O departamento de Recursos Humanos (RH) exerce um papel primordial na organização de eventos corporativos. Isso porque o setor pode assumir o suporte em vários elementos que contribuem para o bom andamento e o sucesso de uma cerimônia ou confraternização.
Muitos discutem a importância de separar uma parte do orçamento do evento para custear a equipe de RH, alegando que o departamento assume um trabalho que pode ser desenvolvido por uma pessoa ou que essas responsabilidades podem ser delegadas para outros departamento. Mas, o funcionamento não é assim tão simples.
Ao ignorar o papel que o Recursos Humanos tem em qualquer empresa, você vai sobrecarregar outros profissionais o que pode comprometer a qualidade do trabalho e até provocar problemas jurídicos.
Vamos supor que você trabalha em um centro de conferências que conta com um time composto pelo administrativo, marketing, vendas e eventos. É responsabilidade do RH garantir que todos esses setores tenham o suporte correto, treinamento e as necessidades atendidas para que consigam trazer resultados em um ambiente seguro, no qual todos os fatores levam para a organização de um evento que corra de maneira fluida, sem problemas.
Em alguns casos, o planejamento pode ser muito bem feito, mas erros na execução provocados por pessoas que não estavam aptas a exercer o trabalho podem colocar tudo por água abaixo.
Quais são as contribuições do Recursos Humanos na gestão de eventos?
- Recrutamento e seleção das pessoas ideais para a realização do evento;
- Organização e delegação de tarefas de acordo com as competências de cada um;
- Contratação de trabalhadores dentro da lei;
- Formação de equipes coesas;
- Estruturação de escalas de trabalho e horário;
- Controle de horas trabalhadas;
- Responsabilidade pelo pagamento de salários e benefícios.
Qual o papel do RH no planejamento de um evento?
Entenda de maneira mais detalhada como RH pode influenciar no sucesso de um evento ao assumir uma parte importante do planejamento e usando os conhecimentos e práticas da área:
Desenvolvimento de descrição de vagas
Cabe ao RH fazer uma descrição de vagas precisa para atrair funcionários com as habilidades necessárias para a organização de um evento de sucesso, seja para uma contratação CLT, temporária ou prestação de serviços.
Em um mercado concorrido, as empresas podem ter dificuldades para identificar os profissionais ideais. Com a ajuda do Recursos Humanos, é possível:
- fazer uma descrição que deixe as necessidades da vaga bem claras;
- direcionar a linguagem para o público-alvo (perfil de profissional) mais indicado;
- fazer uma triagem de currículos adequada.
Seleção de funcionários
Como consequência do trabalho de descrição da vaga e da triagem de currículos, o RH pode ajudar a escolher os profissionais mais adequados para compor a equipe, identificando quais candidatos têm não só a experiência necessária, como a identificação com a cultura organizacional da empresa.
Além disso, características de personalidade podem influenciar o resultado do trabalho. Algumas funções exigem um comportamento de maior atenção e controle, enquanto para outras é importante que o profissional seja extrovertido.
Treinamentos
Uma responsabilidade importante do RH é fornecer aos funcionários os treinamentos necessários para o exercício de alguma função, desde cursos básicos a estratégias mais aprofundadas, como: direcionamento para a organização de um evento específico, a compreensão dos valores da empresa ou o planejamento e otimização do orçamento.
Alocação de funcionários
A organização de um evento pode levar à redistribuição de funcionários e o RH consegue ajudar nessa tarefa, trabalhando próximo dos gestores para garantir que:
- O orçamento previsto para terceirização de alguns serviços não será excedido;
- Os departamentos estão conscientes dos objetivos do evento;
- O envolvimento de funcionários de outros setores no evento não vai prejudicar o andamento do trabalho principal;
- As tarefas foram delegadas para os funcionários mais aptos a desenvolvê-las.
Pagamentos e benefícios
Algumas pesquisas já mostraram que dinheiro não é o maior motivador dos funcionários, mas isso não dispensa a necessidade de pagar os funcionários que estão colaborando para a realização do evento de maneira justa e de acordo com a média praticada no mercado.
Estar de acordo com essas exigências mantém a reputação da produtora e do evento, que pode ser prejudicada de maneira irreversível se vier à tona problemas com o pagamento dos envolvidos em sua realização.
Além de promover ações que aumentem o engajamento dos colaboradores, garantindo a realização de um evento inesquecível, é preciso ficar atento aos direitos desses trabalhadores.
Gestão de tempo
Frequentemente os eventos tem um tempo para planejamento e execução menor do que seria necessário. Não é raro surgir a necessidade de administrar equipes que trabalhem 24 horas por dia, revezando turnos.
Isso demanda uma organização extrema, na qual cada pessoa vai ter ciência do que deve fazer. Além disso, é preciso estruturar escalas que garantam a produtividade, sem exceder o limite físico dos funcionários ou até mesmo fazer com que eles trabalhem mais do que é determinado por lei.
Assim como na questão de pagamentos, a desatenção quanto à carga horária pode gerar diversos processos trabalhistas. Ao mesmo tempo, cabe ao RH garantir uma equipe com funcionários suficientes para dar conta da realização do evento.
Contar com a participação de de uma equipe competente de Recursos Humanos na gestão de eventos é uma maneira de evitar problemas posteriores, aumentando a probabilidade de sucesso.
Como destacamos aqui em alguns tópicos, trata-se de uma participação indispensável e que pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso do evento.
Este conteúdo foi produzido pela Xerpa, que disponibiliza uma plataforma completa de RH que propõe a desburocratização de processos e a centralização de informações. Para receber mais dicas sobre gestão de pessoas e DP, se cadastre na nossa newsletter!
