A principal satisfação de um organizador é ver seu evento lotado, com um público interessado e expositores conseguindo um bom rendimento. E nesse ponto, contar com uma boa parceria em eventos é de grande ajuda nos seus resultados.
Hoje, para conseguir atrair mais participantes, não basta contar apenas com uma uma divulgação forte. É preciso escolher bem quais parceiros ajudarão a cumprir essa meta e entregar o resultado esperado. Para isso, você precisará estabelecer algumas diretrizes para ter parcerias em eventos com qualidade.
Achar o parceiro ideal pode não ser tão simples. Por isso, separamos algumas dicas para que você consiga se organizar melhor para encontrá-los e, entre outras coisas, conseguir mais inscrições para o seu evento. Confira!
8 dicas para conquistar parceria em eventos
1. Entenda onde estão suas forças e fraquezas
Você não precisa ser especialista em todas as áreas relacionadas à organização do evento. É natural que você sinta alguma dificuldade para realizar determinadas tarefas e é aí que pode entrar a parceria em eventos.
Antes de qualquer coisa, você deve entender quais são os seus pontos fortes e fracos. Faça uma autoanálise para descobrir quando você vai precisar de um parceiro para suprir alguma deficiência que você tenha.
A melhor maneira de descobrir isso é utilizando a análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças). Mas, para que ela funcione, você precisa ser completamente honesto nesse processo.
Feita essa análise, você saberá exatamente qual auxílio especializado você precisará buscar para o seu evento.
2. Escolha as parcerias de eventos certas
Depois de fazer a análise SWOT, é hora de escolher sua parceria em eventos. Busque aqueles que sejam fortes onde você não é especialista. Eles vão suprir suas necessidades e te ajudar a organizar seu evento de forma que ele fique marcado na lembrança dos participantes.
Antes de fechar uma parceria, porém, faça um benchmarking e avalie como e com quem seus concorrentes estão terceirizando alguns serviços. Além disso, verifique o histórico do parceiro, veja se ele ofereceu bons trabalhos no passado e se realmente é aquilo que você procura.
Nem sempre o profissional ou empresa a que você recorrerá será do mesmo mercado que o seu, porém, vocês podem ter um público-alvo em comum. Consequentemente, essa parceria poderá ser um ótimo fator de atração de participantes para o evento.
Além disso, é importante ter certeza de que todos os envolvidos pensem igual a você. Certifique-se de que os princípios éticos se adequam ao seu e se vocês não têm objetivos divergentes nessa empreitada.
Esses detalhes influenciam no futuro da parceria, pois, caso eles não coincidam, o relacionamento entre vocês pode ser prejudicado e não ter continuidade.
3. Aprenda a dividir responsabilidades
Este é um ponto bastante difícil de realizar, pois, quando organizamos um evento, queremos ter o controle de tudo. Porém, ao fechar uma parceria em eventos, você precisa confiar 100% em sua escolha.
Portanto, será necessário que você abra mão de ter total controle e divida a responsabilidade com outros profissionais experts em sua área.
Continue se comunicando, questionando, oferecendo ajuda, acompanhando o trabalho e os resultados e esteja presente nas tarefas desempenhadas, mas dê um pouco de autonomia para os responsáveis — afinal, eles são os especialistas.
4. Busque patrocinadores
Você também pode buscar empresas que tenham alguma compatibilidade com o seu evento para se tornarem patrocinadores.
Isso permite que os clientes e admiradores da empresa parceira fiquem sabendo do acontecimento e, por terem um interesse em comum com algo do seu evento, isso acabe despertando a vontade de comparecer.
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5. Defina responsabilidade e avalie os cenários
É extremamente importante que todas as responsabilidades e tarefas estejam claras para todos. Portanto, combine-as com seus parceiros e crie um plano de ações. Isso é vital para que cada um saiba como deve trabalhar para entregar o resultado esperado.
Para não ter erro, sempre documente o que foi resolvido, descrevendo em detalhes atividades, responsabilidades e objetivos para a parceria em eventos.
Lembre-se de incluir no documento:
- obrigações e atividades de cada um;
- metas e objetivos da parceria;
- se as decisões serão tomadas em conjunto ou não;
- como os lucros serão divididos (no caso de atividades ou produtos feitos em conjunto);
- caso os resultados não sejam os esperados, o que poderá ser feito.
Além disso, lembre-se de avaliar todos os cenários possíveis para que estejam definidas ações a serem tomadas para continuar em um bom caminho ou reverter uma situação ruim.
6. Certifique-se de que os parceiros ajudarão na divulgação do evento
Ao estabelecer uma parceria em eventos, você precisa se certificar de que a empresa parceira vai promover seu evento da maneira correta. Isso pode, inclusive, estar registrado no documento de parceria.
Você pode sugerir conteúdos prontos para divulgação em redes sociais, sites, newsletter etc. ou deixar que eles elaborem seu próprio material de comunicação. Nesse caso, é importante haver um manual de marca e divulgação para que esse trabalho seja feito corretamente.
Com isso, o alcance da divulgação aumentará e, certamente, você terá mais participantes presentes no evento.
7. Faça mais do que apenas o combinado
Parceria em eventos são baseadas em confiança e dedicação entre as partes. Portanto, procure sempre fazer mais do que foi combinado, superando as expectativas dos parceiros.
O sucesso dessa relação depende muito do grau de dedicação de ambos para que os objetivos mútuos e individuais sejam alcançados. Isso será fundamental para garantir que a parceria seja duradoura.
8. Monitore e meça para saber se a parceria está sendo eficaz
Os números nunca mentem. Por isso, avaliar o desempenho do seu evento fazendo uma gestão por resultados para saber se suas parcerias estão sendo relevantes para seu evento.
É importante que os parceiros tenham uma boa participação em relação à atração de público, afinal, conquistar participantes deve ser um objetivo em comum entre vocês.
Caso o resultado não esteja sendo satisfatório, vocês precisarão rever a relação e procurar formas de ajustá-la para satisfazer aos anseios das duas partes.
Estabelecer parceria em eventos é uma ótima maneira de otimizar a produção de um evento e, assim, levar mais público a ele. Para escolhê-los, no entanto, você deve considerar seus pontos fracos, de forma que eles possam supri-los e te ajudar a alcançar participantes que sozinho você não conseguiria.
Ferramenta para organização de eventos
Um detalhe que você não pode esquecer é que, hoje, existem empresas que oferecem diversas soluções com um único serviço.
Um bom exemplo disso é o Promote — ferramenta que foi especialmente projetada para atender às necessidades dos organizadores de eventos.
Com ele, é possível:
- melhorar suas estratégias de divulgação na internet;
- otimizar o desempenho de SEO do seu site;
- melhorar a taxa de conversão de inscritos;
- acompanhar as informações do evento em tempo real;
- ajustar a estratégia a qualquer momento.
Portanto, se sua expertise não está na criação e otimização de sites para divulgar seus eventos e na gestão de metas, por exemplo, investir em uma parceria em eventos com a mobLee e adquirir o serviço Promote pode fazer a toda a diferença para o sucesso do seu projeto.
Quero saber mais sobre o Promote
Seguindo as dicas que demos aqui, temos certeza de que será muito mais fácil conseguir uma boa parceria em evento e alcançar o sucesso que você espera.
Se você ainda tem alguma dúvida de onde procurar por parceiros ideais, dê uma olhada em sites como o Guia Floripa e procure listas de fornecedores que podem te ajudar a melhorar ainda mais os seus eventos.
Oi! Sou Jubs, adoro eventos, marketing, tecnologia e design. Estou aqui para compartilhar minha experiência para ajudar organizadores de eventos e profissionais de marketing com dicas para organizar eventos, aproveitar ao máximo a tecnologia e criar experiências incríveis no mundo real.
