Contar com pessoas envolvidas dentro de uma equipe de eventos é essencial para alcançar o sucesso. Além de exercerem papeis indispensáveis nos bastidores, elas contribuem para cativar o público e fazer com que a sua experiência seja satisfatória.
No entanto, nem sempre é fácil encontrar bons profissionais que estejam dispostos a mergulhar no contexto de cada evento. Pensando nisso, montamos 5 passos para que você possa planejar e montar um time campeão de verdade. Confira!
1. Entenda o seu evento
Antes mesmo de pensar nas contratações, é preciso entender o perfil do evento e do público para, então, definir a demanda de pessoal. Então, catalogue as ações, serviços e pessoas que são necessários para o planejamento, desenvolvimento e execução do evento.
Essa será a base para encontrar o número de pessoas a serem contratadas e o nível de qualificação e experiência para cada função.
2. Trace o perfil adequado e selecione pessoas
Com os serviços e ações determinados, chegou a hora de traçar o perfil de cada equipe. O evento precisa de pessoas que saibam se comunicar, falar outra língua ou ter alguma formação específica? Os selecionados podem ser profissionais iniciantes ou é necessário que possuam experiência na função?
Quero saber quem é a persona do meu evento
Faça esse levantamento para que seja possível escolher pessoas que se aproximem do perfil desejado. Entreviste os candidatos pessoalmente e tente conhecer ao máximo o potencial de cada membro que integrará o seu time.
3. Defina lideranças para gerenciar as equipes
Por envolver muitas pessoas em diferentes áreas, é impossível para o organizador controlar o trabalho de todos os grupos. Por isso, divida essa tarefa com supervisores ou coordenadores, que terão a função de delegar aos integrantes as atividades a serem realizadas, além de serem responsáveis pela qualidade dos serviços.
Os líderes também devem ter autonomia para solucionar as adversidades que possam surgir. Essa independência, além de tirar parte das responsabilidades do organizador do evento, garante muito mais agilidade nos processos e na solução do problema em si.
4. Passe informações aos grupos e treine-os a cada evento
Por fim, para montar um time campeão também é necessário treinamento. Por mais experiência que cada membro da equipe possa ter em suas respectivas atividades, cada evento é único e, portanto, todos devem estar cientes de seu exato papel na ocasião. Além disso, eles estarão preparados para lidar com qualquer imprevisto ou problema.
Por isso, vale a pena investir tempo na fase preparatória. Repasse a eles todas as informações relacionadas ao evento, como programação, horários, localização de pontos estratégicos. É importante que eles conheçam o local e o evento em si para que possam responder com segurança às possíveis dúvidas de participantes.
5. Estabeleça propósitos para sua equipe de eventos
É muito importante que os membros da sua equipe estejam envolvidos com o evento. Por isso, mantenha sempre um bom relacionamento com cada um e faça com que eles o abracem e criem vínculos pessoais e profissionais. Lembre-se que pessoas motivadas trabalham felizes, contribuem de maneira mais ativa e se sentem realizadas com o resultado final.
O sucesso de um evento depende, entre outros fatores, do envolvimento de pessoas que trabalhem em sintonia. Parece trabalhoso montar uma equipe de eventos eficiente, mas encare como um investimento a longo prazo. Ter pessoas inspiradas para trabalhar no seu evento reflete de maneira muito positiva no resultado final.
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