Para seguir na rotina de organizador de eventos, é preciso superar uma série de desafios no dia a dia e batalhar para que cada edição que criar alcance os objetivos traçados. E essas são máximas que valem para todos os tipos de eventos, independente do porte e da quantidade do público presente.
Nesse post, você vai conferir mais uma conversa da nossa série Entrevista com o Organizador, agora com Kim Kristtal, líder de comunicação do Sebraelab SC, integrando a equipe que promove o Quintalks e eventos sobre Economia Criativa em Florianópolis-SC.
Então confira agora os detalhes da trajetória da organizadora Kim Kristtal!
Começando no mercado de eventos
Como começou sua trajetória na organização de eventos?
Kim – Bom, eu diria que minha entrada na organização de eventos foi natural. Desde o colégio, me envolvia em eventos tentando promover novas experiências ligadas principalmente à arte, como o Festival de Talentos e de Música. Participei da comissão de formatura da faculdade, estando totalmente envolvida nos processos, e até colocando a mão na massa no grande dia.
Quando trabalhei com planejamento e marketing de veículos de comunicação (Rádio e TV), tive maior aproximação com eventos de grande porte e impacto. Uma das minhas funções, em todos os que trabalhei, era criar projetos que integrassem mídia eletrônica, mídia digital e experiência. Isso me fez entrar definitivamente para a organização de eventos.
Assim, pude participar da criação, da execução ou da supervisão de grandes eventos e projetos como Confraria do Vinho (Itapema FM), Verão Top Model 2015 (RBS TV, hoje NSC TV), Campanha do Agasalho 2011/2012 (RICTV Record), ao lado de grandes experts em eventos que me deram a base de tudo o que sei hoje.
Por que optou por seguir no desafio de organizar eventos?
Kim – Mesmo não sendo minha função direta, por termos sempre uma equipe enxuta, nós todos participamos da criação e execução dos eventos. E vi que experiência era o item relacionado a eventos que sempre ganhava meu coração, já que ela é algo que busco como pessoa, antes mesmo de ser/representar marcas.
Ao criar os projetos integrados com experiência, assim que eles eram comercializados ou aprovados, era minha responsabilidade acompanhar a produção.
Mesmo saindo dos veículos, mas não da comunicação, produzi o lançamento da web-série Crises Inúteis do canal A Gente Faz Séries, enquanto também produtora executiva, e produzi o Meeting Do Fit 2017 – Congresso para profissionais do Movimento. Hoje estou à frente da Comunicação do Sebraelab SC, integrando a equipe que promove o Quintalks e alguns outros eventos sobre Economia Criativa em Florianópolis.
Dificuldades por trás do evento
Quais as principais dificuldades que você enfrenta na organização de eventos?
Kim – Vou resumir em duas principais dificuldades em que já passei e que venho tentando aprender a evitar: Falta de comprometimento e de comunicaçãotanto da equipe de produção quanto do público.
Sabemos o quão difícil e custoso é organizar e produzir um evento. Desgasta tempo, dinheiro, criatividade, relacionamento e muitas vezes nos deparamos com pessoas que não estão tão engajadas quanto nós.
Sei que podemos encontrar pessoas assim em todos os locais, mas quando falamos de eventos há muito mais em jogo. Estamos também falando de posicionamento das marcas e pessoas envolvidas, do respeito ao dinheiro e ao tempo de todos, inclusive do público.
A falta de comprometimento já me deixou na mão muitas vezes, seja da equipe de montagem, do sócio que não via valor naquele evento ou do videomaker que te deixa sem material para comunicar.
Então você vê a comunicação como um dos pontos principais na estrutura de um evento?
Kim – A falta de comunicação é algo que arrasa com um evento. Não ter comunicação alinhada dos objetivos do evento, do porquê dele existir, pode potencializar a falta de comprometimento.
Quando entendemos o quão importante é algo que estamos participando e nos sentimos parte disso tudo, nosso comprometimento fica mais sólido e podemos evitar grandes problemas.
O que faço para tentar evitar a falta de comunicação e de comprometimento da equipe é ter reuniões gerais, onde todos ficam alinhados. Confesso que isso não é tão fácil porque muitos clientes não veem valor nas reuniões, mas sempre que acontecem a equipe é muito mais unida e engajada.
E com relação ao público, qual a dificuldade que também enfrentou?
Kim – Por parte do público, também enfrento essa dificuldade da falta de comprometimento. Não sei se por ter produzido a maior parte dos eventos em Florianópolis, mas percebo uma diferença enorme entre inscritos e presentes em eventos, principalmente quando são eventos gratuitos.
Mesmo com inscrições limitadas, são muitas as pessoas que se inscrevem e no dia não comparecem. Por exemplo, um evento recente que promovi de 70 pessoas, 25 estavam presentes.
De qualquer forma, esse mesmo evento teve recorde de inscrições, com uma estratégia de comunicação bastante voltada para as inscrições. Percebemos que as pessoas querem participar, mas que você precisa ser insistente para trazê-las até o local do evento.
Os eventos que você organizou tinham que expectativa de público?
Kim – Como comentei na resposta anterior, a expectativa de público é algo que não conto muito, mesmo quando se trata de eventos com inscrições. O que realmente tenho levado em conta é a presença real. De qualquer forma, já produzi eventos de todos os tamanhos e para diferentes públicos.
Divulgação e venda de ingressos
Como você costuma fazer a divulgação dos eventos?
Kim – Quando temos uma expectativa de público alta e precisamos que seja um evento “bombado” de verdade, investimos em comunicação. Seja mídia paga em redes sociais ou assessoria de imprensa que ajude a chegar em mais pessoas pelos veículos de comunicação.
Por ter trabalhado dentro e fora de veículos de comunicação, com internet e até mesmo com assessoria de imprensa, eu busco integrar todas as formas de divulgação para vender ingressos.
Porém isso não acontece da noite para o dia, o que busco cada vez mais, e que já apresentou resultado positivo, é introduzir o tema para o público e aos poucos aprofundar os conteúdos para enfim lançar o evento, que são estratégias básicas do Inbound Marketing.
Além disso, entender muito bem quem é o público da minha marca ou do evento e mergulhar nos ambientes em que eles estão inseridos.
Como trabalha para conseguir vender mais ingressos?
Kim – Trabalho sempre com a antecipação, canso de ter que produzir ou divulgar eventos de um dia para o outro, mas até os números mostram de que isso é um desgaste além da conta de tempo e também de dinheiro, sem esquecer da incerteza de conseguir vender o mínimo de ingressos ou da frustração que gera principalmente no cliente ou criador do evento.
Planejamento, entendimento e um pouco de verba para impulsionar um post ou contratar um freela para assessoria de imprensa sempre vale a pena. Mas quando não temos verba – o que me tornei expert – focar nesses outros pontos e utilizar a própria rede de contatos para promover seu evento foi algo que sempre me ajudou.
Potencial de realizar os eventos e o uso da tecnologia
Você acredita que a tecnologia é uma grande aliada para o sucesso dos seus eventos?
Kim – Com certeza. Sejam as plataformas de mídia e de interação com o público, sejam as ferramentas que hoje podemos utilizar para organizar um evento, a tecnologia tem papel importantíssimo no sucesso dos eventos. Desde que utilizada como mecanismo, sem esquecer de humanizar e deixar as pessoas mais próximas.
Qual o potencial você vê em fazer eventos? Que resultados uma empresa pode conseguir?
Kim – Para mim, os eventos fazem parte de um complexo esforço em manter uma marca (ou um assunto) viva e próxima das pessoas. Também é um esforço em manter o compartilhamento de conhecimento e de experiências. Em eventos, conhecemos pessoas, ideias, projetos, argumentos.
Neles podemos, como marcas, sustentar nosso discurso, aproximar pessoas e ganhar novos horizontes. Como pessoas, vivemos, trocamos experiências, abastecemos nossa mente de informação e ideias, criamos novas conexões.
Analisando do lado emocional, uma empresa pode conseguir gerar mais vendas, posicionar sua marca, ganhar novos mercados. Sendo passional, uma marca pode fazer a diferença, pode agregar pessoas diferentes a partir de um mesmo interesse, pode romper barreiras.
Confesso que a segunda parte mexe mais comigo e acredito que a partir dela podemos chegar à primeira: o lucro, se esse for o objetivo.
Os eventos sempre trazem os resultados positivos?
Kim – Claro que um evento pode não dar certo, trazer prejuízo e frustração, mas quando feito com planejamento e estudo é difícil dar tão errado. No mais, tudo é aprendizado.
Mensagem para quem atua como organizador de eventos
Quais dicas você deixa para quem está começando na produção de eventos?
Kim – Sinto como se eu também estivesse começando. Por organização de eventos não ser um objetivo principal, mas estar presente em praticamente todos os meus projetos, aprendo a cada dia com meus acertos, erros e muito com quem eu acompanho no mercado. Mas como já tive algumas experiências, compartilho um pouco do que aprendi:
- Seja humilde e firme: É difícil, mas essencial para ser um profissional respeitado e saudável. Essa é uma batalha diária, mas mantenha a sua certeza do que acredita, sem pisar nas pessoas. Mesmo que falhem com você, você não precisa falhar com elas;
- Valorize seus contatos: Tenho uma rede de contatos construída em anos de trabalho e de dedicação por nutrir boas relações, isso ajuda muito quando organizamos eventos. Afinal a vida é feita de conexões, e eventos buscam exatamente isso: promover conexões, então preste atenção em quem você se relaciona;
- Diminua a expectativa: em você mesmo, principalmente! Você está começando e sempre estará aprendendo. Seja gentil com você, aceite seus erros e aprenda com eles. Tome a responsabilidade por tudo o que for do seu escopo, e saiba responsabilizar os outros quando for preciso: você não é o grande responsável por tudo sempre;
- E antes que eu esqueça: documente! Faça contratos e previna-se. Envie e-mails ao invés de conversas de Whatsapp, que é mais prática mas pode se perder. Um e-mail enviado é um documento entre você e a pessoa. Organize as informações numa pasta, e documente tudo. Vai por mim, documente, salve e compartilhe o que for acordado para não ter ninguém fora do eixo e até evitar boicotes.
Para fechar a nossa entrevista, a Kim gravou um vídeo falando mais sobre o potencial que vê em fazer eventos e que resultados uma empresa pode conseguir com essa iniciativa. Dá só uma olhada:
Gostou de conhecer mais sobre o trabalho e os desafios que um organizador de eventos tem no dia a dia para realmente criar um evento de sucesso? Então confira também o nosso Manual do 1º Evento, um material completo com todas as etapas que você precisa seguir para desenvolver um evento de sucesso!
Um profissional das palavras amante de Tecnologia, Internet, Marketing de Conteúdo e tudo que envolve o mercado de eventos. Produzindo conteúdos para educar o mercado com base na experiência dos eventos que participo ao longo dos anos, como feiras, congressos e eventos corporativos.
