Fazer controle ou gestão de equipes externas que trabalham alocadas em clientes ou outro Estado/País não é uma tarefa nada fácil, já que demanda muita estratégia e uma comunicação eficiente. Agora imagina fazer gestão de equipes em eventos!
Ainda bem que a tecnologia está cada dia mais a favor da gestão de pessoas, trazendo soluções que tornam antigos problemas em tarefas simples.
Vamos entender quais são os maiores desafios de gerenciar equipes em eventos e como fazer esse trabalho com máxima qualidade e baixo custo. Confira!
Os maiores desafios da gestão de equipes em eventos!
Eventos em geral demandam uma quantidade grande de funcionários, cada um com sua responsabilidade, seus horários e locais de trabalho.
Isso faz com que um dos maiores desafios seja, em primeiro lugar, A COMUNICAÇÃO. Sem uma comunicação eficiente, muitas informações podem ser entendidas incorretamente, o que pode levar um funcionário para o local errado, ou atrasado para uma tarefa importante para a realização do evento.
Outra grande preocupação é garantir que os funcionários estão no local correto, prontos para contribuir com sua parte na execução do evento. Nesse caso, o maior desafio é o da TRANSPARÊNCIA entre funcionários.
Em terceiro, podemos citar o desafio do CONTROLE DE ATIVIDADES. Quem produz evento sabe que não é possível estar em todos os lugares ao mesmo tempo para garantir que está tudo funcionando bem, mas bem que a gente gostaria! Pois não é fácil saber quem está onde, fazendo o quê.
E, por último, a gestão de HORAS TRABALHADAS. Ponto importantíssimo para evitar possíveis problemas com processamento incorreto de folha de pagamento.
Bom, alguns dos desafios nós já conhecemos. Agora, como resolvê-los?
O que é preciso para uma gestão eficiente?
O principal é contar com profissionais super competentes, que são experts em seu trabalho e mandam bem no trato com os funcionários ao longo do evento, claro!
O mercado já oferece excelentes opções de ferramentas que podem transformar os desafios citados acima em apenas atividades simples e rotineiras, muito mais azeitadas, simples de executar e desburocratizadas. Vamos conhecer algumas dessas ferramentas?
Flexibilidade em todas as ações
É preciso manter em mente a necessidade de facilitar e flexibilizar todas as atividades de gestão de equipes em eventos. Por isso, evite papéis e a necessidade de se deslocar até as pessoas para conseguir resolver qualquer coisa.
Num evento, onde as pessoas não tem tempo para parar e se deslocar a qualquer momento, o ideal é adotar sistemas móveis, aplicativos que façam uma ponte entre todos os envolvidos e torne os processos mais rápidos!
Comunicação eficiente
Quando falamos de comunicação antes, durante e depois dos eventos, precisamos de ferramentas ágeis e que permitam comunicar à distância.
O bom e velho walkie-talkie pode funcionar para muita coisa, mas e quando é preciso enviar uma foto? Um documento? Mostrar a finalização da montagem de um estande? Ou quando é preciso falar com mais de um profissional ao mesmo tempo?
Para isso, pode-se utilizar ferramentas como Whatsapp ou Slack, duas ferramentas com versão para celular que permitem comunicação em tempo real, além do envio de arquivos e a criação de grupos para cada equipe, facilitando avisos e trocas de informações. O app próprio do evento também pode cumprir com esse papel.
Leia também: Jornada do aplicativo do evento: veja o infográfico com o passo a passo
Controle de horas trabalhadas e atividades
Imagine o evento há poucas horas de começar, e um fila enorme de funcionários esperando sua vez de bater o ponto de chegada ao evento ou daquela pausa para o cafézinho? Não há gestão de equipes externas que aguente!
Sistemas como o Oitchau, aplicativo de controle de ponto, tem versão em aplicativo para celular, que permite que os funcionários batam ponto usando seus próprios celulares.
A plataforma possui ferramentas exclusivas para gestão de equipes externas, podendo acompanhar em tempo real todas as localizações por onde os funcionários passam ao longo da jornada de trabalho, além de eles poderem anexar imagens e documentos ao bater ponto.
Também é possível criar e gerenciar com facilidade turnos de trabalho, administrar todas as localizações do evento, e depois baixar relatórios detalhados por Colaborador, por Localização ou por Cliente.
Transparência das informações
Outra grande vantagem em fazer uso de plataformas digitais e aplicativos na sua gestão de equipes externas em eventos é a transparência e facilidade de acesso às informações – que gera maior confiança entre funcionários e empresa.
Aplicativos e plataformas digitais mantém históricos registrados de todas as comunicações, documentos compartilhados e atividades executadas. Tudo isso evita problemas como perda de informações ou até mesmo comunicação atravessada (o famoso “diz que me disse”).
Com tudo registrado, não tem “desinformação”, está tudo ali disponível e acessível tanto para empregados quanto empregadores.
A tecnologia a favor dos Eventos
Como podemos concluir, muitas das atividades de gestão de pessoas e equipes em eventos pede maior flexibilidade, facilidade e desburocratização.
O que antes trazia dor de cabeça, agora está na palma da mão!
Por isso, é importante atentar-se sempre às soluções que o mercado de tecnologia traz para a área de eventos e manter sua empresa atualizada, para melhorar a produtividade.
Integrante do time de colunistas mobLee e Content Manager no Oitchau – Controle de Ponto. Há 8 anos criando conteúdo digital nos mais diversos formatos, e com muita paixão!
