Acompanhar o desempenho de uma empresa não é uma tarefa fácil, principalmente quando o assunto diz respeito ao investimento em eventos. Quanto maior for a organização e a quantidade de pessoas envolvidas, maior é a dificuldade de medir todas as etapas, avaliando os processos separadamente.
Somente por meio de uma análise e monitoramento completo de cada ação, é possível identificar e corrigir possíveis problemas estratégicos. Mas fique tranquilo! Graças a ferramentas como os indicadores de desempenho, os famosos KPIs, é possível acompanhar cada passo do planejamento e execução do seu evento.
Mas, afinal, o que são e para que servem os indicadores de desempenho? Confira abaixo e descubra como essa ferramenta pode auxiliar na promoção do seu evento.
1. O que são indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho são ferramentas de gestão utilizadas para a verificação do nível de sucesso de uma organização como um todo, ou até mesmo de uma ação ou campanha específica. A partir deles, é possível acompanhar de forma sistemática o caminho percorrido até chegar em um determinado objetivo ou meta previamente estabelecida.
Esses indicadores podem ser qualitativos ou quantitativos, e o seu acompanhamento pode ser feito mediante diversas plataformas, como planilhas manuais ou softwares de métricas. Servindo como uma ferramenta de comunicação que alinha diferentes áreas de uma empresa em um objetivo em comum, um indicador é capaz de informar a sua performance e desempenho em um período determinado.
Quando relacionado ao universo dos eventos, o organizador que utiliza os indicadores em seu trabalho tem mais assertividade e previsibilidade para agir em cada etapa. Isso porque, graças à análise das métricas, é possível identificar rapidamente problemas nas vendas, divulgação ou organização, agindo de forma estratégica para chegar a possíveis soluções.
As métricas são parte vital em qualquer estratégia de marketing digital e, na promoção de eventos, isso não poderia ser diferente. Os dados obtidos são essenciais para auxiliar os gestores a identificarem se os objetivos da marca e as expectativas dos participantes foram atingidas.
2. Qual a importância do planejamento estratégico para a realização de eventos
Planejamento é tudo! E quando o assunto é a organização de um evento, isso não poderia ser diferente — tanto na contratação de fornecedores e criação de material gráfico quanto na divulgação ou nas vendas de ingresso. Cada etapa deve ser pensada e organizada de forma com que tudo saia conforme o planejado, evitando imprevistos.
É preciso que os gestores tenham em mente que o planejamento estratégico não fica restrito a questões práticas do pré-evento. Para fazer uma melhor captura e análise dos indicadores de desempenho, por exemplo, é preciso definir objetivamente quais são as metas a serem alcançadas. Depois disso, é necessário que esses indicadores sejam monitorados constantemente.
Embora o cálculo correto do ROI de eventos seja um verdadeiro tabu para alguns profissionais, graças à organização correta dos dados coletados a partir dos indicadores, é possível facilitar e agilizar ainda mais esse processo.
Quero saber como calcular o ROI do meu eventoPara fazer o uso efetivo e eficiente do KPI, o acompanhamento correto e regular é fundamental. Os organizadores precisam ter consciência de que essa é uma ferramenta que não pode ser abandonada por conta da correria do evento. Por isso, caso seja necessário, crie uma equipe exclusiva e delegue a ela a função de monitorar os seus indicadores integralmente.
Mas atenção! Embora os aplicativos de organização de eventos forneçam todas as ferramentas necessárias para que o organizador trace o seu planejamento estratégico, é fundamental que ele esteja engajado e atento a todos os seus indicadores. Assim, é possível fazer um bom uso de todas as funcionalidades.
3. Como estabelecer indicadores relevantes para a gestão do evento
Um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores na hora de construir um KPI é a definição das metas e objetivos a serem alcançados. É necessário que todos os envolvidos na organização saibam exatamente aonde querem chegar e quais serão os passos necessários para isso.
Muitas empresas cometem o erro de empenhar grande esforço em atividades que não são relevantes para o negócio, e isso reflete diretamente nos objetivos estabelecidos. É preciso ter consciência que, somente com uma estratégia de marketing clara e a definição dos melhores formatos de acompanhamento, é possível estabelecer indicadores essenciais para o seu evento.
Até pouco tempo, os únicos índices usados para identificar o sucesso ou fracasso de um evento eram baseados nas vendas geradas, no investimento dos patrocinadores e no número de participantes. Entretanto, com a rápida mudança do mercado e comportamento dos consumidores, esses indicadores também passaram por uma transformação.
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o KPI não precisa estar necessariamente relacionado à receita da sua empresa. Ele também se estende e pode estar ligado à conversão de leads, satisfação dos participantes e sucesso de uma ação de marketing.
Consultoria gratuita sobre tecnologia e KPI em eventos
Cada área ou segmento de atuação tem particularidades e metas específicas. Por isso, é comum que as preocupações e, logo, os indicadores de desempenho variem de um evento para o outro. Entretanto, alguns itens devem sempre ser considerados como opções de KPIs relevantes para eventos.
Por exemplo, indicadores como divulgação, promoção, ações de marketing, custo de aquisição e preferência dos participantes, ROI, métricas de mídias sociais e cotas de patrocínio valem para praticamente todos os eventos.
Se o evento em questão depende da venda ingressos para acontecer, o foco maior dos indicadores deve ser nas taxas de conversão de venda, análise dos canais que estão convertendo melhor, identificação dos botões de CTA que estão apresentando melhores resultados, percentual de desistentes, entre outros.
Já se o seu objetivo principal for atração de participantes a partir do gosto pessoal, é possível criar estratégias de marketing a partir da observação do site do evento. Alguns softwares de análise de resultado conseguem detectar qual foi o palestrante mais buscado na página e, a partir disso, é possível criar ações que destaquem esse nome na divulgação do evento.
E não acaba por aí! Ficar atento ao engajamento e pedir feedback sobre o evento aos participantes, patrocinadores e demais expositores também são medidas importantes que devem ser consideradas para uma entrega completa, melhorando ainda mais a experiência do cliente antes, durante e depois do evento.
4. 7 KPIs para seu evento!
Como vimos até aqui, os KPIs são fundamentais para a análise dos resultados de uma promoção de eventos. E, quando utilizados da forma correta, esses indicadores têm o potencial de otimizar todos os processos de mensuração e adequação das campanhas.
Por isso, listamos 7 métricas para eventos essenciais para acompanhar o desempenho das suas ações e, assim, alcançar um retorno ainda mais positivo. Confira:
4.1. Venda de ingressos
Sem venda, sem evento. Logo, existem diversos KPIs vinculados à venda de ingressos que podem trazer excelentes resultados para a sua empresa. Acompanhando o processo passo a passo, é possível identificar potenciais problemas e, assim, evitar prejuízo para a sua marca.
Saber mais sobre venda de ingressos online
4.2. Análise de canais
Por meio desse indicador, é possível definir quais são os canais mais adequados para a venda dos ingressos e comunicação com os participantes. Ao divulgar o seu evento no canal correto, as chances de converter visitas em vendas são muito maiores.
4.3. Conversão
A taxa de conversão diz respeito ao número de visitantes que de fato compraram o ingresso do seu evento, a partir do número total de visitantes na página. Por meio da análise desse KPI, é possível ajustar sua estratégia para que essa taxa seja ainda mais assertiva, conquistando um número maior de participantes.
Descobrir como aumentar a conversão dos meus eventos
4.4. Percentual de desistentes
Embora esse índice seja ignorado pela maioria dos organizadores, ele pode ter grande impacto para o seu evento. Mesmo que você consiga vender todos os ingressos pretendidos, é possível alcançar resultados ainda melhores nas próximas edições ao estar atento ao número e perfil dos desistentes.
4.5. Custo de aquisição de participantes
Você sabia que cada novo participante inscrito gera um custo para a sua empresa? A análise cuidadosa desse indicador pode diminuir os custos de aquisição, melhorando, assim, o faturamento geral do seu evento.
4.6. Feedback de participação em eventos
Com o aplicativo para evento da mobLee, é possível extrair a opinião dos participantes sobre cada palestra, expositor e item da organização. Assim, é possível ter uma métrica objetiva em relação à qualidade geral do evento.
4.7. ROI
O retorno sobre investimento é capaz de mensurar qual foi o rendimento de cada uma das suas ações de marketing. A partir disso, é possível descobrir se o dinheiro investido gerou lucro ou prejuízo para a sua empresa, facilitando a execução de mudanças que conduzam as suas estratégias de forma mais assertiva.
5. KPIs para evento: como esse cuidado ajuda na gestão
Quando usados da maneira correta, os KPIs para evento podem ajudar o organizador na melhor promoção e aumento do alcance de seu engajamento. Além disso, é possível identificar obstáculos no planejamento, acompanhando o sucesso ou fracasso do seu evento.
Os dados são gerados a partir de diversos indicadores, que apresentam um diferente nível de importância para uma empresa, mas representam uma forma de ter certeza sobre as métricas usadas para medir o desempenho do evento. Por isso, o acompanhamento desses dados em tempo real é tão importante.
O monitoramento integral de um evento contribui para a efetividade das ações desenvolvidas e eficiência na tomada de decisão dos gestores. Em muitos eventos, há a necessidade de avaliar os dados minuto a minuto, emitindo relatórios atualizados para os patrocinadores. Por esse motivo, quanto antes você visualizar os indicadores e suas métricas, mais cedo consegue agir, planejar os próximos passos e solucionar situações de emergência.
O feedback obtido por meio dos KPIs também é fundamental para a gestão de qualquer evento. Compreender as queixas, sugestões e até mesmo os elogios dos participantes, parceiros e demais expositores é essencial para que o evento possa atingir todo o seu potencial e fazer ainda melhor nas próximas edições.
Além disso, também é possível avaliar o engajamento de patrocinadores e expositores. O seu evento proporcionou valor suficiente para esses parceiros? Com dados concretos em mãos, é muito mais fácil provar que ele valeu a pena. Ademais, essas métricas ajudam a detectar quais patrocinadores obtêm o maior envolvimento, identificando o fator determinante de sucesso entre os participantes.
Mas atenção! Para que esses indicadores se mostrem realmente efetivos na gestão, é preciso que eles sejam relevantes de acordo com o objetivo do evento. É necessário que os organizadores façam um monitoramento ativo de forma a confirmar a eficiência da sua estratégia de promoção.
6. Qual a importância do monitoramento de métricas e indicadores
Como você pôde ver até agora, o monitoramento das métricas e indicadores em tempo real otimiza os ajustes nas suas ações promocionais, quando necessário. Mas a importância dessa ferramenta para o sucesso de um evento vai muito além disso.
Por isso, é importante que os gestores tenham em mente que mensurar é essencial para o sucesso de um evento. E essa relevância pode ser simplificada em três razões:
6.1. Demonstração de valor
Os indicadores ajudam não somente a garantir que o evento saia da melhor forma possível, mas também são uma importante ferramenta na venda de patrocínio. Ao apresentar todos os números para as pessoas envolvidas, você agrega ainda mais valor ao projeto que está apresentando.
Ao acompanhar os indicadores de desempenho, você identifica quais são as principais forças e fraquezas do seu evento. Assim, é possível que você comunique esses pontos positivos da melhor forma para os seus participantes, apoiadores e patrocinadores, gerando mais valor para o evento. A adoção dessas estratégias de mensuração tem o potencial de converter essas forças em dados objetivos e palpáveis para qualquer um.
6.2. Aumento da performance
Os organizadores de evento muitas vezes deixam o monitoramento em segundo plano, não entendendo o seu real valor. Entretanto, é preciso ter em mente que essa é uma atividade estratégica fundamental, que deve ser executada antes, durante e após o evento, melhorando os resultados a cada edição realizada.
O simples fato de você monitorar os seus indicadores já faz com que você reflita sobre eles de alguma forma. Ou seja, de um jeito ou de outro, a sua performance em geral tende a melhorar. Mensurar exige comprometimento da equipe, que passa a observar os problemas com mais atenção, avaliando todos os aspectos envolvidos.
Se você quer gerar mais inscritos, por exemplo, ao mensurar os números atuais, é possível chegar a possíveis soluções que atraiam mais visitantes e os convertam em participantes.
6.3. Criação de um evento adaptável e flexível
Para alcançar bons resultados, é importante entender que o processo de mensuração é contínuo. Ao acompanhar as métricas em tempo real, é possível receber informações táticas que podem orientar as tomadas de decisão diárias. Além disso, mensurar com o propósito de gerar feedback automático ajuda a corrigir o curso do seu evento, realizando todos os ajustes necessários.
7. Como saber se a sua estratégia de marketing foi efetiva
Ao apostar na mensuração, você pode chegar a dois resultados: a identificação das qualidades e das falhas na promoção do seu evento. Isso porque, se desenvolvidos de acordo com os objetivos específicos da empresa, os indicadores apresentam todos os resultados obtidos com a sua estratégia de marketing.
Se os dados indicarem um bom desempenho ou o alcance das metas estabelecidas, isso será facilmente identificado por meio da análise dos resultados. E essa é uma das principais vantagens de investir em KPIs nada passa despercebido: tudo pode ser mensurado, analisado e comprovado mediante números concretos.
Graças à adoção dos indicadores de desempenho disponibilizados em plataformas multieventos, o projeto RD on the Road contou com um aplicativo completo para a sua gestão. Assim, foi possível estabelecer uma comunicação direta e interativa com os participantes, enviando notificações e coletando todos os feedbacks necessários.
Mas, novamente, é preciso ter atenção! É necessário que os gestores estejam atentos na hora de contar com um KPI para o seu evento. Dependendo da forma com que for desenvolvido e da definição das metas, o processo de mensuração pode ser falho, gerando dados que não apresentam utilidade ou são muito imprecisos. Por isso, é importante sempre contar com o suporte de uma empresa especializada.
É fundamental ainda que, diante de resultados negativos, você não se frustre ou intimide com as falhas. Ao contrário do que a maioria das pessoas acredita, os erros apresentam uma excelente oportunidade para futuras melhorias. Basta que você trabalhe em cima dos problemas, definindo novas metas e estratégias para ele.
8. Entenda a vantagem do uso da tecnologia para eventos
Ao apresentarem resultados mais palpáveis e concretos do que os obtidos com os meios tradicionais, as inovações tecnológicas para eventos surgem como um importante aliado dos organizadores no planejamento e mensuração do retorno obtido com os seus trabalhos.
Seja por intermédio do marketing de experiência, da otimização na promoção e divulgação, ou da venda de ingressos em ambientes online, a verdade é que a tecnologia está indo muito além do foco dos organizadores, formando mercados cada vez mais integrados para proporcionar uma experimentação ainda mais rica para os gestores, expositores e participantes.
Pensando nisso, a mobLee saiu na frente ao criar uma plataforma integrada que reúne todas as funcionalidades das quais você precisa para organizar um evento. O Promote traz as métricas prévias que todo organizador precisa para divulgar o seu evento na web, o Register facilita a venda de ingressos e credenciamento em eventos, o Engage otimiza a comunicação e aumenta o engajamento entre participantes, e o Collect é um coletor de dados que captura todas as informações relevantes sobre os visitantes. Tudo em um só lugar, atualizando métricas em tempo real para tornar suas decisões ainda mais assertivas.
Conhecer todas as nossas soluções
9. 5 ações de promoção de eventos que podem ser monitoradas
Você sabia que as ações de promoção de evento também podem (e devem!) ser monitoradas? Assim, você consegue avaliar o resultado da sua campanha em tempo real, fazendo todos os ajustes necessários. Com plataformas como o Promote, já citado anteriormente, é possível analisar com precisão e detalhamento o que está surtindo efeito real. Veja abaixo as 5 principais ações que você deve monitorar:
9.1. Desenvolvimento de sites
Um bom site é essencial para atrair e converter usuários digitais em clientes. Por meio desse tipo de ferramenta, é possível acompanhar toda a trajetória do seu público no conteúdo que você disponibilizou, identificando os seus maiores interesses e trabalhando em cima dessa informação.
9.2. Mídias sociais
Existem diferentes plataformas de redes sociais que podem ser exploradas na promoção de eventos. Basta que os gestores identifiquem onde está o seu público-alvo e criem ações exclusivas de atração de participantes.
É possível rastrear o engajamento dos usuários, descobrindo assim quais campanhas levam mais tráfego e vendas no site do seu evento. Ou seja, com esses dados em mãos, é possível investir nas plataformas que dão melhores resultados.
9.3. Anúncios pagos
Anúncios pagos em buscadores ou redes sociais podem ser monitorados a todo o momento. Além de uma análise eficiente dos resultados, algumas ferramentas também disponibilizam a criação de um público-alvo bem personalizado, o que pode ser ainda mais eficiente em determinadas ações.
9.4. Parcerias e patrocínios
Ações promocionais com patrocinadores possibilitam a identificação da quantidade exata de tráfego que essas campanhas estão gerando para o seu site. A partir disso, é válido fazer uma avaliação para saber se essa parceria está sendo realmente lucrativa para ambas as partes.
9.5. Conversões do e-mail marketing
Graças a algumas ferramentas de métricas, é possível monitorar as taxas de abertura e cliques em e-mails enviados para os seus leads. Assim, você identifica as pessoas que abriram e se interessaram pelo seu conteúdo e consegue criar uma ação mais personalizada e segmentada para elas.
Legal, não é? Agora que você já descobriu a importância de mensurar resultados dos seus eventos, é hora de colocar tudo o que aprendeu em prática! Com o uso integrado da plataforma para eventos da mobLee, é possível fazer isso de forma prática e eficiente.
Lembre-se que, para ter bons resultados, é fundamental avaliar quais são os melhores indicadores de desempenho para o seu evento e coletar todos os dados e métricas necessários para melhorar o retorno obtido com as suas campanhas. Fuja de métricas superficiais e usufrua de tudo que o marketing digital pode oferecer.
Quer saber mais sobre os indicadores de desempenho e como eles podem ajudar a sua empresa? Entre em contato com a gente e tire todas as suas dúvidas!
Oi! Sou Jubs, adoro eventos, marketing, tecnologia e design. Estou aqui para compartilhar minha experiência para ajudar organizadores de eventos e profissionais de marketing com dicas para organizar eventos, aproveitar ao máximo a tecnologia e criar experiências incríveis no mundo real.
