imagem de um cérebro fazendo fazendo malabarismo com lâmpadas representando as soluções de logística de eventos
Organização de eventos | 6 minutos de leitura

Quais os principais desafios logísticos em eventos e quais alternativas para lidar com eles?

Saiba como lidar com os principais desafios logísticos na organização de eventos e quais passos seguir para isso.


A necessidade da logística de eventos implica no desenvolvimento de métodos que garantam a eficiência de uma série de ações. Elas envolvem a gestão da cadeia de suprimentos, por exemplo. Além disso, abrangem várias outras áreas da organização, mas em um contexto bastante especial.

Conseguir fazer a organização de um evento exige medidas de prevenção e correção de erros de forma rápida. Além disso, prever todas as demandas é mais difícil que nas atividades corriqueiras do negócio.

Pode ocorrer que o número de participantes seja maior do que o esperado, os fornecedores podem ter dificuldades de cumprir o contratado, além de outros imprevistos.

Neste artigo, relacionamos as 7 práticas principais necessárias para superar esse desafio. Dando atenção a elas, você vai garantir um evento de excelência, que encante os participantes.

7 passos da logística de eventos

1. Planejamento

Tudo começa com um bom planejamento. Os pontos-chave para garantir que ele funcione quando pensamos na logística de eventos são:

  • Relacionar as tarefas e ações que precisa executar;
  • Determinar os detalhes envolvidos;
  • Selecionar os responsáveis por cada etapa;
  • Estipular prazos de conclusão;
  • Própria criação do evento.

Assim, você consegue elaborar o cronograma do evento que, acompanhado de um bom orçamento, constitui uma base sólida para garantir o sucesso dessa iniciativa.

Contudo, é importante considerar o planejamento como uma referência, pois raramente tudo ocorre exatamente como planejamos em um evento.

Por isso, procure prever os problemas e previna-se em relação a todos eles. Desenvolver a capacidade da equipe de resolvê-los rapidamente é essencial. Além disso, o planejamento deve ajudar de três maneiras:

  • Elaborando as ações para minimizar imprevistos;
  • Prevendo alternativas de solução caso ocorram;
  • Determinando métricas de acompanhamento.

2. Gestão do estoque e da cadeia de suprimentos

Para qualquer tipo de empresa, manter um estoque muito elevado gera um problema orçamentário, uma vez que esse dinheiro poderia ser usado em divulgação e outras ações importantes para garantir o sucesso do evento.

A mesma coisa pode acontecer quando pensamos nos eventos. É preciso garantir que não faltem produtos e suprimentos necessários para o grande dia, assim como não pode acontecer o erro de ultrapassar as quantidades limites estipuladas.

Esse é o segundo grande desafio em um evento: equilibrar o investimento em estoque na medida ideal. Nessa questão, fornecedores ágeis e de confiança são essenciais. Se eles puderem suprir rapidamente suas necessidades, fica muito mais fácil administrar esse aspecto.

Uma boa dica é também buscar o apoio nas tecnologias que podem substituir itens que antes eram necessários. O grande exemplo é o uso do aplicativo próprio do evento, que pode eliminar mais de 80% dos materiais impressos que antes eram necessários em um evento.

3. Escolha do local antecipadamente

Definir os critérios que determinam o local ideal para que um evento aconteça é muito fácil se você usou o planejamento para definir claramente os objetivos, o formato do evento e a quantidade de participantes.

Essa escolha é decisiva para a logística de eventos, uma vez que a montagem depende de um espaço que reúna as condições ideais.

Além disso, ele precisa atender as expectativas do seu público em todos os sentidos. Dentre eles, é necessário dar uma atenção especial para:

  • A localização;
  • A facilidade de acesso;
  • A estrutura;
  • O fluxo de pessoas;
  • Se o ambiente é agradável e seguro.

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4. Serviços de apoio

É fundamental contar com serviços de apoio nos eventos. E quando falamos sobre o tema, estamos tratando principalmente do que se refere à segurança.

Qualquer incidente pode comprometer definitivamente a imagem da empresa e a realização de novas edições do evento. Mesmo quando o risco é relativamente pequeno, não tomar as devidas precauções nunca é uma opção, pois os efeitos negativos, quando ocorrem, são significativos.

Eventos de grande porte exigem apoio médico, e em muitos casos até uma ambulância no local. Porém, mesmo nos menores, é melhor pensar em termos de garantir a segurança do que simplesmente preencher requisitos legais.

Obviamente, a segurança não envolve apenas cuidados médicos, mas a escolha do local e a contratação de uma equipe de segurança, que também é uma tarefa da logística de eventos.

Existem empresas especializadas, mas é sempre bom lembrar que a função dessa equipe não está limitada à vigilância, uma vez que interagem diretamente com os participantes, fornecendo informações sobre o evento.

Por isso, considere o posicionamento dos profissionais, sua cordialidade e condições de prestar informações. Procure determinar pontos como:

  • As políticas de tratamento;
  • A permissão de entrada;
  • Quando devem intervir;
  • O que podem fazer;
  • Sobre o que podem decidir;
  • O que exige a consulta à equipe de organização.

Garanta que eles recebam instruções sobre essas definições e que os participantes se sintam acolhidos, protegidos e que possam viver uma boa experiência de participação.

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5. Montagem e desmontagem

A montagem centraliza todas as ações da logística de eventos. Cada tarefa desenvolvida é executada para atender uma demanda dessa etapa definitiva, que precisa garantir que tudo esteja pronto para receber os participantes.

Por exemplo: é preciso que todos os suprimentos, equipamentos e produtos estejam disponíveis, que a equipe esteja presente em número suficiente, com as orientações claras sobre suas atribuições, e assim por diante.

Dependendo do porte do evento, talvez sejam necessários dias de preparação e montagem. Por isso, é determinante que você dê toda atenção a essa etapa e programe cada ação necessária. Improvisar e resolver tudo na hora conforme as demandas vão surgindo é uma das principais causas de problemas e imprevistos.

Considere a contratação de uma empresa especializada na montagem. Esse é o passo ideal, pois permite que sua equipe trabalhe focada nas atividades de recepção e atendimento. Se não for possível, o importante é que os seus colaboradores estejam prontos para receber bem os convidados.

Concluído o evento, será necessário desmontar a estrutura. Parece uma atividade simples, mas é quando a equipe estará mais cansada e, dependendo do caso, você corre o risco de que eles trabalhem com um pouco menos de concentração.

Se você tiver locado equipamentos, será necessário conferir se eles serão entregues em condições, assim como o local. Garantir que não ocorram perdas e avarias é fundamental para não elevar custos e originar multas contratuais.

6. Treinamento da equipe

O treinamento é uma das atividades mais importantes e não está limitado a sua equipe. Os terceirizados, mesmo que especializados nas tarefas paras as quais foram contratados, precisam receber instruções claras e objetivas sobre suas necessidades e preferências.

O principal é garantir que todos trabalhem alinhados, sabendo as tarefas que precisam cumprir, os prazos em que precisam realizá-las e os detalhes sobre como devem fazê-las. Além disso, procure garantir um bom canal de comunicação entre todos durante o processo.

7. Tenha um ótimo apoio tecnológico

É difícil pensar em alguma ação que não possa ser otimizada com o uso da tecnologia. No caso da logística de eventos, esse apoio envolve pontos como:

  • A preparação (fase de pré-evento);
  • O relacionamento com os participantes;
  • A comunicação das equipes envolvidas;
  • A gestão do projeto;
  • A realização do evento.

Além da logística de eventos, a tecnologia é determinante para a experiência dos participantes, que podem interagir com o uso de aplicativos, recebendo informações, avisos, respondendo pesquisas, dando notas de avaliação e solicitando contato posterior.

Nada melhor do que concluir nosso texto sobre logística de eventos lembrando esse detalhe importante, ou seja, todos esses pontos que falamos precisam estar focados em garantir uma boa experiência de participação. A satisfação dos participantes deve ser a principal medida de sucesso de um evento.

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