Você sabe muito bem: organizar um evento dá um trabalhão. E não importa se é presencial, online ou híbrido. Cada formato tem as próprias características e, por isso, planejar e ter clareza de tudo o que precisa ser feito é fundamental.
Se você decidiu promover um evento online e ainda não sabe muito bem por onde começar, confira nossa checklist para eventos online abaixo!
Checklist para eventos online: o que deve estar presente no planejamento
Uma checklist serve para ajudar os organizadores a cumprir o cronograma do evento sem perder nada de vista. Afinal, são muitas tarefas que precisam ser realizadas para deixar tudo pronto. A melhor forma de dividir o planejamento é em antes, durante e depois do evento. Veja a seguir o que fazer para o seu evento online ser um sucesso.
Antes do evento
Para os organizadores, um evento online começa muito antes de começar. Quanto maior o porte do evento – duração, quantidade de palestras, número de participantes etc -, mais complexa é a organização. Então, é muito importante planejar com bastante antecedência. O primeiro passo é determinar uma data para o evento. Em seguida, você pode incluir na checklist:
➧ Fazer o planejamento do projeto
Definir o propósito, objetivos, público-alvo, duração, estrutura do evento, formatos (ao vivo, gravado, programação simultânea ou não), equipe, orçamento e cronograma de ações.
➧ Escolher uma plataforma de eventos e outras tecnologias
Pesquisar plataformas para realização do evento, orçar e contratar parceiros. Fazer o teste da plataforma contratada. Definir outras tecnologias: aplicativo para eventos, ferramenta de inscrições e pagamentos etc. Providenciar equipamentos (câmeras, microfones, iluminação etc) ou encontrar uma produtora parceira.
➧ Criar calendário de comunicação e divulgação
Planejar as ações de divulgação do evento e organizar um cronograma para criação de identidade visual, site, landing pages, redes sociais, campanhas de e-mail, releases para imprensa.
➧ Abrir inscrições
Divulgar o evento e iniciar as inscrições dos participantes. Fazer campanhas e acompanhar o número de inscrições.
➧ Planejamento para patrocinadores
Criar os pacotes de patrocínio determinando o que será oferecido, fazer o plano de prospecção e de comunicação com patrocinadores.
➧ Planejamento de conteúdo
Planejar o conteúdo do evento. Definir temas das palestras. Fazer curadoria de potenciais palestrantes. Criar calendário de produção de materiais pré-gravados e de apoio, como roteiros para abertura, apresentação dos palestrantes, momentos de interação, transição entre palestras, divulgação de promoções e dos patrocinadores.
➧ Planejamento de palestrantes
Entrar em contato com os palestrantes e fechar a programação. Criar e distribuir modelo de apresentação. Reunir material dos palestrantes: descrição de palestras, biografias, fotografias.
➧ Plano para emergências
Mapear o que pode dar errado e pensar estratégias para solucionar. Organizar o suporte para o dia do evento: equipe técnica, de apoio aos palestrantes e de atendimento aos participantes.
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Durante o evento
Um pouco antes de começar o seu evento online, é muito importante fazer testes de todas as plataformas e ferramentas que serão utilizadas. Além disso, revisar os conteúdos (roteiros, apresentações etc.) e fazer uma reunião de alinhamento da equipe são boas práticas para que tudo corra bem. Para o dia do evento, coloque na checklist:
➧ Preparar o suporte
Deixar a equipe de suporte técnico e de apoio aos palestrantes e participantes de prontidão para resolver imprevistos e problemas que possam ocorrer.
➧ Confirmar se todas as pessoas envolvidas estão preparadas
Checar se anfitriões, palestrantes e outras pessoas envolvidas no evento têm tudo o que precisam e estão preparadas para a apresentação. Dar instruções e oferecer suporte se necessário.
➧ Enviar e-mail de lembrete para participantes
Enviar um e-mail para as pessoas inscritas com as instruções de acesso à plataforma e outras informações importantes, como a programação e um FAQ.
➧ Rodar ações de engajamento e promoções
Compartilhar conteúdos em tempo real nas redes sociais ou na timeline do aplicativo do evento. Disponibilizar as apresentações aos participantes, estimular a interação entre os envolvidos no evento e promover ações de engajamento (pesquisas, enquetes, perguntas e respostas, chats etc.).
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Depois do evento
O evento foi realizado com sucesso? Deu tudo certo? Ótimo! Mas ainda não acabou. Depois que termina um evento online, é preciso avaliar o que funcionou bem e o que precisa melhorar. Na checklist devem estar as seguintes ações:
➧ Coletar feedbacks
Pedir para os participantes, os palestrantes e patrocinadores avaliarem o evento e enviarem feedbacks com sugestões para o próximo. Perguntar o que eles mais gostaram e o que sentiram falta.
➧ Enviar e-mail de agradecimento
Agradecer todos os envolvidos no seu evento online! Aproveitar o e-mail para enviar o link para acessar as gravações, se for o caso, enviar conteúdos dos patrocinadores ou promover alguma ação de engajamento.
➧ Realizar reunião com a equipe
Reunir as pessoas que participaram da organização para avaliar o evento. Esse momento é importante para consolidar o aprendizado com a experiência, listar pontos de melhoria e já começar a pensar no próximo – quem sabe até já definir a data.
➧ Analisar os dados
Um evento online tem o potencial de coletar muitos dados relevantes, como o engajamento, número de participantes em cada palestra e informações sobre os leads gerados. Aproveite esses dados e organize um relatório com os resultados, que pode inclusive ser compartilhado com os patrocinadores.
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Aqui vimos algumas ações fundamentais para organizar um evento online. A checklist para eventos online é a melhor amiga dos organizadores – e ela deve ser personalizada para o seu evento! Destrinche e detalhe as tarefas e atividades que precisam ser realizadas por você e sua equipe. Com isso, com certeza a organização do seu evento será um sucesso!
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