada Reunião Operacional, é realizada no local do evento com os fornecedores principais, onde explicamos e definimos a operação de cada serviço;
- A terceira chamamos de ReuniãoPós-Evento, onde cada um relata suas dores durante a edição do evento e entregamos material para análise de melhoria para edição do próximo ano.
Ao longo desses anos, as responsáveis pela Associação desenvolveram uma equipe oficial para a Comissão de Organização. A sintonia e alinhamento de todos foi ficando mais forte a cada ano.
Após 4 anos, foi criado um Manual de Eventos da Associação. Esse material fica disponível para o acesso de todos, relatando as necessidades de cada área.
Quais os pontos mais importantes para dividir o trabalho entre as equipes?
Voltando ao tema principal, preciso falar de quais são os pontos mais importantes para observar quando pensamos em dividir o trabalho entre as equipes.
Antes de tudo, é preciso ter o projeto bem planejado e distribuído entre a comissão conforme habilidades e competência.
Dar suporte e apoio para as dificuldades que surgirem a cada um e compartilhar as informações para que todos tenham ideia do todo é o primeiro grupo de atividades que precisam ser distribuídas.
Mas além disso, foque em dividir outras ações como checar a evolução do projeto de forma sistemática e dinâmica.
Trabalhar dessa forma planejada é enriquecedora para cada um dos participantes da equipe, e ajuda a ter uma sensibilidade e um entendimento melhor com o desenvolvimento de cada área.
Cada um desenvolve o seu lado com segurança, eficiência e com a certeza que tem um TIME alinhado.
O objetivo principal da Comissão de Organização é proporcionar ao participante uma experiência positiva no evento.
Conseguimos isso com um staff alinhado nas ações, comprometidos com o evento e engajado com todos.
Eu recomendo!
Graduada em Pedagogia, com MBA em Gestão de Eventos e Professora Universitária do curso de pós-graduação da Universidade Anhembi / Morumbi
– SP. Atua na área há 25 anos, e em sua jornada realizou inúmeros trabalhos, entre eles estão, convenções, stands, congressos, lançamento de produtos, eventos temáticos, corporativos e sociais. Sua Agência – QG Produções, já completou 10 anos.
