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Gestão de eventos, Organização de eventos | 4 minutos de leitura

O que é credenciamento em eventos? Saiba como funciona esse sistema

Saiba o que é e o que significa na prática o credenciamento, como ele é feito em eventos e como otimizar esse importante processo


Para ter sucesso, é importante fazer o planejamento de eventos com cada uma das etapas necessárias organizada com o máximo de cuidado possível. E uma das fases mais importantes, que impacta os participantes desde a chegada no evento, é o credenciamento.

Mas na prática, você sabe o que é o credenciamento em eventos? Sabe como funciona essa etapa importante em qualquer evento?

Independente do porte do evento, o credenciamento é parte fundamental de uma estratégia de sucesso e também de controle dos participantes.

Então conheça agora a definição sobre o que é credenciamento em eventos e como aplicar esse processo da maneira correta no seu próximo evento.

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O que é credenciamento em eventos?

O credenciamento em eventos é a primeira etapa que os participantes devem fazer assim que chegam ao local.

Em eventos, eles se dirigem até esse setor específico para confirmar que realizaram sua inscrição e para receber sua credencial, que dará acesso aos espaços destinados ao evento.

É com esse sistema de credenciamento em eventos que a organização confirma quais são os participantes presentes. E é através desse primeiro passo que cada pessoa recebe sua autorização para efetivar a entrada no local.

A credencial nesse caso é o seu “passaporte” para ter acesso a tudo que o evento vai oferecer. Ela geralmente se assemelha a um crachá para evento, que nesse caso mostra de imediato suas principais informações como nome, cargo e empresa na qual trabalha.

Como funciona essa etapa do evento?

Agora que você já sabe o que é credenciamento em eventos, vamos entender como essa etapa funciona na prática:

  1. Para quem não fez o pagamento do ingresso, é preciso passar antes pela bilheteria, local destinado para a venda dos ingressos no local. Geralmente, o credenciamento é feito nesse mesmo local para agilizar o processo, mas por conta desses passos diferentes, essa é a opção que demora mais para ser concluída;
  2. Já para aqueles que chegam ao evento com seu ingresso comprado, é preciso se dirigir ao espaço de credenciamento, que nesse caso será mais rápido do que a bilheteria já que apenas essa ação será feita no momento. Lá haverá a conferência da sua inscrição e a entrega da credencial.

Entendendo esses passos, fica claro que o credenciamento em eventos é feito para ter segurança e também para controle de quem compareceu de fato ao evento. Afinal de contas, apenas os inscritos devem estar presentes no local.

Como otimizar o sistema de credenciamento para eventos?

Uma das maiores dores para os organizadores de eventos é ter uma fase de credenciamento eficiente. Geralmente, é nesse momento que os primeiros problemas e os transtornos do evento começam a aparecer.

Em grandes eventos, com um alto número de participantes, muitas vezes o setor de credenciamento não consegue dar conta do volume de credenciais que precisam ser entregues. Isso acaba gerando atrasos na entrada dos participantes, que podem acabar perdendo parte da programação inicial.

Mas qual será a melhor forma de evitar ou resolver esse tipo de problema? Como otimizar essa etapa tão importante do evento?

Separamos uma lista com 3 ações que você pode colocar em prática para ter melhores resultados nessa fase inicial do evento.

1) Comece essa etapa bem antes do início do evento

Para diminuir os riscos de ter problema com o credenciamento em eventos, é importante que comece essa etapa bem antes do início da programação.

É quase uma regra no mercado que essa execução seja feita com 1 hora de antecedência em relação ao primeiro horário de programação.

Mas se houver a necessidade, comece essa etapa ainda antes e coloque em prática algumas estratégias que incentivem os participantes a chegarem antes do horário previsto.

Oferecer algum café da manhã antes da programação do evento é uma boa forma de ter o maior número de pessoas comparecendo bem cedo para o credenciamento.

2) Reduza os passos de credenciamento

Uma ação importante para ter um credenciamento de sucesso é conseguir otimizar ao máximo esse processo, levando pouco tempo para finalizá-lo. A dica aqui está em buscar meios de fornecer a credencial baseada nos dados já fornecidos antes, na fase de inscrição.

Assim você consegue evitar problemas, bastando resgatar essas informações do banco de dados da inscrição para em seguida você entregar a credencial de maneira rápida e eficiente.

Para as credenciais, isso pode ser feito com a impressão de adesivos, uma solução bastante difundida no mercado.

3) Tenha o local estruturado

Realizar um evento não é tarefa fácil. E para que tudo saia como o esperado no grande dia, é importante que tenha toda a estrutura pronta dias antes do evento acontecer. E isso também vale para a parte de credenciamento.

Alguns pontos fundamentais para ter pronto com antecedência são:

  • Ter toda a área planejada e pronta para comportar os colaboradores responsáveis;
  • Estrutura de mesas;
  • Materiais que vão ajudar nessa etapa;
  • Delimitação dos espaços para filas dos participantes.

Gostou de saber mais sobre o que é credenciamento em eventos e como ele é feito?

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