imagem de um organizador de eventos otimizando o processo de credenciamento
Divulgação de eventos, Organização de eventos | 5 minutos de leitura

Como otimizar o processo de credenciamento e inscrições em seu evento?

Dicas para melhorar e facilitar a organização do seu evento


Local reservado, data escolhida, estratégia de marketing bem elaborada, fornecedores contratados e atrações definidas. Tudo pronto para que o evento seja um sucesso, certo? Não mesmo! Tão importante quanto esses fatores é a questão do credenciamento em eventos. Afinal, o público quer ter uma experiência única — em todos os sentidos.

É nesse cenário que entra a importância de ter um cuidado redobrado com as inscrições, visando oferecer o máximo de praticidade possível. Caso contrário, existe grande chance de possíveis participantes desistirem do acontecimento devido à falta de organização no credenciamento.

Para ajudá-lo nessa missão, a seguir, reunimos dicas campeãs que vão agilizar os processos e otimizar o tempo — tanto do organizador quando do público. Acompanhe a leitura e confira!

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Saia do tradicional

Imagine o tempo que uma pessoa perde para ir até determinado local, simplesmente, para fazer a inscrição, sendo que tudo poderia ser resolvido no conforto de casa com apenas alguns minutos e cliques, não é verdade? Nesse contexto, perceba o quanto é importante apostar em plataformas e aplicativos para otimizar o processo de credenciamento e organizar filas.

Claro que você também pode disponibilizar a opção de inscrição e credenciamento físico. Contudo, não caia na armadilha de tornar essa alternativa a única oferecida. O mais recomendado é apostar nos dois formatos — online e presencial —, facilitando, assim, a vida dos interessados.

Inscrições online para o meu evento

Com tantas obrigações e compromissos diários, mais do que nunca as pessoas buscam por comodidade e agilidade. Nada mais sábio, então, do que investir no mundo virtual. Pode apostar: ao adotar essa ideia, você vai ganhar muitos pontos com seu público!

Crie um site

Com certeza, você já ouviu falar da importância do marketing digital no mundo dos eventos. Mas, talvez, não saiba o quanto um site contribui para divulgação e repercussão do assunto, ajudando, dessa maneira, a conquistar resultados expressivos. O portal não só auxilia com as inscrições como também ajuda nas estratégias de SEO.

Nesse sentido, o mais indicado é focar em palavras-chave que levem os potenciais participantes ao site do seu evento. Para ter uma posição de destaque nos motores de busca, escreva conteúdos e informações relevantes que sejam, de fato, interessantes para os usuários. Ter palavras-chaves eficazes e uma boa escaneabilidade também são itens indispensáveis.

Além do mais, é necessário apostar na frequência. Afinal, de nada adianta escrever um conteúdo impecável, utilizando corretamente as técnicas de SEO, se você esquecer de fazer atualizações com regularidade. Lembre-se ainda de utilizar as redes sociais para potencializar sua comunicação.

Ei, você é um organizador, certo?

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Pense nos detalhes

Não é novidade que a tecnologia revolucionou a área de eventos. Contudo, nem todos sabem que seus benefícios são muito mais amplos do que se possa imaginar. Ao apostar em um aplicativo, por exemplo, o organizador terá uma série de benefícios. Um deles? A diminuição das filas. Isso porque o aplicativo disponibiliza os melhores horários de chegada e, até mesmo, qual é a entrada mais perto e acessível — tudo isso por meio de notificações instantâneas.

E não para por aí! Tais ferramentas concentram todas as informações sobre o evento, tornando a comunicação mais prática e eficiente. Qualquer alteração feita no planejamento — desde questões relacionadas ao horário até as atrações — é informada, em tempo real, para o participante. Essa característica evita transtornos, dando a devida segurança para o público, que pode acompanhar as notícias integralmente.

Outro recurso útil disponibilizado por alguns aplicativos é a possibilidade de interação entre participantes por meio da troca de mensagens. Isso significa que o evento será foco das conversas em diversos momentos — tanto antes quanto depois da realização.

Quero ter um aplicativo para o meu evento

Defina os responsáveis por cada área

Enquanto participante, possivelmente, você já chegou em um evento no qual ninguém sabia de nada. Mesmo já com o credenciamento, conseguir ingressar no local foi uma tremenda dor de cabeça. Uma pessoa indicou para que você procurasse outra e assim por diante. No final das contas, todos estavam perdidos. Por conta disso, sua experiência não deve ter sido uma das melhores, não é mesmo? Então, não repita esse erro quando for realizar o seu evento.

Mesmo que todo o procedimento seja online, deixe uma pessoa responsável por esclarecer dúvidas, direcionar os convidados e participantes e gerenciar as filas. Essa simples ação vai tornar o evento muito mais tranquilo, diminuindo a possibilidade de existirem tumultos e contratempos logo no início.

Lembre-se de que esperar já é desagradável. Agora, esperar e ainda não conseguir orientações por parte da equipe organizadora é simplesmente frustrante. No mais, use esse momento a seu favor, esclarecendo dúvidas e, até mesmo, conferindo a documentação. Isso vai agilizar o processo e economizar um tempo precioso.

Reserve um espaço para entrega de kits

Antes do evento, é comum entregar um kit para cada participante. Nele, constam, além de alguns mimos, a programação geral. Contudo, o que era para ser uma ação bacana pode virar um desastre caso não haja organização. Afinal, imagine misturar todos os convidados — desde aqueles que querem fazer inscrição até os que precisam de alguma informação.

Logo, observe a importância de reservar um espaço não só para a entrega dos materiais, mas também para as demais etapas de entrada. E não basta apenas criar um espaço específico para cada fase. É essencial, ainda, sinalizar bem os locais. Assim, cada pessoa saberá exatamente como proceder. Em outras palavras, o público não ficará perdido.

Treine toda a equipe

Acredite: treinamento é a palavra-chave para agilizar os processos, tornando a gestão do evento mais eficiente. Além disso, não se esqueça de que é necessário ter um número de colaboradores proporcional à quantidade de participantes, garantindo, assim, o bom funcionamento de todas as áreas, incluindo o credenciamento.

Para ter uma noção dos prazos e do tempo de cada etapa da inscrição, faça simulações. A partir disso será então possível se preparar melhor para atender o público, tornando a experiência mais agradável. Por isso, não pense duas vezes para qualificar os colaboradores e proporcionar mais segurança ao evento.

Ao colocar em prática essas ações, sem sombra de dúvidas, você conseguirá agilizar a etapa de inscrição e credenciamento em eventos, tornando os processos mais otimizados.

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