É muito comum vermos uma grande quantidade de material impresso em Congressos. Normalmente, estes materiais são o canal de comunicação com os participantes e é por ali que a equipe de organização divulga a programação, os palestrantes, os patrocinadores, o mapa, os expositores e inúmeras informações sobre o evento.
Os participantes já recebem informações por email e também se organizam antes do evento pela programação disponível no site. Mas no dia do evento, logo no credenciamento, recebem os folhetos com as informações para acompanharem tudo que estiver acontecendo.
Para um evento pequeno, com uma única sala de programação e que não ocorra nenhum atraso, pode até funcionar. Mas é a melhor estratégia? Não!
Quais os problemas causados pelo uso do material impresso em Congressos?
A experiência do participante fica completamente comprometida quando acontece qualquer mudança de sala, qualquer atraso ou quando existe uma grande área de expositores. Isso porque o material impresso é limitado em comunicar informações fixas e que não exijam nenhuma interação dos participantes.
Além disso, normalmente pegamos os materiais impressos, mal olhamos e já colocamos no bolso ou na sacola. Existe muito desperdício e isso compromete não apenas o evento e a experiência do participante, mas também o meio ambiente. E por tudo isso, utilizar o aplicativo próprio do evento é uma ótima alternativa!
8 formas que o aplicativo do evento pode substituir o material impresso em Congressos
Os participantes podem ter, de forma muito mais eficiente, todas as informações que precisa sobre o evento no aplicativo, na palma da mão.
Confira agora 8 formas de comunicação que o aplicativo permite fazer, já substituindo o que antes era comunicado através do material impresso em Congressos.
1. Expositores e patrocinadores
No app, cada participante pode conferir a lista de todos os expositores e patrocinadores. Fica muito mais fácil, no momento pré-evento, saber que empresas estarão na feira de negócios e quais empresas estão apoiando o evento.
Além disso, podem ser colocados os produtos ofertados por cada empresas e outras informações, como o site, dentro dos perfis de expositores e patrocinadores.
2. Programação
A programação pode ser visualizada e atividades podem ser pesquisadas através de filtro sobre cada tema utilizando o app.
Em casos de trilhas paralelas ou de programação simultânea, o participantes pode favoritar e escolher previamente que palestras irá assistir, tendo suas escolhas separadas numa agenda individual para o evento.
3. Palestrantes
Ter a lista de todos os palestrantes que estarão no evento, com informações sobre suas biografias e o conteúdo que será abordado nas suas palestras é mais uma forma de comunicar um ponto importante do evento só utilizando o aplicativo.
Assim, o custo no volume de papel que é gasto para transmitir de forma impressa isso já vai cair drasticamente.
4. Mapa
O mapa estático também pode ser visualizado no aplicativo da mesma forma que o material impresso. Os participantes conseguem ver a planta do evento e se localizar em relação às salas de palestras e aos stands da feira de negócios.
Além disso, pelo aplicativo existe a possibilidade de utilizar o mapa interativo. Com essa opção, os participantes conseguem montar suas próprias rotas de acordo com os expositores que querem visitar.
5. Participantes e troca de mensagens
Antes mesmo do evento começar, os participantes sabem quem são as outras pessoas que estarão no evento e podem trocar mensagens para iniciar um contato, combinar algum encontro ou café, no dia do evento ou até mesmo pré ou pós.
Os participantes conseguem ter mais interação uns com os outros e aumentam o networking, tendo mais opções e mais facilidade para fazer novos relacionamentos e negócios.
6. Perguntas e respostas + avaliações
O aplicativo também permite que os participantes tenham um contato mais próximo com os palestrantes e consigam interagir com perguntas sobre os temas abordados em cada palestra.
Além disso, cria um espaço simples e prático para que o público avalie quantitativamente e qualitativamente as palestras e os palestrantes, para que a organização tenha feedbacks mais específicos e melhore o que precisar nas próximas edições.
7. Espaços de publicidade
Para a organização, o aplicativo ainda ajuda a divulgar a marca dos patrocinadores no aplicativo, ao invés de limitar as cotas de patrocínio com exposição da marca no site, nos folders, nas cadeiras, nos slides e qualquer outra forma “padrão” em eventos.
Vender espaços digitais para os patrocinadores permite que a divulgação seja muito mais mensurável: os organizadores consegue ter o retorno do alcance e da visibilidade da marca dos seus patrocinadores, podendo usar esses dados para novas contratações e para renovações também.
8. Timeline de notícias e notificações
Um item que nem mesmo o uso de material impresso em Congressos consegue entregar, mas que é indispensável quando utilizar o app do evento, é a timeline interativa, com notícias, compartilhamento de fotos e informações importantes do evento.
Esse é o espaço ideal para que sejam colocadas informações sobre o evento e para que os próprios participantes compartilhem o que estão achando e vivenciando no grande dia. Funciona como o canal de comunicação entre a organização e os participantes, além do meio de interação e engajamento dos próprios participantes com outros participantes.
Já as notificações servem para manter o público informado e atualizado sobre as atividades, sobre alguma alteração ou qualquer lembrete sobre o evento.
Depois de conhecer todas essas possibilidades, ficou claro como o aplicativo pode sim substituir todo o material impresso em Congressos e até mesmo em outros tipos de eventos?
Em resumo, ele permite que os participantes tenham um guia de bolso digital nas mãos, facilitando todo o acesso às informações e aos outros participantes do evento. Além dos participantes terem uma experiência melhor, utilizar tecnologia de maneira estratégica faz com que o evento atinja um novo patamar, também relacionado à inovação!
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