Organização de eventos | 5 minutos de leitura

A tríade dos eventos online: plataforma, transmissão e pessoas


Um dos grandes desafios dos eventos online é sobre como se destacar entre tantos outros eventos, considerando a digitalização de tantas empresas – principalmente nesse momento de pandemia. 

Mas o que seria essa digitalização? Cada vez mais empresas estão buscando visibilidade no meio online, desde o uso mais ativo de redes sociais até a realização de eventos virtuais. Mas por que o público escolheria o seu evento ao invés de outro? O que você fará para se diferenciar dos demais? É essencial ter criatividade e gerar valor! E por isso, com esse espaço concorrido, é importante você focar em três pontos principais: plataforma, transmissão e conexões significativas (pessoas).

PLATAFORMA

O primeiro passo, antes de definir por onde o seu evento será transmitido, é entender o seu objetivo com ele. Ainda que sejam interações profissionais, precisamos considerar que muitas pessoas estão de home office – e isso significa ambientes diferentes de distrações e interferências. 

Após ter claro qual o propósito do seu evento, a escolha da plataforma será uma consequência. Alguns eventos necessitam de um alto potencial de alcance, outros de uso específico de interações, acesso restrito por senha, alta capacidade de salas, fácil usabilidade e afins.

Esse efeito dominó de definição do objetivo e escopo inicial irá direcionar as suas decisões, definindo qual é o ambiente propício para o seu público-alvo, agregando experiências de um modo geral, conquistando e engajando o participante.

TRANSMISSÃO

Boa parte das pessoas já sabe como transmitir ao vivo na internet: webcam/câmera e microfone. Parece simples, mas dependendo do objetivo do evento, isso não é suficiente. A qualidade do som, imagem, luz, equipamentos como mixer de vídeo e mesas de som também são fatores envolvidos no encantamento do seu público

Outro ponto relevante é a conexão com a internet. De nada adianta possuir um conteúdo incrível, possuir equipamentos de ótima qualidade, se não existir uma conexão que sustente esse streaming, sem diminuir a qualidade do vídeo. 

É necessário pensar também que nem todos os palestrantes utilizarão um estúdio ou equipamentos específicos de captação de imagem. Assim, checar com esses convidados questões de conexão de internet, câmera e microfone são pontos fundamentais para uma boa comunicação e sem ruídos. 

E por mais motivado que seus funcionários estejam para auxiliar na transmissão do seu evento, possuir profissionais qualificados especificamente para isso, elevará o seu evento para outro patamar, controlando problemas técnicos, atrasos e um suporte instantâneo para possíveis problemas. 

LUZ, CÂMERA, AÇÃO! – [AO VIVO]

Quando o seu público está presencialmente no seu evento, é mais fácil mantê-lo atento, já no modelo online, existe uma grande competição por atenção – seja ela física ou virtual. Isso é algo que não conseguimos evitar – e precisamos aceitar essa verdade. Mas isso não significa desistir desse público! O “problema” é que não existe fórmula mágica.

Cada evento possui seu próprio público, com suas características particulares. Assim, é necessário entender, mensurar e trabalhar em cima das ondas de engajamento, possuindo planos de ação para serem aplicados quando existirem os ‘vales’ de atenção. Veja melhor nesse conteúdo como você pode trabalhar o engajamento do seu evento online.

Outra forma de tornar esse momento atrativo para o participante é estimulando a troca de conhecimento e incentivando momentos de networking e participação via chat, gamificação, palestras mais curtas que garantem a atenção do público e outros pontos que abordaremos no próximo tópico.

Afinal de contas, de nada adianta o seu evento possuir diversas pessoas conectadas ao mesmo tempo, no mesmo lugar, mas sem interação já que esse é um dos maiores benefícios dos eventos ao vivo! O que também vem ao encontro do objetivo de muitos eventos é divulgar de certa forma um conteúdo ou empresa e/ou vender mais e, para isso, relacionamentos são imprescindíveis. 

Quando um evento não possui essa interação – seja com o palestrante, patrocinador ou entre o próprio público – o foco do participante pode facilmente se perder em outra atividade. Deve-se evitar a sensação de “eu poderia estar fazendo isso em qualquer outro momento”, “eu posso assistir essa palestra depois”.

O seu evento está rolando naquele momento, e gerar esse entusiasmo nos participantes é essencial para gerar uma boa experiência. Afinal de contas, muitas vezes o objetivo dos organizadores é de, além de melhorar o posicionamento da marca, prospectar novos clientes e parceiros, e gerar interação espontânea com a organização. E tudo isso só pode ser realizado através de pessoas!

PESSOAS

Não adianta possuir uma plataforma completa e complexa se isso não é alinhado com o dia-a-dia do seu público. Informações sobre os participantes de eventos passados ou potenciais participantes são extremamente valiosas para o organizador no momento da criação do evento. E entender formas de comunicação possíveis com o público no dia do evento e limitações de plataforma são essenciais para utilizar os recursos disponíveis da melhor maneira. 

A ideia é gerar conexões profundas e significativas e para isso precisamos focar no ponto certo: as pessoas. São elas que fazem o evento acontecer, é para elas que o evento existe! Sendo assim, momentos de breaks devem ser levados em consideração ao longo da realização das palestras. O seu público necessita fazer parte do seu evento – caso o seu objetivo não seja apenas uma passagem de conteúdo ou uma live. Mas a pergunta que fica é: “Mas Samara, como eu posso fazer isso?”

Bom, vamos lá! Existem diversas formas de aumentar esse engajamento:

  • Gamificação com os participantes
  • Ambiente virtual fácil e intuitivo
  • Matchmaking (sugestão de pessoas com interesses similares aos seus)
  • Chats
  • Salas de discussão com assuntos pré-selecionados ou temas livre (possibilidade de introduzir um moderador para facilitar essa discussão)
  • Perguntas & Respostas
  • Nuvem de palavras
  • Conteúdos que impactem no sentimento do público
  • Possibilidade de falar com os palestrantes em um pós palestra
  • Projeção de fotos e comentários na tela de conteúdo

Mas não se limite aos exemplos citados. Aqui o que vale é a criatividade! Além disso, esse envolvimento é apenas um reforço sobre o objetivo principal do seu evento, alinhado à dor da sua persona (por que os participantes se inscrevem e participam do meu evento?).

 E o que podemos tirar de tudo isso?

Os eventos online vieram pra ficar. Não para substituir, mas para complementar. Os benefícios proporcionados por esse meio foram gigantescos – desde a captação de um público que, por diversos motivos, não participaria fisicamente, até a maior facilidade de operacionalizar palestrantes. 

O ponto aqui é: Como minha empresa se posicionará no curto, médio e longo prazo? Quais plataformas, ferramentas e recursos eu utilizarei? Como será a transmissão desse conteúdo para o público? E como conseguir engajamento dos participantes para que meu evento não seja apenas uma live?

Algumas portas com oportunidades abriram e cabe a cada organizador de evento entender em quais faz sentido entrar.

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