Eventos causam um grande impacto para uma região ou para um determinado público. E aqueles que são focados para os empreendedores se tornam referência para a capacitação e fortalecimento da área. Um grande exemplo desse modelo aconteceu com o evento Enhance.
No dia 20 de setembro de 2018 aconteceu o Enhance, evento organizado pela Bzplan e pela FIR Capital com a intenção de gerar muito networking entre o público através das palestras e debates com especialistas e referência do mercado.
E a frente deste evento estava Taís Carra, que possui na sua rotina o trabalho com o marketing digital da Bzplan mas que também assumiu a responsabilidade que é ter todo o trabalho de tirar o evento do papel e colocá-lo em prática.
Confira agora a entrevista que fizemos com a Taís onde ela conta diversas ações realizadas para o evento Enhance e como conseguiu superar os desafios durante a fase de organização.
Iniciando o projeto do evento Enhance
Como surgiu a ideia de organizar o evento Enhance?
Taís – Em 2017 aconteceu uma primeira edição do evento, com o objetivo de criar um modelo referência na capacitação e fortalecimento ao empreendedorismo. Para a segunda edição, um novo conceito foi criado.
Ele passa a ser intitulado de evento Enhance, cujo significado remete a atitudes e ações para melhorar, trazer valor e qualidade. Então o evento foi focado na transformação do mindset dos empreendedores, relacionamento com investidores e estimular o ecossistema de inovação de Florianópolis.
Quais os resultados que a Bzplan esperava alcançar com o evento?
Taís – Estamos em desenvolvimento de novos projetos e com captação de recursos em aberto, assim como estamos realizando uma reestruturação da nossa marca e posicionamento no mercado.
Então o objetivo que buscamos atingir com o evento é o relacionamento com a nossa rede de investidores, nos tornar referência em Florianópolis para capacitação em Venture Capital, e apoiar nossos empreendedores investidos.
Como assumiu a responsabilidade de ficar à frente do evento?
Taís – Temos uma reunião semanal toda segunda-feira onde definimos objetivos estratégicos. E dentre as competências de todos da equipe, eu possuía as características que se enquadram melhor nesta demanda do evento. Principalmente por ter a experiência com eventos corporativos e sociais, assumi como organizadora.
Definindo as melhores estratégias para o evento
Existia uma meta de participantes que esperavam alcançar para o evento?
Taís – Para este ano nosso objetivo era duplicar a quantidade de pessoas do ano passado. Fizemos um evento para 150 pessoas, mas conseguimos esgotar e ainda ter interessados que não realizaram a inscrição durante a disponibilidade de ingressos. Essas pessoas foram mapeadas e vamos manter relacionamento para ano que vem.
Como foi feita a escolha dos palestrantes presentes e dos temas que foram abordados durante o evento?
Taís – Criamos um formulário de interesse para fazer pesquisas com o público-alvo, assim como ouvimos nossas empresas investidas para entender as dores dos empreendedores para que o evento Enhance fosse relevante. Assim preparamos temas do universo dos negócios, startups e investimentos.
Quais as principais dificuldades que teve que enfrentar durante a organização do evento?
Taís – Os principais problemas no evento estava ligado, inicialmente, ao orçamento enxuto. Outro problema foi a necessidade de adequação a 3 personas diferentes, ou seja, realizar um evento que conseguisse agradar 3 publicos distintos: os investidores, empreendedores e pessoas interessadas no ecossistema.
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Uso da tecnologia no evento
Que tipo de tecnologia conseguiram implementar para o evento?
Taís – No pré-evento utilizei ferramentas, como organizador de tarefas, a exemplo do Trello, Excel e também o Coggle para o planejamento estratégico, criação de mapas mentais e listagem de fornecedores necessários para realização do evento.
Utilizei a plataforma da mobLee nas 3 fases do evento. Os pontos de destaque na utilização da plataforma foram: usabilidade da plataforma, tive informações analíticas e consegui tirar bastante insights para ano que vem, como público, localização ou o tipo de canal com mais inscrições.
Existem muitas oportunidades, achei a tecnologia bastante completa com destaque para alguns elementos que não conhecia como a planta interativa, Matchmaking e RSVP. Utilizamos para compra de ingressos, emissão de cupom de descontos e free pass.
Quero saber tudo sobre o Matchmaking!Você acredita que a tecnologia é um fator importante para o sucesso dos eventos?
Taís -Sim, um dos principais problemas na maioria dos eventos é o credenciamento que muitas vezes é negligenciado. Esse é um dos campeões em reclamação no pós-evento, mas com a tecnologia conseguimos encurtar o tempo das filas, assim como oferecer um experiência mais completa.
Divulgação, pós-evento e próximos passos
Fizeram algum trabalho de divulgação para conseguir o máximo de participantes no evento?
Taís -Sim, nossa estrutura de divulgação de campanha foi toda trabalhada por meio de envio de email marketing e utilizamos as rede sociais para informações importantes. Mas a nossa estratégia principal de convite foi bastante direta. Também realizamos algumas parcerias de divulgação com o NSC e a Acate.
A plataforma da mobLee me ofereceu diversos insights sobre a estratégia que estava sendo aplicada, como por exemplo, qual canal estávamos recebendo mais inscrições, e quais melhorias poderiam ser realizadas no site do evento com o acréscimos de CTAs (Call To Actions).
A organização teve algum feedback dos participantes no pós-evento? Ele foi positivo?
Taís – Realizamos uma pesquisa posterior ao evento com questões abertas e fechadas sobre possíveis melhorias para próximo ano, assim como fizemos um brainstorm com feedback com a equipe interna para verificar erros e acertos.
Compilamos tudo isso em um arquivo dentro do nosso planejamento estratégico para próximo ano. O feedback pós-evento foi bastante positivo, tanto dos participantes como dos palestrantes.
A próxima edição do evento já foi confirmada? Quais serão os próximos passos?
Taís – Sim, o objetivo é tornar o evento anual. A partir das informações coletadas vamos consolidar o planejamento estratégico do ano que vem e manter o relacionamento ativo com patrocinadores, participantes e parceiros.
Que dicas você deixaria para os organizadores de eventos que enfrentam os mesmos desafios que você?
Taís – Um dos principais desafios é oferecer uma experiência aos participantes com um orçamento enxuto. Então uma dica é utilizar a criatividade! Não precisa ter um alto custo, mas algo que traga valor e se torne memorável.
Acredito que outro ponto chave é mapear patrocinadores para eventos que tenham sinergia para co-realização do evento e convida-los para participar. Desta forma ocorre um incremento no budget e se torna possível oferecer opções mais tecnológicas durante ao evento.
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Um profissional das palavras amante de Tecnologia, Internet, Marketing de Conteúdo e tudo que envolve o mercado de eventos. Produzindo conteúdos para educar o mercado com base na experiência dos eventos que participo ao longo dos anos, como feiras, congressos e eventos corporativos.
