exemplo de organizador enfrentando os desafios de eventos
Gestão de eventos, Organização de eventos | 3 minutos de leitura

3 desafios de eventos que você precisa conhecer para superar ainda na fase de planejamento

Está com dificuldade para organizar um evento? Todo organizador passa por isso. Veja aqui como superar os 3 principais desafios de eventos.


A organização de um evento engloba diversas etapas. O primeiro brainstorming, a meta de venda de ingressos e a avaliação das métricas no pós-evento são alguns detalhes importantes que já devem estar orientados no projeto. Mas os desafios de eventos vão muito além disso.

Muitos organizadores já sabem dessa informação de cor e salteado: o planejamento é a base do evento. O trabalho começa vários meses antes do grande dia e sempre traz aquele friozinho na barriga.

Seja corporativo, congresso ou um encontro, a organização do evento conta com prazos, metas e objetivos claros para que ele seja um sucesso.

Veja também: Timeline da organização de eventos: chega de enlouquecer com prazos!

É por isso que durante o planejamento, devemos elencar os desafios e entender qual a grande motivação do evento que estamos organizando. Você sabe qual é o seu maior desafio?

Nesse artigo, vamos conversar sobre os 3 desafios de eventos que todo organizador enfrenta durante o planejamento.

3 desafios de eventos enfrentados pelos organizadores

1. Aumentar a receita

A grande expectativa para algumas empresas é que, ao realizar um evento, ele traga lucros – durante e pós-evento. Por isso o alinhamento com a equipe financeira é de suma importância nesse momento.

Para tentar superar esse desafio, muitos organizadores contam com:

  • A busca por um número maior de patrocinadores;
  • Mais espaços de publicidade no pré, durante e pós-evento;
  • Aumento no valor dos ingressos.

Além disso, eles ainda utilizam de várias outras estratégias para trazer um repasse financeiro melhor que nas edições passadas.

Cabe a você entender qual modelo pode ser melhor trabalhado para superar esse desafio e cumprir com o objetivo de aumentar a receita de forma efetiva.

2. Diminuir as despesas

Ninguém gosta de passar pela situação de preparar um evento para 200 pessoas e aparecer somente a metade desse público, não é verdade? Afinal, sua despesa programada foi para o público maior.

Também não podemos esquecer do material gráfico quase sempre é deixado de lado pelos participantes do evento ou jogado fora por conta dos atrasos e mudanças na programação. Ou seja, essa é mais uma despesa.

Para entender o que pode fazer para reduzir esse volume de despesas, você sabe qual a taxa de no show no seu evento? Como você tem calculado os coffee breaks e happy hours para o grande dia? O local do seu evento é apropriado para o tamanho do seu público?

Esses são pontos que requerem cuidado e atenção durante o planejamento da próxima edição, relacionando às métricas e resultados da última edição. Responder essas perguntas antes de começar de fato a colocar em prática as ações para o evento é essencial para investir da maneira certa.

3. Melhorar a experiência dos participantes

Essa é uma grande, se não a principal, preocupação daqueles que estão a frente de algum evento. Conteúdo, networking, espaços, programação… tudo está relacionado à experiência dos participantes.

A memória de todos nós guarda aquilo que valeu a pena participar, e é isso que queremos oferecer, essa lembrança inesquecível para o participante! Utilizar a tecnologia para proporcionar a melhor experiência é uma grande tendência e necessidade do mercado.

Tudo que o participante possa ver, tocar e experimentar contribui para uma melhor experiência. Então vale a pena conhecer melhor o comportamento do seu público para que no fim do evento tenha a certeza de que sim, conseguiu superar mais esse desafio.

Depois de passar por todos esses pontos, o que fica de aprendizado é: não se esqueça de analisar e avaliar cada um dos principais desafios de eventos e se o que você está planejando condiz com a proposta de valor para superá-los.

Se você estiver planejando o primeiro evento e não sabe quais são os melhores prazos e o que precisa para organizar um evento do zero, checklists são uma boa ferramenta para te ajudar a não perder nada de vista para que o seu evento seja um sucesso. Confira aqui o levantamento completo de tudo que você precisa!


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