O sucesso ou fracasso da sua solenidade pode ser determinado durante o credenciamento em eventos. É essencial que essa etapa receba uma atenção maior, pois tudo o que acontecerá durante os dias de festividade será determinado por ela.
Assim, para que o momento aconteça da melhor forma possível, é importante fazer um bom planejamento. O objetivo é que tudo ocorra tranquilamente para que os convidados não se estressem ou desistam de participar do acontecimento.
Se quiser garantir que todos os participantes saiam do evento distribuindo elogios e recomendações, acompanhe este post. Nele, reunimos 7 dicas para você agilizar o processo de credenciamento!
1. Adote a venda de ingressos online
É possível fazer uma melhor organização da recepção usando a tecnologia a seu favor. Uma medida básica para se ter um evento bem-sucedido é vender os ingressos pela internet.
Quero melhorar meus eventos vendendo ingressos online
O transtorno diminui e a entrada das pessoas fica mais rápida com os ingressos em mãos. Com essa estratégia, você terá um controle maior da quantidade de ingressos vendidos e uma boa noção do fluxo de pessoas recepcionadas.
2. Crie grupos para credenciamento em eventos
Em caso de necessidade, divida as pessoas em grupos para fazer o credenciamento. Uma dica é separá-las por categorias: uma fila para a inscrição, outra para receber o material e outra para resolver possíveis problemas com pagamentos. Essas divisões ajudam a manter o ritmo de trabalho constante e organizado.
Quando as filas são longas demais, há um grande risco de o ambiente se tornar desagradável. O ideal é colocar sua equipe para responder perguntas, receber e acalmar os convidados, orientar e fornecer informações acerca do evento. Tudo isso evitará preocupações desnecessárias.
3. Invista na qualificação do pessoal
Para que as demandas sejam sempre atendidas, a equipe envolvida no evento deverá ter um número suficiente de funcionários. Além disso, participantes com dúvidas aparecerão com certa frequência, por isso, é importante que o time tenha conhecimento de todos os detalhes da programação.
Situações específicas pedem atenção especial. Por exemplo, no caso de algum membro se ausentar ou de algum participante inesperado aparecer, mantenha uma lista de colaboradores preparados para lidar com tais eventualidades.
Uma estratégia eficiente é reunir toda a equipe alguns dias antes para fazer uma simulação do processo. Dessa forma, será possível se prevenir contra imprevistos e planejar as atividades com exatidão.
4. Libere as entradas com antecedência
Para evitar que os convidados permaneçam na fila por muito tempo e garantir uma chegada tranquila, as informações relacionadas à programação e abertura do local devem estar contidas nos ingressos. Dependendo do tamanho do evento, o ideal é que os colaboradores estejam preparados para recepcionar o público trinta minutos antes da abertura dos portões.
Dicas para vender mais ingressos no seu evento
Nas situações em que há alta concentração de pessoas, é imprescindível demarcar diferentes áreas do local. Como é provável existirem convidados que não conhecem a região onde o evento será realizado, procure sinalizar pontos importantes, como as entradas, saídas, banheiros, salões de palestras, etc.
Se o evento acontecer à noite, não economize em iluminação. Quando mais claros e visíveis forem os caminhos e áreas de circulação, melhor. Essa medida vai evitar que os convidados se percam no local.
5. Separe a entrega de kits de credenciamento
Deixar a entrega de kits reservada a um local e equipe específicos otimizará o trabalho e liberará os participantes rapidamente para o guichê de credenciamento. Caso contrário, saiba que utilizar o mesmo espaço para diferentes funções não só causará falhas de processo, como problemas que poderiam ser evitados.
Separe o local de credenciamento da área de entrega dos kits: enquanto um guichê será destinado à distribuição de crachás, etiquetas e informações do evento, o outro será responsável pela entrega dos pacotes. Não se esqueça que, nessa etapa, a organização deve ser palavra de ordem.
6. Disponibilize materiais para facilitar o credenciamento
Outra maneira de fazer com que o processo de credenciamento em eventos ocorra de forma ordenada é dividir os participantes em dois grupos: os pré-inscritos e os não-inscritos. No geral, o trâmite para aqueles que já se inscreveram no evento é mais ágil. Ainda assim, é importante fazer essa separação, pois ninguém gosta de ficar em filas sem necessidade.
Aqueles que ainda não se inscreveram terão que passar por todas as etapas do credenciamento para que possam fornecer seus dados pessoais, pagar os ingressos e retirar os materiais disponibilizados. Normalmente, os pacotes, bolsas ou mochilas carregam o crachá, livros e panfletos com a programação das principais atividades, certificados de comparecimento, lembrancinhas, etc.
Se o evento for caracterizado como de grande porte e contar com um alto número de convidados, a melhor abordagem é deixar esse sistema pré-organizado para evitar qualquer empecilho ou desentendimento.
Nesse sentido, instrua os colaboradores a entregarem os formulários de inscrição enquanto os participantes ainda aguardam nas filas. Assim, quando eles chegarem ao balcão, já terão preenchido todos os dados necessários para a inscrição.
7. Reserve um local especial para inscrições de última hora
Como citado no tópico acima, é essencial que exista um local separado para os convidados que desejam se inscrever no dia do evento. Será bastante trabalhoso lidar com as necessidades de todas as pessoas em um só lugar, por isso, é preciso estar preparado. Caso contrário, os funcionários ficarão fadigados e os participantes perderão o interesse no acontecimento.
Os novos inscritos geram uma demanda muito grande, que precisa ser atendida às pressas. Afinal, são novas dúvidas, informações cadastrais e perfis de participantes que, normalmente, seriam contabilizados tranquilamente. Logo, para manter o ritmo do evento, é necessário que pessoas específicas estejam focadas no atendimento das inscrições de última hora.
Se tratando de credenciamento em eventos, tudo é uma questão de gerenciamento e organização. Para que as tarefas não se acumulem no dia da solenidade, utilize diferentes ferramentas que facilitam o trabalho: aplicativos, plataformas online e offline e a velha dupla papel e caneta. Qualquer opção vale, desde que otimize o planejamento.
Agora que você conheceu os melhores métodos para evitar transtornos de credenciamento, veja também como fazer os melhores crachás para o seu evento e obter sucesso!
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