Fazer eventos, todo mundo faz! Hoje em dia, temos uma gama de produtos e serviços disponíveis nas redes sociais, ao alcance de todos, que facilitam a vida de quem precisa organizar um. Mas pensar no seuevento é um trabalho para profissionais experientes!
Um profissional com bagagem vai listar todos os detalhes do evento. Essa pessoa tem a capacidade de prever algumas situações e experiências já passadas para orientar na formatação em todas as etapas.
Por isso listamos abaixo alguns pontos importantes que conseguimos identificar num bom e experiente profissional de eventos.
Lista das 10 principais vantagens de contar com profissionais experientes
1. Na primeira reunião, um profissional experiente depura o briefing do cliente e escuta com atenção os pontos que ele considera importante para o evento. Isso é fundamental para que possa fazer os questionamentos pertinentes depois;
2. Define com o cliente o propósito do evento, considerando o público, target, budget, ações e vários outros detalhes;
3. Desenha o projeto e apresenta um planejamento, incluindo todas as informações: layout, estimativa de custos, cronograma, checklist;
4. Tem um time de fornecedores parceiros, que abraça a causa e anda junto para o sucesso do evento. Apresenta opções dentro da verba, planeja montagens em períodos curtos e oferece opções fora da caixa. Tudo isso com o objetivo principal: criar o evento do jeito que o cliente sonha;
5. Possui uma lista de fornecedores focados na necessidade do cliente. Ex.: há inúmeros serviços de A&B no mercado, muito conceituados. Tem aqueles que atendem com coquetel, estande, banquetes, além daqueles com especialidades em gastronomias especiais, como veganos, moleculares, entre outros. Entender a necessidade do cliente faz os profissionais experientes acertarem nas opções;
6. Fica atento as novidades do mercado além de participar de eventos com apresentação de serviços, fornecedores e produtos. Leva essas novidades para o cliente e ainda apresenta opções ou detalhes, que podem marcar qualquer evento e encantar o público;
7. Realiza reunião de alinhamento, logística e produção com todos os fornecedores envolvidos, prevendo os problemas, pensando no plano B;
8. Valida todos os produtos e materiais contratados, desde a comunicação visual, brindes, handouts, até os crachás;
9. Realiza os ensaios, que é um dos pontos importantes do evento. Ainda verifica se tudo o que foi planejado está funcionando. É a pessoa que você pode confiar para modificar, alterar ou corrigir os pontos críticos do evento;
10. No fim, os profissionais de eventos montam a sua equipe, focando nas habilidades pertinentes ao evento. Ainda deixa todos alinhados, treinados e capacitados para a montagem, organização e entrega do evento.
Tem algo mais que os profissionais experientes conseguem entregar?
Além disso tudo, os profissionais experientes tem noção das leis que envolve o evento, como as taxas municipais, estaduais e federais obrigatórias. E existem outras responsabilidades que consegue assumir, mas que outras pessoas não conseguiriam, como por exemplo:
- Segurança em eventos;
- Responsabilidade civil;
- Limpeza e recolhimento de insumos (secos e orgânicos);
- Obrigatoriedade de uso de acessórios de segurança na montagem do evento.
E na minha opinião, um dos pontos mais importantes de todos: disponibilidade. Para o cliente, que precisa ter tudo pronto para o evento, é importante ter a segurança que alguém vai cuidar do grande dia como se fosse o seu.
Participar desde o início, no briefing, se envolver no planejamento e desenvolvimento, estar presente no evento e identificar os problemas, já apresentando a solução, fazendo o gerenciamento de crises, são uma série de atividades essenciais que ficam a cargo dos profissionais experientes.
É esse profissional que tem que pensar nisso, não o cliente. O foco dele é outro.
Sentir esse envolvimento do profissional de eventos dá certeza de que pode se dedicar aos seus convidados, a seu negócio, a sua empresa. Toda essa dedicação, atenção e respeito com a organização faz do evento um sucesso! Esse sempre será o objetivo, esse é o propósito do cliente.
Graduada em Pedagogia, com MBA em Gestão de Eventos e Professora Universitária do curso de pós-graduação da Universidade Anhembi / Morumbi
– SP. Atua na área há 25 anos, e em sua jornada realizou inúmeros trabalhos, entre eles estão, convenções, stands, congressos, lançamento de produtos, eventos temáticos, corporativos e sociais. Sua Agência – QG Produções, já completou 10 anos.