Check List de organização eventos
Gestão de eventos, Organização de eventos | 6 minutos de leitura

5 passos para montar um Check List de organização de eventos

Confira as 5 ações indispensáveis para o grande dia do seu evento!


Dentro do planejamento, a construção de um check list para organização de eventos é fundamental para garantir seu sucesso.

Antes de iniciarmos este conteúdo, indicamos, a seguir, alguns textos que irão contribuir para a prática da organização de eventos.

  1. Organização de eventos: uma jornada que começa muito antes da grande data
  2. Planejamento de eventos: conheça as melhores estratégias para um evento de sucesso.
  3. Atrair e vender: como fazer um site para o meu evento?
  4. Venda de ingressos online: boas práticas para o seu evento
  5. Como avaliar um evento: saiba se o seu evento foi um sucesso

Neste post, fizemos um check list para organização de eventos, elencando alguns pontos em que você, organizador, deve direcionar sua atenção para que seu evento seja um sucesso!

4 passos para um check list de organização de eventos

1. A hora é agora: proporcione a melhor experiência para seus stakeholders!

Antes de mais nada, é importante lembrar que, quando se trata do processo de organização de eventos, o planejamento do grande dia começa muito antes. Enquanto o evento estiver acontecendo, o foco é garantir que tudo isso se concretize.

Quando falamos dos participantes, além de trazer informações de qualidade e conhecimento, bem como oferecer momentos de networking e oportunidades de negócio, também devemos estar atentos a outros pontos importantes, que contribuem para que a experiência do participante seja única.

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Filas e atrasos são elementos que contribuem para uma experiência negativa dos participantes em seu evento. Em relação às filas, por exemplo, são problemas, em geral, ligados aos transtornos de credenciamento em eventos.

Na maioria dos casos, os participantes chegam no local do evento ao mesmo tempo. Por isso, avalie os horários de abertura levando em consideração esse fato.

Tenha uma margem de possíveis atrasos e analise com sua equipe de operação o formato mais adequado para receber o volume de pessoas esperado durante o período determinado para o credenciamento.

Outro ponto importante no seu check list para organização de eventos: evite atrasos, e se eles existirem, comunique seus participantes e seja transparente!

Início de palestras, trocas de salas e de palestrantes são sim cenários possíveis enquanto os eventos estão acontecendo. Por isso, apoie-se sempre em esclarecer as situações e em como tornar  as informações acessíveis para seu público.

Sugerimos que você conheça os aplicativos de eventos que podem fazer a diferença na comunicação do seu evento.

Em relação aos seus patrocinadores e expositores, seja proativo na resolução de problemas e ágil na troca de informações.

Durante o evento, as coisas acontecem em uma velocidade absurda. Por isso, é essencial que as dúvidas deles, e por ventura, os problemas que eles tiverem, sejam priorizados e uma resolução seja sugerida com agilidade.

O valor que seu evento entrega para esses stakeholders se mostra nos momentos de visitação a feiras e eventos de exposição e na geração de leads e networking. Então, procure passar para equipe que vai dar suporte a eles a real importância destes períodos.

Tire dúvidas, comunique-se, passe as informações para eles em intervalos prévios a estes momentos. Prepare-se para que o tempo que seus patrocinadores e expositores estiverem com seus participantes seja o mais proveitoso possível.

2. Organize-se com antecedência e esteja preparado para imprevistos

Para o organizador, o “evento acontecendo” é o desenrolar de um grande projeto de muito trabalho e dedicação, e por isso, é preciso que os acontecimentos desses dias sejam vistos e revistos detalhadamente, inclusive como este check list para organização de eventos.

O engajamento pré-evento tem um papel importante para que você, organizador, então, entenda quais são as melhores ferramentas e canais para que a comunicação com seu stakeholders – sejam eles participantes, expositores ou patrocinadores, – seja fluida. Por conta da velocidade que as coisas acontecem durante o evento, as informações precisam ser passadas de uma forma muito rápida e coesa.

Também, é o momento de desenhar e traçar cenários para possíveis imprevistos.

Prepare seu time para saber como lidar com as situações que ocorrerem com cada um dos seus stakeholders e como atendê-los.

Treinamentos que orientem sua equipe a como trabalhar em contextos como esse, e também, a como apresentar as soluções, é importante. Um check list para organização de eventos é essencial.

3. Comunicação coesa com seu time é primordial!

Como comentamos na última seção deste check list para organização de eventos, treinar seu time para o grande dia é essencial. Nesse sentido, vale a pena investir em treinamentos no pré-evento, focando neste tipo de preparação.

Capacite seu staff em como repassar as informações relacionadas ao evento para seus stakeholders. É importante que eles estejam seguros sobre elas e, principalmente, que demonstrem proatividade na resolução das demandas repassadas.

O mais importante é que você mantenha uma comunicação harmônica com seu time. Eles estarão dando suporte a todos os envolvidos no evento, por isso, eles têm contribuição especial para que a qualidade do seu evento seja mantida.

Aqui você pode conferir mais dicas de como preparar seu time para o grande dia:

Leia mais: 5 passos para montar um time campeão para seu evento ser um sucesso

4. Garanta que a expectativa do seu público com o evento se torne realidade!

O pré-evento é uma etapa fundamental para promover iniciativas que contribuam para gerar grandes expectativas em seus participantes. É o momento de assegurar a melhor experiência para eles.

Para isso atente-se a:

  • Deixe as informações acessíveis e claras;
  • Comunique-se com seus participantes! É muito importante que, além de promover a interação entre eles, a organização mantenha-se em constante contato com o público, seja informando sobre atualizações do evento, ou repassando feedbacks.

5. Aproveite esse momento para divulgar a próxima edição do seu evento!

É a melhor oportunidade para confirmar o maior número de pessoas na próxima edição do evento. Além disso, explore o potencial de geração de negócios e os benefícios de exposição da marca para garantir também a parceria com expositores e patrocinadores.

Seja criativo e tenha uma comunicação assertiva com seus stakeholders! Demonstre confiabilidade e prove os benefícios deles estarem no evento em uma próxima edição.

Conclusão

Reforçamos nesse check list para organização de eventos que o planejamento pré-evento, uma equipe preparada e a utilização das ferramentas certas, contribuem para que seu evento aconteça sem maiores preocupações.

Ainda, como organizador, esforce-se para garantir uma comunicação fluida com sua equipe e seus stakeholders durante o evento. Cada um deles tem uma contribuição essencial para que o evento seja um sucesso.

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