Neste post, vamos falar de algo que muito intriga os organizadores: comunicação interna em eventos. Eventos são uma boa forma de atrair clientes, criar um bom relacionamento com fornecedores ou fortalecer sua marca dentro de um segmento em um mercado cada vez mais competitivo. Da mesma forma, eventos internos também são formas de trabalhar cultura organizacional e integração entre colaboradores, principalmente em grandes empresas.
Para promover um evento de sucesso – seja ele voltado para o público externo ou interno – existem diversas variáveis a serem consideradas, além de etapas que vão desde planejamento, execução e até mesmo o “pós-evento”.
Durante todo este processo de organização de um evento, um fator fundamental (porém que nem sempre é considerado) é a Comunicação Interna.
Mas, por que a Comunicação Interna é importante para a realização de um evento?
Assim como uma boa campanha de marketing é importante para fazer seu evento chegar ao público alvo, uma boa campanha de Comunicação Interna é decisiva para que seu evento aconteça sem imprevistos, proporcione uma boa experiência aos participantes e traga os resultados esperados para a empresa.
Comunicação Interna e eventos externos
Na realização de um evento externo, a Comunicação Interna é fundamental para manter os colaboradores informados sobre os acontecimentos e alinhados com o objetivo deste evento.
Imagine que sua empresa vai realizar uma feira para atrair clientes e não informa os colaboradores adequadamente, por meio de uma Comunicação Interna eficiente, sobre de que forma tudo irá acontecer, e como o evento impacta nas estratégias e nos resultados da empresa.
O evento pode até ser realizado como o esperado, mas sua organização perde a chance de transformar colaboradores em promotores, que poderiam ter ajudado a fortalecer a divulgação, por exemplo. E isso simplesmente porque a Comunicação Interna não foi contemplada e os funcionários não foram considerados stakeholders importantes que precisavam saber do que iria acontecer.
Um outro exemplo: imagine que sua empresa tem “transparência” em seus valores, mas não mantém os colaboradores informados sobre uma série de eventos que estão sendo organizados e acontecendo, ou comunica apenas depois que estes já passaram.
A probabilidade de os funcionários sentirem-se desvalorizados ou até traídos é grande, afinal ruídos de comunicação podem acontecer, gerando mal entendidos sobre os resultados que os eventos trouxeram, ou dúvidas sobre como eles estavam alinhados com a estratégia da empresa.
Comunicação Interna e eventos internos
A Comunicação Interna também influencia no sucesso de eventos internos pois ela é a ferramenta para, além de divulgar o acontecimento, engajar os colaboradores com o propósito do evento – seja um treinamento ou palestra, bem como motivá-los à participar tirando o maior proveito possível do acontecimento.
Ao realizar um evento em que o público alvo são os colaboradores, lembre-se de que é fundamental alinhar a cultura da empresa com a prática, por meio da Comunicação. Neste sentido, é importante contemplar uma boa divulgação tanto no planejamento do evento, quanto no planejamento da própria área de Comunicação.
Prejuízos de não pensar em Comunicação Interna ao organizar um evento
Seja um evento interno, externo, para colaboradores, fornecedores, clientes ou possíveis clientes, a Comunicação Interna precisa ser contemplada e priorizada no processo de organização, pois a falta dela pode gerar muitas dores de cabeça antes, durante e até mesmo depois do evento, como por exemplo:
Demora na tomada de decisões e atraso do cronograma do evento
Se a comunicação interna durante o planejamento do evento não flui bem entre as áreas envolvidos na organização, algo pode dar errado e atrasar o cronograma. A falta de agilidade na troca de informações entre colaboradores é um fator gravíssimo que atrasa projetos, causa retrabalhos e pode prejudicar seu evento.
Desalinhamento interno sobre a estratégia do evento
A falta de uma Comunicação Interna clara e consistente sobre a realização de um evento pode afetar o alinhamento interno quanto à realização do mesmo. Enquanto a área ‘x’ acredita que o evento está sendo organizado por um objetivo, para a área ‘y’ o evento está relacionado à outra meta, e o risco de que o evento não corresponda à nenhuma das duas é grande.
Além disso, o desalinhamento pode gerar uma competitividade não saudável entre as áreas que estão organizando determinado evento externo ou mesmo participando de algum evento interno.
Desmotivação e baixo engajamento dos funcionários envolvidos no evento
A falta de um plano de Comunicação Interna para o evento pode fazer com que os colaboradores envolvidos, estejam eles participando enquanto ‘equipe organizadora’ ou ‘público alvo’, não entendam o seu propósito ali, ou até mesmo o propósito do evento em geral. Isso pode causar uma desmotivação e um baixo engajamento tanto em participar quanto em realizar o evento, trazendo consequências negativas para o resultados esperados.
Promover um evento “mais do mesmo”
Em um mercado cada vez mais competitivo, nada pode ser mais prejudicial para a estratégia do seu evento do que ele ser apenas “mais um evento” no calendário, feito de uma forma regular e sem oferecer nenhuma experiência diferenciada.
Para evitar que isso aconteça, a colaboração durante a organização do evento, de funcionários de diferentes áreas e com diferentes percepções, é a ‘chave de ouro’.
Porém, somente por meio de Comunicação Interna bem estruturada é que sua empresa poderá buscar a real colaboração internamente. Neste sentido é preciso ter a cultura de uma comunicação aberta e colaborativa, que aceita ideias e sugestões, além de ferramentas que viabilizem essa troca, para que ela realmente beneficie o evento.
Além disso, incluir os colaboradores nas discussões pré-evento e também pós-evento para avaliar o que foi bom, o que podia melhorar, quais os resultados o evento trouxe e como fazer edições cada vez melhores (se este for caso) é essencial. Para isso, ferramentas de comunicação interna mais dinâmicas e colaborativas podem ser boas facilitadoras deste processo.
Conclusão
Espero que tenha conseguido mostrar como a Comunicação Interna influencia na organização de eventos de uma organização.
Experiências incríveis em eventos corporativos
Aqui na SocialBase nosso time de Customer Success auxilia muitos clientes na realização de campanhas de Comunicação Interna sobre diversos assuntos, utilizando Redes Sociais Corporativas como ferramenta principal. Por isso, reunimos uma larga experiência quando o assunto é Comunicação.
Sobre eventos, identificamos alguns erros de comunicação comuns, que normalmente são cometidos em empresas independente do seu porte, como por exemplo: não segmentar o público interno corretamente; não ajustar o tom e a linguagem para os colaboradores; perder o “timing” de comunicação do evento, passando datas ou comunicando as coisas atrasadas; enviando informações sem contexto e por qualquer canal, entre outros.
Para contornar essas falhas de comunicação, levando em conta a cultura individual de cada empresa e suas necessidades, nós desenvolvemos uma Metodologia de Comunicação Interna, para tornar essa atividade mais estratégica. Além disso, mantemos o blog Cultura Colaborativa sempre atualizado, onde você encontra mais textos sobre este tema e outros relacionados.
*Escrito por Cassiane Vilvert. Jornalista, editora do Cultura Colaborativa e parte do time de Marketing e Comunicação da SocialBase
