Planejar uma experiência no dia do evento, que faça com que todos os convidados relembrem com euforia e gratidão essa ocasião mesmo depois de acabar, é o sonho de qualquer organizador ou anfitrião.
Pensando nisso, preparamos algumas dicas para que você se inspire e torne o dia do evento um momento memorável para todos os participantes, seja em um evento corporativo ou social.
A realidade dos eventos no Brasil
De acordo com a Associação Brasileira de Empresas e Eventos, essa atividade corresponde a 4,3% do PIB brasileiro. As previsões apontam que esse segmento cresce entre 5% e 7% a cada ano. E o que isso quer dizer?
Basicamente, significa que o mercado de eventos está cada vez mais competitivo e não se resume a reservar espaços, alugar móveis e contratar serviços de Buffet. Muito mais do que isso: ele está sendo expandido por meio de vários nichos.
Todo esse movimento é reflexo da sociedade contemporânea onde pessoas querem ter a oportunidade de vivenciar experiências únicas e que realmente agreguem a elas algum tipo de valor pessoal ou profissional.
Esses dados têm exigido que profissionais da área desenvolvam estratégias que atraiam e enriqueçam a forma de fazer eventos, sejam eles sociais ou corporativos. Para isso, a criatividade deve ser a mola propulsora.
Eventos corporativos: a descontração e tecnologia como estratégia para otimizar o dia do evento
No mundo corporativo, é possível e muito eficaz abrir a mente e deixar a imaginação trabalhar para criar ótimos eventos. Tudo é bem-vindo, o que importa é que os objetivos sejam atingidos e que todos se sintam confortáveis com tudo que for produzido.
Confira agora 5 ações que você pode realizar para que o dia do evento seja perfeito são:
1. Promova reuniões temáticas
Incluir temas em eventos corporativos tem revelado bons índices de produtividade e sucesso. Isso é possível porque as estratégias de relacionamento com clientes, funcionários e fornecedores ficam cada vez mais estreitas.
2. Ofereça atrações diferenciadas
Cada detalhe é importante para que a felicidade e a satisfação do público sejam garantidas. Inclua nesse momento músicos e bandas de renome, Djs e presenças vip de alguma celebridade.
Outra ideia interessante é agregar elementos culturais, como espetáculos de dança, teatro, circo etc. Mas é importante que a atração esteja coerente com a finalidade do evento e com o perfil do público.
3. Faça algo inesperado
Surpresas boas sempre geram um estado de bem-estar no dia do evento. Para manter o clima sempre com alto astral, você pode deixar seus convidados entretidos de várias maneiras.
Uma ideia bem criativa é fazer uma convocação para uma reunião formal e, quando as pessoas chegarem ao local, surpreendê-las com uma festa agitada e descontraída logo na abertura do evento. Essa é uma forma muito eficaz de liberar a tensão do dia a dia.
4. Preveja as necessidades
Imprevistos sempre acontecem. Se você está realizando um evento ao ar livre, por exemplo, pode ser que chova, ou que faça calor demais. É bom que você sempre tenha um plano B.
Leia também: O evento estava bom, mas… Choveu!
Por isso, reserve um espaço que tenha a opção de área coberta. Você também pode disponibilizar guarda-chuva, chapéus e filtro solar. Isso demonstra que você está no controle da situação e que se preocupa com o bem-estar de todos.
5. Crie um espaço Instagramável
O acesso ao mundo virtual não pode ser deixado de lado. Não fique de fora da tendência de criar espaços para que as pessoas tirem fotos e publiquem no Instagram.
Elas vão se sentir encorajadas a compartilhar das imagens e darão visibilidade ao seu evento. Não se esqueça de estimular o uso de hashtags para que todos tenham a oportunidade de ter acesso às publicações em um momento posterior.
Eventos sociais: use a criatividade do início ao fim
Os eventos sociais fazem parte da nossa vida desde que nascemos. Ou melhor, até antes! Não importa se é com a família, amigos, clientes e colegas de trabalho, há sempre um motivo para que as pessoas se reúnam.
Veja agora 4 dicas para melhorar a organização desses eventos.
1. Encante seus convidados desde o início
Para eles, o evento começa pelo convite. É a partir desse ponto que você pode gerar neles a necessidade de fazer parte do seu evento. Faça convites atrativos, que fujam do convencional.
Com isso, você estará mais propenso a criar laços afetivos e vai estimular o trajeto dos convidados até o dia memorável. Uma dica é anexar ao convite algum objeto que eles deverão levar para o dia do evento. Assim, já vão entrando no clima da ocasião.
2. Solte a imaginação
Você pode criar temas incríveis e fazer eventos que sejam únicos e exclusivos. Para compor temas, a imaginação é a melhor companhia de quem se aventura a entrar nesse mercado.
Por isso, referências nunca são demais. Busque inspiração em filmes, músicas, cidades, livros, objetos e sinta-se livre para surpreender seus convidados, desde a decoração, até o cardápio.
3. Dê atenção especial à infraestrutura
Conforto e comodidade nunca devem ser subestimados. Isso passa por todos os níveis:
- Acessibilidade;
- Estacionamento;
- Mesas;
- Cadeiras;
- Espaço para lazer;
- Ventilação.
Tudo deve estar coerente com a quantidade de pessoas. É muito desagradável ficar em pé durante todo o evento pelo fato de não haver a quantidade suficiente de cadeiras para todos. O mesmo ocorre com as filas dos banheiros e as vagas de estacionamento.
4. Fique perto dos convidados
Dar atenção para muitas pessoas em um curto intervalo de tempo não é tarefa fácil. Mas é possível compartilhar alguns minutos com cada um. Uma boa estratégia é estar na recepção logo no início do evento.
Aproveite o momento para agradecer pela presença e indicar, de forma breve, algumas coisas especiais que merecem destaque. Esse tipo de atitude faz com que as pessoas se sintam realmente acolhidas no grande dia.
Depois dessa lista, é só abrir a mente e planejar como serão as possibilidades para a realização do seu próximo evento. Não se esqueça de que o equilíbrio é a palavra de ordem. Avalie se o que você está planejando condiz com a natureza da ocasião.
Se você ainda não sabe como escolher o espaço ideal para o dia do evento, uma boa dica é procurar um hotel para eventos corporativos. A versatilidade desse ambiente se adapta muito bem a qualquer situação!
*Conteúdo produzido pela redação Hyatt Rio de Janeiro
