Já imaginou o seu evento bombando, usando inclusive o seu aplicativo de eventos, porém, sem a conexão de internet apropriada? O que isso pode representar para o seu negócio? Atualmente, ter uma boa internet para eventos não é diferencial, mas sim uma necessidade.
Uma estrutura de internet para eventos, com redes sem fio rápidas, confiáveis e gratuitas já deixaram de ser opção e se tornaram obrigação emcongressos, feiras e eventos corporativos dos mais diferentes segmentos.
A natureza quase onipresente dessa tecnologia converte sua ausência ou mau funcionamento em motivo de grande frustração para os participantes.
Ao mesmo tempo, quando disponível e de qualidade, a conexão sem fio de internet para eventos não só contempla às expectativas dos participantes, como também cria uma série de novas oportunidades para os organizadores e expositores.
Oferecer internet para eventos, no entanto, tem sido uma das tarefas mais complexas a serem enfrentadas por organizadores. Por isso, a mobLee e a Cisco, com o apoio da Eventbrite e da Teltec Solutions, apresentam a seguir o webinar ao vivo “Estrutura de internet para eventos”.
O webinar aborda os desafios no processo de implementação, esclarecendo as dúvidas e oferecendo dicas para que o seu evento ofereça uma internet rápida e confiável aos seus participantes!
Internet para eventos: quais fatores analisar para contratar o pacote ideal
1. A relação entre complexidade e custo
Muitos organizadores esperam que a internet sem fio seja uma utilidade provida pelo próprio local contratado para a realização do evento, da mesma forma que água ou energia elétrica são. Mais do que isso, também esperam que seja gratuito e esteja disponível por absolutamente toda parte.
Esse é um tipo de abordagem que pode ser válida para eventos menores. Mas o problema se inicia quando passamos a considerar públicos superiores a mil pessoas, circulando em um ambiente composto por diversas salas, áreas de exposição e afins.
A partir daí, passamos a lidar com uma infraestrutura que apresenta maior nível de complexidade portanto, também passa a apresentar um custo de implementação mais alto.
2. Pondere sobre as suas necessidades
Os custos de estrutura de internet para eventos tendem a variar de acordo com a escala e com o escopo.
Um evento de 100 pessoas apresenta uma escala e demandas completamente diferentes de um evento de 10.000 pessoas. Você precisará não apenas de mais banda, como também de mais engenheiros envolvidos no processo de implementação e manutenção da rede.
Diversos organizadores não mensuram corretamente os custos envolvidos, assumindo que internet não é mais que uma amenidade. Antes de tudo, é fundamental que você avalie o papel da internet no desdobramento do seu evento.
Em eventos corporativos para treinamento de funcionários, por exemplo, é comum que certos materiais sejam disponibilizados online para download no decorrer das atividades. Nesses casos, é imprescindível que a banda disponível seja robusta.
Em outras situações, sobretudo em feiras e congressos, permitir que seus participantes consigam enviar mensagens ou acessar as mídias sociais pode já ser o suficiente.
3. Escolha o fornecedor adequado
Após ponderar sobre quais serão as demandas de internet para o seu evento, chegou a hora de adquirir o serviço.
É comum que a oferta de internet já esteja incluída no contrato de aluguel do local de realização do evento, tendo ele como provedor exclusivo. Essa pode ser uma situação problemática, já que você não terá controle sobre o serviço oferecido e sua adequação ao seu evento.
Se a internet sem fio ofertada pelo próprio local for ruim, seus participantes a associarão ao seu evento. Por isso, o ideal é que você evite contratos que prevejam esse tipo de exclusividade, permitindo que você realize a negociação do serviço de maneira independe, buscado aluguel de internet para eventos, como uma solução, caso julgue mais adequado.
Isso não apenas permitirá que você consiga realizar a locação de internet para eventos, como também lhe garantirá poder de barganha durante as negociações.
Uma maneira de descobrir qual é a real necessidade de internet do seu evento, é fazendo um cálculo simples, na calculadora de velocidade de internet para muitos usuários. O cálculo é gratuito, e você irá descobrir qual a velocidade de internet ideal para que o seu evento possa oferecer uma conexão robusta e confiável aos participantes, sem engasgos e frustração.
Dessa maneira, você fará aluguel de internet para eventos de maneira consciente. Podendo ter mais confiança na negociação e na prestação do serviço.
4. Conheça os aspectos técnicos
Após certificar-se que você terá o direito sobre a escolha do serviço de internet, chegamos ao ponto mais crítico do processo: a seleção do fornecedor e a definição das especificidades quanto à estrutura para locação de internet para eventos.
- Como será o espaço físico do seu evento?
- Serão muitas as salas?
- Quão abertos serão os espaços?
- Os participantes utilizarão mais de um dispositivo para se conectarem à internet?
Todas essas questões poderão se desdobrar em uma série de pormenores e você, como organizador, deverá estar atento.
Agora que você já teve um gostinho do conteúdo do webinar, poderá acessar o conteúdo na íntegra. Os tópicos abordados acima e uma série de outros pontos sobre internet para eventos, serão abordados no curso. Contamos com a presença de Ricardo Vallino, engenheiro de sistemas da Cisco do Brasil.
Clique para assistir depois ao webinar!
A seguir realizamos a transcrição do webinar sobre estrutura de internet para eventos. Acompanhe e anote as dicas.
Transcrição do webinar
Quando você baixar o nosso webinar, acompanhe abaixo a transcrição! :)
Sejam todos bem-vindos
Bem-vindos ao primeiro webinar totalmente dedicado aos organizadores de eventos. A Eventbrite e mobLee são empresas parceiras e que hoje estão aqui para compartilhar com todos vocês informações valiosas sobre tecnologias dedicadas a eventos de uma maneira geral. Nosso objetivo é que vocês possam desde já adotar algumas das ideias que serão apresentadas a seguir.
Conheça os anfitriões
Andrea: Olá, eu sou a Andrea Prandini. Gerente de Marketing aqui na Eventbrite Brasil. Sou publicitária e estou em eventos desde o início da minha vida profissional! Já na faculdade, meu primeiro estágio foi na área de eventos. Desde então, acredito que já vivi boa parte do ciclo de vida e da rede de serviços associados a eventos comerciais. Eu estou em São Paulo! E você Douglas, onde se encontra?
Douglas: Olá pessoal, tudo bem? Eu sou o Douglas, falo aqui de Floripa, da sede da mobLee. Minha formação é como designer e sou o responsável pelo marketing da empresa.
Ao contrário da Andrea, ainda não tenho uma carreira tão rica no mercado de eventos mas, a partir da mobLee, cada vez tenho me envolvido mais e também me surpreendido com a dimensão desse setor. Mas eu vou deixar de papo agora, e vou repassar a palavra para a Andrea, pra gente focar no que interessa, que são as tecnologias que vão transformar os eventos de vocês!
Com a Eventbrite qualquer pessoa pode planejar, organizar eventos e vender ingressos ou tickets. Seja qual for o tamanho e a modalidade do evento ou o valor da entrada, a plataforma online do tipo ‘faça você mesmo’ confere autonomia e competência ao organizador na gestão de seus eventos.
Conheça a mobLee
Nós somos uma startup de Floripa, a primeira do Brasil a desenvolver soluções tecnológicas especificamente pro mercado de eventos, sejam feiras, congressos ou eventos corporativos.
Nós já desenvolvemos e publicamos mais de 1000 aplicativos para eventos, pra mais de 150 eventos, incluindo os 20 maiores eventos do Brasil, o maior evento do México e uma série de outros eventos na América Latina.
O nosso objetivo é oferecer uma solução que pode, efetivamente, mudar a forma como as pessoas vivenciam eventos. E, neste caso, eu me refiro tanto aos participantes quanto aos organizadores do evento.
Então, o que a gente oferece aqui é uma solução capaz de aumentar o engajamento, de propiciar networking, aprimorar as relações entre as pessoas e as marcas e, inclusive, de gerar receita pros nossos clientes.
Em resumo, o que posso dizer é que nós contamos aqui com uma equipe que é super apaixonada pelo que faz e que acredita demais no poder transformador da tecnologia que a gente desenvolve.
A importância do setor de eventos
Não somente os números impactam positivamente a economia, conforme resultado do Dimensionamento Econômico do Setor de Eventos. As experiências ao vivo são valiosas, enriquecedoras e geram mais valor do que bens materiais.
Das experiências que vivemos, carregamos memória – produzimos energia. E, as experiências ao vivo são definitivamente o item mais valorizado por nós da Eventbrite… E com certeza pela mobLee também!
Como a tecnologia pode transformar eventos
Você otimiza seu tempo, automatiza tarefas e realiza mais com o uso da tecnologia e quais são os riscos?
Poxa, mas e os riscos? como você pode identificar as melhores soluções para o seu negócio, como você pode perceber que aquele serviço é realmente uma macro tendência? Quando escolher um parceira em eventos, certifique-se que ele tenha os recursos necessários para acompanhar o crescimento do seu negócio!
Já não dá pra ignorar: as tendências que ficaram
Mídias Sociais
As pessoas escolhem hashtags (#) antes de qualquer outra coisa!
Seu público utiliza no mínimo uma mídia social e você precisa estar lá também.
Não tente estar presente em todas. Escolha no mínimo uma rede social e comunique- se com seu público antes, durante e pós-evento. Participe das conversas, promova o engajamento. Vale observar hábitos de consumo do seu público para saber aonde eles estão na internet.
Já não dá pra ignorar – as tendências que ficaram: Celular. O brasileiro passa 8 horas por dia olhando para a tela do seu celular, equivalente à metade do tempo que passamos acordados! Portanto, sua estratégia precisa ser adotada pensando no uso do celular! Por exemplo: o design do seu website é responsivo?>
Leia também: Planejamento de mídias sociais em eventos.
Integração de plataformas via API
Mais do que uma tendência, já é uma realidade. Com a integração, você elimina a importação/exportação manual de dados. Antes de tudo… Planeje!
O planejamento de tecnologia para eventos precisa ser estruturado assim como é o planejamento, considerando suas fases: antes, durante e depois.
Antes do evento: no período que antecede a realização do seu evento – que pode ser 12/6 ou até mesmo 3 meses antes – que recursos/sistemas eu preciso considerando a modalidade do meu evento?
E então vc faz o mesmo exercício para as fases seguintes que são: Durante o evento e após o evento…
Bom, acho que agora é hora de deixar o Douglas falar! Douglas, o que você pode nos contar?
Economia do compartilhamento
Em resumo, diz respeito ao uso da tecnologia para auxiliar as pessoas a compartilharem objetos e serviços uns com os outros. Airbnb e Uber talvez sejam os principais expoentes desse conceito.
Pra quem não está familiarizado com esses serviços, o Airbnb é uma plataforma online onde hóspedes podem reservar espaços de anfitriões. A ideia é que, se você tiver um espaço disponível no qual alguém possa se hospedar, seja apenas um quarto, seja uma casa inteira, você é um anfitrião em potencial.
Já o Uber é um serviço que permite que motoristas particulares compartilhem viagens. Se você tem um carro que se adeque a alguns padrões determinados pelo Uber, você pode prestar serviços que, basicamente, são os mesmos oferecidos por taxistas, mas a um custo inferior.
São dois serviços que, já há algum tempo, são grandes demais pra serem ignorados. O Airbnb, por exemplo, afirma já ter hospedado mais de 25 milhões de pessoas.
Enquanto o Uber já opera em mais de 277 cidades no mundo e, basicamente, tem empurrado o mercado de taxis a uma completa reestruturação, ainda em curso. E já temos cases de uso desses dois serviços no mercado de eventos. Como grandes eventos que fizeram parceria com o Uber, garantindo que seus participantes o utilizassem como principal meio de transporte na cidade.
Ou ainda eventos que, devido a lotação do espaço horteleiro local, incentivaram que seus participantes buscassem hospedagem no Airbnb.
Esses são casos da indústria de eventos se apropriando de fenômenos destinados ao público comum. Mas a tendência é que iniciativas pensadas especificamente pro mercado de eventos se consolidem.
Trago hoje três exemplos de iniciativas que tem o potencial de causar mudanças no setor. A primeira delas é o Showslice, que permite que organizadores de eventos semelhantes compartilhem estruturas e elementos com o intuito de reduzir custos. Esse tipo de compartilhamento não é exatamente novidade no mercado de eventos, mas uma iniciativa como essa leva isso a uma outra escala.
O segundo exemplo é o Liquidspace, uma espécie de Airbnb para organizadores de eventos. Nele, os organizadores podem encontrar locais para a realização de seus eventos. Assim, se você tem um espaço apropriado para uma palestra, por exemplo, pode deixá-lo a disposição no Liquidspace.
Já o terceiro exemplo é o Eventplatz, uma startup brasileira que presta um serviço bastante semelhante ao Liquidspace, já atuando em 24 cidades brasileiras, incluindo as capitais São Paulo, Rio, Recife, Belo Horizonte, Florianópolis, Porto Alegre, Brasília.
Automação de marketing
São plataformas online projetadas para automatizar ações de marketing em múltiplos canais, como email marketing, mídias sociais, blogs e afins.
Basicamente, a ideia é otimizar os processos de marketing e eliminar as tarefas mais repetitivas e manuais, como enviar diversos emails ou ter de se logar em cada rede social para disseminar as postagens da empresa. Trata-se de uma tecnologia já bastante disseminada em diversos setores, mas que, só agora, tem ganhado alguma tração no mercado de eventos. E, na verdade, a automação de marketing pode ir muito além da simples eliminação das tarefas repetitivas.
Existem possibilidades mais sofisticadas, como a opção de criar fluxos de automação avançados. Aqui, a ideia é que, ao invés de enviar o mesmo email para toda a sua lista de contatos, você consiga aprender com as suas preferências e passe a enviar emails personalizados.
Por exemplo, se você organiza eventos da área médica e enviou um email marketing para toda a sua lista de contatos contendo notícias variadas, poderá fazer com que aqueles contatos que clicaram apenas em uma notícia sobre cardiologia passem a receber apenas e-mails sobre eventos de cardiologia.
Esse tipo de personalização torna os email muito mais efetivos como ferramenta de marketing e, hoje, já existem diversas ferramentas de automação de marketing que oferecem essa possibilidade.
Aqui eu cito dois exemplos. O RD Station e a Hubspot.
O RD Station e a Hubspot são duas plataformas de automação de marketing e ambas possuem diversos recursos, incluindo ferramentas de diagnóstico de desempenho.
O primeiro deles é desenvolvido pela startup brasileira Resultados Digitais, aqui de Florianópolis, onde se encontra a mobLee, inclusive, enquanto o segundo é uma solução americana. Os dois tendem a divergir em custo e recursos, então cabe avaliar o que se encaixa melhor às necessidades da sua organização.
Aproveito ainda para citar o MailChimp. Não se trata, efetivamente, de uma ferramenta tão abrangente quanto o RD Station e a Hubspot. Na verdade, ele é direcionado apenas automação de marketing em emails. Mas faz isso como nenhuma outra ferramenta e, dependendo do tamanho da sua lista de contatos e da quantidade de emails que você envie mensalmente, também oferece um plano gratuito. Pode ser interessante pra quem quer começar a explorar as possibilidades da automação de marketing.
Ticketing
Somos muito mais uma empresa de tecnologia do que unicamente uma empresa de venda de tickets ou credenciamento. Portanto, temos uma grande capacidade tecnológica na construção da nossa plataforma. Mas o que isso significa para você que organiza eventos?
Outro exemplo de integração é da Eventbrite ou doRegister com o site do seu evento ou até mesmo com a sua página do Facebook. O seu participante não precisa ser direcionado para uma outra página ou URL para realizar a confirmação de sua presença ou até mesmo para finalizar a compra do seu ingresso. Tudo é feito ali, dentro do seu ambiente, sem você correr o risco de perder o seu participante de vista e para sempre!
E ainda, um último exemplo sobre a Eventbrite – falando do planejamento de tecnologia no pré-evento – e principalmente para os eventos de grande porte – você não corre o risco do seu site cair porque ‘simplesmente recebeu um grande número de visitantes no momento-chave da venda de um lote de ingressos’.
Bom Douglas, passo a bola para você novamente!
Crowdshaping (curadoria de multidões)
Esse é um conceito um pouco mais abstrato. Aqui a ideia é utilizar a tecnologia para, em tempo real, entender as preferências dos seus participantes e personalizar a sua experiência. Ainda não existem muitas soluções que exploram esse conceito, mas o potencial aqui é gigantesco, por isso é importante ficar atento.
Um exemplo que cito aqui, não é diretamente relacionado ao mercado do eventos, mas acredito que possa dar uma noção de como esse conceito pode ser aplicado na prática. O Uber, do qual já falamos hoje, em parceria com o Spotify, um serviço de streaming de música online, disponibilizou um recurso que permite que os passageiros escolham a trilha sonora da sua viagem. Então, quando você solicitar um Uber e sincronizar sua conta no Spotify com o aplicativo, quando o carro chegar, estará tocando as músicas que você escolheu.
No segmento de eventos isso pode ser aplicado das mais diversas formas, mas ainda precisamos aguardar a ideia amadurecer um pouco até que surjam serviços que atendam, especificamente, essa demanda. Ainda assim, eu gostaria de deixar essa pulga atrás da orelha, porque é algo que, eventualmente, os organizadores já podem começar a idealizar.
Vários eventos já contam com serviços de big data cada vez mais sofisticados, e muitos desses serviços oferecem estimativas em tempo real. A tendência é que a gente consiga saber, durante o próprio evento, o que tem agradado ou chamado a atenção dos participantes, por exemplo. E assim ir fazendo correções de percurso e adaptando as experiências no próprio evento.
Ferramentas de networking
Podemos começar partindo do pressuposto de que a internet tem facilitado de maneira expressiva o acesso à informação. Conteúdos que, antes, só seriam disponíveis em eventos, hoje estão acessíveis largamente e, várias vezes, gratuitamente na internet. Isso, por si só, tem empurrado o mercado de eventos e forçado uma reconfiguração.
Ao mesmo tempo, isso também tem feito que as pessoas percebam as possibilidades de networking e de construção de comunidades como um dos principais chamarizes para que participem de eventos. E, por isso, é função do organizador propiciar e facilitar o networking. Felizmente, a tecnologia está aí pra ajudar.
Na falta de ferramentas de networking específicas para eventos, somado ao desejo ávido das pessoas de utilizarem seus smartphones como meio para se conectarem, muitos participantes de eventos têm encontrado soluções paliativas, como a criação de grupos no WhatsApp, Viber ou Facebook, por exemplo. Eventualmente, esses grupos, quando usados de maneira criativa pelos organizadores, podem auxiliar a suprir essas necessidades. Mas é importante lembrar que existem limitações.
Considerando isso, aproveito pra apresentar, em primeira mão, um dos novos recursos que estamos desenvolvendo para os nossos aplicativos aqui na mobLee. Trata-se, justamente, de uma ferramenta que visa propiciar e facilitar o networking, de maneira completamente integrada ao aplicativo no evento.
Assim, os usuários do aplicativo podem se registrar, gerando uma lista de participantes. A partir dessa lista, podem se comunicar uns com os outros. É interessante citar que esse recurso foi projetado tendo em conta, justamente, o contexto de eventos, então pensamos em mecanismos que mantenham a discussão num nível mais objetivo, por exemplo.
Sugerimos que você conheça o Engage: aplicativos para eventos da mobLee, que otimiza a comunicação e promove mais networking em seus eventos.
Ferramentas de curadoria de conteúdo
Aqui podemos usar aquela velha máxima: a informação é barata, o conhecimento é caro. Hoje em dia os eventos produzem uma quantidade massiva de informações, e é a forma como você vai organizar essa informações que pode, efetivamente, torná-lo especial. E é aí que entra a curadoria de conteúdo.
Boa parte do conteúdo produzido pelos eventos acaba parando na internet, sobretudo em suas mídias sociais, na forma de vídeos, fotos, postagens em blogs e tweets. As duas ferramentas que vou apresentar permitem que você agrupe e organize essas informações de maneira super descomplicada.
A primeira dessas ferramentas é o Eventfier. Trata-se de uma plataforma cujo objetivo é reunir todas as informações publicadas nas diferentes mídias sociais do seu evento, seja Facebook, Twitter, Youtube ou o que for. Basicamente, você cadastra as mídias sociais que quiser o Eventfier e, em seguida, ele vai automaticamente organizar seus dados em uma página bonita e prática de usar.
A segunda ferramenta que sugiro é o Storyfy, que faz basicamente o mesmo que o Evetfier, mas não é uma solução dedicada a eventos e oferece mais possibilidades de personalização ou de inserção de dados. Por exemplo, se você vir alguma notícia sobre o seu evento em outro site, também poderá indexar essa notícia na sua página. Nos dois casos, a ideia é oferecer aos seus participantes ou a quem quiser, um banco de conteúdos sobre o que foi o seu evento.
Aplicação de questionários
Essa dica, sobre aplicação de questionários, vai ser mais a título de sugestão. A maioria dos organizadores de eventos já abandonaram há algum tempo os formulários de papel na hora de levantarem dados sobre o sucesso do evento e o interesse dos participantes.
Há algum o protocolo tem sido o envio de emails aos participantes contendo um questionário online. Existem diversas ferramentas que cumprem essa função, como o recurso de planilhas e questionário do Google Drive, ou o TypeForm. Neste caso, minha dica é o SurveyMonkey. O diferencial dele é gerar relatórios um mais completos e também sua possibilidade de integração junto a outras plataformas.
A outra dica que apresento é o sli.do. No caso, dele, seu uso, na verdade, é mais indicado durante o evento, já que sua grande sacada é permitir que ele seja integrado, por exemplo, ao aplicativo do evento.
É um produto que, inclusive, oferecemos de maneira integrada ao nosso produto aqui na mobLee e que, além do envio de questionários, também permite o envio de enquetes, que podem ser respondidas em tempo real, durante uma palestra, por exemplo, permitindo também o envio de perguntas aos palestrantes.
Agradecemos a sua participação!
Espero que tenha gostado do nosso webinar. Para acessar mais conteúdos gratuitos da mobLee, acesse: materiais educativos. E para te ajudar nesse desafio de estrutura de internet para eventos, calcule grátis a velocidade de internet que você precisa: calculadora gratuita de velocidade ideal de internet.
Acesse a calculadora gratuita de velocidade ideal de internet!
Oi! Sou Jubs, adoro eventos, marketing, tecnologia e design. Estou aqui para compartilhar minha experiência para ajudar organizadores de eventos e profissionais de marketing com dicas para organizar eventos, aproveitar ao máximo a tecnologia e criar experiências incríveis no mundo real.
