A comunicação em eventos é fundamental para todos que fazem parte da organização e para quem marca presença no grande dia. Mas sabia que existem vários tipos de comunicação e que cada uma delas é fundamental para o sucesso do evento?
Na prática, existem vários componentes importantes dentro de um evento: participantes, organizadores, fornecedores, expositores.
Mas para facilitar a vida de todos que precisam contar com maneiras simples de comunicação nos evento, existe uma ótima opção: é só utilizar o Engage, solução da mobLee para criar o aplicativo próprio do seu evento!
Através dele, fica muito mais simples de ter um canal único de comunicação. Então veja agora como utilizar a solução e entenda quais os tipos de comunicação em eventos que você precisa conhecer!
3 principais formas de comunicação em eventos
Confira agora quais são as 3 principais maneiras de realizar a comunicação em eventos!
1. Comunicação da organização com o público
Quando pensamos na ação de comunicar durante qualquer evento, a primeira necessidade que surge é a de ter um canal entre a equipe de organização e o público.
Afinal, existe uma série de informações importantes que a organização precisa passar e que os participantes precisam receber.
Alguns exemplos de comunicados são:
- Informar sobre mudanças de última hora;
- Avisar o público sobre alguma atividade especial;
- Promover um expositor;
- Fazer ações promocionais.
A principal forma de fazer isso e garantir que todos os participantes vão conseguir receber a mesma mensagem é utilizando as notificações em push, através do aplicativo próprio do evento.
As notificações são mensagens enviadas diretamente ao smartphone dos participantes que tem o app do seu evento baixado.
Como o Engage ajuda na prática?
Utilizando o Engage, você consegue criar e agendar o envio de notificações para os participantes. Ou seja, você tem um caminho fácil para manter toda a comunicação do evento.
Para utilizar usando o Engage é bem simples, e você pode conhecer agora os 4 passos principais:
1º passo: Selecionar a plataforma
Antes de partir para as notificações de fato, você precisa selecionar se ela será enviada apenas para os dispositivos Android, apenas para iOS, ou para ambos. Por padrão, as duas plataformas já vêm ativadas. Recomendamos mantê-las sempre assim!
Selecione apenas uma das duas quando a intenção for avisar os usuários especificamente de alguma plataforma, como no caso de uma atualização do app estiver disponível para download na loja.
2º passo: Escolher a data e horário de envio
Você pode disparar a mensagem no momento em que clicar no botão “Salvar”, selecionando a opção “Enviar agora”. Ou ainda você pode programar a notificação para uma data e horário posteriores marcando “Enviar em outra data”.
Lembrando que elas só podem ser agendadas com um prazo máximo de 15 dias. Isso acontece porque o servidor que proporciona esse envio mantém esse limite para evitar a confusão de informações. Essa também é uma forma de diminuir as chances de erro de envio.
3º passo: Adicionar links
Você também pode adicionar um link a uma notificação, opção importante durante a comunicação em eventos. Dessa forma, você faz com que o usuário seja redirecionado para o local definido no momento em que ele clicar na mensagem.
Ainda é possível direcioná-lo para dentro do app, como na lista de expositores, ou ainda para um item específico dessa lista. Veja o exemplo abaixo:
Também é possível que esse link seja feito com uma URL externa. Basta selecionar essa opção e digitar o endereço desejado no campo indicado.
Nesses casos, certifique-se de que a URL está devidamente cadastrada e sem espaços a mais na janela de configuração. Caso isso não seja feito, você pode oferecer ao participante do seu evento uma experiência frustrante de visitar uma página que não existe. Então tenha atenção!
4º passo: Configurar as traduções
Se o seu app for configurado em mais de um idioma, você pode traduzir a mensagem a ser enviada dentro da própria notificação.
Fazendo isso, cada usuário receberá a notificação no idioma correspondente ao que está configurado no seu app. Esse é um diferencial para o público e deixa tranquilo o time de organização.
2. Comunicação entre participantes
Os eventos de sucesso possuem uma característica importante: a facilidade para que os participantes possam se comunicar. A busca por novas conexões é um dos objetivos de todos os participantes do evento.
Mas em meio a eventos que contam com 10 mil pessoas, é realmente difícil encontrar alguém específico, ou participantes que tenham os mesmos interesses. Por isso o aplicativo é fundamental para fazer essas conexões de maneira rápida, até mesmo antes ou depois do evento.
Como o Engage ajuda na prática?
Cada participante pode aproveitar para fazer networking enviando mensagens privadas para outros participantes cadastrados no app. Para isso, basta acessar a lista de participantes e buscar aquela pessoa com quem você deseja entrar em contato.
No perfil do participante, cada um vai encontrar dois botões: Reunião e Mensagem.
É ali que os participantes vão poder enviar tanto uma solicitação de reunião como uma mensagem privada simples. Assim, é só escrever o que precisar tomando cuidado com os campos obrigatórios de assunto e detalhes. Por fim, existe o botão “Enviar”.
Cada pessoa pode ainda acessar suas mensagens enviadas e recebidas através da área de mensagens no menu e continuar a conversa de lá mesmo, assim que a pessoa responder. Assim que uma nova mensagem chega para o participantes, ele é aviado com uma notificação. Então todos podem ficar tranquilos pois não vão perder nada.
3. Comunicação dos expositores com os participantes
Pensando nos tipos de comunicação em eventos, os expositores ou fornecedores do seu evento também podem entrar em contato com os leads capturados pelo app.
Para isso, basta acessar a lista de leads a partir do menu e encontrar o lead com o qual o expositor quer se comunicar. Se ele tiver um perfil cadastrado no app, também poderá acessá-lo e dali enviar uma mensagem para o contato dentro do app, como também agendar reuniões.
Além dessa ação, é fundamental que os expositores continuem com a comunicação depois do evento
Viu só como é simples utilizar o aplicativo do evento para atender todas as formas de comunicação em eventos? Então não perca tempo e peça já o orçamento para ter o aplicativo do seu evento!
Um profissional das palavras amante de Tecnologia, Internet, Marketing de Conteúdo e tudo que envolve o mercado de eventos. Produzindo conteúdos para educar o mercado com base na experiência dos eventos que participo ao longo dos anos, como feiras, congressos e eventos corporativos.
